Что такое фискализация платежей
Нужна ли касса в сфере ЖКХ
Изначально планировалось, что организации жилищно-коммунального хозяйства должны будут начать работать с кассами с 1 июля 2019 года. Однако 6 июня 2019 года были приняты поправки в 54-ФЗ, которые открыли для этой сферы новые возможности или вовсе отложили “час Х”.
Удаленные кассы в ЖКХ
Схема работы удаленной кассы
Как ЖКХ фискализировать данные
При оплате услуг через сайт, к примеру, управляющей компании, возможность персональной отправки чека будет работать как часы, так как системе уже известен электронный адрес плательщика.
Что делать, если нет данных плательщика, на которые можно отправить электронный чек? Если человек или организация оплачивают услуги ЖКХ через банк, то у организации жилищно-коммунального хозяйства нет возможности узнать контактные данные плательщика, виден только лицевой счет. Банки, с которыми работают управляющие компании и прочие организации в сфере ЖКХ, формируют свои реестры о проведенных оплатах, в которых не указываются данные плательщика. Знание только номера лицевого счета не дает возможности сформировать чек, как так для этого недостаточно данных. У каждого банка своя манера ведения реестра, поэтому фискализировать эти документы автоматически невозможно.
Когда выдавать чеки
Кому в ЖКХ не нужна онлайн-касса
Амнистию от установки онлайн-касс получили:
Таким образом, любые самоорганизованные товарищества, которые принимают взносы и на них ведут свою деятельность, могут не устанавливать кассу, так как не имеют прибыли. Все безналичные расчеты не подлежат фискализации через кассу. А вот если член товарищества пришел и решил расплатиться картой или наличными, то придется выдать ему чек, сформированный онлайн-кассой.
Власти учли неподготовленность сферы ЖКХ к использованию касс и установили годовой мораторий на штрафы. Таким образом, управляющая компания до 1 июля 2020 года может работать без кассы, не боясь наказания. Однако рекомендуем потратить это время на отладку системы фискализации платежей, чтобы в 2020 году не оказаться под прицелом у налоговой.
Что такое фискальные документы и когда они создаются
С 1 июля реализуется второй этап кассовой реформы. Субъектам малого бизнеса, которые до этого дня работали без ККТ, предстоит получить новый опыт. Среди прочего им предстоит познакомиться с фискальными документами. О том, что к таковым относится кассовый чек, знают многие. Но на нем список фискальных документов не заканчивается.
Фискальный документ — что это?
Фискальными называют документы, которые формируются кассовым аппаратом. В соответствии с законом 54-ФЗ, регулирующим применение с контрольно-кассовой техникой, все фискальные документы сейчас передаются в Налоговую службу. Схема такая: документ направляется онлайн-кассой оператору фискальных данных — в ответ приходит подтверждение его успешной передачи — ОФД направляет документ в ФНС. Обмен фискальными документами занимает считанные минуты и проходит в автоматическом режиме.
Далее рассмотрим, какие существуют фискальные документы.
Отчет о регистрации ККТ
Самый первый фискальный документ, который нужно будет сформировать — отчет о регистрации ККТ. Составляется он один раз при первичной регистрации кассы в ФНС.
В отчете о регистрации отражается информация о налогоплательщике, выбранной модели ККТ, месте ее установки, режиме работы и операторе фискальных данных. Кроме того, в отчете содержится информация, необходимая для указания в личном кабинете на сайте ФНС:
Отчет об открытии смены
Итак, касса зарегистрирована — можно начинать работу. В первую очередь нужно открыть смену. Это ежедневная операция, и сопровождается она формированием отчета об открытии смены. Только после этого на кассе можно будет принимать оплату. В отчете отражается:
Пример отчета об открытии смены
Помимо отчета, сведения о начале смены отражаются в л ичном разделе пользователя на сайте его ОФД. Там также можно найти массу другой информации — суммы, полученные от покупателей и возвращенные им, размер среднего чека и другое. Эти сведения позволят более эффективно осуществлять контроль за магазином и формировать различные отчеты.
