что такое система канбан

Что такое канбан и как не «похоронить» проект в Trello

История канбана

Своим появлением термин «канбан» обязан компании Toyota Motor Corporation, разработавшей и внедрившей на своих автомобилестроительных заводах принцип производства и снабжения, обеспечивающий реализацию системы «точно в срок». При этом немногие знают, что именно послужило источником появления этой методологии, которая сейчас широко используется в финансах, бизнесе и ИТ-секторе.

В 1958 году тогда еще никому не известная за рубежом и сравнительно небольшая компания Toyota неожиданно для всех выиграла тендер на поставку крупной партии внедорожников в далекую Австралию, где стартовал один из самых амбициозных проектов той эпохи по созданию системы водохранилищ и гидроэлектростанций. Запуск этого проекта не только помог Австралии справиться с послевоенным упадком экономики, но и запустил очередную волну иммиграции из сотен тысяч талантливых инженеров и их семей.

«Благодаря этому проекту Toyota впервые запустила производство своих автомобилей за рубежом в австралийском городе Мельбурн, а принцип канбана помог ей справиться с многократно возросшей нагрузкой в плане объема реализуемых в единицу времени задач и вырасти в одну из крупнейших мировых корпораций. Сегодня канбан широко используется в проектном и производственном управлении, начиная от ставшего модным в последнее время «гроуз-хакинга», заканчивая комплексными проектами по запуску космических аппаратов», — говорит Сергей Кофанов, руководитель направления по продвижению цифровых продуктов «СберСервис».

Growth Hacking — механизмы или действия, помогающие продукту и бизнесу быстро расти. Важные элементы процесса — непрерывное экспериментирование, проверка гипотез и извлечение выводов из ошибок.

Принципы канбана

Канбан берет начало в сервисной парадигме, где все существует в виде экосистемы сервисов. В ее основе лежат четыре принципа:

Кроме принципов, канбан предлагает ряд полезных практик, которые помогут достичь желаемого результата при его использовании. Современный канбан — это набор специального инструментария, который образует систему и не терпит пренебрежения в недоиспользовании хотя бы части из него. К основным элементам этого инструментария следует отнести:

Весь этот инструментарий необходим для кратного повышения пропускной способности потока задач в организации при том же ее ресурсе, а основная идея канбана — поэтапное движение проекта.

Любая задача/проект/активность разбивается на последовательные этапы. Канбан-доску можно сравнить с движением автобуса, где конечная — это финальная цель, остановки — промежуточные этапы, а сам автобус — карточки на канбан-доске. Все участники доски знают, какова конечная цель команды, видят, какие существуют промежуточные этапы, когда и кому нужно подключиться. Таким образом, главное преимущество канбана — хорошая визуализация процессов.

Применение канбана

На сегодня принципы канбана используются во многих сферах и отраслях. Система популярна в ИТ-среде, цифровой сфере и маркетинге, строительстве, HR и СМИ. В целом методика подходит для любого бизнеса, где процесс создания продукта можно разбить на этапы с ясной последовательностью задач (задача внутри одного проекта проходит одни и те же стадии). При этом существует два основных канбана: канбан-метод и производственный канбан.

Канбан-метод придумал американский эксперт в области менеджмента Дэвид Андерсон с целью оптимизации процессов в интеллектуальных профессиях (разработчики, маркетологи, дизайнеры и так далее). Его применяют многие крупные мировые компании: Microsoft, Intel, Hewlett-Packard, Meizu. В России интересные кейсы у Тинькофф Банка, HeadHunter, REG.RU.

Производственный «канбан» подходит для оптимизации процессов на различных предприятиях, а также в рамках lean manufacturing (бережливого производства). Например, применительно к компании «Газпром нефть» метод зарекомендовал себя как инструмент, который повышает эффективность снабжения месторождений, где компания ведет или планирует вести добычу.

Существует также распространенное суждение, что метод часто применяют в ИТ, но это не совсем так. Например, в разработке он используется редко, поскольку разработчикам нужно более строгое планирование задач, разделение на спринты в одну или две недели, возможность оценить промежуточные результаты и скорректировать последующие планы.

«В Mail.ru Cloud Solutions используется Scrum. Обе эти методологии относятся к Agile-подходам, но сильно различаются между собой. Канбан позволяет выполнять потоковые работы и оценивать пропускную способность, Scrum — решать новые задачи разной сложности, дробить их на подзадачи, контролировать и корректировать ход работ и скорость выполнения. Поэтому канбан подойдет, например, для call-центра или отдела техподдержки, но не для разработчиков», — рассказывает Мурад Бяшимов, руководитель команды Mail.ru Cloud Solutions.

