что такое остатки товара
Виртуальные и отрицательные остатки товаров в магазине
Пройдясь по магазину, мы увидим огромное количество товаров. До того, как товар будет поставлен на полку и станет доступен покупателю, он пройдет множество этапов: от заказа поставщику до приемки в магазине.
Всё больше процессов автоматизируются: автозаказ самостоятельно формирует заказ поставщику паллетная приемка товара, позволяет не пересчитывать товар. Всё это позволяет ускорить процесс поступления товара в магазин, но требует идеальных данных в системе.
Некорректные данные в системе приводят к тому, что одного товара будет в избытке, а другого – недостаток. Избыток товара приводит к росту списания, потому что товар стоит на складе и не продается. А недостаток товара приведет к потерям в продажах.
Индикаторами ошибок в программе являются виртуальные и отрицательные остатки товаров. Виртуальные остатки – когда в программе товар есть, но на самом деле его нет. Отрицательные остатки товаров- когда продали товар, которого не было на остатках магазина.
Как могут быть обнаружены отрицательные остатки товара и виртуальные остатки в программе
Рассмотрим на примере, как формируются виртуальные и отрицательные остатки:
Ежедневно необходимо контролировать отрицательные остатки. Автозаказ воспринимает их как наличие товара и не формирует заказ поставщику.
Виртуальные остатки
Отрицательные остатки
Товар числится в системе с остатками, но на самом деле он отсутствует.
Причины возникновения виртуальных остатков
Отрицательные остатки возникают, если товар продан, но его НЕ было на остатках.
Причины возникновения отрицательных остатков
Методы контроля виртуальных и отрицательных остатков
Для того чтобы поддерживать корректные данные в системе, на ежедневной основе необходимо формировать отчетность:
Если по какому-то товару был выявлен отрицательный остаток, необходимо помнить, что причиной может быть пересортица. Следовательно, нужно скорректировать не только отрицательные остатки товаров, но и товар с виртуальным остатком. Ведь если мы выявили отрицательный остаток по яблокам, то необходимо найти товар, который был заведен с излишком – груши.
Для этого в группе товаров, в которой найден отрицательный остаток, проводим локальную инвентаризацию. Для начала пересчитаем все яблоки. Если в яблоках излишка нет, расширяем подгруппу с аналогичным товаром: апельсины, груши и т. д.
Локальная инвентаризация позволит скорректировать виртуальные излишки, и если их не контролировать, то они будут выявлены большим объемом при общей инвентаризации.
Контроль остатков на складе: методы и инструменты
Для новостей малого бизнеса мы запустили специальный канал в Telegram
и группы во Вконтакте и Фейсбуке. Присоединяйтесь! Даже Твиттер есть.
О чем вы узнаете:
Управление остатками товара на складе — один из главных моментов торгового бизнеса. Контроль товарных остатков позволит снизить затраты на аренду склада, избежать пересортицы и т.д. В нашей статье мы расскажем, что нужно для оптимизации количества остатков товара, этапах контроля и эффективных инструментах.
Что такое складские остатки
Это продукция, которая не была реализована в связи с низким спросом потребителей или его полным отсутствием. Складские остатки занимают большие площади для хранения и вместо прибыли обеспечивают дополнительные затраты.
Наиболее эффективным будет распродажа товара по сниженной цене. Важно, чтобы этот товар был отображен в товароучетной системе компании, например такой как Класс365.
Этапы контроля остатков на складе
Остатки товаров необходимо контролировать ежедневно, для этого в товароучетные системы регулярно вносятся актуальные данные.
Существуют контрольные точки, в которых изменяется статус товара, к ним относятся:
Каждый этап перемещения товаров сопровождается оформлением соответствующих документов, а также внесением данных о каждой единице товара в товароучетную систему. Таким образом и вы, и все ваши сотрудники всегда осведомлены об остатках на складе и знаете местонахождение каждого товара.
