что такое программный робот

Основы RPA: программные роботы и зачем они нужны

Многие наши читатели хорошо знают, что такое RPA, но тем не менее, мы часто встречаем на Хабре вопросы о программных роботах, и поэтому решили подготовить статью об основах роботизированной автоматизации. Те, кто не до конца понимают, что же такое программные роботы, смогут узнать что-то новое, а опытные читатели повторят основы RPA.

Статья написана при поддержке технического эксперта UiPath: Кристины Виролайнен.

Зачем нужен RPA

«. если бы вы были фермером, стали бы вы покупать трактор с позитронным мозгом, жатку, борону, доильный аппарат, автомобиль и так далее — всё с позитронным мозгом? Или приобрели бы обычную технику и одного позитронного робота, который мог бы на ней работать? Причем хочу вас предупредить, что второй вариант в пятьдесят, а то и в сто раз дешевше.»

А. Азимов «Стальные пещеры» 1953 г.

Введем определение: Robotic Process Automation — роботизированная автоматизация бизнес-процессов, такая автоматизация базируется не на классическом подходе с использованием программирования и API систем, а на применении программных роботов, которые работают с пользовательским интерфейсом (GUI) ваших систем. При этом роботы могут работать и с API, если системы его предоставляют.

Применение RPA

Два главных эффекта от внедрения роботизации — RPA обеспечивает бизнесу снижение затрат и повышение эффективности рабочих процессов.

IТ-специалисты полагаются на RPA для развертывания приложений и мониторинга сетевых устройств. RPA является идеальным решением для удаленного управления IТ-инфраструктурой, потому что может находить и устранять проблемы быстрее, чем человек, и делать это в режиме 24/7.

Финансовые и бухгалтерские отделы используют RPA для устранения человеческих ошибок и оптимизации времени ввода данных: обработка списаний, поступлений, выставление счетов — всё это задачи для робота.

В центрах обработки клиентских запросов и в приложениях для обслуживания клиентов роботы могут помогать сотрудникам поддержки, повышая их производительность. Таким образом, человеческие ресурсы могут быть перераспределены для решения более сложных вопросов. Робот найдет информацию о клиенте сразу во всех системах и представит сотруднику поддержки полную информацию с историей его обслуживания. Таким образом сотрудник контакт-центра тратит свои ресурсы на помощь клиенту, а не на работу с бизнес-приложениями и поиск информации.

Отделы кадров полагаются на роботов в оформлении сотрудников, отпусков, больничных, переводов и увольнений. Например, обработка запросов от сотрудников с помощью RPA позволяет автоматически формировать и предоставлять необходимые справки и документы. Роботы могут проводить поиск и обработку резюме и откликов кандидатов — список задач не ограничен.

RPA обеспечивает интеграцию корпоративных приложений, упрощая рабочий процесс для отделов продаж. Благодаря автоматизированной роботизации отделы продаж сокращают циклы продаж и повышают показатели конверсии.

Аутсорсеры бизнес-процессов (BPO) могут легко использовать RPA для оптимизации управления клиентскими операциями.

Роботы способны быстро взять на себя возросшую нагрузку. Например, во время пандемии в рамках господдержки были введены льготные кредиты для предприятий малого и среднего бизнеса. Это привело к большому потоку заявок на такой кредит. Один банк, решая проблему возросшей нагрузки на персонал, за 3 недели роботизировал процесс обработки и проверки заявок на льготный кредит. Это позволило принимать большее число заявок и помогло многим предприятиям: в день робот обрабатывал от 500 до 1500 заявок, а средняя скорость работы с одной заявкой увеличилась в 5 раз. Банку удалось снять рутинную нагрузку с 3000 своих сотрудников, что позволило им работать в штатном режиме.

RPA — роботы, которые не видны

В течение многих лет роботы играли важную роль в производстве. Под роботами обычно привыкли понимать устройства, выполняющие полезную работу без участия человека. Все мы хорошо представляем себе завод и роботов, которые насыпают продукт, упаковывают, наклеивают этикетки, и делают массу другой полезной работы. Но существуют и программные роботы — эти программы способны производить вычисления и автономно решать поставленные им задачи.

По сути программные роботы имитируют действия человека: они могут видеть элементы открытых приложений; понимать, где находятся кнопки, поля для ввода, текст, таблицы и другие интерактивные элементы интерфейса. Роботы «знают», что им нужно сделать — нажать на кнопку, ввести данные, и делают это. Главная сила программных роботов — их способность взаимодействовать с пользовательским интерфейсом. Это дает возможность автоматизировать длинные сквозные процессы, в которых задействовано множество систем. При этом мы не привязываемся к наличию API у систем: могут быть роботизированы как стандартные офисные приложения, так и сложные ERP-системы, и даже самописные или legacy-приложения, классическая интеграция с которыми невозможна. В общем, любые системы и приложения, с которыми может работать человек, могут быть автоматизированы с использованием роботов.

Робота можно представить, как умного стажера: вы даете ему задачу скопировать данные из файла Excel и занести их все в 1С, или наоборот. С этой задачей идеально справится робот, но, конечно, он умеет не только копировать и переносить данные. Робот также может проводить простую аналитику, а с помощью ИИ — обрабатывать данные по сложным алгоритмам. Классическими примерами использования роботов являются финансовые процессы: проведение сверок с контрагентами, расчет заработной платы, обработка больничных листов и др.

Чтобы не запутаться в терминологии, добавим: робот — программа, которая выполняет роботизированные процессы. Один робот может выполнять и процессы для бухгалтерии, и процессы для кадров. Вы можете роботизировать несколько процессов, имея всего одну лицензию робота.

Преимущества роботизации в компании

Благодаря RPA можно по-новому взглянуть на бизнес-процессы. Эта технология позволяет автоматизировать множество корпоративных функций: от бэк-офиса до удаленной IТ-инфраструктуры. Вот основные преимущества роботизации:

Сотрудники могут сосредоточиться на более интеллектуальной работе, а не на повторяющихся рутинных задачах. Избавившись от необходимости выполнять повторяющиеся механические задачи, у людей появляется время максимально использовать свой потенциал, они вдохновляются решением сложных нетривиальных задач. Производительность труда в таком коллективе возрастает.

Роботы не ошибаются — возможность ошибки полностью исключена. Человек может некорректно вводить текстовые и цифровые данные, робот же всегда действует по указанной инструкции и никогда не опечатывается.

Робот — цифровой сотрудник, который справится с работой, которую можно делать по инструкции. Он отлично выполняет такие операции, как:

Копировать и распознавать текст.

Вставлять скопированный текст в другие системы и формы.

Выполнять действия в приложениях.

Работать со сканами документов. Роботы могут использовать сторонние движки для распознавания текста, чтобы потом работать с текстом.

Работать с базами данных и госсистемами.

Отправлять сообщения в мессенджерах.

Выполнять другие простые и рутинные операции.

RPA значительно сокращает время, необходимое для выполнения широкого спектра бизнес-процессов, включая обработку поступлений, обслуживание клиентов и любые другие процессы, требующие доступа к нескольким существующим IТ-системам. Производительность предприятия возрастает по мере сокращения времени рабочего цикла и транзакций.

Бизнес-аналитика более надежна и легкодоступна. Каждая транзакция, совершенная с помощью RPA, записывается в журнал. С помощью этих данных можно всесторонне анализировать любые завершенные процессы.

Если необходимо, робот может спрашивать у человека помощи и ждать его ответа.

Выполняет операции в 10-20 раз быстрее человека.

Не ошибается и работает 24/7.

Помогает бизнесу расти без увеличения персонала.

Какие есть альтернативы?

У роботизации есть два основных конкурента:

Ничего не менять и работать по-старому.

Использовать классическую автоматизацию бизнес-процессов.

У каждого из путей есть свои плюсы и минусы. Программные роботы — не панацея: если процесс имеет большое число ветвлений и исключений, или часто требуется принятие интеллектуальных решений человеком — лучшим вариантом будет оставить этот процесс на ручном исполнении.

Классическая автоматизация может выигрывать тогда, когда требуется автоматизация работы в одной системе. Например, в статье «Лайфхаки для роботизации 1С» мы отмечаем, что при необходимости автоматизации работы в 1С и, уже имея компетенции разработки в этой системе, дешевле будет провести автоматизацию классическим способом.

Однако, когда в процессе задействовано более одной системы, роботизация значительно обходит по эффективности классическую автоматизацию.

RPA-решения имеют целый ряд преимуществ по сравнению с сервисами для классической автоматизации бизнес-процессов. В первую очередь это:

Простота реализации: роботизация одного процесса занимает 2 месяца, а если роботизация поставлена на поток — то этот процесс можно сократить до двух недель. Выше мы привели пример робота, разработанного за 3 недели, и в этом же банке есть робот, разработанный за рекордных 3 дня.

Быстрый эффект — 6 месяцев до возврата инвестиций, ROI.

Роботы требуют минимум изменений в действующих IТ-системах, поскольку в этом случае работа происхолит с пользовательским интерфейсом.

Выводы

Программные роботы — эффективный инструмент по оптимизации бизнес-процессов. По сравнению с классической разработкой RPA-системы проще разворачиваются, быстрее окупаются и требуют минимальных изменений в существующих IT-системах. Параллельная автоматизация нескольких процессов с помощью одного робота позволяет повышать экономическую выгоду каждой лицензии. Сегодня программные роботы всё больше завоевывают рынок и становятся движущей силой цифровой трансформации компаний.

Источник

Почему программные роботы стали вдруг так популярны?

Автоматизация рутинных процессов за счет внедрения программных роботов стремительно набирает популярность. Пока рынок программных роботов относительно невелик, но растет быстрее любых других сегментов рынка программного обеспечения.

Robotic Process Automation — это способ автоматизации бизнес-процессов, основанный на использовании программных роботов и, в некоторых случаях, средств искусственного интеллекта. Программный робот воспроизводит действия человека, имитируя программным способом нажатия на те же клавиши, на которые в процессе работы нажимал бы человек. Для этого робот должен быть «обучен» реагировать на все ситуации, которые могут возникнуть в ходе выполнения работы.

Хотя широкое внедрение технологии роботизированной автоматизации бизнес-процессов (Robotic Process Automation, RPA) идет уже на протяжении не менее десятка лет, а упоминания о первых примерах применения связывают аж с 1959 г., реально об этой инновации стали широко говорить всего пару лет назад.

Отношение к RPA резко изменилось в 2017—2018 г. На государственном уровне этому способствовал курс на цифровизацию, взятый правительствами многих стран. В коммерческих структурах осознали перспективы относительно быстрой и недорогой автоматизации рутинных операций. Ну а компании-разработчики увидели в RPA быструю возможность получить новое поле деятельности.

Распределение рынка RPA-систем ($млн)

Из-за округления суммы чисел могут не совпадать точно с итоговыми

Источник: Gartner, 2019

Лидируют на этом рынке страны Северной Америки (51%), но их доля на 2 п.п. меньше, чем годом ранее. На втором месте — западная Европа (23%). Самый быстрый рост — у третьего по величине японского RPA-рынка (124%). На первую пятерку вендоров RPA-систем приходится почти половина выручки.

Лидеры рынка RPA по версии Gartner

Источник: Gartner, 2019

Есть своя версия расстановки сил на рынке и у Forrester Research. Разница между версиями двух компаний не очень велика. Самое важное, возможно, отличие — у Forrester фигурирует компания SAP, вышедшая на RPA-рынок после покупки Contextor SAS в конце 2018 г. Это первый софтверный гигант, заинтересовавшийся рынком программной роботизации и, если его примеру последуют другие компании такого же уровня, то расклад в сегменте RPA-систем может радикально измениться уже в ближайшие годы.

Лидеры рынка RPA по версии Forrester Research

Источник: Forrester Research, 2019

Растет популярность RPA-систем и в России. «На сегодня наиболее перспективными для применения программных RPA-роботов являются области с процессами, где вручную происходит сбор статистики, формирование отчетов и заполнение форм данными. Сюда же можно включить и миграцию данных между системами; в случае с RPA это простая возможность миграции без необходимости доработки информационных систем», — отметил в интервью CNews Павел Борченко, генеральный директор компании Robin, одноименная система которой первой в своем классе вошла в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных.

