что такое виртуальная атс и как она работает
Как работает виртуальная АТС для бизнеса
Координация работы сотрудников на предприятии, взаимодействие с партнерами и заказчиками – все это немыслимо без организованной телефонии. При этом один аппарат на офис попросту не способен справиться с потоком звонков, особенно если в штате числится несколько десятков, а то и сотен работников.
Задачи по организации телефонии сегодня решают с помощью автоматических телефонных станций. Фирма закупает серверное оборудование и подключает к нему все рабочие места. Однако физическая АТС имеет существенные недостатки: солидные расходы на покупку аппаратной части и связь, сложности в техническом обслуживании и ограниченные функции телефонии.
Более простое решение – виртуальная АТС. В этой статье мы расскажем, как работает облачная АТС и в чем ее преимущества.
Отличие облачной АТС от стационарной
Как работает АТС в офисе? По сути, это внутренняя телефонная система, которая соединяет линии связи на предприятии с городскими и мобильными сетями. Физическая АТС представляет собой комплекс оборудования, который включает серверы, шлюзы, телефоны. Все оборудование находится на стороне организации, технический отдел которой отвечает за обслуживание системы телефонии.
ВАТС – это облачное решение. Все оборудование находится на стороне провайдера, который отвечает за настройку и поддержку всей системы связи. Клиент лишь выбирает выгодный для него тариф, получает доступ к личному кабинету ВАТС и использует предоставляемое провайдером ПО. При необходимости останется лишь приобрести IP-телефоны и гарнитуру для операторов кол-центра или менеджеров.
Настройка офисной АТС может занять от 7 до 14 дней. ВАТС можно внедрить и настроить за считанные часы.
В итоге бизнес без лишних затрат и в кратчайшие сроки получает эффективную и экономичную систему телефонии, с доступом для каждого сотрудника. При этом сценарий доступа можно настроить индивидуально.
Принцип работы виртуальной АТС
Работа ВАТС основана на трех технологиях:
Вся работа этих технологий сосредоточена на сервере провайдера, который отвечает за настройку телефонии и хранение звонков. При этом сценарий работы ВАТС можно индивидуально настроить под каждого заказчика.
Как работает виртуальная АТС:
Наглядно о том, как работают виртуальные АТС, можно посмотреть в нашем видео:
Преимущества ВАТС
По сравнению с громоздкими и дорогими стационарными АТС, облачная ВАТС обладает рядом преимуществ:
Сделайте свой бизнес эффективнее, переходите на сторону IP-телефонии от New-Tel. Стабильная и надежная связь по выгодным тарифам, возможность подключить любое количество городских номеров и номеров 8800, интеграция с популярными CRM-сервисами, сквозная аналитика, возможность хранить запись телефонных разговоров и многое другое.
Виртуальная АТС: что это такое и как она работает
Работа новой компании обычно начинается с обеспечения офиса телефонной связью и интернетом. От качества и функционала АТС зависит уровень обслуживания клиентов и, как следствие, прибыль компании. Сегодня поговорим о том, от чего отталкиваться при выборе телефонии для офиса и чему отдать предпочтение — традиционной аналоговой или современной облачной АТС.
Время чтения 10 минут
Вы можете перейти сразу к интересующему разделу:
Что такое облачная АТС
Виртуальная АТС — это, говоря простым языком, телефония через интернет. Ее иногда называют по-английски, pbx. В отличие от аналоговой телефонной станции для нее не нужно отдельное помещение, так как она размещается на серверах в так называемом «облаке». Пользователь подключается к такой АТС с помощью шлюзов и специального оборудования или и/или программного обеспечения. Соединение происходит по локальной сети компании или через 3G/4G на смартфонах сотрудников.
Виртуальная АТС обладает всеми функциями офисной мини-АТС, но не требует покупки специального дорогостоящего оборудования и сложного технического оснащения. Это позволяет создать офис или коллцентр в любой точке мира без привязки к физическому адресу. И главное, максимально быстро обеспечить компанию телефонией.
