что такое отчеты какими возможностями они обладают

В условиях рынка успех деятельности предприятий зависит от эффективного и своевременного информационного обеспечения. Информационные системы накапливают разнообразные сведения и представляют их пользователям в виде отчетов. Возможности отчетов во многом определяют удобство работы с системой и полноту удовлетворения информационных потребностей. Авторы статьи проанализировали этапы эволюции отчетов системы » 1С:Предприятие», описали возможности современных отчетов и направления их дальнейшего развития.

Андрей Коперский,
Дмитрий Малюгин
Фирма «Кинт» (г. Ижевск)

Рис. 1

Иногда пользователь вынужден ограничивать свои информационные потребности, так как система не может обеспечить его нужными сведениями. Такая ситуация возникает, когда необходимая информация отсутствует в базе данных или же отчеты не позволяют представить ее в том виде, в каком она нужна пользователю. Разработчики не в силах предусмотреть все специфические задачи, решаемые при помощи типовых конфигураций (тиражируемых поставочных вариантов программ). Зачастую пользователи вынуждены дорабатывать поставляемый вариант системы под специфику своих задач.

Фирма «1С » создает программные продукты для автоматизации учета в соответствии с архитектурой открытых систем, что позволяет пользователям менять структуру данных и алгоритмы их обработки. Можно добавлять нужные отчеты, документы, справочники и т. п.

Для доработки «стандартных вариантов» системы требуются квалифицированные специалисты, чьи услуги обходятся недешево. При сложных доработках конечная стоимость системы может довольно ощутимо возрасти по сравнению с типовой поставкой. Кроме того, в условиях быстро меняющегося законодательства пользователи вынуждены регулярно обновлять свои системы новыми версиями, которые поставляет головной разработчик. При индивидуально доработанной системе обновление приходится осуществлять в ручном режиме, с учетом внесенных на местах изменений. Этот трудоемкий процесс также требует соответствующей квалификации исполнителей.

Описанные трудности преодолеваются в системах, настраиваемых на уровне пользователя, где адаптация под конкретные задачи происходит в режиме интерактивного взаимодействия. Это означает, что пользователь может настраивать алгоритмы функционирования системы во время ее работы, меняя значения различных параметров. Данный подход сводит к минимуму необходимость доработок.

Применим он и к отчетам. Параметрически настраиваемые отчеты позволяют менять алгоритмы формирования в зависимости от параметров, введенных пользователем. Чем выше гибкость настройки, тем шире круг задач, которые можно решать с помощью отчета.

Функции отчетов

Возможности отчетов зависят от логической организации исходных данных. В информационных системах данные хранятся в виде многомерных структур, накапливающих и обобщающих информацию об изменении объектов учета. Такие структуры принято называть регистрами.

Рис. 2

Когда изменяется какой-либо ресурс, в регистре создается новая запись. Она содержит набор аналитических признаков, которые можно использовать в отчетах для детализации итоговых данных.

Структура бухгалтерских счетов похожа на структуру регистров. Отличия заключаются в том, что счета содержат ограниченное количество измерений (обычно три) и ресурсов.

Несмотря на разнообразие отчетов, их алгоритмы формирования выполняют схожие функции:

· создание структуры отчета (разворот итогов);

· выполнение арифметических операций над данными;

· управление экранной или печатной формой отчета.

Естественной формой восприятия многомерных структур является иерархия, в которой сводные данные последовательно разделяются по уровням аналитического учета. Иерархическая структура создается добавлением новых строк в отчете, т. е. он увеличивается по вертикали. Такое разделение называют «вертикальным разворотом».

На рис. 3 показан пример отчета об остатках товаров, в котором данные развернуты в виде иерархической структуры. В зависимости от назначения отчета последовательность и количество уровней разворота могут различаться.

Рис. 3

Рис. 4

Выполнение арифметических операций над данными. В большинстве случаев отчеты формируются для получения сводных (итоговых) данных, которые при необходимости разворачиваются по уровням аналитического учета.

Расчет сводных данных естественным образом сопутствует развороту. Поэтому структура отчета фактически определяет и алгоритм расчета сводных данных.

Арифметические вычисления могут выполняться для получения числовых характеристик нового качества. Например, разделив стоимость товаров на их количество, можно получить цену единицы товара.

Поколения отчетов

Если компьютерная программа удобна и эффективна,
она непременно будет изменена.

