что такое служба протокола
Что такое служба протокола
История протокола в России уходит корнями в XVI век, когда в 1549 г. царем Иваном Грозным было учреждено первое внешнеполитическое ведомство государства российского, получившее название Посольский приказ. На него были возложены общее руководство внешней политикой страны и вся текущая дипломатическая работа, в том числе отправка русских миссий за границу и прием иностранных представительств.
Послами назначались люди, пользовавшиеся доверием царя и Боярской думы. Посланники же были преимущественно из числа дворян, дьяков и посылались по менее важным делам.
Иностранные посольства, прибывавшие в Россию, находились на полном государственном обеспечении русских властей. Послы считались гостями государя. С 1549 по 1559 гг. Москву в общей сложности посетило 32 посольства иностранных государств. Обслуживали их пребывание специальные чины Посольского приказа.
Особым действом считался въезд иностранного посла в Москву. Обычно зарубежных представителей встречали приставы с небольшой свитой, которые обеспечивали им охрану, снабжение и ночлег. Общение приставов с послами проводилось с целью сбора сведений о внутреннем положении той страны, которую представляло то или иное посольство, а также о намерениях и полномочиях послов. Приставы поддерживали постоянную связь с Посольским приказом и сообщали ему собранные сведения.
Некоторые древние посольские обычаи оставались неизменными вплоть до конца XVII столетия. Так, двусторонние договоры по-прежнему скреплялись присягой, крестным целованием и приложением печати.
Во второй половине XVII века в Москве появились постоянные иностранные дипломатические представители. Первое упоминание о «посольском посланнике» относится к 1673 году. В 1702 г. в посольских списках значатся уже шесть резидентов «чужестранных государей»: датский, прусский, польский, баварский, сербский и валашский.
В XVII веке перемены в протоколе стали заметнее. Посольский этикет постепенно приближался к дипломатическому церемониалу в современном его понимании. По мере укрепления на престоле династии Романовых он развивался в сторону усиления зрелищной составляющей – церемонии становились все более пышными.
При Петре I Посольский приказ был переименован в Посольскую походную канцелярию, а в 1720 году – в Государственную коллегию иностранных дел. Коллегия управлялась государственным канцлером или министром иностранных дел.
Именно в эпоху Петра I в России были утверждены новые нормы протокола, идентичные западным стандартам. Так, в 1717 г. появилось первое печатное пособие по вопросам этикета «Юности честное зерцало, или Показания к житейскому обхождению». В 1722 г. Петр I утвердил указ о чинах русских дипломатических представителей при иностранных дворах – высшим чином для российского дипломата стал ранг Чрезвычайного и Полномочного Посла.
Прообразом протокольной службы дипломатического ведомства нашей страны являлась входившая в состав петровской Коллегии иностранных дел (КИД) так называемая «экспедиция на русском языке», в ведение которой входили в том числе вопросы «приема и отпуска послов, посланников, резидентов, агентов, консулов и прочих гонцов и курьеров».
Указанием на формирование руководящего звена КИД, ответственного за протокольные дела, стало появление в обнародованной 24 января 1722 г. Табели о рангах статских чинов обер-церемониймейстера и церемониймейстера (5-й и 7-й ранги). Первым чин обер-церемониймейстера получил в 1725 г. граф Ф.Санти.
С назначением графу Ф.Санти помощника церемониймейстера в КИД началось формирование особого церемониального подразделения, состав которого стал пополняться сначала за счет секретаря, а потом переводчика и изготовителя копий. Этот процесс завершился в 1745 г. после выделения Ф.Санти и его команде отдельного помещения, а также специальной печати для грамот и указов, имевшей надпись «Печать церемониальных дел». Протокольная служба при КИД получила наименование Церемониальной части (Церемониальных дел).
Однако законодательное оформление протокольного подразделения произошло позднее, в 1779 г., когда в штат КИД был официально включен Церемониальный департамент в составе обер-церемониймейстера, церемониймейстера, секретаря и канцелярских служащих.
В дальнейшем Церемониальный департамент то изымался из штатов КИД (передавался в ведение Императорского двора), то снова придавался Коллегии, формально оставаясь в структуре Императорского двора.
С годами численность Церемониального департамента увеличилась: согласно штатному расписанию 1839 г. в нем значились обер-церемониймейстер, он же Управляющий Департаментом церемониальных дел, а также уже шесть церемониймейстеров.
При учреждении состава Министерства иностранных дел в 1846 г. Церемониальный департамент был переименован в Экспедицию церемониальных дел, включенную в состав Особой канцелярии МИД. Был уточнен круг ее обязанностей: наблюдение за этикетом при встрече и проводах иностранных послов, посланников и других дипломатических агентов, извещение о траурах в связи с кончиной иностранных знатных особ, ведение списков прибывающих к императорскому двору дипломатических лиц и почетных иностранцев, представленных к высочайшему двору.
В 1858 г. Экспедиция церемониальных дел была выведена из состава Особой канцелярии МИД и подчинена Министерству императорского двора. В ведении МИД оставили лишь отдельные вопросы протокольной тематики, которые курировал вплоть до 1917 г. Департамент внешних сношений (Второй департамент – с 1897 г.).
К 1913 г. у России существовала разветвленная сеть дипломатических и консульских загранпредставительств. Если в 1758 г. в мире действовало 11 российских загранучреждений, в 1868 г. – 102, в 1897 г. – 147, в 1903 г. – 173, к началу Первой мировой войны Россия поддерживала дипотношения уже с 47 странами и имела более 200 представительств за рубежом.
К 1920-м гг. международные протокольные нормы широко использовались в советской и российской дипломатической службе. Визиты вежливости иностранных дипломатов к официальным лицам страны пребывания являлись достаточно распространенной практикой среди дипкорпуса в Москве.
Примечательно, что с 1921 г. иностранным дипломатам стали выдаваться дипломатические карточки. В 1937 г. была утверждена инструкция Народного комиссариата иностранных дел (НКИД) СССР «О порядке прописки членов дипломатического корпуса в СССР и сотрудников иностранных посольств и миссий», которая регулировала вопросы регистрации дипломатов и членов персонала диппредставительств.
В 1924 г. Постановлением Президиума ЦИК Протокольный отдел НКИД выработал общую линию по вопросам взаимодействия с иностранными диппредставителями.
Департамент государственного протокола (ДГП) в его нынешнем виде возник в 1995 г., когда было утверждено соответствующее Положение.
Отличительной особенностью ДГП является его встроенность – в качестве системообразующего элемента – в общую архитектуру государственного протокола Российской Федерации, которая включает в себя протокол Президента, протокол Председателя Правительства, протокол Государственной Думы, протокол Совета Федерации, а также соответствующие протокольные департаменты отдельных министерств и администраций субъектов Российской Федерации.
Порядок функционирования, а также взаимодействие между различными звеньями государственного протокола опираются на соответствующую правовую базу, в частности на основополагающий Указ Президента Российской Федерации от 18 декабря 1991 г. № 291 о внешнеполитической службе, включая и ее протокольное направление.
Важной вехой на пути совершенствования российской протокольной практики стал принятый 16 сентября 2004 г. Указ Президента Российской Федерации №1183, которым не только регулируется проведение мероприятий по приему высоких иностранных гостей, но и устанавливается протокольное старшинство официальных должностных лиц России.
Как составная часть государственного протокола страны, Департамент призван обеспечивать средствами и нормами дипломатического протокола подготовку и проведение внешнеполитических мероприятий Российской Федерации, следить за применением единой протокольной практики при приеме иностранных официальных представителей в Российской Федерации и осуществлении визитов руководителей России в зарубежные страны.
ДГП вменяется также в обязанность надзор за соблюдением в России Венской конвенции о дипломатических сношениях 1961г., в частности, таких ее аспектов, как вопросы иммунитетов, недвижимости, безопасности иностранных дипломатов, регистрации работников зарубежных диппредставительств. В общей сложности это более 12 тыс. аккредитованных в нашей стране дипломатов и сотрудников административно-технического персонала.
Департамент вносит существенный вклад в сопровождение внешнеполитической деятельности Президента и Председателя Правительства Российской Федерации, работает в этой связи в тесном и постоянном контакте с соответствующими подразделениями Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации. Одновременно ДГП взаимодействует со всеми министерствами, ведомствами и субъектами Российской Федерации по вопросам, входящим в его компетенцию, координирует деятельность загранучреждений и подразделений МИД по протокольным аспектам, анализирует зарубежную протокольную практику, ведет досье государственных флагов, гимнов и гербов иностранных государств.
С течением времени совершенствовались методы и формы работы Департамента, менялось его организационное устройство. Наряду с традиционным направлением работы – организацией визитов, встречами и проводами делегаций, аккредитацией в Москве дипломатов и административно-технических сотрудников – неуклонно возрастал удельный вес аналитической деятельности, информационного обеспечения. Новое слово внесено в последние годы в работу с дипломатическим корпусом в Москве, которая стала более адресной и инновационной.
Протокольная служба и ее задачи
В банках, фирмах, учреждениях и на предприятиях вопросами протокольного характера занимаются, как правило, отделы внешних связей. Руководители этих отделов подчиняются непосредственно руководителю банка (или фирмы) и назначаются на эту должность его распоряжением. Обязательными условиями являются высшее образование, владение иностранным языком и опыт международной деятельности. В своей работе руководитель отдела внешних связей опирается на соответствующие инструкции и приказы по банку, составленные на основе распоряжений и указаний, протокольного отдела российского правительства. Сотрудники, ответственные за протокольную службу, заранее получают информацию о лицах, уполномоченных вести или участвовать в переговорах с иностранцами, о номерах телефонов, по которым рекомендуется вести международные переговоры. С руководителем предприятия согласовываются списки участников предстоящих переговоров.
При организации приема зарубежных гостей готовятся материалы об их приглашении в страну и составляется программа пребывания. В программе указываются цель визита, состав делегации, срок пребывания, маршрут поездки, место и время проведения отдельных мероприятий, должностные лица, ответственные за прием делегации. Далее программа, как правило, утверждается руководителем. Смета расходов по приему иностранцев составляется одновременно с программой пребывания. Составление сметы производится в соответствии с нормами, установленными в учреждении.
На стадии подготовки к переговорам с приглашенной иностранной делегацией отдел внешних связей собирает дополнительную информацию, включающую следующие сведения:
-состояние внешнеэкономических связей со страной делового партнера;
-состояние корреспондентских связей;
-основные финансовые показатели за последние 3-5 лет;
-биографические сведения о руководителе и членах делегации;
-информация о вопросах, обсуждавшихся на ранее проведенных встречах, и др.
В соответствии с общепринятой международной практикой после окончания переговоров составляется запись беседы, оформляемая как юридический документ. Запись беседы содержит следующую информацию:
-фамилии и имени участников переговоров с указанием должностей;
-названия организаций и стран, которые представляют участники переговоров;
-сведения о времени и месте проведения беседы;
-краткое содержание беседы.
Исполнитель записи беседы назначается лицом, ответственным за проведение переговоров. Записи бесед подписываются двумя участниками переговоров и хранятся в специальном досье банка, поскольку являются важными юридическими документами. В журнале учета деловых встреч регистрируются в хронологическом порядке информация о визитах иностранных делегаций. Журнал отражает следующие сведения:
-дату и время проведения встречи;
-состав участников деловой встречи и должностное положение иностранных представителей;
-название иностранной фирмы или иного учреждения;
Рекомендуется вести также журналы регистрации телефонных переговоров, посещений протокольных мероприятий, ценных сувениров, полученных от иностранцев и сувениров, вручаемых зарубежными представителями.
посылается начальником или руководителем одновременно с визитной карточкой этого работника. На визитной карточке этого работника ничего не пишется. Ответ дается визитной карточкой без надписей в адрес представляемого лица;
В менее официальных случаях и в зависимости от характера отношений с соответствующим лицом на визитных карточках делаются и другие надписи, обязательно в третьем лице. Например, «благодарит за Новогоднее поздравление»; «шлет свои наилучшие пожелания в Новом году», «поздравляет с национальным праздником»; «благодарит за внимание»; «с наилучшими пожеланиями»; «с наилучшими пожеланиями посылает на память прилагаемый альбом»; «выражает соболезнование по случаю. «. Варианты текстов могут быть и другие, но тексты во всех случаях не подписываются и даты не ставятся.
Визитными карточками также обмениваются при знакомстве, оставляют при нанесении визита, посылают после нанесенного визита, если не наносится ответный визит. Кроме того, с визитными карточками пересылаются подарки, цветы, книги, альбомы, журналы, газеты, статьи, опубликованные в газетах, билеты в театр, на выставку, фотографии, программы радиопередач и т.п. В некоторых случаях вместо письма с выражением благодарности, например, за приглашение на неофициальный завтрак, коктейль или на просмотр кинофильма, посылаются визитные карточки.
Если визитные карточки посылаются в одном конверте одновременно нескольким лицам, например, в банк, то в верхнем левом углу каждой визитной карточки пишется фамилия лица, которому она адресована.
Визитные карточки применяются во время совещаний, конференций, деловых встреч. Поэтому должностному лицу рекомендуется всегда иметь при себе 5-10 своих визитных карточек на случай вручения при знакомстве, нанесении визита и т.д. Визитные карточки направляются адресату с нарочным, посылаются по почте или завозятся лично. Визитные карточки, завозимые лично, загибаются (верхний угол, с правой стороны). Визитные карточки, посылаемые по почте или с нарочным, не загибаются. Если загнутую визитную карточку поручают завезти курьеру или отправляют по почте, то это считается грубым нарушением этикета. На полученные (или завезенные) визитные карточки ответ полагается давать также визитными карточками в течение 24-х часов.
В международной деловой практике принято реагировать на знаменательные события для данного государства, учреждения, фирмы, должностного лица, па праздничные, траурные и другие события. Понятно, что степень реагирования определяется состоянием отношений между сторонами, но протокольная служба в любом случае должна следить за тем, чтобы официальные лица не остались безучастными к государственным праздникам, памятным событиям, избранию или назначению нового главы руководства (или нового руководителя того или иного учреждения) и т.д. Для поддержания хороших личных отношений с деловыми партнерами, как правило, посылаются поздравления в связи с повышением в должности, с днем рождения, с рождением ребенка и т.д. По случаю отдельных событий лично знакомым также посылаются визитные карточки, сувениры, письма и т.д.
Таким образом, лицо, ответственное за многообразную деятельность протокольной службы банка, осуществляет контроль за порядком проведения деловых контактов сотрудников учреждения, с представителями иностранных фирм и банков; своевременным составлением записей бесед сотрудников с иностранцами; наличием необходимых журналов учета работы с иностранцами; правильным оформлением и учетом в секретариате деловой переписки с иностранными фирмами; порядком приема и передачи корреспонденции иностранным банкам; правильным оформлением и использованием; соблюдением установленного порядка подтверждения виз иностранцам на въезд в Российскую Федерацию и за заблаговременным продлением срока пребывания иностранцев в России; своевременной отправкой в вышестоящие организации письменных отчетов по установленной форме о выданных иностранцам визах на въезд в Российскую Федерацию; своевременным направлением в Управление протокольной службы МВЭС документации по вопросам открытия представительств иностранных банков и фирм и продлением сроков действия разрешений на открытие этих представительств; экономным расходованием представительских средств и продуктов.
Список используемой литературы
1. Аверченко Л.К. Практическая имиджелогия: Учебное пособие. – Новосибирск: СибАГС, 2007
2. Бороздина Г.В. Психология делового общения: Учебник. – 2-е изд. – М.: ИНФРА-М, 2008
3. Кибанов А.Я., Захаров Д.К., Коновалова В.Г. Этика деловых отношений: Учебник / Под ред. А.Я. Кибанова. – М.: ИНФРА-М, 2008
4. Психология и этика делового общения: Учебник для вузов / Под ред. Проф. В.Н. Лавриненко. – 4-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005
5. Соловьев Э.Я. Современный этикет. Деловой и международный протокол. – 6-е изд., перераб. и доп. – М.: Изд-во «Ось-89», 2005.
РАБОТНИКОВ ПРОТОКОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
УДК 336:338.436
ОСОБЕННОСТИ ПРОФЕССИОНАЛИЗМА
РАБОТНИКОВ ПРОТОКОЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
Features of professionalism of protocol service specialists
Рыченкова О.В., магистрант, oxana-32rus@yandex.ru
Брянский филиал ФГБОУ ВО РАНХИГС при Президенте Российской Федерации, Российская Федерация
Russian Academy of National Economy and Public Administration under the President of the Russian Federation
Аннотация: В статье рассматриваются особенности профессиональных качеств специалиста службы протокола. Актуальность темы обусловлена допущением ошибок сотрудниками протокола при проведении мероприятий. Цель исследования состоит в определении функций протокола и выявлении специфичных для сотрудников личностных качеств. В настоящее время растёт спрос на специалистов в этой области, и имеется нехватка подготовленных кадров. Сотрудник протокола должен следить за изменениями в области протокольных норм, оперативно на них реагировать и использовать их в работе.
Abstract: The article discusses the features of professional qualities of a protocol service specialist. The relevance of the topic is due to mistakes made by protocol employees during events. The purpose of the study is to determine the functions of the protocol and identify employee-specific personal qualities. Currently, there is a growing demand for specialists in this field and there is a shortage of trained personnel. The protocol officer must monitor changes in the field of protocol norms, respond promptly to them and use them in their work.
Ключевые слова: протокол, официальные мероприятия, деловой этикет, служба протокола, специалист протокольной службы, нормы протокола, функции службы протокола, кадры.
Эффективное взаимодействие между компаниями, регионами, странами начинается с общения конкретных людей, которые занимаются организационными вопросами и выстраивают формат встреч. Визиты, переговоры, официальные встречи, форумы и другие протокольные мероприятия на официальном уровне – это не только важная задача и обязанность руководителей высшего и высокого звеньев, но и фактор успешной реализации как внутренней, так и внешней политики, от которого зависит дальнейшее взаимодействие и поддержание официальных и дружеских связей.
Происхождение термина «протокол» определяется его древнегреческими корнями («protokollon» – склеивать вместе). Современная трактовка понятия «протокол» перешла из практики первых английских парламентов середины XVI в. Под термином подразумевался свод обязательных к исполнению правил этикета (поведение в соответствии с правильным воспитанием или предписываемое властными полномочиями. В современном обществе значение термина претерпевает различные изменения под влиянием политических, экономических факторов, достижений науки и техники, мирового сотрудничества [1, с. 154].
Актуальность темы исследования обусловлена допущением различных ошибок сотрудниками протокольной службы при проведении и организации протокольных мероприятий как на международном, так и всероссийском, региональном уровнях, отсутствием как таковой профессиональной и нормативной правовой базы, слабой развитостью специфичных для сотрудников протокольной службы личностных качеств. Отметим, что в России отсутствуют образовательные учреждения высшего и высшего профессионального образования, в которых имеется направление обучения «специалист протокольной службы».
Протокол как официальный (государственный, дипломатический), так и деловой предполагает соблюдение правил деловой этики, определяющей как внешнюю, так и внутрикорпоративную сторону делового сотрудничества и взаимодействия [2, с. 88].
Суть деятельности протокольной службы заключается в соблюдении норм и правил делового этикета, сложившегося в стране, регионе, организации и опирающегося на культуру и ментальность, что позволяет провести мероприятия на высоком и высшем уровне, при этом повышая имидж и сохраняя деловую репутацию в деловом сообществе. При грамотном сопровождении мероприятия деятельность протокольной службы помогает наладить контакты как с зарубежными партнерами, так и с крупными корпорациями и предприятиями, а также способствует расширению представительных визитов и встреч как внутри страны, так и за ее пределами.
Как правило, в кадровом составе органов государственной власти и крупных организациях имеется протокольно-организационный отдел или управление, который осуществляет взаимодействие с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также с представителями общественных объединений, политическими партиями, крупными корпорациями и предприятиями в целях протокольного сопровождения мероприятий. Но наиболее часто встречается ситуация, когда функции протокольной службы реализуют или отдел кадров, или отдел по связям с общественностью, а иногда и вовсе непрофильные отделы и службы, которые реализуют задачи в зависимости от направленности мероприятия.
К основным функциям протокольной службы можно отнести организацию и проведение деловых и рабочих встреч, переговоров, подписание соглашений, разработка программы представительных и рабочих визитов по согласованию с протокольной службой принимающей или встречающей стороны, ведение деловой переписки. В разрезе протокольного сопровождения мероприятий особое внимание необходимо уделять церемонии встречи (проводов), церемонии возложения цветов и проведению официальных приемов, включая рассадку гостей в зависимости от протокольного старшинства и порядок тостов [3, с. 112].
Одним из важных аспектов при проведении протокольного мероприятия является грамотный подбор подарков и сувениров. Подбирая подарок или сувенир, необходимо учитывать особенности развития конкретного региона или организации, его сложившиеся материальные и культурные ценности, в некоторых ситуациях допустимо преподнести памятный подарок, символизирующий личные интересы руководителя. Вручение памятных подарков и сувениров согласовывается и организуется совместно с протокольной службой принимающей или встречающей стороны [4].
Специалист протокольной службы – сложная и многогранная профессия, от его действий или бездействий, делового «чутья», умения быстро принимать решения зачастую зависит удачный исход проведенных встреч. Можно проводить встречи глав государств и в обычном ресторане, но эффект будет разительно отличаться от результатов официальных переговоров на специально подготовленной площадке. Главная задача отдела протокольной службы – обеспечить на мероприятии правильную атмосферу, которая даст участникам возможность плодотворно и конструктивно обсудить все необходимые вопросы.
Высокоорганизованность и собранность, владение нормами этикета и протокола, ответственность, сосредоточенность на поставленной задаче, умение быстро реагировать на изменение ситуации и принимать решения, общительность, наблюдательность, стрессоустойчивость, способность к стратегическому и аналитическому мышлению – вот основные качества, которые должен развивать у себя сотрудник протокольной службы [5, с. 203].
В настоящее время растёт спрос на специалистов в этой области. Уже начинает ощущаться нехватка подготовленных кадров, поэтому первое, что нужно учитывать – это квалификация и образование сотрудника. Кроме того, работник протокола должен быть немного «параноиком» и рассчитывать все риски наперёд. Нужно всегда иметь в голове несколько вариантов решения любой проблемы – не подошёл автобус, сломалась машина, выключили электричество и т. д.
Сотрудник службы протокола не должен надевать «пальто руководителя» на себя. Нужно помнить, что главный в данном контексте – руководитель, его привычки и деловые качества, а специалист лишь работает с ним, помогает создать ему комфортные условия и всегда остается в тени.
В истории есть множество примеров, когда из-за пренебрежения нормами протокола создавались конфликтные ситуации в отношениях. На сегодняшний день все страны очень активно контактируют между собой, соответственно есть большая необходимость в регулировании норм протокола. Конечно, со временем протокол претерпевает некоторые изменения, чтобы соответствовать современным реалиям. Сотрудник протокольной службы должен следить за этими изменениями и оперативно на них реагировать и использовать их в своей дальнейшей работе.