Но есть еще один очень существенный плюс. Благодаря связи через интернет, пользователю доступна детальная статистика по звонкам. После каждого звонка в ее интерфейсе можно увидеть, когда он состоялся, сколько продлился, как долго клиент ждал на линии. Также доступна информация, с какого номера звонили, и какой менеджер принял звонок.
Если же нужны более детальные данные, включая рекламный источник звонка, то для этого подходит виртуальная АТС, которая входит в функционал сервисов отслеживания звонков ( call tracking ). Коллтрекинг собирает не только полную статистику об обращениях по телефону, но и помогает определять каналы, из которых приходят клиенты.
Преимущества Виртуальной АТС Ringostat
Как работает виртуальная АТС
Если не вдаваться в технические подробности, то схема работы достаточно проста: вам звонит клиент, звонок поступает на платформу виртуальной АТС, обрабатывается и направляется на один из ваших номеров, согласно установленной вами схеме переадресации.
Звонящий сначала попадает в голосовое меню (если оно настроено). Звучит аудиозапись, которая предлагает ему выбрать нужный отдел или ввести внутренний номер менеджера. Клиент делает выбор, и звонок переадресовывается на первое доступное устройство в настроенной цепочке. Чтобы лучше понять, что такое АТС, которая работает в облаке, посмотрите на схему:
У многих виртуальных АТС есть функция «умной» очереди звонков, которая указана на схеме выше. Это позволяет оперативно обрабатывать все обращения клиентов, согласно выбранной вами стратегии. Как работает подобная опция и какие существуют сценарии ее настройки, можно узнать в статье «Не упускайте своих клиентов» на примере аналогичной функции от Ringostat.
Важнейшая часть виртуальной АТС — схема переадресации. Именно в ней задается порядок приема и обработки звонков, а также на какие телефоны они будут поступать. Таких схем может быть любое количество, в зависимости от нужд вашего бизнеса. Например, мы всегда рекомендуем использовать хотя бы две, как показано на рисунке выше.
А вот как выглядят схемы переадресации в интерфейсе Ringostat:
Приведем пример работы схемы. Допустим, у вас в компании три менеджера — Анатолий, Иван и Кирилл. Вы можете настроить так, чтобы звонок сначала поступал Анатолию. Если через 15 секунд он не поднимет трубку — Ивану, и спустя то же самое время Кириллу. Если и Кирилл слишком занят, то клиент попадет на голосовую почту. При этом на e-mail сразу же придет системное уведомление о том, что вам звонили и оставили (или не оставили) голосовое сообщение.
Кстати, при подключении виртуальной АТС не забудьте установить «страховочные» номера (мобильные или стационарные) — они станут гарантией того, что вы не потеряете звонок, даже если будут перебои с интернетом.
Что нужно для подключения и настройки виртуальной АТС:
Преимущества и возможности виртуальной АТС
Виртуальная АТС 2.0 не ограничивается стандартными функциями. Она включает расширение Ringostat Smart Phone для совершения звонков прямо из браузера и умный ассистент менеджера по продажам. Чтобы протестировать его, просто зарегистрируйтесь в нашем сервисе. Подробней читайте в статье «Виртуальная АТС Ringostat 2.0: ассистент sales-менеджера и телефон в браузере».
Преимущества Ringostat Smart Phone и Ringostat Insider
Что выбрать — офисную или облачную АТС?
Выбор в пользу аналоговой или виртуальной телефонии зависит от конкретного бизнеса, его масштабов, сферы деятельности, целей и задач.
Плюсы традиционной АТС раскрываются при условии, что компания использует профессиональное и мощное оборудование. А это могут себе позволить только крупный бизнес, ведь настройка аналоговой АТС требует больших затрат времени и денег. В этом случае у аналоговой телефонии будет ряд преимуществ:
Однако, у стационарных АТС есть недостатки, в числе которых:
Кроме того, при переезде телефонию придется настраивать заново. А со старыми телефонными номерами, которые уже знакомы клиентам, можно попрощаться.
