можно ли вести журнал учета движения путевых листов в электронном виде
Спасибо, Мария. Еще проконсультируйте, пожалуйста:
Должны ли в торгующей организации вести журнал учета путевых листов, если услуги за доставку, покупателю не выставляются, а включены в стоимость товара (по договору).
Какой самый простой способ ведения журнала УПЛ в электронном виде?
Подписи ставятся при распечатывании за каждый путевой лист? За весь период внизу нельзя?
Чтобы вести журнал в электронном виде, обязательно ли прописывать в учетной политике? Какие санкции при отсутствии такой оговорки в УП?
Компания новая и я в этой сфере ещё дилетант, хоть на вас вот наткнулся)
У нас только этот журнал, но автомобилей много и в ручном варианте довольно проблематично записывать всё.
Сделал вот такой вариант приказа:
————————————————————————————————————————
В соответствии с ч. 2 и 4 ст. 9 Закона «Обухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а также руководствуясь приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 в редакции от 07.11.2017
П Р И К А З Ы В А Ю:
1. Утвердить форму журнала учета движения путевых листов, в соответствии с межотраслевой форме № 8, утверждена
постановлением Госкомстата России от 28.11.97 № 78, ОКУД 0345008.
2. Журнал учета движения путевых листов обязателен для заполнения с 01.01.2021г.
3. Ответственный за ведение журнала: Смирнов А.С.
4. Документ составляется на 1 месяц, распечатывается и сшивается.
————————————————————————————————————————-
Ещё есть журнал по предрейсовому осмотру.
Всё ясно, а подскажите пожалуйста, нужно указывать, что он ежедневно распечатывается? Ведь там где «Роспись водителя» в Екселе будет пустое место.
Помимо этих журналов, из обязательных, нужно что то ещё? За отсутствие которых влечёт ответственность.
Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов
Общее понятие путевого листа
Организации и индивидуальные предприниматели, использующие в своей работе транспортные средства различных категорий, обязаны выдавать водителям путевые листы. Путевой лист — это документ, дающий водителю право использовать транспортное средство. В нем отражается информация о маршруте, расходе топлива и работе водителя.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 01.03.2019 путевой лист оформляют строго на смену или на рейс, в зависимости от того, что длительнее. Составлять путевой лист на месяц нельзя.
О том, существуют ли особенности путевого листа, оформляемого ИП, читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Если у вас есть доступ к КонсультантПлюс, проверьте правильно ли вы оформляете путевые листы. Если доступа нет, получите пробный онлайн-доступ к правовой системе бесплатно.
Общие сведения о журнале учета движения путевых листов
Для контроля движения выданных путевых листов должен вестись журнал учета движения путевых листов по форме 8, утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. Однако с 01.01.2013 в связи со вступлением в силу закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ унифицированные формы перестали быть обязательными.
Поэтому организация или ИП могут разработать собственную форму путевого листа или дополнить необходимой информацией унифицированную. Решение о принятой форме журнала учета путевых листов закрепляется приказом. Ее применение также можно прописать в учетной политике.
О том, как оформляют такой приказ, читайте здесь.
ВНИМАНИЕ! Если журнал ведется на бумаге, его страницы должны быть прошнурованы и пронумерованы. Если журнал ведется в электронном виде, он должен быть подписан усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть обеспечена возможность распечатать журнал (приказ Минтранса от 11.09.2020 № 368).
Как правило, журнал оформляется на период не более 1 года, однако при необходимости этот период можно сократить до 1 месяца. Журнал путевых листов должен храниться не менее 5 лет.
Порядок заполнения журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов
Бланк журнала учета движения, регистрации и выдачи путевых листов вы можете скачать бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Журнал состоит из двух частей:
Также при необходимости делается примечание.
В журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено. Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.
Ведение журнала возлагается на сотрудника, назначенного приказом руководителя, либо на сотрудника, в трудовом договоре которого прописаны обязанности по ведению журнала учета путевых листов.
Обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета могут быть переданы другому юрлицу или ИП на основании договора оказания услуг. В таком случае обязанности по заполнению путевых листов и журнала их учета возлагаются на сотрудников привлеченного контрагента.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили подборку всех форм, связанных с использованием транспорта. Получите пробный доступ к системе и бесплатно переходите к образцам документов.