Экспериментировать с RPA начали крупные заказчики. «Мы обнаружили, что технология RPA достигла нужного нам уровня зрелости. Мы стали тестировать, изучили 12 платформ, смотрим — действительно стало возможным заменять повторяемые операции, которые делает человек, инфороботами, — заявил в интервью CNews Сергей Емельченков, заместитель гендиректора по ИТ и развитию цифровых сервисов «Почты России». — Мы начинаем активно инвестировать в эту историю. Я лично возглавляю группу, которая занимается запуском инфороботов. В ближайшее время мы закроем результаты конкурса по выбору соответствующей платформы и начнем массовое внедрение».

Размер российского рынка RPA невелик, однако он, как и мировой быстро растет. В нашей стране представлены, напрямую или через партнеров, почти все его лидеры, кроме того, есть и отечественные разработки. Наиболее известны, кроме упоминавшейся уже Robin, «исходно российская» компания electroNeek (в России представлена «дочкой» — «Центром роботизации и искусственного интеллекта»), PIX Robotics, Rondem, ALP Group. Количество игроков рынка все время растет, поскольку порог входа на него относительно низок. Группа компаний Softline разработала RPA-систему «для себя», «Мегафон» создал «Цифрового помощника юриста» и предлагает его другим компаниям. Также в этой области работает компания HyperUp, предлагающая сервисную шину, которая вкупе с роботами облегчает интеграцию в тех случаях, когда работа через API затруднительна (например — при работе с унаследованными системами).

Какие функции автоматизируются средствами RPA чаще всего?

Изначально RPA-системы позиционировались как средства выполнения простых и однообразных рутинных операций, например — занесения данных в учетные и иные системы. Даже такое простое применение дало бизнесу большие возможности в плане оптимизации бизнес-процессов и ИТ-систем.

Например, появилась возможность относительно простой интеграции современных решений с унаследованными (API которых утеряны и, соответственно, программная интеграция затруднительна); внос данных одновременно в новую систему, находящуюся в стадии опытно-промышленной эксплуатации (а потому могущую преподнести сюрпризы) и в старую с целью обеспечения бесперебойности работы, если с новой что-нибудь пойдет не так, и т. д.

Сопряжение RPA- и OCR-систем дало возможность усложнить задачи, решаемые программными роботами, они стали способны, например, классифицировать электронную корреспонденцию, приходящую на общекорпоративные почтовые адреса, и рассылать ее по надлежащим респондентам, сортировать входящие бумажные документы, проверять правильность заполнения стандартных форм.

По данным исследования Gartner, сейчас RPA-системы чаще всего работают в ИТ-отделах (которые первыми начали экспериментировать с их внедрением), в финансовых и производственных структурах, в службах поддержки. Как полагают аналитики, наибольший интерес к внедрению RPA-проектов будут проявлять в ближайшем будущем службы продаж и клиентской поддержки фронт-офиса компаний. Ожидается, что количество RPA-решений в этом сегменте возрастет к 2023 г. на 30%.

Доля внедрений средств RPA-автоматизации в различных подразделениях компаний

Источник: Gartner, 2019

Пока RPA-системы внедряются чаще в крупных компаниях (на конец 2018 г. более 60% всех крупных предприятий в мире с численностью персонала более 10 тыс. человек уже внедрили у себя такие системы), однако постепенно программные роботы перестанут быть экзотикой и «спустятся» в малый и средний бизнес.

Курс на гиперавтоматизацию

В текущем году рынок RPA продолжит расти количественно и качественно. Главным направлением качественного развития, как считают в Gartner, связано с гиперавтоматизацией, одним из 10 стратегических ИТ-трендов 2020 г. по версии аналитиков компании.

Гиперавтоматизация, по определению Gartner, — это совокупность средств машинного обучения, «обычного» программного обеспечения и средств автоматизации выполнения работы, которые призваны облегчить людям выполнение их задач. Она появилась вместе со средствами RPA, однако только их недостаточно, необходимы и другие инструменты — средства машинного обучения, интеллектуальные пакеты управления бизнес-процессами (Intelligent Business Process Management Suites, iBPMS), облачные сервисные платформы для интеграции решений автоматизации (Integration Platform as a Service, iPaaS), интеллектуальные системы принятия решений.

RPA-системы, снабженные элементами искусственного интеллекта, смогут работать не только исполнителями, но и выполнять контрольные и даже простейшие управленческие функции. Так что смогут заменить не только сотрудников низового звена, но и часть менеджеров. Согласно оценкам Gartner, доля RPA-решений, входящих в системы гиперавтоматизации, составит уже к 2024 г. около 30% от их общего числа.

Источник

Инструкция: как внедрить программного робота (и кому это действительно нужно)

руководитель продукта PIX Robоtics

Давайте разберемся, что такое программные роботы. Роботизированная автоматизация процессов (RPA) — это использование компьютерной программы-робота, которая выполняет действия сотрудника в других программах.

Роботы полностью имитируют работу пользователя за компьютером, поэтому идеально подходят для решения монотонных задач. Они взаимодействуют с другими системами так, как это делают люди, только существенно эффективнее: работают круглосуточно, не делают ошибок и стоят намного меньше, чем работники.

Максим Яцкевич, руководитель направления RPA в компании NFP, рассказывает, как правильно использовать программных роботов, чтобы они не стали дорогой игрушкой и приносили пользу компании.

Что можно поручить роботу

К этой задаче советуем подходить серьезно, иначе потратите много сил и времени, а результат так и не покажется на горизонте.

Комплексно оцените целесообразность внедрения. Оценка должна включать четыре параметра:

Измерив каждый показатель, можно разместить любой процесс на системе координат, где по оси ординат будет сложность и волатильность, а по оси абсцисс – число персонала (FTE). Систему координат с проставленными на ней процессами можно разделить на четыре квадранта критериев-рейтингов:

Расскажи, как цифровая трансформация изменила твой бизнес

Применение RPA практически не зависит от отрасли. Но сегодня мы можем назвать сферы бизнеса, где эта технология наиболее востребована:

В этих отраслях большой объем задач, часто стабильных и редко изменяемых, что делает их отличной площадкой для автоматизированной роботизации.

Те процессы, где необходим постоянный контроль человека и принятие решений в ситуациях, которые невозможно предугадать, пока, увы, не получится отдать под роботизированное исполнение даже с применением искусственного интеллекта и машинного обучения.

Как рассчитать затраты по внедрению

Общая стоимость внедрения программного робота рассчитывается исходя из денежных средств, потраченных на приобретение лицензий, разработку алгоритма и его внедрения, а также на постпроектную поддержку.

Для более точных расчетов следует отбирать процессы с минимальной волатильностью. В противном случае процесс поддержки по стоимости может превысить трудозатраты по разработке.

Пример. Расчет эффективности удобнее делать на примере. Возьмем один из типовых процессов – сбор и сверку актов с контрагентами с разнесением в базу данных и систему электронного документооборота в одном крупном холдинге. В компании этим процессом занимаются восемь сотрудников по всей стране. Это обходится организации в 7 648 000 рублей в год (зарплата, рабочие места и прочее). Так называемая рабочая группа людей в течение года с учетом праздников и отпусков отводит приблизительно 5 448 полезных человеко-часов.

Перейдем к расчетам по RPA. Траты на робота делятся на лицензии в год, разработку и поддержку. Под эту задачу нужно приобрести пакет лицензий UiPath стоимостью примерно 280 000 рублей в год. Оценка трудозатрат: 950 000 рублей и четыре месяца по срокам.

В итоге срок окупаемости за первый год составит 7 месяцев. Следует учесть, что в первые месяцы рабочая группа все так же будет сопровождать процесс вручную пока разрабатывается алгоритм для робота. Поддержка может быть оказана как внутренним центром компетенции, так и внешним по контракту. На этот процесс закладывается 450 000 рублей в год.

Как внедрить робота

Подход к внедрению стоит делить на 3 главных этапа:

Первый этап – детализация и пилот. В этом процессе главное – правильно определить «подопечного», ведь от успешности внедрения RPA на нем зависит многое. На первом этапе происходит классический ряд действий:

После реализации пилота RPA лидер (он же, вероятно, спонсор) принимает решение о масштабируемости, и команда RPA переходит на следующий этап.

Второй этап – оценка влияния на операционную модель:

В результате этапа у вас появится план по роботизации процесса, в результате выполнения которого будут достигнуты зафиксированные показатели по приросту бюджета/скорости/качества, подготовлена почва для непосредственной разработки.

Третий этап – внедрение и/или масштабирование:

Этот этап в случае успешной реализации и слаженной работы обеих команд приносит бизнес-пользователям желаемый результат и повышенные показатели операционной эффективности.

Тестируем робота на «хваткость»

У каждой RPA-платформы есть свой стиль и подход к решению задач. На одни конкретные задачи их бывает несколько, и они на поверхности, а под другие необходимо напрячь мозг, а не робота.

Например, чтобы кликнуть на элемент на сайте мы можем попробовать следующие способы:

В данном случае все указанные методы подходят и точно определяют искомый элемент. Выбор зависит от контекста задачи. Бывает, ситуация складывается наоборот: нет подходящих решений «из коробки» – необходимо генерировать решение или искать пути обхода, так называемые «лазейки бизнес-процессов».

Такой подготовительный анализ «хваткости» робота позволяет спрогнозировать реальные трудозатраты, увидеть «подводные камни» и в конце концов принять решение о старте проекта RPA. В самом пессимистичном варианте – изменить бизнес-процесс или отказаться от его роботизации в целом. Порой такие «трудности автоматизации» подталкивают на улучшение организационной структуры процесса, что впоследствии может дать большую выгоду, чем просто роботизация.

Разработка MVP робота: почему заказчику важно участвовать

Аббревиатуру MVP ввел Фрэнк Робинсон еще в 2001 году, но популярность она получила благодаря гибким методологиям, где продукт разрабатывается инкрементально и итеративно. MVP – это минимально жизнеспособный продукт, он же – прототип RPA. Прототип содержит в себе самые основные функции, которые мог бы выполнять робот, для того, чтобы выполнить задачу по заданному процессу. Он характеризуется:

Почему так? Реализация прототипа показывает две вещи:

К последнему пункту: понятно, почему это так популярно в гибких методологиях, ведь в них заказчик постоянно принимает участие на всех этапах разработки. Таким образом создается прозрачность работ, что снижает риски провала проекта вплоть до нуля. Как и здесь – после того как заказчик убеждается, что задача реализуется в правильном русле, можно «спать спокойно» и ждать, когда в следующей итерации робота подобно скелету «нарастят мясом». И он сможет обрабатывать все больше исключений и работать с большим количеством входящих данных, делая роботизированный процесс надежней и мощнее.

Выбираем стратегию внедрения робота

Внедрение робота – процесс очень важный и непростой. В России эта технология только приживается. Пока рынок не знает больших практик успешного внедрения, внедрять RPA нужно с осторожностью.

На помощь приходит методология Scrum, которая гласит, что разработка должна идти при полном участии заказчика и небольшими спринтами. Их завершение шаг за шагом демонстрирует увеличение функциональности RPA-процесса. Плюсом будет снижение рисков по неудовлетворительному завершению проекта в целом.

Разработав вначале прототип RPA, обычно мы готовы дальше усложнять алгоритм раз за разом, спринт за спринтом, демонстрируя на деле заказчику соответствие полученных разработок плановым результатам.

Остановиться на одном процессе или роботизировать бизнес дальше?

Увидев прирост по бюджету и скорости, компании редко останавливаются на роботизации одного процесса. Также приняв тот факт, что в основном пилоты загружают робота не более чем на 25%, можно спокойно «вешать» на того же виртуального работника другие процессы, которые он будет выполнять. Следовательно, под них не нужно будет закупать лицензии.

Также есть и ситуации, когда для оценки качества внедрения и роботизированного исполнения требуется значительное время и объемы входящих данных. Например, сбор и аналитика массива информации из различных источников. Процесс важный и отдать его сразу роботу нельзя, нужен контроль и мониторинг.

Абсолютная замена специалиста роботом невозможна: не всю работу, хорошо выполняемую человеком, можно автоматизировать. Ключевые решения остаются за людьми: они более гибки и вариативны при их принятии.

Источник