Давайте сравним возможности обоих видов АТС:
Подытожим: выбирайте, опираясь на свои нужды, возможности и амбиции. Виртуальная АТС — это доступность, гибкость, простота и высокая скорость настройки. В наше время виртуальных облачных АТС довольно много, поэтому перед выбором лучше почитайте рейтинг в сети.
Аналоговую телефонию имеет смысл выбирать, только если вы готовы выделить значительную сумму денег на мощное оборудование и отдельное помещение под него. Что бы вы ни выбрали, на связи лучше не экономить.
Офисная и Виртуальная (Облачная) АТС. Как работает Виртуальная АТС
Качественная телефонная связь необходима для решения ежедневных задач практически в любом бизнесе. Грамотный подход к выбору телефонии дает возможность сотрудникам эффективно и качественно выполнять свою работу. Сегодня у бизнеса есть выбор: можно использовать офисные и виртуальные автоматические телефонные станции. Но чем они отличаются?
Что такое офисная, Виртуальная (Облачная) АТС
Офисная базовая станция (аппаратная) используется внутри организации для автоматического распределения звонков. Аппаратная станция имеет определенные недостатки: для ее установки необходимо дорогостоящее оборудование, отдельное помещение, техническое обслуживание. В современном цифровом мире это может вызывать определенные неудобства, например при смене офисного или производственного помещения. Виртуальные телефонные линии не только намного проще в установке и обслуживании, но и позволяют быстро и без сложностей развернуть телефонию при масштабировании бизнеса.
Термины «Виртуальная» и «Облачная» АТС сегодня почти равнозначны. На практике пользователи редко их разделяют.
Виртуальная АТС – удаленная телефонная станция, принимающая и передающая сигналы через интернет. Это онлайн-сервис, организующий управление телефонией и фиксирующий в web-интерфейсе все действия абонентов. Пользователи получают доступ к связи при помощи специального ПО или шлюзов. Виртуальная АТС обеспечит бесперебойную работу офиса вне зависимости, где работает сотрудник – в офисе или дома. Основными преимуществами такой связи являются: быстрое подключение и низкая абонентская плата.
Как работает Виртуальная (Облачная) АТС
Клиент подключает услугу, выбирает номер, тарифный план. Затем через личный кабинет настраивает алгоритмы маршрутизации звонков. Подключаются голосовое меню и почта, виртуальный факс, режим конференций, статистика, запись переговоров, прочие функции. Возможно объединение телефонии с CRM. Набор услуг и их стоимость зависят от тарифного плана; основной пакет доступен всем абонентам.
Облачная АТС в автоматическом режиме распределяет потоки входящих между подключенными устройствами: IP-телефонами, компьютерами, смартфонами. Собеседник звонит, вызов обрабатывается на платформе телефонной станции.
Для первоначальной настройки облачной АТС не требуются специальные навыки: абоненту предоставляются типовые шаблоны. Когда он подключает услугу, все обязанности по обслуживанию ПО, сервера, сети берет на себя провайдер.
Возможности и функции Виртуальной (Облачной) АТС
Провайдером «Зебра Телеком» разработана линейка тарифных планов, по которым предоставляется выбор исходя из необходимых функций для компании и количества сотрудников. Подключение осуществляется бесплатно по всем тарифам. Бесплатный тарифный планы FREE сохраняют все базовые функции автоматической телефонной станции и включают в себя следующие возможности: подключение до 3-х сотрудников, бесплатное подключение номеров 8800 и 495; запись звонков. Тарифы HOME, BUSINESS и ENTERPRISE включают дополнительные возможности: подключение номеров других операторов; интеграцию с популярными CRM, интеграционное API.
Выбирая недорогую современную связь для своего офиса, вы сможете расширить возможности своего бизнеса.
Как работает виртуальная АТС?