Кассовый чек и его аналог — БСО
Кассовый чек — всем хорошо знакомый фискальный документ, созданием которого сопровождается каждый расчет наличными деньгами и банковской картой в магазине. Ч еки формируются не только при реализации товара, но и при его возврате, также в некоторых других случаях.
В соответствии с текущей редакции закона 54-ФЗ, кассовый чек должен иметь множество разных реквизитов, которые перечислены в пункте 1 статьи 4.7 этого закона.
Заменой кассового чека для некоторых налогоплательщиков может быть бланк строгой отчетности (БСО). Бланк должен содержать те же обязательные реквизиты, что и кассовый чек. Применять БСО вместо чека ККТ позволено организациям и предпринимателям, которые занимаются оказанием услуг населению.
Сформировать БСО на компьютере нельзя — они создаются с применением специальных автоматизированных систем. Приобрести их можно в типографиях либо сформировать онлайн за небольшую плату, после чего распечатать на обычном принтере.
С 1 июля 2019 года формировать БСО можно будет исключительно с применением специальных систем — БСО-ККТ.
Отчет о закрытии смены
Кассовая смена не может длиться больше 24 часов. В самом ее конце необходимо сформировать отчет о закрытии смены. В нем содержится информация о номере смены, дате и времени ее закрытия, а также о том, сколько было выбито чеков.
Если по какой-то причине в течение смены в ОФД были переданы не все фискальные документы, в отчете о закрытии содержится их количество, а также дата и время формирования первого из них. Если касса перестала передавать чеки в ОФД, значит, что-то пошло не так — пропал интернет, произошли какие-то неполадки в самом аппарате и так далее. С того момента, как будет зафиксирован факт непередачи первого фискального документа, начнется отчет 30-дневного срока. За это время «застрявшие» документы должны быть направлены в ФНС. Если этого не произойдет, фискальный накопитель (модуль памяти онлайн-кассы) будет заблокирован и не сможет проводить продажи.
Когда подходит время замены фискального накопителя, то касса об этом сообщит. Это информация также отражается в отчете о закрытие смены. Такие сообщения начнут появляться, когда до окончания срока действия фискального накопителя останется 30 дней либо если произойдет заполнение памяти ККТ на 99%.
Кроме того, отчет о закрытии смены может содержать некоторые данные о продажах, например, общую сумму выручки, в том числе наличными и электронными средствами. Эти сведения не являются обязательной частью отчета, поэтому их может и не быть. При необходимости их можно получить из личного кабинета на сайте ОФД.
Чек коррекции
Разновидностью кассового чека является чек коррекции. Пробивается он в том случае, когда ККТ не была применена своевременно. Например, в процессе расчета произошла поломка кассы или отключилось электричество. Другой пример — кассир провел оплату на терминале эквайринга, а чек не выдал.
Чек коррекции позволяет избежать ответственности по статье 14.5 КоАП РФ за неприменение контрольно-кассовой техники, поэтому налоговые органы уделяют этому фискальному документу особое внимание. Также следует быть готовым к тому, что по эпизоду формирования такого чека проверяющие могут запросить пояснения.
Порядок корректировки следующий:
Рекомендуем прочитать подробный материал о корректировке неучтенной на ККТ выручки с примерами и образцами документов.
Обратите внимание! Если на кассе была выбита неверная сумма, то составлять чек коррекции необходимости нет. В этом случае достаточно провести обратную операцию, а затем пробить правильный чек. Например, если кассир неверно указал в чеке на продажу сумму покупки, ему следует сформировать чек с признаком «возврат прихода» на неверную сумму, а затем выбить чек «приход», в котором указать правильную стоимость покупки.
Пример чека коррекции
Отчет о состоянии расчетов
Упомянутый в заголовке фискальный документ может быть сформирован в любое время. В нем содержится информация о документах, которые не попали к ОФД, а также о времени прекращения передачи фискальных данных.
Этот отчет рекомендуется формировать, если пользователь не уверен в том, что касса отправляет данные оператору. Он подтвердит, что есть проблема, либо развеет сомнения и покажет, что все в порядке.
Отчет об изменении параметров регистрации
При регистрации кассового аппарата в ФНС собственник указывает разные сведения о себе, кассовом аппарате, фискальном накопителе. Иногда в этих данных происходит изменение. Например, касса была перенесена из одного офиса в другой, пришла пора заменить фискальный накопитель или магазин стал продавать сигареты, алкоголь либо иные подакцизные товары.
Во всех этих и многих других случаях необходимо изменить настройки на самой кассе и провести ее перерегистрацию. В ходе этого процесса нужно будет сформировать отчет об изменении параметров регистрации ККТ. В нем указывается причина перерегистрации кассы и все регистрационные параметры. Данные, которые подлежат изменению, указываются в обновленном виде.
Обратите внимание! Перерегистрация ККТ будет завершена после того, как пользователь укажет данные из этого отчета в личном кабинете на сайте Налоговой службы.
Отчет о закрытии ФН
По ходу статьи мы неоднократно упоминали фискальный накопитель — это память онлайн-кассы. Он шифрует, хранит и передает через интернет фискальные документы. ФН имеет срок действия, по окончании которого его следует заменить. Также существуют и другие причины его замены, например, касса снимается с учета либо заканчивается объем памяти накопителя.
Перед формированием отчета о закрытии ФН следует убедиться, что в нем не осталось непереданных документов. Эту информацию можно получить из отчета о закрытии смены.
Если все в порядке, можно формировать отчет о закрытии ФН. В нем будут содержаться параметры, необходимые для перерегистрации кассового аппарата в связи с заменой накопителя или для того, чтобы снять его с учета. Это фискальный признак, дата и время его получения и номер фискального документа. Та же самая информация будет отражена в личном кабинете ОФД.
Небольшое видео о чеках коррекции:
Что нужно знать об онлайн-кассах и фискализации в 2021 году
Согласно законодательству большинство предпринимателей обязаны при расчетах с клиентами применять ККТ (контрольно-кассовую технику) или POS-терминалы. Такие требования введены, чтобы исключить уклонение от уплаты налогов и обеспечить законность и прозрачность операций.
Что такое фискализация?
Фискализация — это процедура сбора и передачи в налоговые органы данных о принятых предприятием денежных средствах, которая выполняется с помощью специальных модулей хранения информации (фискальных регистраторов / фискальных накопителей). Информация на них хранится в зашифрованном формате и не может быть изменена. Такими модулями оснащают ККТ (контрольно-кассовую технику), терминалы, торговые автоматы и другие автоматизированные устройства, принимающие оплату наличными деньгами.
С каждым годом законодательные требования к бизнесу в части использования ККТ ужесточаются, устанавливаются все новые и новые правила их применения. В 2021 году индивидуальных предпринимателей ждет много перемен, касающихся контрольно-кассовой техники. Еще в 2016 году введено такое понятие как онлайн-кассы, которые обязаны использовать некоторые сферы бизнеса. Главное отличие онлайн-касс от тех, которые применяли ранее, это автоматическая передача информации о расчетах в налоговые органы.
Кому в 2021 году понадобятся онлайн-кассы?
1. Онлайн-кассы нужны тем предпринимателям, которые принимают за свои услуги или товары наличные денежные средства, а также оплату через POS-терминал, сайт, электронные кошельки, переводы от физических лиц с карт на и на расчетный счет.
2. Касса должна быть также у ИП на патентной системе налогообложения, которое продает товары не собственного производства или реализует их в кафе / ресторанах, а также оказывают услуги или работы, нанимая сотрудников.
3. Онлайн-кассы нужны всем ИП на УСН, но не нужны тем, кто оказывает услуги населению без наемных работников и выдает бланки строгой отчетности.
4. С 1 января 2021 года отменен единый налог на вмененный доход (ЕНВД). Напомним, что ранее ИП, использующие эту систему налогообложения, могли не применять контрольно-кассовую технику. Теперь им нужно будет приобрести кассу и зарегистрировать ее в соответствии с законом. Если ИП ранее имел кассовый аппарат, ему необходимо поменять реквизиты в настройках кассы и указать ту систему налогообложения, на которую индивидуальный предприниматель перешел в связи с отменой ЕНВД.
Фискальные нововведения в 2021 году
Необходимо отметить нововведения, которые вступили / вступят в силу в этом году.
1. ИП без наемных работников, которые продают товары собственного производства, выполняют работы, оказывают услуги, обязаны будут применять онлайн-кассы с 1 июля 2021 года.
2. С 1 февраля 2021 года вступило в силу требование об обязательном указании в чеке наименования товара или услуги и их количестве. Ранее это требование касалось лишь тех предпринимателей, которые реализовывали только подакцизные товары. Теперь в кассу должна быть занесена вся номенклатуры продаваемого товара или оказываемых услуг.
3. С 1 апреля 2021 года необходимо обязательное нанесение кода товара на чеке при продаже маркировано товара курьерскими службами, самими курьерами, а также в пунктах выдачи заказов.
4. С 6 августа 2021 года для ИП, торгующих маркированными товарами, обязательно применение новых фискальных накопителей, поддерживающих формат фискальных документов версии 1.2.
Резюмируя все нововведения, можно сказать, что налоговые службы планируют обязать абсолютное большинство предпринимателей использовать ККТ и установить тотальный контроль оборота всего реализуемого товара.
Несмотря на жесткие требования, использование онлайн-касс дает и некоторые преимущества бизнесу. В частности:
Что нужно учитывать при выборе кассы или другого устройства для фискализации?
Выбирая ККТ или POS-терминал, необходимо учитывать:
Подробные рекомендации по выбору онлайн-кассы читайте в статье.
Какие POS-терминалы и кассы Telpo подойдут для ИП?
Telpo разработала семейство POS-терминалов и онлайн-касс, подходящих для малого и среднего бизнеса. Все модели поддерживают работу с фискальными накопителями и печать чеков. Большинство из устройств рассчитаны на прием оплаты всеми возможными способами (наличными, контактными и бесконтактными картами, по QR-коду и биометрии (по отпечатку пальца или лицу).
POS-терминал TPS320
POS-терминал TPS900
Мобильная касса TPS 390
Мобильная касса TPS 390
Мобильный кассовый аппарат TPS 570
Мобильный кассовый аппарат TPS 570
Онлайн-касса TPS575
Как предпринимателю зарегистрировать онлайн-кассу?
Процедуру регистрации кассы теперь можно привести в удаленном режиме (онлайн). Современное оборудование с удобным и понятным интерфейсом позволяет оперативно пройти все этапы постановки на учет. Что нужно сделать предпринимателю для перехода на онлайн-кассу?
1. Купить кассовый аппарат (или попытаться модернизировать старый, если он уже есть (некоторые старые кассы можно перенастроить, но таких моделей очень мало).
2. Зарегистрировать кассу на сайте ФНС через ЭЦП (электронная цифровая подпись), которую необходимо оформить в удостоверяющем центре.
3. Заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД). Это требуется для приема, обработки, хранения и передачи фискальных данных в ФНС. ОФД служит связующим звеном между предпринимателем и налоговой службой, так как вся хранящаяся в ККТ информация продается в налоговую по интернету именно через ОФД.
4. Не забудьте подключить интернет в своем магазине или офисе, без него касса работать не сможет.
Сколько стоит кассовый аппарат и его обслуживание?
Если у ИП небольшие продажи (не больше 10 чеков в день), такому предпринимателю подойдет самый простой и недорогой кассовый аппарат. Его стоимость — от 14 700 рублей. Предпринимателям с большим потоком клиентов (сотни или тысячи покупателей) нужна касса с большим дисплеем и считывателем штрих-кодов.
Имейте ввиду, что стоимость ЭЦП для регистрации кассы — от 2 600 рублей, заключение договора с ОФД обойдется в сумму около 3000 рублей в год, фискальный накопитель (ФН) — от 10000 рублей и услуги интернет-провайдера обходятся примерно в 1000 рублей в месяц.
