в каком документе прописано как формируются заявки на подбор персонала

Организация подбора персонала: все вопросы и полезные материалы

1. Потребность в найме — это что и зачем?

Хорошо, когда в компании существует стратегический план по найму сотрудников на год, пять и больше лет вперед. В этом случае рекрутеры заранее знают, какие ресурсы им понадобятся в каждый отрезок времени.

В небольших организациях подбор обычно ситуативный и закрывает текущие потребности. Например, замена сотрудника, который уходит в декрет или длительный отпуск, подбор нового человека на место уволившегося.

Существует больше десятка способов оценить потребность в персонале. На нее влияет рынок в регионе, скорость и план развития компании, эффективность текущих сотрудников и другие факторы. В зависимости от кадровой политики компания может привлекать новые кадры или обучать персонал. Или сокращать.

Знание потребности в подборе персонала помогает:

2. Какие методы поиска сотрудников есть?

В зависимости от метода подбора компании выбирают разные инструменты поиска.

Массовый наём — поиск сотрудников на начальные позиции, которые не требуют специальной подготовки. Например, поиск разнорабочих, продавцов, водителей. Текучесть персонала на этих должностях может достигать 100% за год, поэтому компании ведут непрерывный поиск людей.

Поиск, как правило, оказывается непростым:

Поэтому для массового найма используют чат-боты, обзвон кандидатов, поиск через рекламу в соцсетях и объявления в поисковиках.

Executive search (от англ. «поиск руководителей») — подбор управляющего персонала и редких специалистов. Его сложность в правильной постановке задачи и поиске человека, идеально подходящего под все требования. Может включать в себя хедхантинг — поиск и переманивание уже трудоустроенных сотрудников.

Как правило, таким поиском занимаются внешние рекрутеры (из кадровых агентств или фрилансеры), которые хорошо знают рынок, обладают нужными навыками для мотивации кандидата.

Обычный рекрутинг — поиск квалифицированного персонала среднего звена.

Прелиминаринг — практика и стажировки.

3. Что делать, если в компании нет рекрутера?

• Обратиться в кадровое агентство.
• Найти рекрутера-фрилансера, который специализируется на нужных вам сотрудниках. Например, на HRspace.
• Искать самостоятельно. В этой статье мы рассказывали как.

4. Как уточнить требования к вакансии и обязанности сотрудника?

Требования ко многим должностям сформированы в профессиональных стандартах. Но в каждой компании при организации подбора обнаруживаются свои требования и секреты успеха. Поэтому модели компетенций на разные должности обычно составляют, основываясь на опыте самых успешных сотрудников компании.

Чтобы понять, какие навыки и компетенции в компании нужнее всего, работодатели пользуются разными средствами оценки текущих сотрудников. Начиная от тестов, заканчивая внутренними собеседованиями. Еще один вариант — обратиться за помощью к консультантам или компаниям, которые помогут составить список требований, профессиональных навыков и личных качеств.

Подробнее про компетенции мы рассказали в этой статье.

5. Как написать текст вакансии?

Хорошая вакансия содержит не только сухой список требований и условий работы.

После прочтения кандидат должен понять:

В недавней статье мы рассказываем, как написать интересный текст. В апреле исследовали, почему некоторые вакансии на hh.ru собирают тысячи откликов. А еще рассказали подробнее, что писать про саму компанию: большинство кандидатов заходит на страницы работодателей на hh.ru, чтобы узнать больше о будущей работе.

6. Как определить зарплату?

Зарплата может быть средней, выше среднерыночной или ниже ее. От этого зависит процесс и результат найма.

С зарплатой ниже рынка искать кандидатов придется долго. Скорее всего, на такую вакансию будут откликаться кандидаты не очень высокой квалификации и начинающие специалисты.

Если вы предлагаете высокий оклад, то готовьтесь не только к общению с профессионалами, но и с теми, кто откликнулся «на авось».

Несколько советов:

7. Зачем нужны реферальные программы?

Многие компании предлагают вознаграждение тем, кто рекомендует им подходящего кандидата, это ещё один из работающих вариантов при организации подбора. Обычно вознаграждение выплачивают после того, как новенький пройдет испытательный срок.

К поиску кандидатов подключаются сотрудники. Они рассказывают о вакансии друзьям и знакомым. Часто такая реклама оказывается эффективной, ведь люди доверяют личной рекомендации. Если верить западным исследованиям, сотрудники, пришедшие по реферальной программе, дольше работают в компании и более лояльны к ней.

8. Какие типы собеседований есть?

По методу проведения:

Интервью по типам вопросов:

Кроме собеседований, работодатели используют и другие способы оценки. О них мы рассказали в отдельной статье.

9. Как оценить результат подбора?

Искали вы сотрудника сами или с помощью внешнего рекрутера, важно оценить результат. Ведь на поиск ушло столько сил, денег и времени!

В разных компаниях по-разному оценивают результаты, но самые популярные метрики выглядят так.

a. Время найма

Отрезок времени от начала поиска до выхода человека на работу. Меняется в зависимости от профессии, ситуации на рынке, времени года и так далее. Сравнивая и оценивая время найма, можно оценить качество работы рекрутера.

b. Эффективность разных источников, качество и количество откликов

Помогает разобраться, какие каналы лучше работают для привлечения сотрудников в компанию и на конкретную должность.

c. Стоимость найма

В стоимость подбора входят не только все затраты на размещение и рекламу вакансии, но и стоимость времени рекрутера, потраченного на закрытие вакансии.

d. Удовлетворенность менеджера кандидатами и удовлетворенность сотрудника работой

e. Процент уволившихся в первый год кандидатов

Эта метрика говорит о качестве подбора. Обычно за год сотрудник успевает только влиться в работу и приносит мало прибыли компании. Зато компании приходится тратить на него много ресурсов, включая внимание руководителей и помощь коллег. Поэтому увольнения в первый год работы дорого обходятся компании, учитывая затраты на подбор.

Если человек уволился по собственному желанию, возможно, реальная работа не соответствовала тому, как рекрутер рассказал о ней в вакансии и на собеседовании. Если увольнение произошло по инициативе работодателя, вероятно, выбрали не самого подходящего кандидата.

Метрики помогают оценить качество работы рекрутера. Многие системы управления персоналом автоматически следят за результатами. Например, специальная вкладка с анализом и статистикой есть в системе Talantix.

10. Что делать с теми, кто не подошел?

Обязательно ответить им: поблагодарить за отклик и правильно отказать.

Некоторых из кандидатов стоит взять на заметку. Если человек вам почти подходил, всегда есть шанс, что он окажется вам нужен в будущем, когда наберется опыта.

Собирать и хранить такие резюме удобно в системе управления персоналом Talantix. Можно оставить комментарии к каждому соискателю и вернуться к ним в любой момент.

А что делать дальше?

Впереди у новенького — сложный процесс адаптации. Он нужен, чтобы за три месяца новый сотрудник не заскучал, не перегорел и принес пользу компании.

Кажется, самое время насладиться результатами вашей организации и вернуться к подбору начиная с пункта № 1?

Источник

Положение об организации подбора персонала. Образец 2021 года.

Пример положения об организации подбора персонала в Компании.

Данное положение очень важно для внедрения единого стандарта подбора персонала в Компании, в которым описаны процедуры подачи заявок от подразделений, описание инструментов и источников поиска кандидатов, процедур собеседования и оценки кандидатов, сроков поиска, отчетности и ответственности сторон.

Внимание примерная форма!

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО «_________»
______________ ФИО
«___» ___________ 2021 г.

ПОЛОЖЕНИЕ
об организации подбора персонала в Компании

1 ОБШИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1 Настоящее Положение определяет единые стандарты подбора персонала в Компании.
1.2 Данным Положением, должны руководствоваться лица, которые участвуют в процессе подбора персонала во всех подразделениях Компании.
1.3 Основной целью подбора персонала является своевременное и максимально эффективное удовлетворение потребности Компании в обеспечении человеческими ресурсами.
1.4 Основными задачами системы подбора являются:
— поиск и отбор кандидатов, максимально соответствующих требованиям к должности;
— формирование и постоянное пополнение базы внешнего резерва кандидатов;
— анализ эффективности мероприятий по подбору, с последующей корректировкой при необходимости.

2. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ ПОНЯТИЙ
2.1 Подбор персонала – процесс привлечения кандидатов соответствующей квалификации для замещения определенной должности.
2.2 Заявка – стандартизированная форма, которая фиксирует потребность в персонале.
2.3 Инициатор заявки – лицо, подающее заявку на подбор персонала (чаще всего руководитель подразделения, в которое осуществляется подбор).
2.4 Исполнитель – лицо ответственное за поиск и подбор персонала.
2.5 Кандидат / претендент на замещение вакантной должности – лицо, участвующее в конкурсе на замещение вакантной должности.
2.6 Компетенция – поведенческая характеристика, необходимая сотруднику для успешного выполнения рабочих функций, отражающая необходимые стандарты поведения
2.7 Знание – обладание проверенной информацией, которая используется при выполнении работы.
2.8 Навык – знание и умение, необходимые для выполнения работы на определенной должности для достижения результата.
2.9 Компетентность – совокупность компетенций необходимых для эффективной деятельности.
2.10 Профиль должности — описание компетенций, опыта и анкетных данных, необходимых для выполнения определенной работы в организации на определенной должности.
2.11 Стоп — лист – перечень компаний (корпораций, организаций и т.д.), из которых не рассматривают кандидатов на вакансию/Ф.И.О. кандидатов, которые по каким-либо причинам не рассматриваются на определенную вакансию.
2.12 Предложение работы (Job-оффер) – в письменной форме, которое закрепляет за работодателем готовность принять на работу сотрудника, в нем указывается позиция, оклад и срок выхода на работу, могут быть указаны размеры материального поощрения и наличие/отсутствие социального пакета.

3. ОСНОВНЫЕ ПРИНЦИПЫ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
3.1 Основными принципами подбора персонала являются:
— осуществление подбора только на должности, существующие в штатном расписании подразделения при наличии штатной единицы;
— осуществление подбора только при наличии заявки, профиля и должностной инструкции;
— осуществление подбора на конкурсной основе;
— преимущественное право на замещение вакансий сотрудниками предприятия (Кадровый резерв) при условии соответствия требованиям, указанным в заявке/профиле должности;
— закрытие вакансий на основании утвержденных плановых сроков, которые зависят от уровня должности вакантной позиции;
— соответствие кандидата на замещение вакантной должности критериям должности, которые указаны в профиле должности;
— распределение ответственности за закрытие вакансий на основании принадлежности к подразделению.
3.2 Лицами ответственными за подбор персонала, являются специалист по подбору и адаптации персонала, а также менеджеры по персоналу, которым руководитель Службы персонала передал данные полномочия.

4. ПОРЯДОК ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА
Процесс подбора персонала включает в себя следующие этапы:
— подготовительный этап;
— поиск кандидатов;
— предварительный отбор кандидатов;
— окончательный отбор кандидатов;
— сроки закрытия заявки;
— прекращение поиска кандидатов.
4.1 Подготовительный этап
4.1.1 Основанием для открытия вакантной должности может быть:
— увольнение сотрудника, ранее занимавшего данную должность;
— плановая замена сотрудника занимающего должность;
— перевод сотрудника на другую должность;
— введение в штатное расписание новой штатной единицы.
4.1.2 Требования к кандидату формируются на основании утвержденного профиля должности, утвержденной должностной инструкции по Ф2, и согласованной заявки на подбор персонала.
4.1.3 Руководитель подразделения, в котором открылась вакантная должность, заполняет стандартную форму — Заявка на подбор персонала (приложение 1), создает служебную записку, в которой необходимо выбрать образец заявки на подбор — заполняет поля (приложение 2), прикладывает профиль должности и должностную инструкцию (Ф2) и отправляет одновременно по сценарию на ознакомление лицу, ответственному за подбор персонала.
4.1.4 Процесс согласования Заявки всеми ответственными лицами контролирует и несет ответственность инициатор заявки на подбор.
4.1.5 После согласования заявки всеми ответственными лицами подбор персонала осуществляется на основе Алгоритма подбора персонала (приложение 3).
4.1.6 Если для инициатора заявки на подбор вакансия не является срочной (в исключительных случаях), то она не ограничивается утвержденным сроком закрытия.
4.1.7 Днем принятия заявки в работу является дата заполнения стандартного бланка и его передачи в службу персонала, которая отмечается подписью руководителя Службы персонала.
4.1.8 Исполнитель фиксирует дату подачи заявки в регистрационном журнале базы 1С (приложение 4) и приступает к поиску кандидатов на замещение данной вакантной должности.
4.1.9 Исполнитель осуществляет закрытие вакансий в порядке очередности поступления Заявок на поиск персонала от инициаторов, согласно установленным срокам закрытия вакансий.
4.1.10 Инициатор заявки на подбор персонала, после согласования заявки обязан проверить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места нового сотрудника. В случае необходимости, обеспечить наличие, оснащенность и комплектацию рабочего места за 3 дня до выхода сотрудника на работу с обозначенным испытательным сроком.
4.2 Поиск кандидатов
4.2.1 Исполнитель проводит переговоры с инициатором, с целью определения для себя взаимодействия по Заявке. Уточняет график встреч и готовность руководителя принимать участие в предварительном просмотре резюме потенциальных кандидатов на данную вакансию. Инициатор может отклонить резюме кандидата на замещение вакантной должности с обязательным комментарием причины.
4.2.2 В случае, если инициатор имеет перечень компаний/кандидатов, из которых/ которые не могут рассматриваться на данную вакансию, то он может сформировать «стоп-лист» для исполнителя, который предоставляется в виде списка.
4.2.3 Ответственный за подбор персонала организует поиск кандидатов, используя различные источники, зависящие от уровня и требований, предъявляемых к вакантной должности. Главными критериями при выборе источника поиска кандидатов являются: эффективность источника и стоимость его использования.
4.2.4 Возможные источники поиска:
— размещение вакансии на корпоративном портале в разделе «Вакансии»
— использование баз данных резюме / контактов кандидатов.
Выявление претендентов на замещение вакансии из числа уже имеющихся кандидатов из внешнего резерва в базе (электронной/1С);
— информация от соискателей о других специалистах;
— информация о потенциальных кандидатах от сотрудников, представителей партнеров, конкурентов и др.;
— использование специализированных сайтов сети Интернет, например таких, как:
а) hh.ru
б) rabota.ru
в) zarplata.ru
г) avito.ru и.др.
— использование печатных/теле/видео источников. Размещение объявлений в СМИ.;
— распространение листовок на улицах, в магазинах, общественном транспорте;
— вузы и профильные учебные заведения;
— заявки в кадровые агентства, центры занятости;
— участие в «ярмарках вакансий», выставках, презентациях;
— использование социальных сетей, например таких, как:
а) www.linkedin.com;
б) vk.com;
в) facebook.com;
— прямой поиск соискателей.
Осуществляется посредством поиска информации о компаниях и потенциальных кандидатах; сбора рекомендаций; установления контакта с интересующими кандидатами.
4.2.5 Информация, предоставляемая на рынок труда для привлечения кандидатов, должна содержать следующие сведения:
— специфика организации;
— характеристика должности (описание круга задач, возможность карьерного роста и т.д.);
— профиль требований к кандидату (набор необходимых профессиональных, личностных, корпоративных и управленческих компетенций, опыт и др.);
— особенности условий труда.
4.2.6 Исполнитель анализирует эффективность использования того или иного источника поиска кандидатов на конкретную должность. Если источник неэффективен, его необходимо заменить.
4.2.7 Исполнитель на постоянной основе формирует, пополняет и использует базу 1С «Управление персоналом» резюме кандидатов из внешнего резерва (приложение 6).

4.3 Предварительный отбор кандидатов
4.3.1 Исполнитель осуществляет тщательный отбор поступивших резюме, на соответствие требованиям указанных в профиле, должностной инструкции и заявке.
4.3.2 При первичном телефонном общении с кандидатами, заинтересованными в вакансиях, исполнитель выявляет соответствие формальным требованиям и степени заинтересованности кандидата (возраст, уровень притязаний, желаемые условия труда и т.д.).
4.3.3 В случае выявления соответствия первичным требованиям по итогам телефонного интервью, происходит приглашение кандидатов на собеседование. Если у кандидата нет развернутого резюме, ему необходимо заполнить анкету. Цель собеседования: определить степень соответствия кандидата предполагаемой должности, получить информацию о личностных качествах, мотивах и целях кандидата. Также необходимо проверить кандидатов на соответствие корпоративным компетенциям.
4.3.4 Стандарт проведения собеседования включает в себя следующие этапы:
— установление контакта (приветствие кандидата, создание благоприятной атмосферы – 5 мин.);
— интервью с кандидатом (30-40 мин.);
— вопросы кандидата (информация о компании, презентация вакансии 5-7 мин.);
— завершение собеседования (договоренность о дальнейших действиях).
4.3.5 После прохождения собеседования, кандидатам необходимо оговорить конкретный срок, когда они могут узнать ответ о результате прохождения собеседования.
4.3.6 При не соответствии Кандидата должности сделать предложение о другой вакансии более подходящей Кандидату, при наличии других вакансий или оставить резюме в Кадровый резерв Компании.
4.3.7 Проводить собеседование с кандидатом необходимо таким образом, что даже в случае не соответствии Кандидата должности, у Кандидата должно остаться положительное впечатление о Компании.

4.5.2 Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр заявки на подбор, с корректировкой сроков закрытия, в случае, если: количество предоставляемых финальных кандидатов превышает 5 человек (при условии, что они все соответствуют критериям профиля и Заявки) и ни один из них не был выбран (без аргументированной причины отказа).
Исполнитель имеет возможность инициировать пересмотр сроков закрытия соответственно количеству дней, в которые руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал, в случае, если:
— руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в командировке, более 5 дней;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) находился в отпуске;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте по болезни, более 5 дней;
— руководитель (инициатор заявки на подбор) отсутствовал на рабочем месте без пояснения причин, более 5 дней.
Для этого исполнитель должен составить служебную записку, с обоснованием причины продления срока закрытия вакансии. Служебную записку в обязательном порядке должны согласовать:
— руководитель структурного подразделения, в котором открыта вакансия;
— руководитель службы персонала.
4.5.3 В случае, когда кандидат по поданной заказчиком Заявке подобран, утвержден и приступил к выполнению своих обязанностей в установленный срок, но впоследствии по каким-то причинам отказался от работы на предприятии, то дата исполнения Заявки по подбору кандидата фиксируется повторно со дня наступления событий, и процесс подбора повторяется по пунктам 4.1.9-4.4.16.
4.5.4 В случае, если в течение работы по заявке инициатор меняет основные требования (опыт работы, наличие специальных знаний и навыков) либо допускает ошибку в основных требованиях, то заявка аннулируется и составляется новая с учетом изменившихся требований, соответственно исполнителю устанавливаются новые сроки закрытия вакансий согласно ее уровню.
4.5.5 В случае, если от даты подачи заявки, прошла половина установленного срока на закрытие вакансии и исполнитель не предоставил на рассмотрение инициатору ни одного кандидата, то инициатор имеет право подать запрос в виде служебной записки на имя руководителя исполнителя, с целью провести анализ причины ее неисполнения.
4.6 Прекращение поиска кандидатов
4.6.1 В случае, если необходимость в подборе теряет актуальность, инициатор заявки, немедленно сообщает об этом руководителю исполнителя (с указанием причины) для прекращения работы над данной Заявкой в виде служебной.

5. ОТЧЕТНОСТЬ
5.1 С целью оперативного обмена информацией, лицо, ответственное за подбор направляет следующую отчетность на согласование руководителю Службы персонала.

Руководитель Службы персонала

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
6.1 Инициатор заявки на подбор несет ответственность за:
— предоставление всей необходимой информации и корректности заполнения Заявки на подбор;
— проверку профессиональных качеств кандидатов;
— соблюдение процесса подбора персонала согласно данному Положению;
— принятие решения о найме кандидата на работу;
— подготовку Предложения работы;
— своевременную подготовку оборудованного рабочего места.
6.2 Исполнитель несет ответственность за:
— соблюдение стандартов подбора персонала регламентирующего данным положением;
— качество предоставляемых кандидатов (требования в заявке должны совпадать с профессиональными и личностными качествами кандидата);
— соблюдение сроков на закрытие вакансий;
— своевременное предоставление отчетов перечисленных в разделе 5.
6.3 Начальник отдела подбора и развития несет ответственность за:
— организацию и управление процессом подбора в рамках Управляющей компании;
— предоставление сводных отчетов перечисленных в разделе 5.
6.4 Руководитель службы персонала
— организацию и контроль процесса подбора в разрезе должностей.
6.5 Специалист департамента безопасности несет ответственность за:
— своевременную и качественную проверку биографических данных кандидатов;
— предоставление информации о причинах отказа по кандидатам, в случае запроса директора департамента управления персоналом.

Приложения и формы содержатся в образце для скачивания.

Источник