Преимущества виртуальной АТС продолжают делать ее популярной в бизнесе любых масштабов. Офис без телефона как способа коммуникации между сотрудниками невозможен. Но одним аппаратом ограничиться не выйдет даже небольшой компании. Подключить сразу несколько единиц оборудования с одним номером удобнее всего по IP-телефонии с доступом к облачной станции от компании МТТ. Это недорого.
Принцип работы
Под облачной станцией понимают сервис голосовой связи, действующий через подключение к интернету без спецоборудования. Для этого компания пользуется телефонной линией на сервере провайдера. Принцип работы виртуальной АТС — в поступлении звонков в «облако», где они мгновенно переадресовываются по установленному сценарию. Ощутить преимущества виртуальной АТС можно сразу после подключения.
 |
| Устройство виртуальной телефонии |
Данные передаются по протоколам двух типов:
Для хранения данных нужен облачный сервер провайдера. Станцию можно подключить к:
Прежде чем выяснить преимущества виртуальной АТС, изучим принцип подключения такого сервиса: не нужно прокладывать провода, покупать дорогое оборудование. Нужно только одно — стабильный доступ к Сети. Хотя пользоваться услугой можно даже в режиме оффлайн, предварительно установив ПО.
Оставьте заявку на подключение виртуальной АТС Используйте интеллектуальные технологии МТТ для бизнеса 
Что вы получите
Предприятию недостаточно лишь качественной телефонной связи. Бизнеса может полноценно развиваться, если пользоваться дополнительными инструментами, например:
 |
Преимуществом виртуальной АТС является обеспечение безопасности данных клиентов. Для этого используют:
Возможности МТТ позволяют решить многие проблемы, в том числе с отсутствием продаж. Контролируя сотрудников, анализируя их взаимодействие с клиентами, а также другие факторы, которые фиксируются АТС, удастся остановить отток клиентов.
Преимущества
Использование облачной станции имеет массу преимуществ, которые заключаются не только в удобном пользовании сервисом. Важную роль для многих предприятий играет высокое качество IP-телефонии в сравнении с сотовой или аналоговой связью. Но самым главным преимуществом виртуальной АТС выступает экономическая выгода: чтобы получить доступ к сервису, не понадобятся большие затраты. Нет необходимости в прокладке дополнительных проводов, установке дорогого оборудования, прерывании работы предприятия на время монтажа и технической поддержки системы.
Оплата обычно обходится дешевле в сравнении с традиционной связью. Такое становится возможным благодаря технологии сжатия данных и применению телефонной линии в полном объеме. Благодаря такому преимуществу виртуальной АТС звонки внутри компании становятся бесплатными, а оплата междугородной связи также дешевеет. Тарифы МТТ обеспечат вам экономию.
Список преимуществ виртуальной АТС пополняет быстрая настройка сервиса — на все потребуется до получаса. Данный показатель намного больше при подключении предприятия к стандартной станции — весь процесс растягивается на 1-14 дней.
Важно также и то, что традиционная станция обслуживается специалистами из сторонних компаний или специально нанятым в штат профессионалом. Поэтому становится очевидным следующее преимущество виртуальной АТС — выполнение необходимой настройки сервиса происходит путем использования web-интерфейса.
Возможности виртуальной АТС смогут оценить предприятия любого размера.
Небольшие компании получают шанс быстро приступить к работе, организовав качественную связь при низких затратах. Наличие городского телефона и круглосуточного доступа клиентов к нему позволит бизнесу не сбавлять темпы. Для маленьких компаний, использующих возможности виртуальной АТС, может даже не понадобиться реальный офис.
Предприятие с филиалами ценит такие преимущества виртуальной АТС, как увеличение численности каналов вызовов, возможность использовать внутренние номера. Имея один общий рабочий номер, намного проще объединить разрозненные филиалы в единый слаженный механизм. При этом с клиентами сможет общаться каждый сотрудник из любого региона.