Стоит отметить, что на модернизацию старой кассы придется потратить в 2 раза больше.
Выбор онлайн-кассы
Кассовый аппарат необходимо приобретать, исходя из особенностей предпринимательской деятельности. ФНС составила перечень сертифицированных ККТ, которые соответствуют установленным правилам. Ознакомиться с полным перечнем можно на официальном сайте налоговой службы.
Для того, чтобы сделать выбор необходимо в первую очередь определить, каким образом ваш покупатель будет оплачивать покупку, и какой объем продаж планируется в день. Индивидуальные предприниматели, как правило, имеют небольшие магазины и точки обслуживания, содержащие небольшую номенклатуру товаров, поэтому могут использовать самые простые кнопочные кассы. Они зачастую являются и самыми недорогими, но стоит задуматься о том, что для того, чтобы внести в такую кассу какую-либо информацию по товару или услуге необходимо будет обратиться к специалистам. Вписать наименование товара в дешевую кассу довольно проблематично.
На рынке сейчас много всевозможных кассовых аппаратов, например в виде планшетов, работающих на системе Android. Такие кассы просты в использовании, как для самостоятельной регистрации, так и для внесения изменений. Есть варианты мобильных POS-терминалов для курьеров со встроенным аккумулятором и стационарных для магазинов и офисов. Преимуществом таких устройств является то, что на них можно устанавливать мобильные приложения, например обмен данными с 1С. Это приложение позволяет передавать данные из программы 1С в кассовый аппарат и обратно в 1С, оформлять онлайн-чеки для интернет-магазинов, автоматически отправлять электронные чеки покупателям.
При онлайн-оплатах POS-терминал подключается к личному кабинету платежного агрегатора, получает информацию об оплатах и формируют электронные чеки в фоновом режиме в соответствии с 54-ФЗ.
Для более крупных ИП, имеющих большие магазины / кафе или несколько точек продаж предусмотрены кассы с фискальными регистраторами. Такие кассы работают подключены к компьютеру с какой-либо товароучетной программой для торговли / общепита. Это позволяет более быстро находить нужный товар.
Оптимальный вариант для тех предпринимателей, которые не хотят приобретать кассовый аппарат и самостоятельно регистрировать его, это взять кассу в аренду. Им придется оплачивать ежемесячное обслуживание ККТ. В случае каких-то неполадок с кассой вся ответственность лежит на компании, которая предоставила кассу в аренду.
Таким образом, чтобы правильно выбрать онлайн-кассу необходимо определить, какой именно функционал вам нужен и обязательно обратиться к специалистам, которые помогут подобрать кассу в соответствии с масштабом и потребностями вашего бизнеса.
Фискализация операций оплаты, проведённых через QR-код
Для печати фискальных чеков при оплате с помощью QR-кодов на кассе должна быть настроена оплата безналичным способом.
Все операции по настройке выполняются под учётной записью администратора кассы.
На главном экране нажмите кнопку «Настройки»
Перейдите в раздел «Настройки»
В нижней части меню выберите пункт «Типы оплаты»
Установите ползунок напротив строки «Оплата безналичными» в активное положение
При выборе способа оплаты вам будут предложены несколько вариантов. В случае проведения оплаты по QR, выберите вариант «Безналичными».
На чеке должна отобразиться безналичная оплата, как показано на картинке.
Все операции по настройке выполняются под учётной записью администратора кассы.
На главном экране нажмите кнопку с тремя полосками в левом верхнем углу
Перейдите в раздел «Настройки»
Перейдите в раздел «Платёжные терминалы»
В разделе «Платёжные терминалы» нажмите кнопку-плюс
В поле «Поставщик терминала» установите вариант «Автономный терминал», затем нажмите кнопку «Далее»
Автономный терминал добавлен, можно возвращаться в основное окно.