Канбан-доска

Канбан-доска позволяет вывести процесс выполнения задач в визуальное восприятие. Такой подход помогает видеть весь рабочий процесс, четко распределять задачи и вовремя направлять усилия в «слабые» зоны.

Это работает так: столбики представляют собой разные этапы, на которые разбивают рабочий процесс. Карточки в столбцах — это конкретные задачи-шаги. За каждый этап несет ответственность отдел/сотрудник. Карточки перемещаются по столбцам в соответствии со своим статусом.

При этом принцип формирования каждого столбца должен быть один. Например, это могут быть этапы производственного процесса («прототипирование», «дизайн», «разработка», «тестирование») или статусы выполнения задач («предстоит сделать», «в работе», «на проверке», «завершено»). По каждой колонке должно быть определено ограничение объема незавершенной работы — это позволяет предупредить перегрузы и простои. Этот принцип берет свое начало в законе американского ученого Джона Литтла, согласно которому при увеличении количества одновременно выполняемых задач, снижается скорость выполнения каждой из них. Поэтому команды постоянно балансируют между ограничением на невыполненную работу и скоростью пропускной системы. Лучшие практики ведения канбан-доски основаны на простых компонентах — обсуждение, баланс и взаимодействие.

«Не существует какого-то идеального представления о том, как должна выглядеть доска. Это живой механизм, и в определенный момент времени она показывает какую-то проблему, которую необходимо решать. Это механизм отзеркаливания процессов. Если доска показывает ту или иную проблему в процессах и подсвечивает ее команде, которая обслуживает этот сервис или продукт, то это хорошая канбан-доска», — говорит Артур Нек, директор по процессному управлению REG.RU (аккредитованный kanban-тренер и кандидат в kanban-консультанты).

Ключевые правила работы с канбан-доской:

Ошибки в применении канбана

Существует миф о том, что канбан является неким фреймворком, который можно установить с понедельника, и все начнет работать. Канбан-метод — это набор из около 140 инструментов, которые нужно постепенно применять к процессам компании, улучшая их, а также сокращать время производства, увеличивать выпуск продукта каким-либо подразделением. Здесь не получится подсмотреть у кого-то, как они используют канбан. Можно лишь взять текущие процессы и, применяя инструменты, нарастить ценность того, что уже происходит в компании, а это процесс последовательный.

Ошибка 1. Не объяснять сотрудникам принципы и практики метода, в связи с чем команды на ранних этапах внедрения терпят неудачу. Прежде всего руководителям необходимо обучить команду.

Ошибка 2. Игнорировать ограничения: часто компании ставят на доску количество задач, которое превышает ранее оговоренный лимит. В связи с этим сотрудники перерабатывают, теряют понимание цели их работы и тем самым мотивацию к повышению пропускной способности системы.

Ошибка 3. Не фиксировать срочные задачи на канбан-доске. В результате происходят перекосы рабочего процесса.

Ошибка 4. Не считаться с ограничениями WIP (количеством незавершенной работы), а это базовая практика для погружения сотрудников в текущую работу. Игнорируя WIP, вы упускаете возможность выявить узкие места рабочего процесса.

Ошибка 5. Не использовать все возможности канбана: часто в первые недели игнорируются инструменты для отслеживания метрик, такие как кумулятивная диаграмма потока, гистограмма времени производственного цикла и другие. По истечении первого периода нужно использовать эти данные как фундамент для будущих улучшений.

Ошибка 6. Не актуализировать статус задачи (например, задача выполнена, а на доске она еще в процессе работы). Это может создать неправильное представление о загрузке команды и статусе проекта.

Ошибка 7. Не подключать к канбан-доске всех лиц, которые принимают решения и планируют загрузку отделов. Если другие сотрудники не видят визуализацию процессов, они могут не в полной мере понять решения менеджера, который ведет доску.

Ошибка 8. Перегружать команды: если в одной колонке больше 15 карточек, то ее уже сложно воспринимать комплексно в контексте других задач, создается локальный «захлеб». Решение — добавлять более крупные задачи и дробить их внутри на подзадачи (например, используя чек-листы).

Ошибка 9. Не давать обратную связь в команде: улучшения невозможны без анализа текущего состояния.

Ошибка 10. Отсутствие вовлеченности команды. Канбан визуализирует процессы и задачи, объединяет людей, чтобы они вместе искали возможности для оптимизации. Непонимание командой сути использования метода может приводить в лучшем случае к ситуациям, когда все начинается и так и заканчивается доской, в худшем — к сбоям в работе.