Одновременно с развитием информационных систем совершенствуются отчеты. Они приобретают все большую гибкость настройки, позволяющую решать разнообразные задачи анализа данных. В ходе происшедшей эволюции можно выделить несколько поколений отчетов.

Первое поколение. На ранних этапах развития информационных систем существовали в основном отчеты с «жестко» заданными алгоритмами формирования. Их печатная форма, состав и структура информации не могли изменяться по желанию пользователей, а диалоги настройки содержали минимум регулируемых параметров. Примерами могут служить регламентированные отчеты типа «Баланс», «Декларация по налогам» и т. п. Правила составления таких отчетов обычно не допускают вариаций.

Отчеты первого поколения все же позволяют воздействовать на алгоритмы формирования (например, любой регламентированный отчет требует от пользователя установить временной период выборки данных). Однако степень такого воздействия очень мала.

Эти отчеты используются и сейчас, что вполне оправданно: в некоторых случаях эффективнее иметь специализированный отчет, представляющий заранее определенный состав информации и имеющий минимум настроек.

В то же время специализированные отчеты не всегда удовлетворяют возросшим информационным потребностям. Чтобы решать разнообразные задачи получения данных, пользователь должен иметь возможность настраивать алгоритмы формирования отчетов.

Рис. 5

Этот отчет позволяет устанавливать последовательность разворота данных по уровням аналитического учета и задавать условия отбора объектов аналитики (только условия типа «включить»). Сводные данные можно рассчитать как по объектам аналитического учета, так и по группам справочников, к которым принадлежат объекты.

В отчетах второго поколения фирма » 1С » создала механизм расшифровки. Он не влияет на алгоритмы формирования отчетов, но может упростить анализ данных. Расшифровка позволяет открыть из экранной формы одного отчета другой связанный отчет. Последний детализирует интересующие пользователя сведения.

Например, если в экранной форме оборотно-сальдовой ведомости по счету 62 дважды щелкнуть строку с оборотами конкретного контрагента, откроется отчет «Карточка счета». В нем будут представлены движения счета 62 по выбранному контрагенту (рис. 6).

Рис. 6

Рис. 7

Форма «Менеджер» является стандартом для создания интерфейса параметрических отчетов в конфигурации «Бухучет++». Все отчеты, диалог которых приведен к этой форме, реализуют одинаковые принципы настройки и выглядят идентично. Это облегчает работу пользователя: освоив принципы настройки на примере одного отчета, он интуитивно применяет их для настройки любых отчетов формы «Менеджер».

Возможности параметрических отчетов

Эти возможности удобно рассматривать через приведенную выше классификацию функций:

· создание структуры отчета (разворот итогов);

· выполнение арифметических операций;

· управление экранной или печатной формой отчета.

Чтобы создать структуру отчета, пользователь переносит измерения из таблицы измерений (рис. 7, область 1) в таблицу разворота. На рис. 8 показаны пример настройки таблицы разворота и фрагмент отчета о реализации товаров. Итоговые данные в отчете развернуты сначала по клиентам, затем по товарам.

Рис. 8

Часто пользователю нужна сводная информация по объектам аналитического учета, объединенным общими характеристиками (например, получить данные о продажах по всем контрагентам, находящимся в г. Курске).

Понятие измерения в форме «Менеджер» шире, чем измерение регистра. Оно означает группу однородных аналитических признаков, по которым можно рассчитать итоговые данные. Аналитические признаки делятся на первичные и вторичные. Первичные содержатся в измерениях регистра. Вторичные являются характеристиками первичных признаков и содержатся в соответствующих справочниках (рис. 9).

Рис. 9

Рис. 10

На рис. 11 показаны пример таблицы разворота с измерением «Город» и фрагмент отчета о реализации.

Рис. 11

Итоговые данные в отчете можно рассчитать для групп справочников, в которых содержатся аналитические признаки (как первичные, так и вторичные). Реквизит «Опции» задает способ разворота по группам справочников (рис. 12).

Рис. 12

Значения «Включать все» и «Только группы» позволяют динамически создать еще одно измерение. В нашем примере это измерение «Группа городов» (рис. 13), содержащее перечень групп справочника «Города».