Управляйте остатками товаров не выходя из дома. Облачный сервис для автоматизации Класс365 даст возможность работать с ценами, описаниями, характеристиками и остатками по складам в любое время и из любого места. Попробуйте все возможности программы для автоматизации складского учета Класс365 прямо сейчас >>
Общий принцип контроля остатков товара на складе
Правильно управляя остатками на складе, вы можете снизить расходы на аренду складского помещения, за счет сокращения занимаемой площади, тем самым увеличив доход.
Важно верно определить ликвидность и прибыльность каждой группы товаров. Это необходимо для оптимизации тех категорий, которые имеют наименьший спрос и приносят меньшую прибыль или не приносят ее вовсе.
Сравнив спрос и фактические запасы продукции, вы сможете определить оптимальный объем закупок.
Что делать для сокращения количества складских остатков
Для сокращения остатков продукции на складе, важно следующее:
Контроль отрицательных остатков
Обнаружив отрицательный остаток запасов, не стоит опираться на управленческие отчеты в системе, данные будут неверными.
Отрицательные остатки могут появиться по нескольким причинам:
При наличии отрицательного остатка, вы не сможете сделать достоверный расчет валовой прибыли.
Автоматизация ведения складского учета поможет контролировать движение товаров, управлять остатками и запасами, свести к минимуму рутинную работу с бумагами. Всё это направлено на повышение эффективности работы и увеличение прибыльности. Попробуйте все возможности программы для автоматизации складского учета Класс365 прямо сейчас >>
Советы по эффективному формированию товарных запасов
Эффективный инструмент контроля остатков на складе
Контроль остатков на складе подразумевает работу с большим объемом информации, автоматизируя его вы сэкономите время, денежные средства и человеческие ресурсы.
Осуществляя анализ складских остатков в системе автоматизации, вы сможете:
Отрицательные остатки на складе
К нам, в Интерлогику, часто обращаются, чтобы мы «автоматизировали финрезультат», «автоматизировали себестоимость», когда начинаем работать, видим «красные строки» по остаткам, собственно это и есть отрицательные остатки. В такой ситуации быстро автоматизировать финрезультат не получится, сначала нужно навести порядок и избавиться от минусов. Рассказываю почему так
👋 Привет, это Алексей Баранов. Я руководитель «Интерлогики», и мы с 2003 года автоматизируем учёт и бизнес-процессы в малых и средних бизнесах. Делаем это так, чтобы это было выгодно заказчику. К сожалению, к нам часто обращаются за «автоматизацией финрезультата, нужна вчера», а у самих отчёты красные.
Записал видео-версию этой статьи, для тех, кто любит смотреть, а не слушать ↓
Почему нельзя игнорировать отрицательные остатки
Отрицательные остатки сигнализируют о беспорядке в процессах склада, в учёте или в документообороте с поставщиками и покупателями. Зачастую из-за запары или банальной лени в программе списывают не тот товар, что отгружают. Это приводит к дурным последствиям.
Спасибо, дальше учётом пользоваться не будем!
Без правильных товарных отчётов вы не знаете, сколько и какого товара заказывать. Хуже того, нельзя доверять маркетингу — он тоже опирается на данные о товарах. А значит, неизвестно, какие товары имеют лучший оборот, какие маржинальные. и пошло-поехало. Вся торговая аналитика и маркетинг в таком случае – вилами по воде.
Еще больнее — финансовый результат, прибыль, рентабельность компании можно рассчитать только на основании правильных данных о товарно-материальных ценностях (ТМЦ). Отчёт о прибылях и убытках тоже нельзя построить без данных склада. Себестоимость при отрицательных остатках в принципе невозможно посчитать.
Если для вашей торговли важен партионный учёт, либо вы продаёте скоропортящийся или серийный товар — это усложняет учёт, а значит — множит ошибки. Важно не просто продать торт или йогурт, а передать и списать товар с правильным сроком годности, из правильной партии.
Как работает идеальный склад и почему в нём нет отрицательных остатков
На склад поступает 5 коробок товара, кладовщик аккуратно сверяет документы, если сходится название и количество товара, то подписывает товарную накладную. Её заносят в программу, теперь в учёте видно, какой товар и в каком количестве хранится на складе.
Документы или кассовый чек печатают автоматически. Из остатков в программе списывается то, что фактически передано покупателю. В таком случае ошибок в остатках быть не может, отрицательных остатков тем более. Данные в отчётах соответствуют реальной жизни.
А еще на идеальном складе каждый квартал проводят инвентаризацию. Но у них не бывает расхождений, это лишь регламентная процедура.
На идеальном складе в учётную программу заносится реальное количество товаров, которое соответствует документам, и при продаже и списании «уходит» тоже реальное количество товаров.
Как появляются отрицательные остатки или что происходит на реальном складе
Поставщик привозит на склад 5 коробок товара. Считать и проверять особо некогда, водитель спешит.
Или вот, в один из дождливых дней у кассы оказывается покупатель с тремя метрами зелёной ткани. Кассир пытается оформить продажу, а 1С ругается: на остатках только 2 метра, продать не разрешаю! Покупатель ругается на кассира — время. Кассир ругается на одинэску — нервы. Руководитель звонит программистам и требует разрешить в программе продажи в минус. Ситуация же неординарная — вот покупатель, вот деньги, вот 3 метра. Подумаешь, что там в программе. Так возникает отрицательный остаток. На самом деле этот день совсем не особенный, пересортица и неправильные остатки на складе уже давно. В этот день лишь стало очевидно, что минуса на складе быть не может, а в учёте — может. Значит, учёт товаров существует в параллельной вселенной, а отчётам нельзя верить. И теперь, когда разрешили продавать в минус, бардак стремится стать хаосом.
Чек-лист для исправления ситуации
Разберём план конкретных действий, которые необходимо предпринять, чтобы исправить ситуацию с отрицательными остатками и не допускать её в будущем.
Пожалуй, это всё что нужно знать, чтобы получить порядок на складе и в отчётах. Если учёт товаров на складе и в программе совпадают, то в 1С или другой системе можно автоматически сформировать отчёты о себестоимости, о прибылях и убытках, рассчитать рентабельность.
Как работать с товарными остатками и проводить распродажи: рекомендации экспертов
Журнал Shoes Report попросил ведущих экспертов в области маркетинга, визуального мерчандайзинга, витринистики и брендинга оценить работу ретейлеров, а также дать нашим читателям рекомендации по эффективной работе с товарными остатками, разработке и проведении скидочных акций и распродаж в нынешних кризисных условиях.
основатель и СЕО агентства VMC Retail, эксперт по мерчандайзингу, оформлению витрин и магазиностроению, коуч, аналитик, автор уникальной методики обучения. @marinapolkovnikova_official, Vmcretal.com
«Стимулируйте покупателя не только скидками, но и положительными эмоциями»
Сегодня стимулировать покупателя надо не только привлекательной скидкой, но и положительными эмоциями:
Можно устраивать в магазинах небольшие праздники. Например, на 8 марта, дарить клиентам цветы и угостить бокалом шампанского. Это поднимает настроение и надолго запоминается.
Придумать музыкальное сопровождение, которое навеет приятные воспоминания у посетителя магазина (а не только у продавцов).
генеральный директор компании FashionAdvisers, эксперт в области управления и развития fashion-бизнеса.
«Любая распродажа отнимает у нас маржу и поэтому требует тщательных расчетов»
Сегодня, как никогда, покупателей надо «нагружать» положительными эмоциями от шопинга. Надо постоянно интриговать, заинтересовывать, привлекать внимание покупателей, в том числе с помощью разных акций. Но важно понимать, что нельзя устроить 50% распродажу на ровном месте. Акции всегда необходимо планировать заранее, желательно на год вперед.
Очень актуальным может быть пока еще новый для России вид акции «тающие скидки». Принцип заключается в том, что в первый день акции мы делаем скидку 30%, а затем каждый день сокращаем ее на 1-5%. В первые дни активность покупателей может быть небольшой, но она стремительно повышается, когда скидка уже заметно «тает» на глазах.
«Эра спонтанных покупок и повышенного спроса прошла, потребители стали требовательнее и бережливее»
К сожалению, в системе подхода к покупателю, российский ретейл не сделал никаких изменений. Ошибочное представление о том, что мы переживаем кризис, сыграло злую шутку с розничными торговцами, заставив их потерять драгоценное время.
А что же дальше? Объемы поставки новой коллекции снизили все бренды без исключения. Цены на товары новой коллекции, безусловно, выше, чем на дисконтируемые остатки, закупленные еще при курсе доллара на уровне 30-35 рублей. И если в 2015 году футболку еще можно было купить за 250-300 рублей, то сегодня самая низкая цена на футболку установлена на уровне 499 – 599 рублей. Самое главное, что покупателей отпугивают от магазинов не цены, а всеобщее нежелание тратить деньги. 2014 год оказался последним годом избыточного потребления. Эра спонтанных покупок и повышенного спроса прошла, наступило десятилетие рационального потребления. Поведение потребителей кардинальным образом изменилось. Цена по-прежнему остается решающим фактором, только теперь к решению о покупке прибавились еще и новые требования: действительная необходимость приобретения конкретного изделия, качество и потребительные свойства товаров – такие, как состав сырья, носкость, простота ухода и прочие.
Так что покупательские потоки, независимо от того, есть в магазине распродажа или нет, снизились значительно. Товаров у ретейла поубавилось, цены подросли, а технологии остались на прежнем уровне. Пока еще никто не начал бороться за то, чтобы доказать конкретному покупателю необходимость покупки товаров именно в его магазине, именно этого бренда по разумной цене, с хорошим качеством и быстро.
Правила работы с товарными остатками
Требуйте от поставщика соблюдения сроков поставки
У разных торговых компаний разные возможности, экономические условия и бизнес-установки, но для всех без исключения действует суровое правило: «Потерянные сегодня продажи потеряны навсегда». Если поступление обуви по тем или иным причинам задерживается к началу нового сезона, то потребитель ждать не станет — спрос будет перераспределен на продукцию других игроков. Задержавшийся в пути товар можно будет реализовать только с большим дисконтом во время сезона распродаж, но эффективность такого подхода сомнительна. Поэтому всеми правдами и неправдами требуйте от поставщика соблюдения сроков поставки, потому что в нынешних условиях любая задержка может вылиться вам в серьезные финансовые потери.
генеральный директор сети магазинов Caprice «Если коллекция отобрана грамотно, включает и хорошие базовые, и актуальные модели, составлена в правильной пропорции и в правильных размерных сетках, то она будет успешно продаваться, и доля остатков будет минимальной, в пределах допустимого. Если же коллекция отобрана не актуальная, со слабыми базовыми моделями, то надо готовиться к убыткам, чудес не бывает.
Для успешной работы магазина желательно обновлять коллекции постоянно, за сезон можно позволить себе максимум 35% остатка от старой коллекции. В остатках можно оставить базовый, но не сезонный товар, который будет оптимально переправить в стоковый магазин, или реализовать в суперфинишной распродаже, пусть даже и себе в убыток. Я – сторонник распродажи залежалого товара, чем быстрее вы от него избавитесь – тем лучше для бизнеса. Лучше все распродать и вытащить деньги, которые можно опять пустить в оборот, чем ждать до следующего сезона. Ведь нет никакой гарантии, что вы продадите остатки этого сезона в следующем году.
Не соглашусь с мнением о том, что товарные остатки могут «стать золотыми». В регионах – да, возможно, но только не в Москве, где покупатели очень хорошо знают, что в моде и что актуально в каждом сезоне, и никогда не возьмут старое. Если у вас остается старая коллекция, в лучшем случае, в столице реально будет продать 25% от ее объема, остальное можно выбросить. Или отправить в стоки, в том числе региональные, где покупатели не такие требовательные, как в Москве и других больших городах».
