в каком виде можно вести и хранить регистры бухгалтерского учета
Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)
Виды регистров бухгалтерского учета
Учетные регистры позволяют систематизировать и накапливать поступающую из первичной бухгалтерской документации информацию, которая впоследствии будет использована для отражения на счетах и в бухотчетности. На основании данных из учетных регистров составляются и финансовые отчеты предприятия.
Занося данные в учетные регистры бухгалтерского учета, бухгалтер может одновременно проводить регистрацию первички и осуществлять контроль за хоздеятельностью предприятия путем анализа результатов.
Регистры бухгалтерского учета по характеру ведения записей подразделяются на:
Регистры бухгалтерского учета различаются по форме построения на:
По объему содержания разделение регистров бухгалтерского учета на виды производится следующим образом:
Как вести аналитический бухгалтерский учет, узнайте из Готового решения от КонсультантПлюс. Пробный полный доступ к системе можно получить бесплатно.
По внешнему виду регистры делятся на:
Регистры бухгалтерского учета: перечень
В информации Минфина от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012 указано, что унифицированные формы регистров бухгалтерского учета больше не являются обязательными для использования, за исключением тех, которые установлены уполномоченными органами. Теперь при формировании регистров бухгалтерского учета на предприятиях необходимо лишь соблюдать наличие обязательных реквизитов в них (п. 4 ст. 10 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Кроме того, согласно п. 5 ст. 10 закона № 402-ФЗ формы регистров, предоставляемые главбухом, должны утверждаться руководителем организации. Перечень используемых регистров бухгалтерского и налогового учета должен быть приведен в учетной политике компании.
В то же время формы регистров бухучета госпредприятий устанавливаются в соответствии с действующими бюджетными законами. Перечень таких регистров утвержден приказом Минфина от 30.03.2015 № 52н.
На практике довольно часто коммерческие предприятия при разработке собственных регистров берут за основу перечень и формы регистров, предназначенных для госпредприятий.
Приведем выдержку из этого перечня в виде часто используемых на практике регистров:
Унать подробнее, что такое журнально-ордерная форма бухгалтерского учета, вам помогут разъяснения от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к правовой системе и переходите в Готовое решение.
Также выделяют следующие виды бухгалтерского учета:
В настоящее время автоматизированная форма в перечне способов ведения бухгалтерского учета является наиболее прогрессивной. Ведь при данном типе бухгалтерского учета на основе введенных в систему данных первичных документов производится автоматическая систематизация информации и ее группировка с необходимой степенью детализации за любой промежуток времени. На основе введенных данных программа автоматически заполняет отчетность, а также снижает риск ошибок при ведении учета.
Приказ об утверждении регистров бухгалтерского учета
Регистры бухгалтерского учета — перечень и формы их должны быть утверждены соответствующим приказом. Формы регистров бухгалтерского учета разрабатывает главный бухгалтер, а руководитель утверждает их.
Образцы ведения налоговых регистров можно найти в статье «Как вести регистры налогового учета (образец)?».
Такой приказ обязательно будет затребован для ознакомления проверяющим при проведении налоговой проверки. Исходя из перечисленных там регистров, налоговый инспектор затребует распечатки интересующих его форм.
О том, как будет проходить проверка, вы сможете узнать из статьи «Порядок проведения выездной налоговой проверки (нюансы)».
Ведь сегодня почти все компании ведут регистры в виде машинограмм.
А в соответствии с п. 6 ст. 10 закона № 402-ФЗ регистры должны быть оформлены либо на бумажном носителе, либо в электронном варианте и подписаны цифровой подписью. Поэтому регистры придется распечатывать или отправлять в ИФНС в виде подписанного ЭЦП электронного документа.
Зачастую в приказе утверждаются формы регистров для каждого из счетов: карточка счета, оборотно-сальдовая ведомость, анализ счета. Привязку формирования регистров по счетам бухучета целесообразно представить в табличной форме. В таблице потребуется указать Ф.И.О. ответственного за ведение регистра.
Таблица с перечислением регистров может быть отображена в приказе так:
Формирование регистров бухучета
Ф.И.О. ответственного за ведение регистра лица
В каком виде можно вести и хранить регистры бухгалтерского учета
Статья 10. Регистры бухгалтерского учета
1. Данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета.