Рис. 13

Рис. 14

Рис. 15

Рис. 16

В форме «Менеджер» можно установить условия отбора на числовые ресурсы. Эти условия представляют собой логические операции сравнения значений ресурсов с заданным числовым значением. Например, создаем условие: вывести в отчет сведения о продаже по контрагентам, которые приобрели товары на сумму более 1000 руб.

Если возможностей отчета «Менеджер» недостаточно, данные можно передать в MS Excel, который позволяет создавать сводные таблицы, графики, диаграммы и выполнять любые вычисления.

Рис. 17

Отчет «Менеджер» позволяет устанавливать направление сортировки по названию или коду объектов аналитического учета. В зависимости от назначения отчета могут настраиваться и другие параметры форматирования.

Заключение

Гибкость настройки, как это ни покажется странным, может проявлять и свою оборотную сторону. Чем она выше, тем больше различных элементов управления содержит диалоговая форма отчета, тем сложнее пользователю ориентироваться в настройках. Поэтому при создании параметрических отчетов требуется тщательно проработать элементы интерфейса.

Дальнейший вектор развития отчетов системы » 1С » скорее всего будет направлен в сторону сводных отчетов (по типу MS Excel), позволяющих выполнять как горизонтальный, так и вертикальный разворот данных. Данные в отчетах можно будет сортировать по любому числовому реквизиту (например, для того, чтобы упорядочить контрагентов по сумме купленных ими товаров). Полезной окажется возможность создавать настраиваемые пользователем графики и диаграммы. Это позволит получать требуемые отчетные формы без использования дополнительного программного обеспечения.

Прямо сейчас заберите у «Клерка» 4 000 рублей при подписке на « Клерк.Премиум» до 12 ноября.

Подробности и условия самой обсуждаемой акции «Клерка» здесь.

Источник

Информационные технологии. 10 класс (Базовый уровень)

§ 4. Создание, просмотр и экспорт отчетов

Отчеты предназначены для вывода информации из баз данных на экран, принтер или в файл.

Отчеты предоставляют пользователю возможность обобщения и анализа данных. При создании реальных баз данных создание отчетов обычно является завершающим этапом работы. При создании реальных баз данных создание отчетов обычно является завершающим этапом работы. Источником данных для отчетов служат не только таблицы, но и запросы, создание которых рассматривается в следующем параграфе.

Работать с отчетами в Access можно в четырех режимах (пример 4.1). Выбор режима работы с отчетом определяется действиями, которые необходимо выполнить:

1. Представление отчета. Является режимом просмотра отчетов, установленным по умолчанию. Удобен тем, что позволяет скопировать данные из отчета в буфер обмена.

2. Предварительный просмотр. В данном режиме отчет отображается в том виде, в каком он будет напечатан. Используется для просмотра сформированного отчета (например, перед отправкой на печать).

3. Режим макета и Конструктор. Эти режимы используются, если необходимо внести изменения в отчет, изменить его структуру либо редактировать данные.

В Access для создания отчетов можно использовать различные инструменты:

1. Отчет. Предназначен для быстрого создания отчетов. Достаточно выбрать источник данных и нажать кнопку .

2. Пустой отчет. Позволяет создавать отчет с нуля в режиме макета.

3. Наклейки. Вызывает мастер, в котором можно выбрать стандартный или настраиваемый размер подписей, набор отображаемых полей и порядок их сортировки.

4. Мастер отчетов. Служит для пошагового создания отчета. С его помощью можно задать поля, уровни группировки и сортировки и параметры макета.

5. Конструктор. Открывает в режиме конструктора пустой отчет, в который можно добавить необходимые поля и элементы управления.

Технология работы с мастером и конструктором отчетов аналогична технологии работы с мастером и конструктором форм.

Помимо данных, извлеченных из таблиц или запросов, отчеты могут включать элементы, свойственные печатным документам. Элементы отчета можно увидеть в режиме конструктора в виде разделов (см. см. Приложение к главе 1):

1. Заголовок. Располагается в верхней части только первой страницы отчета. Используется для вывода данных, которые следует напечатать один раз в начале отчета (текст заголовка отчета, дата). Для добавления или удаления области заголовка необходимо выбрать в контекстном меню .

2. Верхний колонтитул. Располагается в верхней части каждой страницы. Используется для вывода таких данных, как заголовки столбцов, даты или номера страниц. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в контекстном меню конструктора отчетов . Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно уменьшить его высоту до 0.