Скачать образец журнала учета движения путевых листов (форма 8)
Многие организации при заполнении журнала путевых листов сталкиваются с определенными трудностями. Для удобства читателей мы подготовили образец заполнения журнала путевых листов, который вы можете скачать, перейдя по ссылке.
Итоги
Журнал учета путевых листов обязателен к заполнению для организаций и ИП, использующих в своей работе транспортные средства. Это один из документов, с помощью которых подтверждаются расходы на топливо, учитываемые при определении налоговой базы по уплачиваемому с доходов налогу. Помимо этого, журнал служит источником сведений для начисления заработной платы водителям организации, поскольку в нем подробно отражается информация об их работе.
Путевые – 2021: обзор новых требований
Нет времени читать?
Новые правила для путевых листов Минтранс РФ утвердил Приказом от 11.09.2020 № 368 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов». Документ действует с 1 января 2021 г. до 1 января 2027 г. Новые нормы обязаны соблюдать юрлица и ИП, эксплуатирующие транспортные средства: легковые или грузовые автомобили, автобусы, трамваи и др. Посмотрим, на что обратить внимание, что нового добавить в свой шаблон «путевки».
Новый реквизит — «Сведения о перевозке»
«Сведения о перевозке» — новый обязательный реквизит в путевых листах. В соответствующем поле «путевки» указывайте вид сообщения и вид перевозки транспортного средства.
Возможные виды перевозок (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
Виды сообщения (ст. 4 и 5 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ):
Обновленный реквизит «Сведения о транспортном средстве»
Раньше указывали только тип и модель авто, теперь же включили дополнительную информацию. Это:
Внимание к отметке о медосмотре и техконтроле
Новые правила гласят: состояние транспортного средства контролирует должностное лицо, ответственное за техобслуживание и эксплуатацию. Если никаких неполадок при проверке машины техник не нашел, ставит отметку «Выпуск на линию разрешен».
Отметки после медосмотра водителя будут такие:
Что с другими реквизитами
Обязательные реквизиты путевого листа в 2021 г. можно условно поделить на две категории. Подробности — в таблице.
Допреквизиты зависят от специфики деятельности организации. Такими реквизитами могут выступать:
Типового путевого листа по-прежнему — нет
Организация может разработать бланк «путевки» сама, учитывая требования к первичной документации. Или доработать под себя унифицированные формы из Постановления Госкомстата России от 28.11.1997 № 78.
Скачать старый бланк Путевого листа в формате Excel, чтобы самостоятельно дополнить новыми реквизитами.
Образец заполненного путевого листа с реквизитами 2021 года для:
Власти указали, как регистрировать путевые листы электронно
С 2021 г. журнал регистрации путевых листов можно вести в электронном формате, но нужна ЭЦП. То есть все внесенные в журнал сведения надо заверять усиленной квалифицированной электронной подписью.
На какие нормы расхода топлива ориентироваться в 2021 году
Нормы расхода топлива — в Распоряжении Минтранса РФ от 14.03.2008 № АМ-23-р «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте».
Все минтрансовские лимиты — рекомендованные, это следует из самого названия НПА, но придерживаться их стоит, чтобы в будущем можно было доказать, что траты экономически оправданы.
На основании норм Минтранса утвердите свои нормы расхода топлива и смазочных материалов для каждой модели (марки, модификации) эксплуатируемых автотранспортных средств.
Какие программы упрощают работу с путевыми листами?
Существуют специальные программы для создания и ведения путевых листов. Они позволят вам использовать готовые формы путевых листов, которые будут сами обновляться в зависимости от требований законодательства.
Помимо этого, решения интегрируются с учетной программой, то есть переносить данные вручную, как из Excel, не придется.
Автоматизируйте процесс! Ниже — инструменты, которые в этом помогут.
«Победасофт:Путевые листы для «1С»
Интегрируется с «1С:Бухгалтерия 8», также допускает автономное использование.
Весь учет собственного автотранспорта — в одной программе, которая настраивается под любую компанию.
Коробочное решение: 28 500 руб.
Аренда программы в облаке: от 1290 руб./мес.
Предусматривает расширение до полноценной системы мониторинга — вы сможете отслеживать передвижение своих автомобилей и контролировать их состояние.
Коробочное решение: 59 700 руб.,
Аренда программы в облаке: от 1620 руб./мес.
Для тех, кто работает в сфере сельского хозяйства: в «1С:Бухгалтерии сельскохозяйственного предприятия 8» уже встроена функция работы с путевыми листами.
Коробочное решение: 36 000 руб.,
Аренда программы в облаке — 1440 руб./мес.
Автор: Анастасия Ляшенко,
бухгалтер-консультант Линии консультаций «ГЭНДАЛЬФ»
Формирование путевых листов c 2021 года
Порядок оформления путевых листов с 01.01.2021
Приказом Минтранса России от 11.09.2020 № 368 изменен состав обязательных реквизитов и порядок заполнения путевых листов.
Виды сообщения и виды перевозок определены в Уставе автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (утв. Федеральным законом от 08.11.2007 № 259-ФЗ).
Выдержка из документа:
«Статья 4. Виды сообщения
1. Перевозки пассажиров и багажа, грузов осуществляются в городском, пригородном, междугородном, международном сообщении.
2. Перевозки в городском сообщении осуществляются в границах населенных пунктов.
3. Перевозки в пригородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние до пятидесяти километров включительно между границами этих населенных пунктов.
4. Перевозки в междугородном сообщении осуществляются между населенными пунктами на расстояние более пятидесяти километров между границами этих населенных пунктов.
5. Перевозки в международном сообщении осуществляются за пределы территории Российской Федерации или на территорию Российской Федерации с пересечением Государственной границы Российской Федерации, в том числе транзитом через территорию Российской Федерации.»
«Статья 5. Виды перевозок пассажиров и багажа
Перевозки пассажиров и багажа подразделяются на:
1) регулярные перевозки;
2) перевозки по заказам;
3) перевозки легковыми такси.»
Во-вторых, в путевых листах в дополнение к марке необходимо указывать модель транспортного средства (пп. 1 п. 4 Приложения к Приказу № 368).
В-третьих, с 2021 года в путевых листах необходимо отражать показания одометра при выезде транспортного средства с парковки, предназначенной для стоянки, и при заезде транспорта на парковку по окончании рабочего дня или смены (пп. 3 п. 4 Приложения к Приказу № 368).
Приказ № 368 также уточняет, какие отметки ставятся для технического осмотра транспортных средств и медицинского осмотра водителей до рейса и по возвращении.
Как и прежде, оформленные путевые листы необходимо регистрировать в журнале регистрации путевых листов.
В соответствии с пунктами 17, 18 Приложения к Приказу № 368 с 01.01.2021 журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде. При ведении журнала на бумажном носителе его страницы должны быть прошнурованы, пронумерованы.
При ведении журнала в электронной форме предусматривается обязательная возможность печати страниц журнала на бумажном носителе. В случае ведения журнала в электронной форме внесенные в него сведения должны быть заверены усиленной квалифицированной электронной подписью.
Рекомендуем своевременно ознакомиться с полным текстом Приказа № 368 для внесения изменений в Учетную политику учреждения и доведения информации об изменениях до ответственных должностных лиц учреждения.
Изменения «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» (ред. 2)
Рассмотрим порядок формирования путевых листов и журнала их регистрации в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 с учетом изменений, внесенных Приказом № 368.
Формирование путевых листов
В «1С:Бухгалтерии государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование путевых листов по унифицированным формам №№ 3, 3 спец, 4-П, 4-С, 6, 6 спец, ЭСМ-2, утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78, а также по форме № 412-АПК, утв. приказом Минсельхоза России от 16.05.2003 № 750.
Для соблюдения требований Приказа № 368 в печатные формы путевых листов, формируемых в программе, внесены следующие изменения:
добавлено поле Сведения о перевозке и его заполнение по данным документа путевого листа;
добавлена возможность отображения сведений о модели транспортного средства и прицепов.
Для формирования путевых листов по уточненным формам следует использовать команды печати путевых листов с постфиксом «(пр. № 368 от 11.09.2020)», см. рис. 1.
На рисунке 2 представлен пример новой печатной формы «Путевой лист легкового автомобиля (пр. № 368 от 11.09.2020)»:
Заполнение поля Сведения о перевозке печатной формы производится по данным одноименного реквизита формы документа путевого листа.
При выборе транспортного средства значение реквизита Сведения о перевозке будет заполнено согласно настройке заполнения для вида первичного документа (вида путевого листа).