Ошибка 11. Отсутствие приоритетов и ответственных за исполнение задач.

Сервисы для ведения канбан-досок

Для ведения канбан-доски можно взять любой из популярных сервисов, но выбор лучше делать, исходя из задач.

Trello — самый популярный и интуитивно понятный сервис, подходящий для проектов из разных сфер. Здесь можно создавать любое количество досок с разным составом команды (в бесплатной версии есть ограничение на количество досок). К карточкам можно добавлять разноцветные метки, прикреплять вложения и оставлять комментарии. Число колонок не ограничено. Однако по мере эволюции процесса, когда компания будет применять разные практики, инструментов этого сервиса может стать недостаточно, возникнет потребность расширить функционал. Именно поэтому Trello купила компания Atlassian, чтобы аудитория органически перетекала в схожий, но платный и более сложный инструмент — JIRA, откуда пользователь уже сможет перейти на еще более широкий пакет софта в облаке, если ему нужно, например, хранить документацию по проекту, или обсуждать задачи более удобный образом.

JIRA — больше подходит для ИТ, а также для технических команд и процессов, находящихся вне системы Agile. Этот сервис используют крупные компании, у которых численность штата специалистов больше, чем в малом бизнесе. Помимо возможности создавать проекты и отслеживать прогресс, в Jira есть функции отслеживания багов и интеграции со сторонними сервисами.

Kanbanize — англоязычная программа, которая поддерживает большую часть необходимых инструментов канбана, но пока не распространена в России.

Kaiten — российский сервис, максимально адаптированный к применению всех инструментов канбана и позволяющий собирать большой объем аналитики.

В целом сервисов для применения канбана довольно много: Сonceptboard, Taskify, Targetprocess, Favro, Higger, Smartsheet, TargetProcess, SwiftKanban, LeanKit, Miro, Blossom, ZenHub, MeisterTask, Kanbanchi, Breeze, ProofHub, Битрикс24, YouTrack, Asana, Kanbanery.

Как не «похоронить» проект в канбане

Самое важное — наладить работу команды с сервисом. Для этого необходимо составить инструкцию и отслеживать, как команда работает с ним. Для быстрого старта хорошо подойдут готовые шаблоны канбан-досок, но обязательно с оглядкой на реальные процессы в компании.

При этом желание внедрить канбан повсеместно во всей организации и на всю глубину сразу чревато тем, что вы завалите дело в силу его неподъемности. Во всех успешных организациях метод внедрялся не разом, а постепенно, от вдохновляющего успеха на одном участке к успеху на другом, что фактически и тождественно вдохновляющей концепции lean-стартап.

Нужно четко осознавать, что Trello (или любой другой сервис) — это всего лишь инструмент, который позволяет визуализировать активности, рассчитывать метрики. Не нужно полагаться только на инструменты при применении любого подхода, нужно сначала изучить основы и принципы, понять, зачем все это нужно, а потом уже подстраивать инструменты под свои нужды, и тогда успех обеспечен.

В создании материала также участвовали:

В Telegram-канале «Списать не получится» мы еще больше рассказываем о трендах в образовании и о том, как учиться в течение всей жизни и делать это с удовольствием. Подписывайтесь!

Источник

Канбан: система эффективного управления проектами

Рассказываем, что такое система канбан и как применять ее в учёбе.

Что такое канбан

Канбан (с японского — «бирка», «карточка», «знак») — японская система оптимизации и управления проектами и производством. Её придумали и впервые внедрили на заводах Toyota в начале 1960-хх годов. Постепенно преимущества системы оценили и в других странах. Сейчас она применяется для управления проектами по всему миру.

Основа канбана — использование специальных карточек, на которых отражается вся информация о процессе работы. Работники Toyota на этих карточках отмечают каждый этап производства: сколько сырья выдано, сколько деталей сделано, кто отвечает за проверку деталей на брак, куда деталь будет передана дальше и так далее.

Система канбан позволяет:

Как это работает

Карты канбан делятся на два основных вида — карты заказа и карты отбора. На каждый продукт или выполняемую работу заводится одна карта заказа и одна карта отбора.

В карту заказа вносится информация о том, что нужно сделать на каждом этапе для получения конкретного итогового результата. На каждом следующем этапе с помощью карточек определяется, какие задачи нужно выполнить, чтобы получить на выходе нужный продукт. К примеру, нужно выполнить проект по биологии — вырастить какое-либо растение. Тогда конечный результат проекта — готовое растение, а карта заказа — это последовательность действий, которую нужно выполнить для его получения: найти рассаду, посадить, регулярно поливать..