2. Не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета, регистрация мнимых и притворных объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета. Для целей настоящего Федерального закона под мнимым объектом бухгалтерского учета понимается несуществующий объект, отраженный в бухгалтерском учете лишь для вида (в том числе неосуществленные расходы, несуществующие обязательства, не имевшие места факты хозяйственной жизни), под притворным объектом бухгалтерского учета понимается объект, отраженный в бухгалтерском учете вместо другого объекта с целью прикрыть его (в том числе притворные сделки). Не являются мнимыми объектами бухгалтерского учета резервы, фонды, предусмотренные законодательством Российской Федерации, и расходы на их создание.
(часть 2 в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
3. Бухгалтерский учет ведется посредством двойной записи на счетах бухгалтерского учета, если иное не установлено федеральными стандартами. Не допускается ведение счетов бухгалтерского учета вне применяемых экономическим субъектом регистров бухгалтерского учета.
(в ред. Федерального закона от 21.12.2013 N 357-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
4. Обязательными реквизитами регистра бухгалтерского учета являются:
1) наименование регистра;
2) наименование экономического субъекта, составившего регистр;
3) дата начала и окончания ведения регистра и (или) период, за который составлен регистр;
4) хронологическая и (или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
5) величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
6) наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
7) подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
5. Формы регистров бухгалтерского учета утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Формы регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.
(в ред. Федерального закона от 26.07.2019 N 247-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
6. Регистр бухгалтерского учета составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
7. В случае, если законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено представление регистра бухгалтерского учета другому лицу или в государственный орган на бумажном носителе, экономический субъект обязан по требованию другого лица или государственного органа изготавливать за свой счет на бумажном носителе копии регистра бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа.
8. В регистре бухгалтерского учета не допускаются исправления, не санкционированные лицами, ответственными за ведение указанного регистра. Исправление в регистре бухгалтерского учета должно содержать дату исправления, а также подписи лиц, ответственных за ведение данного регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
9. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации изымаются регистры бухгалтерского учета, в том числе в виде электронного документа, копии изъятых регистров, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в состав документов бухгалтерского учета.
Новый ФСБУ 27/2021 о документах и документообороте в бухгалтерском учете
Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н утвержден Федеральный стандарт бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Документ вступил в силу с 19.06.2021. В обязательном порядке компании должны применять ФСБУ 27/2021 с 01.01.2022, но можно принять решение о применении стандарта до указанного срока.
В соответствии с ФСБУ 27/2021 под документами бухгалтерского учета понимаются:
первичные учетные документы;
регистры бухгалтерского учета.
Под документооборотом понимается движение документов бухгалтерского учета в организации с момента их составления до завершения исполнения (в частности, использования для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, помещения в архив).
Правила оформления документов бухгалтерского учета
По ФСБУ 27/2021 документы должны соответствовать требованиям Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и собственно ФСБУ 27/2021. Таким образом, ФСБУ 27/2021 уточняет и дополняет нормы Закона № 402-ФЗ.
ФСБУ 27/2021 определено следующее.
Документы бухгалтерского учета (первичные документы и регистры) должны быть составлены на русском языке. Первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык.
Исключение составляют случаи, когда законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют составления документов бухгалтерского учета на языке этой страны. Такие документы составляются на соответствующем иностранном языке. Однако регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке (в котором отражены иностранные документы), должен содержать построчный перевод на русский язык.
Денежные величины в регистрах бухгалтерского учета должны указываться в рублях. Денежные величины по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, записываются в регистрах одновременно в такой валюте и в рублях (за исключением случаев, когда иное установлено ФСБУ, принимаемыми в соответствии с Законом № 402-ФЗ).
Первичные учетные документы должны содержать обязательные реквизиты, которые установлены Законом № 402-ФЗ. Одним из обязательных реквизитов является дата составления документа.
Стандарт уточняет, что датой составления документа в общем случае признается дата его подписания. Наряду с обязательными реквизитами организация вправе включать в первичный учетный документ дополнительные реквизиты.
ФСБУ 27/2021 вводит понятие оправдательного документа. Это документ, который содержит информацию о факте хозяйственной жизни, но не всегда отвечает критериям первичного учетного документа в соответствии с Законом № 402-ФЗ.
Примерами оправдательных документов могут служить договор, кассовый чек, квитанция об оплате, авансовый отчет, судебный акт, торговый товарный счет и др.
В первичный учетный документ, обязательные реквизиты которого указаны на основании оправдательного документа, необходимо включить информацию, позволяющую идентифицировать указанный оправдательный документ.
ФСБУ 27/2021 разрешает использовать в качестве первичных учетных документов оправдательные документы, только если они содержат все обязательные реквизиты первичного документа.
Первичный учетный документ можно оформлять на несколько связанных фактов хозяйственной жизни. По длящимся и повторяющимся фактам хозяйственной жизни (например, начисление амортизации, процентов, поставка товаров, продукции партиями в разные даты по одному долгосрочному договору и др.) первичный документ можно оформлять с периодичностью раз в сутки, в неделю, месяц, квартал. Периодичность организация определяет самостоятельно.
Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливает руководитель организации.
Организация может составлять документы на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью. Требований к электронной подписи Закон № 402-ФЗ и ФСБУ 27/2021 не содержат. Поэтому виды электронной подписи документов бухгалтерского учета организация определяет самостоятельно соглашением с другими участниками (контрагентами) электронного взаимодействия. ФСБУ 27/2021 уточняет, что при составлении документов бухгалтерского учета в виде электронных документов должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.
Исправление документов бухгалтерского учета
Ошибки, допущенные при оформлении документов бухгалтерского учета, подлежат исправлению.
Исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста, или суммы и указания исправленного текста, или суммы над зачеркнутым. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать дату исправления, а также подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра). Вместе с подписями соответствующих лиц должны быть указаны их должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц.
Исправление первичного учетного документа и регистра, составленного в виде электронного документа, допускается путем составления нового (исправленного) электронного документа.
При этом новый (исправленный) документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, дату исправления, а также электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ (при исправлении такого документа) или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета (при исправлении регистра).
Также должны быть указаны должности, фамилии и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц. При этом средства воспроизведения нового (исправленного) электронного документа должны обеспечить невозможность использования его отдельно от первоначального электронного документа.
Ошибки по счетам бухгалтерского учета, допущенные в регистрах, могут исправляться путем внесения исправительных записей по соответствующим счетам.
Если при исправлении ошибки необходимо исключить сумму (часть суммы) из регистра, то ошибка исправляется сторнировочной записью по соответствующим счетам. Если в регистре отражена сумма меньше, чем нужно, то сумма до правильной величины доводится дополнительной записью по соответствующим счетам.
Хранение документов бухгалтерского учета
Организация должна хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа.
Стандартом установлено, что документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены.
Перевод документов, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.
Если законодательство или правила страны (места ведения деятельности организации за пределами Российской Федерации) требуют хранения документов бухгалтерского учета на территории этой страны, то такое хранение должно быть обеспечено.
В случае утраты документов бухгалтерского учета (в частности, гибели, пропажи), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, организация должна принять все возможные меры по их восстановлению.
Правила хранения документов бухгалтерского учета
Перечень документов, которые необходимо хранить
Требование хранить документы бухучета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, закреплено в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом под правилами архивного дела подразумевается прежде всего утвержденный Росархивом перечень документов и сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 236, вступил в силу 18.02.2020).
Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 5 года.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы вам грозит.
Подробнее об ответственности читайте в К+, получив пробный демо-доступ бесплатно.
В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:
В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:
Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».
Граничные сроки хранения документов
В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.
Согласно информации из перечня Росархива:
Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.
О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.
Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.
Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).
Особенности хранения различных бухгалтерских документов
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.
Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.
Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Где следует хранить документы бухучета?
Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Как подготовить документы к сдаче в архив?
Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.
Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.
Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.
Хранение бухгалтерских документов: новые требования Минфина
ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» вступает в силу 1 января 2022 года: до этого момента допускается его применение на добровольной основе. Одно из самых существенных нововведений — требование хранить документы бухгалтерского учета и содержащиеся в них данные, а также размещать базы этих данных на территории РФ.
О наиболее важных изменениях в стандартах расскажем ниже.
Хранение документов
Итак, согласно ФСБУ 27/2021, все хозяйствующие субъекты, на которых распространяется его действие (а это фактически все, за исключением организаций бюджетной сферы), будут обязаны организовать хранение документов бухгалтерского учета и содержащихся в них данных, а также размещать базы указанных данных на территории РФ.
Конечно же, такие изменения прежде всего повлияют на российские организации, входящие в международные группы компаний (МГК). Связано это с тем, что многие МГК используют «глобальные» ИТ-решения (SAP, Oracle и др.) в качестве учетной системы, а также ИТ-архитектуру, в большинстве случаев предполагающую размещение баз данных и хранилищ на серверах за рубежом.
На первый взгляд, очевидно, что в этой ситуации реализация нового требования потребует:
В этой связи мы хотели бы отметить следующие важные моменты.
Во-первых, не до конца понятно, что имеется в виду под «базой данных» и о каких именно данных идет речь: например, о данных в документах бухгалтерского учета, являющихся обязательными в силу требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года № 402-ФЗ, или же обо всех данных, имеющихся в документах, но при этом не влияющих на отражение в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни?
Во-вторых, ФСБУ не расшифровывает, что конкретно понимается под «размещением» баз данных. В частности, в тексте стандарта нет прямого запрета на ведение базы данных за рубежом с последующим размещением на российских серверах копии такой базы.
Дополнительно стоить отметить, что локализация баз данных также не означает, что процесс внесения данных в базы тоже должен быть локализован, а значит, не потребуется, например, формировать штат сотрудников, занимающихся операционным вводом данных, на территории РФ, если сейчас такие сотрудники находятся за рубежом.
В-третьих, требование о хранении документов в России распространяется только на документы бухгалтерского учета, под которыми понимаются первичные документы и регистры бухгалтерского учета. В отношении любых иных документов/информации (например, оправдательных документов — договоров, счетов на оплату, не используемых в качестве первичных учетных документов, и проч.) это требование не применяется.
Кроме того, требования ФСБУ не распространяются на учет, который ведется в соответствии с требованиями иностранного законодательства, а также на налоговый и управленческий виды учета.
В-четвертых, на текущий момент ответственность за нарушение требования ФСБУ о хранении документов в России не определена. Принимая во внимание действующие нормы КоАП, организации теоретически могут быть привлечены к ответственности за такое нарушение:
Штраф за эти нарушения сравнительно небольшой — от 5 до 10 тыс. руб. за грубое нарушение требований к ведению бухгалтерского учета и от 200 до 300 тыс. руб. за нарушение законодательства о хранении документов.
В то же время мы не исключаем, что до начала применения ФСБУ в КоАП могут появиться специальные нормы, устанавливающие ответственность именно за нарушение требований к хранению документов бухгалтерского учета и данных, содержащихся в таких документах, а также к размещению базы указанных данных на территории РФ.
Стоит отметить, что в ходе разработки ФСБУ текст анализируемых выше положений претерпел существенные изменения. В проекте документа речь шла о том, что в России должны размещаться базы данных, в которых осуществляются «сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета». А в окончательном варианте текста осталось лишь требование «хранить документы бухгалтерского учета, а также данные, содержащиеся в таких документах, и размещать базы указанных данных на территории РФ».
Можно предположить, что изначально у законодателей была идея обязать хозяйствующие субъекты размещать на российских серверах сами системы, в которых ведется бухгалтерский учет, для обеспечения доступа к ним проверяющих вне зависимости от любых особенностей трансграничного управления данными, однако впоследствии было решено несколько смягчить эти требования.
Таким образом, очевидно, что новые требования порождают большое количество вопросов, от ответов на которые будет во многом будет зависеть существенность изменения компаниями своих технологических решений. Полная локализация учетных и иных систем, содержащих контролируемые настоящим стандартом документы и данные в них, позволит устранить риски, связанные с нарушением этого стандарта, однако может привести к значительным затратам.
Альтернативные варианты — например, создание и хранение в России копий баз данных и систем хранения документов — представляются более рискованными и не всегда оптимальными, но и значительно легче реализуемыми с практической точки зрения.
В любом случае, делать какие-либо однозначные выводы в отсутствие разъяснений ответственных ведомств на данном этапе достаточно сложно. Мы надеемся, что такие разъяснения будут опубликованы в ближайшее время.
Помимо вопроса локализации хранения, стоит также отметить, что текущая редакция ФСБУ разрешает хранение документов только в том виде, в котором они были составлены изначально. Мы полагаем, что в случае принятия законопроекта, которым предлагается разрешить создание и хранение электронных дубликатов и конвертированных документов, в текст ФСБУ будут внесены поправки.
Дата документа
Еще одно нововведение касается даты составления первичного учетного документа. Под этой датой будет пониматься дата его подписания лицом, совершившим сделку/операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.
Таким образом, датой составления первичного учетного документа будет являться дата завершения его оформления — фактически это будет дата проставления последней подписи.
При этом ФСБУ отдельно предусматривает, что дата совершения факта хозяйственной жизни может отличаться от даты составления документа, которым данный факт хозяйственной жизни оформляется. В этом случае ФСБУ регламентирует, что в документе необходимо будет указать обе эти даты. Это, в свою очередь, означает, что из первичного документа будет понятно, выполняет ли компания требование по оформлению документа непосредственно в момент совершения хозяйственной операции или сразу по ее завершении.
Особенно актуальным это нововведение станет для компаний, использующих ЭДО, поскольку дата подписания электронных документов фиксируется автоматически и не может быть изменена впоследствии.
Интересно отметить, что дата, которая присутствует в так называемой «шапке» документа на бумажном носителе, и дата формирования файла обмена, присутствующая в электронных документах, никак не регламентируются ФСБУ, что может говорить о том, что для контролирующих органов данные даты не будут являться существенными и по сути могут свидетельствовать только о начале документального оформления факта хозяйственной жизни.
Оправдательные документы
ФСБУ вводит понятие оправдательного документа. Под ним понимается документ, содержащий информацию о факте хозяйственной жизни, на основании которого в первичный учетный документ включаются обязательные реквизиты. Предполагается, что, в отличие от первичного учетного документа, оправдательный документ не предназначен для оформления факта хозяйственной жизни для целей бухгалтерского учета и поэтому может не содержать все обязательные реквизиты, присущие первичному учетному документу.
Примером оправдательных документов являются договоры, кассовые чеки, счета на оплату, судебные акты и т. п. ФСБУ предусматривается, что если оправдательный документ послужил основой для формирования первичного учетного документа, то в первичный учетный документ нужно будет включать информацию об указанном оправдательном документе.
Электронные документы
В ФСБУ выражена позиция в отношении применения электронных подписей для электронных документов:
Интересно отметить, что ФСБУ предусматривает, что конкретный вид подписи должен быть установлен в соглашении между участниками документооборота. Это требование относится ко всем видам подписи, включая квалифицированную электронную подпись, несмотря на отсутствие аналогичного требования непосредственно в законе об электронной подписи.
Исправление документов
Определены допустимые способы исправления документов:
Прочие изменения
Помимо вышеуказанных положений, текстом ФСБУ предусмотрены:
Выводы
Очевидно, что одно из самых значительных изменений, вводимых новым ФСБУ, — это требование к хранению документов и размещению баз данных на территории РФ. На наш взгляд, введение этого требования продиктовано целью обеспечить своевременный и беспрепятственный доступ к документам бухгалтерского учета и базам данных в случае проведения контрольных мероприятий.
При этом вопрос о том, приводят ли изменения к необходимости полной локализации учетных систем и выбран ли наиболее оптимальный для всех сторон подход, остается открытым. Мы надеемся, что в ближайшее время Минфин России выпустит разъяснения по этому вопросу.
В любом случае, ФСБУ начнет применяться с 1 января 2022 года, что дает бизнесу небольшое время (полгода) для подготовки к новым требованиям.
Помимо того, данный стандарт демонстрирует последовательное развитие норм бухгалтерского учета вслед за развивающейся практикой, такой как оформление сводных документов, использование электронных и оправдательных документов, что помогает бизнесу получить больше уверенности в корректности применяемых им практик.