3. Область данных. Располагается между верхним и нижним колонтитулами страницы. Является обязательным разделом отчета. Содержит данные, на которых основан отчет.

4. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы.

5. Примечание. Используется для вывода общих итоговых значений или подписи, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета.

Для создания отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:

1. Выбрать источник данных.
2. Выбрать инструмент для создания отчета.
3. Добавить поля, расположить их в нужном порядке, применить форматирование.

В отчете можно создавать вычисляемые поля. Используют вычисляемые поля для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Для выполнения подсчетов в вычисляемые поля отчета вводят выражение. Выражения — это формулы, в которых ссылками являются имена полей. Выражения могут содержать:

Данные проще анализировать, если они разделены на группы (сгруппированы). Группировка записей в отчетах выполняется по определенному полю.

Добавление в отчет группировки и сортировки (пример 4.4) и итогов (пример 4.5) осуществляется на последнем этапе создания отчетов.

По окончании создания отчета необходимо отобразить отчет в режиме предварительного просмотра. В этом режиме можно выбрать ориентацию страниц отчета и настроить количество отображаемых страниц (пример 4.6).

Пример 4.1. Режимы работы с отчетами.

Пример 4.2. Группа инструментов Отчеты вкладки Создание.

Пример 4.3. Некоторые из функций, которые можно использовать в отчетах.

Источник

Что такое отчеты какими возможностями они обладают

1. Основные сведения об отчетах.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчетов.

3. Создание отчета в режиме Конструктор.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

3.2. Структура отчета

3.3. Форматирование отчета

Для получения печатного документа в СУБД MS Access предусмотрено несколько возможностей:

— печать таблицы в режиме таблицы (вывод всех записей или записей удовлетворяющих условиям фильтрации в табличном виде);

— печать набора записей запроса в режиме таблицы;

— печать формы в режиме формы или в режиме таблицы;

1. Основные сведения об отчетах

Отчет – настраиваемое диалоговое окно, позволяющее организовать форматированное представление данных, предназначенное для вывода на экран, принтер или в файл. В СУБД MS Access отчеты являются объектами базы данных.

Отчеты представляют собой наилучшее средство для представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими средствами вывода данных на печать, отчеты обладают 2-мя принципиальными преимуществами:

– предоставляют широкие возможности для группировки, сортировки и вычисления промежуточных и общих итогов для больших наборов записей (вычисления можно производить в разрезе группы, нескольких групп и по отчету в целом);

– позволяют осуществлять вывод данных в виде, приближенном к стандартным бланкам документов.

Этапы создания отчета.

На первом этапе разрабатывается на бумаге макет будущего отчета. При этом, указывается: из какой таблицы или запроса необходимо отображать данные, определяются уровни группировки и сортировки данных, какие поля должны быть представлены в отчете и какие элементы управления будут использовать для отображения данных, нужны ли вычисляемые поля, какие графические элементы будут использоваться для придания отчету профессионального вида.

На следующем этапе происходит конструирование отчета средствами СУБД.

2. Средства СУБД MS Access для создания отчета

Для создания нового отчета в СУБД MS Access необходимо перейти в окне базы данных на вкладку Отчеты и щелкнуть по кнопке Создать. В появившемся диалоговом окне Новый отчет (рис.10.1) выбрать средство создания отчета.

Все средства, перечисленные в списке диалогового окна Новый отчет, можно разделить на три основные группы:

– средства автоматического создания отчетов (Автоотчет: в столбец, Автоотчет: ленточный);

– мастера создания отчетов (Мастер отчетов, Мастер диаграмм и Почтовые наклейки);

– конструктор создания отчетов.

Рис.10.1. Диалоговое окно Новый отчет

Средства автоматического создания отчетов позволяют на основе выбранного источника данных: таблицы или запроса, создать отчет соответствующего вида.

Мастера создания отчетов позволяют создавать отчеты в режиме диалога с пользователем. С помощью мастеров можно сформировать источник данных для отчета, выбрать вид представления данных, определить поля для группировки, сортировки и подведения итогов, выбрать итоговые функции по группе, определить макет отчета и стиль оформления, а также задать имя отчета.

Конструктор отчетов является основным средством позволяющим создавать отчеты любой сложности вручную. Вид отчета и его содержание зависят от квалификации разработчика отчета.

Обычно для создания прототипа отчета используются автоматические средства создания отчетов или мастера, а уже в конструкторе отчетов вид отчета доводится до профессионального вида.

Работа с отчетами может происходить в трех режимах: в режиме Предварительный просмотр , в режиме Образец и в режиме Конструктор .

Режим Предварительный просмотр предназначен для формирования отчета и вывода всех данных из источника записей на экран, режим Образец предназначен для быстрого формирования отчета на основе механической подстановки данных из нескольких записей источника данных (критерии выборки и сортировки игнорируются), режим Конструктор предназначен для создания и изменения структуры отчета. Для изменения режима работы с отчетом можно воспользоваться кнопкой Вид на панели инструментов Конструктор отчетов или аналогичной командой меню Вид.

3. Создание отчета в режиме Конструктор

Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо выполнить следующие действия:

1. Настроить параметры страницы.

2. Выбрать или создать источник записей для отчета.

3. Определить уровни группировки и сортировки.

4. Разместить поля источника записей в отчете.

5. Добавить вычисляемые и свободные элементы управления.

6. Настроить свойства элементов управления и разделов отчета.

7. Отформатировать отчет с целью придания профессионального вида.

8. Сохранить отчет, задав имя.

3.1. Настройка параметров страницы отчета

Основное назначение отчета – вывод на печать информации из базы данных в форматированном виде (приближенном к бланку бумажного документа). Поэтому прежде чем конструировать отчет (размещать в отчете элементы управления) необходимо настроить параметры страницы отчета (выбрать принтер, определить размер листа и его ориентацию, установить размеры полей и т. п.).

При физическом отсутствии принтера необходимо установить принтер программно с помощью команды операционной системы Пуск | Настройка | Принтеры | Установка принтера.

Для настройки параметров страницы отчета необходимо выполнить команду Файл | Параметры страницы …. Диалоговое окно Параметры страницы представлено на рис.10.2.

вкладка Страница (а) вкладка Поля (б)

Рис.10.2. Диалоговое окно Параметры страницы

Параметры страницы настраиваются для каждого отчета.

Если существует возможность вывода отчетов на различные принтеры, то в диалоговом окне Параметры страницы на вкладке Страница можно выбрать необходимый тип принтера. Диалоговое окно Выбор принтера представлено на рис.10.3.

Рис.10.3. Диалоговое окно Выбор принтера

От типа выбранного принтера зависят другие параметры страницы (см. рис.10.2): максимальный формат и размер бумаги, минимальные размеры полей, тип подачи бумаги.

От типа выбранного принтера и настройки его свойств зависит цветность отчета: вывод в цветном или черно-белом варианте.

3.2. Структура отчета

Структура отчета в режиме Конструктор представлена на рис.10.4. Любой отчет имеет следующие разделы:

– заголовок отчета (выводится только на 1-м листе отчета (титульном листе) и может содержать наименование отчета, логотип фирмы, юридический адрес предприятия и т. п.);

– верхний колонтитул (выводится в верхней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

– область данных (предназначена для вывода полей из запроса или таблицы – источника записей для отчета);

– нижний колонтитул (выводится в нижней части каждой страницы и может содержать заголовки, дату печати, номер страницы и т. п.);

– примечание отчета (выводится только на последнем листе отчета и может содержать итоговые расчеты, выводы по отчету и т. п.).

Из всех перечисленных разделов обязательным является раздел – область данных.

Разделы заголовок отчета и примечание отчета отображаются/скрываются в окне Конструктора одновременно. Такой же принцип отображения/скрытия и у разделов верхний и нижний колонтитул (см. рис.10.4).

При группировке записей в окно Конструктора отчетов (см. рис.10.4) могут быть добавлены для каждой группы, а в отчетах можно определить до 10 уровней группировки и сортировки, независимо следующие разделы:

– заголовок группы (выводится в начале каждой новой группы и может содержать поле, по которому проводится группировка);

– примечание группы (выводится в конце каждой группы и может содержать итоговые значения по группе).

Высоту области любого раздела отчета можно изменять с помощью мыши, перетаскивая нижнюю часть раздела вверх или вниз.

Ширину отчета настраивают исходя из выбранного размера бумаги, ориентации листа и размеров печатных полей.

Пример определения ширины отчета для бумаги формата А4 представлен в таблице 10.1.

Источник