Другие преимущества виртуальной АТС:
Как выбрать провайдера
Чтобы преимущества виртуальной АТС можно было ощутить в полном объеме, нужно:
В заключение
По мнению многих аналитиков рынка, IP-телефония постепенно занимает свою нишу в сфере связи, вытесняя традиционные технологии. Контроль входящих, исходящих звонков, удобная организация call-центров, сокращение расходов на связь — эти и другие возможности могут максимально использоваться крупными, средними и малыми компаниями.
Чтобы получить максимум преимуществ виртуальной АТС необходимо грамотно выбрать поставщика услуги, изучить/сравнить тарифные планы, условия IP-телефонии. ВАТС не привязана к месту. Командировка или смена офиса не станут помехой для коммуникации. С МТТ вы не потеряете ни одного клиента из-за проблем со связью.
Что такое виртуальная АТС и зачем она малому бизнесу
У малого и микробизнеса может быть столько же звонков от клиентов, как и у среднего. В этом случае сотрудники просто не успевают обрабатывать все лиды. Эту и другие проблемы может решить виртуальная АТС. О принципе её работы и плюсах для малого бизнеса рассказывает Алёна Волошина, маркетолог Ringostat — платформы коллтрекинга, телефонии и сквозной аналитики. Примерное время на прочтение — 10 минут
Каким бы ни был масштаб компании — на работе со звонками экономить рискованно. Каждый клиент, который не дозвонился или долго ждал на линии, может уйти к конкуренту, и компания понесёт убытки. В этой статье я хочу рассказать, как эти проблемы решает виртуальная АТС. Мы в Ringostat и сами пользуемся этим инструментом, поэтому все его полезные возможности проверили на собственном опыте.
Как работает виртуальная АТС
Виртуальная АТС — это инструмент, который позволяет звонить и принимать звонки через интернет. Связь через неё происходит с помощью SIP. Это специальный протокол, который в данном случае используется для передачи аудиосигнала.
Звонок сначала поступает на сервера виртуальной АТС, которые находятся в «облаке», и уже дальше переадресовывается абоненту. Или звонящий попадает в так называемое голосовое меню, где может выбрать нужный отдел, нажав определённую цифру на телефоне.
Когда человек говорит, специальная программа сжимает его голос в цифровой сигнал и он передаётся на устройство. Потом сигнал снова трансформируется в аналоговый, и человек, принимающий звонок, слышит голос.
Что нужно, чтобы совершать и принимать звонки с помощью виртуальной АТС:
Чем виртуальная АТС полезна малому и микробизнесу
Важный плюс виртуальной АТС для небольших компаний — то, что в неё можно легко вносить изменения самостоятельно. Для этого не нужен штатный программист или специалист по телефонии. Обычно у подобных сервисов есть понятные инструкции и база знаний, а техподдержка всегда готова помочь с настройкой.
Также есть сервисы, которые предоставляют многоканальные номера по цене стандартных. Это значит, что на один номер смогут звонить сразу несколько клиентов — и при этом они не будут слышать короткие гудки. В отличие от ситуации, когда вы принимаете звонки на мобильный.
Какой функционал виртуальной АТС будет полезен небольшим компаниям
Схемы переадресации для будней и выходных дней
У небольших компаний обычно нет возможности назначить менеджеров, которые будут дежурить в офисе в выходные дни и принимать звонки. Но и потеря клиентов, которые звонят в нерабочее время, — это неоправданные убытки. Виртуальная АТС позволяет решить эту проблему с помощью схем переадресации.
Схема переадресации определяет, в какой очерёдности и на какие телефоны будет поступать звонок. Например, для будней её можно настроить так:
В выходной вызов можно направлять сразу на мобильный менеджера, который согласен принимать звонки в нерабочее время. Либо включать автоответчик, который сообщит, в какие дни и часы работает компания, и предложит оставить сообщение.
Голосовое меню
Часто у небольших компаний нет секретаря, из-за этого на звонки отвечает кто-то из менеджеров. При этом звонящему может быть нужен бухгалтер, логист или руководитель — а сотрудник вынужден отвлекаться, просто чтобы переключить звонок. Куда проще сразу давать звонящему выбрать, какой специалист ему нужен.