Карты отбора содержат информацию о том, какие ресурсы необходимы для создания продукта или выполнения работы на каждом этапе. Чтобы вырастить растение, нужно купить горшок, землю, рассаду, выделить время. Ресурсы — денежные и временные — и перечисляются в карте.

Этот вариант использования карточек удобен, если у вас сразу много разных задач. Таким образом, вы сможете чётко определить, какую работу для получения результата надо сделать по каждой из ней, чтобы не тратить лишнего времени и усилий. Например, кроме проекта по биологии у вас ещё доклад по географии и подготовка к проверочной работе по русскому языку. Каждой работе присваивается карта заказа и карта отбора. Это помогает наглядно представить, что нужно для успешного выполнения каждой задачи и каков оптимальный план для её успешного завершения в срок.

Кроме карточек, используется также доска канбан, реальная или виртуальная. Доской канбан может стать холодильник или стена перед рабочим столом в комнате. Виртуальную доску можно создать, используя специальные сервисы, например, Trello. На доске крепятся карточки разного цвета, которые содержат информацию: что нужно сделать, на каком этапе находится выполнение конкретной работы, кто её выполняет, в какие сроки, что нужно для её выполнения.

Как учиться с помощью канбана

Систему канбана легко перенести с производства на управление проектами. При этом результатом проделанной работы могут быть не только товары или услуги, но и полученные знания. Образование, и тем более самообразование, — это тоже проект, требующий строгой организации, оптимизации времени, сил и материальных ресурсов.

Для управления любым проектом, в том числе учебным, критически важно:

К примеру, цель — подготовить проект по школьному предмету. С помощью доски канбана вся работа распределяется на то, что нужно сделать, что делается и что сделано. На карточках размещается информация, какие действия нужно выполнить для успешного выполнения работы: подобрать источники, изучить их, составить план курсовой, написать первую главу, вступление, заключение, правильно оформить работу. Также на карточках отмечается, что нужно для выполнения работы. Так, чтобы подобрать источники, нужно изучить список литературы на тему, сходить в библиотеку, поискать материалы в интернете. По мере выполнения карточка перемещается на следующий элемент доски.

Основные достоинства канбан

Визуализация

Визуальный канал восприятия у многих — ведущий, поэтому информация, поданная в виде рисунков, графиков, диаграмм и схем усваивается лучше и дольше хранится в памяти. Ещё один плюс визуализации — наглядность. Достаточно бросить один взгляд на доску канбан или карточку, присвоенную определённому «продукту» (например, процессу подготовки к экзамену по математике), как сразу становится ясно, кто исполнитель, на каком этапе находится «производство» и что необходимо для успешного завершения работы.

Ограничение незавершённых производств

Каждый исполнитель точно знает, сколько задач ему нужно выполнить и в какой срок, и не получает новых задач, пока не выполнил предыдущие. Если исполнитель — это школьник, который готовится к экзамену или пишет доклад, его работа распределяется на этапы, и переход на следующий этап возможен только после окончания предыдущего. Этот принцип позволяет управлять количеством задач и не «потонуть» в учебниках с головой.

Фокусировка на работе

Основное внимание уделяется тем задачам, которые находятся в процессе выполнения. Канбан позволяет сразу отследить, на каком этапе работы возникли сложности, и вовремя устранить их.

Внимание к деталям

На каждом этапе есть возможность оценить промежуточный результат, уделить внимание мелким деталям и доработать продукт или проект.

Применяя канбан, можно так оптимизировать учебный процесс, чтобы всё успевать точно в срок, не переутомляться и получить именно тот результат, который требуется.

Хотите получать новые статьи во «ВКонтакте»? Подпишитесь на рассылку полезных статей

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter

Источник

Что такое канбан: обзор методики

Рассказываем о том, что представляет собой канбан и как использовать эту методику в работе.

Определение канбана

Канбан – это методика менеджмента, зародившаяся в 1940-х годах на заводе Toyota. С годами канбан эволюционировал и превратился в систему распределения задач, используемую в IT-компаниях (разработке, тайм-менеджменте, изучении рынка и т.п.)

Измененный подход к работе позволил повысить эффективность команды, сконцентрировав ее на работе над действительно важными в текущий момент задачами (критичными для ПО или наиболее часто запрашиваемыми пользователями продукта).

Канбан-доска

Работа по принципам канбан строится вокруг специализированных досок, на которых «располагаются» задачи. Она может существовать как в цифровом, так и в аналоговом виде.

Доска делится на определенное количество групп (группы создаются автором конкретной доски, они могут быть разными в каждой отдельно взятой компании/команде). К примеру:

задачи, которые нужно выполнить,

задачи, над которыми уже ведется работа,

Это базовая модель, но ее можно дополнить, добавив туда группы, актуальные для вашего продукта/компании (код на стадии тестирования, идеи в разработке, планы и т.п.).

Канбан-карточка

В каждую группу канбан-доски попадают карточки с описанием задач. Таким образом, группы превращаются в некие to-do-списки общего назначения. Карточки повышают наглядность отображаемой информации и упрощают ориентирование команды в большом потоке задач.

К тому же в цифровом виде распределение по карточкам дает возможность задать дополнительные атрибуты. Например, показать, кто ответственен за выполнение задачи, определить, когда она должна быть сделана, или оставить заметку с дополнительной информацией.

Преимущества методики канбан

Почему люди вообще используют эту систему и почему она привлекает все больше компаний?

5 основных практик канбан

Начиная внедрять новую методику организации работы в своей компании, важно ознакомиться с основными практиками. Существует некий план, гарантирующий успешное использование канбан-досок и карточек практически в любом бизнесе.

Визуализируйте рабочий процесс

Основное преимущество канбан над другими методиками организации – наглядность. Поэтому начать стоит с оформления доски. То есть деления ее на группы (колонки) и задачи (карточки).

Первые олицетворяют этап работы, а вторые – рабочий элемент. Важно продумать собственную структуру или грамотно внедрить «стандартную». То есть поделить всю доску на три колонки: задачи, которые надо сделать, те, что в процессе, и выполненные.

Каждая карточка кочует слева направо. Переводя карточки из одной группы в другую, менеджер или тимлид может определить, на каких задачах/этапах начинаются проблемы (срывы сроков, падение качества выполняемой работы и т.п.).

Лимитируйте количество WIP-задач

WIP расшифровывается как Work In Progress. Это те задачи, что находятся в работе в текущий момент. Одна из главных функций канбан – ограничить количество одновременно выполняемых процессов. Это упрощает организационные моменты и установку сроков, а также делает более реалистичным успешное завершение проекта с учетом изначальных планов.

Основной принцип – не брать в работу больше, чем сможешь выполнить качественно и вовремя.

Контролируйте смену приоритетности задач

Канбан нельзя использовать как способ микроконтроля своих сотрудников. Эта система помогает контролировать именно переход задач из одной группы в другую. Не нужно пытаться с помощью досок заставить сотрудников компании постоянно работать. Начальство/тимлиды могут злоупотреблять функцией делегации задач, и это создает две проблемы:

избыточную нагрузку на каждого сотрудника;

акцент не на выполнении задачи, а именно на постоянной занятости.

Команда становится занятой, но остается неэффективной. А вот переход задач из группы в группу говорит о реальном прогрессе.

Четко указывайте задачи и цель их решения

Использование досок и карточек вынуждает руководство ставить прозрачные цели, которые понятны не только менеджерам, но и тем, кто принимает непосредственное участие в их достижении.

Этому способствует и инкрементальная система постановки задач. Когда каждый мелкий шаг указывается как отдельная карточка, людям удобнее ориентироваться, удобнее выполнять свою работу и отслеживать прогресс.

Организуйте постоянный обмен мнениями

После скрупулезной проработки задач канбан может стать намного полезнее. Лучше регулярно обсуждать структуру досок, правила создания карточек, их содержание и другие аспекты работы.

Синхронизация между всеми членами команды позволит преобразить доску, адаптировав ее под требования разработчиков/менеджеров. В итоге получится идеальный инструмент для решения задач и отслеживания прогресса.

Канбан в современном мире

Сейчас в качестве канбан-досок используются приложения в духе Trello и Jira. Это цифровые аналоги досок, являющиеся неким стандартом в мире IT. Есть еще десятки других утилит, продолжают появляться новые. У каждого инструмента свои особенности и акценты на различных видах деятельности.

Данные сервисы позволяют не только управлять карточками, но и собирать аналитические показатели, контролировать релизы функций/приложений, отслеживать конкретные проблемы по ходу разработки и так далее.

Также появилась возможность интегрировать сервисы с другими популярными инструментами, бизнес-мессенджерами и системами автоматизации. Но смысл досок не меняется: деление списка задач на колонки и их постоянный поток из одной в другую.

Вместо заключения

Канбан – методика, позволяющая сделать работу команды эффективнее. Она не требует радикальных изменений в работе организации, но вынуждает сменить приоритеты и акцентировать внимание на решении задач. Канбан визуализирует работу и помогает работать в коллаборации.

Источник