Изучайте предпочтения покупателей
Своевременность — одно, но не единственное из условий, которые позволяют избежать образования сверхнормативных остатков. Необходимо отслеживать тренды, изучать покупательские предпочтения, принимать в расчет снижение платежеспособного спроса. Сейчас в тренде не дизайнерские изыски, а классическая комфортная обувь. Многие люди привыкли к качественной обуви, и даже в нынешних условиях они не перейдут на дешевый кожзаменитель — скорее, экономность выразится в том, что они купят не две-три пары, а одну, но все равно качественную. Те, кто любит «фэшн», стильность и актуальность, тоже не откажутся от своих пристрастий. И когда магазин попытается выдать остатки за новую коллекцию, покупатель это сразу же увидит, сделает выводы и навсегда вычеркнет магазин из своего списка. Если должным образом учесть все текущие особенности рынка и меняющиеся предпочтения потребителей на стадии планирования и заключения договоров с поставщиками, то можно снизить риск образования больших остатков.
Не увлекайтесь скидками
Есть шоу-румы, которые привозят товар дробно, мелкими партиями, строго под заказ, и, благодаря такой форме работы, они не испытывают никакой головной боли с остатками. Но это исключения. Абсолютное же большинство компаний завозят крупные партии товара и так или иначе должны обеспечивать сбыт. Поскольку рынок сегодня очень подвижен, многие обувные ретейл-компании вынуждены отказываться от годового планирования и переходить в лучшем случае на квартальное. Для уверенных продаж очень важна продуманная ценовая политика. Когда рубль падал, у некоторых игроков рынка не выдержали нервы, и они взвинтили цены, но потом быстро опомнились и сами же стали их сбивать — уже под видом распродаж. Вообще, сейчас очень много распродаж, скидок, акций, но когда их слишком много, то появляется негативный эффект: «сэйлы» дезориентируют покупателя, портят средний чек, сбивают продажу новой коллекции. Более разумным подходом, хотя и более сложным в исполнении, были бы комплексные оптимизационные мероприятия, которые позволяют удерживать рост цен примерно на уровне 15-20 % к прошлому году. Такая оптимизация обязательно включает принятие болезненного решения о снижении торговой наценки и собственной маржи.
Работа над остатками
Если все же остатки появились, то надо определить степень их ликвидности и действовать. Важно не «передерживать» остатки. К каждой модели подход должен быть индивидуальным. Ультрамодные модели, которые попали в тренд на один сезон, надо уценить и распрощаться с ними на ближайшее время, так как в обозримом будущем они мало кому будут интересны. Реализацию базовых и классических моделей можно растягивать на несколько сезонов, но при этом не применять к ним сценарий галопирующих скидок, когда во время распродажи модель продается со скидкой 70 %, а в начале нового сезона цена возвращается на прежний уровень — это неправильно и вызывает негативные ощущения у покупателя.
Когда принято принципиальное решение о ликвидации остатков, компании начинают расчеты, при которых могут учитываться окупаемость закупки и коэффициент окупаемости, фактическая наценка, оборачиваемость товарного запаса, величина прогнозируемых остатков на конец сезона и другие критерии. Одних продавцов будет больше интересовать темп ликвидации, других — цена и маржа. У кого-то есть свои дисконт-центры и интернет-магазины, чей-то выбор ограничен массированной распродажей или передачей остатков на реализацию в стоковые сети. Возможны разные комбинации, которые зависят от многих обстоятельств: объем и возраст остатков, качество обуви, сезон, сроки, квалификация переговорщиков, уровень доверия между партнерами. Как бы удачно компания ни разобралась в результате с остатками, в любом случае это будет полезный опыт и хороший урок на будущее. Остатки имеют право на существование во все времена, поскольку речь идет о наиболее полном ассортиментном удовлетворении покупателя, но их объемы не должны превышать разумных пределов, поскольку речь идет о финансовом благополучии компании.