Как было отмечено выше, cведения о перевозке теперь включают информацию о видах сообщения и видах перевозок. По разъяснениям авторов Приказа № 368, при осуществлении перевозок для собственных нужд организации в путевом листе проставляется «для собственных нужд организации».
Если в настройках заполнения документов для транспортного средства не указано значение по умолчанию поля Сведения о перевозке, то значение соответствующего реквизита Путевого листа заполняется по умолчанию как Для собственных нужд организации и может быть изменено пользователем.
После заполнения сведений о модели следует сохранить изменение данных по кнопке Записать и закрыть.
В результате в печатной форме путевого листа в дополнение к марке будет заполняться модель транспортного средства. Для прицепов настройка выполняется аналогичным образом.
Новый отчет «Журнал регистрации путевых листов»
Приказом № 368 закреплено, что журнал регистрации путевых листов можно вести как в бумажном, так и в электронном виде при условии его заверения усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 17 Приложения к Приказу № 368).
В программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» редакции 2 предусмотрено формирование журнала регистрации путевых листов по типовой межотраслевой форме № 8 (унифицированная форма «Журнал учета движения путевых листов» (ф. 0345008), утв. постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78). Форма № 8 ориентирована на ведение в бумажном виде. В каждой строке журнала должны проставляться собственноручные подписи: водителя в получении путевого листа, диспетчера, принявшего от водителя путевой лист и документы, бухгалтера, принявшего путевой лист.
С 01.01.2013 формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению в связи с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).
Таким образом, журнал регистрации путевых листов организация вправе составлять в произвольной форме.
В форме отчета следует заполнить обязательные параметры отчета Период и Организация, затем нажать кнопку Сформировать.
В новом отчете указываются Ф.И.О. водителя, получившего путевой лист, Ф.И.О. диспетчера и бухгалтера, принявших путевой лист от водителя. Для подписания отчета электронной подписью следует выбрать пункт Подписать ЭП и сохранить в меню кнопки Регистр учета.
Электронный журнал регистрации путевых листов может быть заверен только усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 18 Приказа № 368).
Виды электронных подписей определяются Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В появившейся форме Подписание файла следует выбрать соответствующий Сертификат электронной подписи и ввести Пароль сертификата при его наличии.
Для подписания необходимо нажать кнопку Подписать внизу формы. Подписанный электронный документ можно просмотреть в архиве, выбрав пункт Открыть архив меню кнопки Регистр учета в форме отчета. В результате будет открыта форма Архив регистров учета.
В нем можно открыть сохраненный журнал регистрации путевых листов двойным щелчком мыши по соответствующей строке. При необходимости можно подписать электронный журнал дополнительными электронными подписями. Для этого следует выбрать электронный документ в списке архива регистров учета и нажать кнопку Открыть карточку файла.
В карточке файла на закладке Электронные подписи можно просмотреть подписи электронного документа или добавить новую по кнопке Подписать.
Применяемую форму журнала регистрации путевых листов и порядок его формирования следует закрепить в Учетной политике учреждения.
С 1 января 2021 изменятся правила заполнения путевых листов
1 января 2021 года вступают в силу изменения в порядок заполнения путевых листов (Приказ Минтранса от 11.09.20 № 368). Для коммерческого транспорта путевые листы нужно будет оформлять каждый раз при выходе в рейс — независимо от вида перевозок. Раньше это было обязательным только при перевозке пассажиров или грузов.
Добавятся новые реквизиты
В поле «Сведения о перевозке» нужно будет указывать информацию:
В поле «Сведения о марке ТС» нужно будет указывать марку автомобиля и прицепа, если он есть.
Журнал регистрации путевых листов можно будет вести электронно
В бумажном журнале все страницы обязательно должны быть прошнурованы и пронумерованы. В электронном каждая запись заверяется усиленной квалифицированной электронной подписью, должна быть возможность его распечатать.
Утверждены отметки о прохождении медосмотра и выпуске авто на линию
Ответственный за эксплуатацию авто должен перед каждой сменой или рейсом проверять состояние машины и проставлять в путевом листе отметку «Выпуск на линию разрешен».
Для медосмотров установлены такие отметки:
О требованиях к предрейсовым медосмотрам рассказали в статье.
Не пропустите новые полезные публикации
Мы расскажем о тонкостях законодательства, поможем в этом разобраться и подскажем, что делать в спорных ситуациях.
Отлично!
Отправили на почту подборку интересных статей о важных изменениях в законодательстве