Теперь, при выборе безналичного способа оплаты вам будут предложены варианты терминалов. В случае проведения оплаты по QR выбирайте вариант «Автономный терминал».
На чеке должна отобразиться безналичная оплата, как показано на картинке.
Часто задаваемые вопросы
Если торговая точка обязана пробивать чеки на ККТ, чек для QR также должен быть пробит. Оплата по QR-коду является безналичной формой оплаты, и для неё должен быть пробит фискальный чек.
Клиент должен обратиться к поставщику документации или к компании, обслуживающей кассу, для настройки оплаты безналичным способом.
Обычно настройка кассы должна производиться как для Автономного банковского терминала.
Клиент должен обратиться к поставщику документации или к компании, обслуживающей кассу, чтобы уточнить есть ли возможность настроить приём безналичной оплаты с помощью подключенного терминала и других способов приёма безналичных платежей (например, QR, автономный банковский терминал и т.п.).
Не все кассовые решения умеют работать с двумя и более способами приёма безналичных оплат.
Выбор способа фискализации и подключение онлайн-кассы к Robokassa
Согласно Федеральному закону №54 предприниматели обязаны использовать контрольно-кассовую технику, передавая чеки в налоговую и покупателю. Неисполнение закона чревато, как минимум, штрафами – а позже и более жесткими санкциями. В Robokassa есть несколько решений для реализации требований 54-ФЗ:
Какое решение выбрать для своих целей?
Каждый выбирает решение по фискализации, исходя из своих запросов и своего бизнеса. Основываясь на собственном опыте, мы можем дать следующие рекомендации:
Как подключить?
Давайте посмотрим, как подключить каждое из решений. В целом, ничего сложного здесь нет.
«Робочеки»
Зайдите в Личный кабинет – вам нужен раздел «Фискализация».
Изучите документацию – и обратите внимание на свою форму налогообложения. От нее зависит, обязаны ли вы передавать фискальные данные сразу или у вас есть отсрочка.
Позже для работы фискального решения вам понадобится произвести дополнительные настройки. Если у вас есть программист, передайте ему «Инструкцию по настройке сайта». Если нет – вы можете воспользоваться нашим готовым модулем или отправить запрос в Личном кабинете. Мы вам поможем – это быстро и бесплатно. 
Теперь необходимо указать все необходимые настройки. Выберите метод платежа для вашего магазина из выпадающего списка – это то, как будет проходить оплата ваших товаров или услуг.
Далее – выберите предмет расчета. Им может быть товар, услуга, ставка, выигрыш, лотерейный билет, агентское вознаграждение или что-то другое.
Кроме того, он может быть составным – или не подходить к описаниям из списка. В последнем случае выберите «Иной предмет расчета».
После этого выберите используемую вами систему налогообложения и отправляйте заявку на подключение.
Ждать его недолго – обычно мы подключаем «Робочеки» за пару часов.
«Облачное»
Зайдите в раздел «Фискализация» Личного кабинета.
В нем выберите решение «Облачное».
Выберите поставщика онлайн-кассы: обратите внимание, вы должны быть зарегистрированы в его системе.
Останется ввести в соответствующих полях метод и предмет расчета, систему налогообложения – а также необходимую информацию для передачи данных. Готово!
«Кассовое»
Зайдите в раздел «Фискализация» Личного кабинета.
В нем выберите решение «Кассовое».
Выберите поставщика онлайн-кассы: обратите внимание, вы должны быть зарегистрированы в его системе.
Введите логин и пароль из настроек сервиса выбранного вами поставщика. Останется выбрать метод и предмет расчета, систему налогообложения – а также заполнить необходимую информацию для передачи данных поставщику. Готово!
«Самостоятельное»
Зайдите в раздел «Фискализация» Личного кабинета.
В нем выберите решение «Самостоятельное».
Ознакомьтесь с договором-офертой и просто отправьте заявку.
При выборе этого решения передача фискальных данных в ОФД будет происходить c использованием вашей ККТ самостоятельно, без участия нашего сервиса.
Если остались вопросы – свяжитесь с нами удобным способом!