В виртуальной АТС для этого можно настроить голосовое меню, которое будет озвучивать сообщение в духе «Здравствуйте, вы позвонили в компанию N. Для связи с отделом продаж нажмите 1, для обращения в сервис нажмите 2, для связи с бухгалтером нажмите 3». Такая простая функция сэкономит время сотрудников и повысит лояльность звонящих клиентов.
Очередь звонков
Ещё один способ расположить к себе клиентов — не заставлять их долго ждать на линии или постоянно слушать короткие гудки. Поэтому лучше выбирать АТС, где есть функционал очереди звонков.
Благодаря ей клиенты остаются на линии в режиме ожидания, пока один из менеджеров не освободится. Как только один из сотрудников кладёт трубку, на него тут же поступает звонок от человека, который дольше всех находится в очереди.
В идеале, для очереди звонков должны быть доступны разные сценарии. Например, вызов будет направляться не первому освободившемуся сотруднику, а тому, кто принял меньше всего звонков.
Отчёты и аудиозаписи звонков
Если сотрудники принимают звонки просто на смартфон или городской телефон, качество обслуживания — в слепой зоне для руководства. Непонятно, сколько лидов обработал каждый менеджер, кто пропускает вызовы, а на ком, наоборот, держится весь бизнес.
Виртуальная АТС позволяет легко понять, сколько было звонков, много ли из них пропущено, долго ли клиенты ждут на линии и многое другое. В отчётах сервиса собирается информация обо всех обращениях в компанию — вместе с их статусом, данными о сотруднике, который принял вызов. И главное, к каждому звонку прикрепляется аудиозапись разговора.
Слушая разговоры, можно понять:
Помимо журнала звонков, куда попадают вообще все обращения, в виртуальной АТС доступны отдельные отчёты. Например, о пропущенных вызовах, только входящих или исходящих и так далее. Удобно, если в системе можно также создавать собственные выборки. Например, о том, сколько вызовов сделал или принял конкретный менеджер.
В Ringostat также есть отчёт по нагрузке по дням недели и времени суток. Чем темнее ячейка, тем больше обращений в конкретный день и час:
Зная, что в какое-то время поступает больше всего звонков, можно скорректировать график работы. Например, привлечь всех сотрудников к обработке звонков в конкретные часы.
Оповещения о пропущенных звонках и сообщениях, оставленных на автоответчик
Эта функция позволит быстро перехватывать клиентов, которые не смогли с вами связаться. Просто введите номер телефона, на который будет приходить оповещение в виде SMS, или укажите электронный адрес.
Гибкие настройки исходящей связи
Они будут полезны компаниям, которые находятся в одном регионе, а обслуживают клиентов из другого. Например, в виртуальной АТС Ringostat можно выбирать, какой номер будет отображаться клиенту при звонке на определённое направление — страну или страну + оператора.
Также настройки исходящей связи можно задать для сотрудников, которым важно звонить с определённого номера. Допустим, клиент уже общался с бухгалтерией по конкретному номеру телефона. Если бухгалтер сам перезвонит покупателю, ему будет отображаться тот же знакомый номер.
Резюме
Малый и микробизнес обычно старается избежать лишних трат — и это легко понять. Но виртуальная АТС входит в разряд тех инструментов, которые, наоборот, позволяют избежать убытков. Ведь каждый клиент, который не дозвонился, скорее всего, уйдёт к конкуренту, если менеджер вовремя возьмёт трубку.
Да, у всех компаний бывают ситуации, когда сотрудник пропускает звонок. Особенно, если штат маленький, а звонят много. Но в виртуальной АТС много инструментов, которые сводят вред от такой ситуации к минимуму или вообще позволяют её избежать. Например, голосовое меню и автоответчик, очередь звонков и схемы переадресации.
Главное — убедитесь в надёжности сервиса, который выбираете. Как это сделать:
И ещё при работе с клиентами вам может быть полезна информация: