что такое оптимальное планирование
Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки
Содержание
Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.
Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.
Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.
Основные виды планирования
Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.
Планирование по необходимости
Этот вид в свою очередь делится на:
По времени исполнения задач
Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.
Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.
Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.
Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.
По содержанию плана
Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.
Топ самых популярных методов планирования
Матрица Эйзенхауэра
Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.
В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:
Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.
Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.
Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.
Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.
Метод Парето
Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.
Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.
Метод OKR
OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.
Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.
Фикс-тайм методы
Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.
Метод декомпозиции
Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.
Простые советы по планированию
1. Определитесь с методом
Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.
2. Введите планирование в привычку
Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.
3. Формулируйте цели четко
Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.
Личный опыт
Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:
«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:
Оптимальное планирование
Оптимальное планирование [optimal planning] — комплекс методов, позволяющих выбрать из многих возможных (альтернативных) вариантов плана или программы один оптимальный вариант.
О.п. основано на решении задач математического программирования, экономико-математическом моделировании (причем используются два вида моделей: модели объектов планирования и процессов планирования — информационные). Оно тесно связано с оптимальным ценообразованием.
На начальном этапе развития экономико-математических методов в бывш. СССР основное внимание было обращено именно на проблемы О.п.: казалось, что разработка оптимального плана — гарантия успешного роста экономики. Это вполне укладывалось в рамки господствовавшей тогда идеологии централизованного планирования экономики. Отсюда применявшийся В.С.Немчиновым термин «планометрия«. Впоследствии исследования охватили также проблему оптимизации экономического механизма в целом — это означало, что вместо теории О.п. была выдвинута идея разработки системы оптимального функционирования социалистической экономики (СОФЭ), в которую вопросы О.п. вошли как важная составная часть; однако начали расшатываться представления о «неоспоримых», как тогда говорили, «преимуществах централизованного планирования».
В условиях перехода к рыночной экономике существенно изменяются сами задачи О.п.Оно может и должно широко применяться в рамках отдельных компаний (предприятий), а в общегосударственных масштабах должно приобретать не директивно-детализированный, а более укрупненный и индикативный характер См. Программирование(экономическое).
Смотреть что такое «Оптимальное планирование» в других словарях:
Оптимальное планирование — совокупность методов и средств, позволяющих выбрать из множества возможных вариантов развития экономической системы вариант, обеспечивающий наиболее эффективное использование ресурсов. Основу оптимального планирования составляет решение задачи… … Финансовый словарь
оптимальное планирование — Комплекс методов, позволяющих выбрать из многих возможных (альтернативных) вариантов плана или программы один оптимальный вариант. О.п. основано на решении задач математического программирования, экономико математическом моделировании (причем… … Справочник технического переводчика
ОПТИМАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ — планирование на основе экономико математических методов и моделей, позволяющее выбрать из всех возможных, допустимых наилучший план, характеризуемый максимальным значением целевой функции (критерия оптимальности) … Энциклопедический словарь экономики и права
Оптимальное планирование — см. Планирование оптимальное … Большая советская энциклопедия
ОПТИМАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ — с, х. производства, совокупность средств и методов, позволяющих выбрать из множества возможных наиб, эффективный вариант плана развития с. х ва, отдельных его подотраслей, регионов, объединений, предприятий. О. п, базируется на системе экономико… … Сельско-хозяйственный энциклопедический словарь
оптимальное планирование — сельскохозяйственного производства, совокупность средств и методов, позволяющих выбрать из множества возможных наиболее эффективный вариант плана развития сельского хозяйства, отдельных его подотраслей, регионов, объединений, предприятий. О. п.… … Сельское хозяйство. Большой энциклопедический словарь
Перспективное оптимальное планирование — [long term optimal planning] раздел оптимального планирования, имеющий существенные экономико математические особенности, отличающие его от планирования текущего и среднесрочного. Прежде всего, оценки ресурсов (см. статьи Объективно… … Экономико-математический словарь
перспективное оптимальное планирование — Раздел оптимального планирования, имеющий существенные экономико математические особенности, отличающие его от планирования текущего и среднесрочного. Прежде всего, оценки ресурсов (см. статьи Объективно обусловленные (оптимальные) оценки,… … Справочник технического переводчика
планирование (в экономике) — Процесс разработки планов развития экономических объектов разного уровня. В широком смысле слова включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В государствах централизованно… … Справочник технического переводчика
Планирование — (в экономике) [planning] процесс разработки планов развития экономических объектов разного уровня. В широком смысле слова включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В государствах… … Экономико-математический словарь
ОПТИМАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ
Экономико-математич. модель представляет собой систему переменных и ограничений, задающих множество возможных (допустимых) вариантов плана, а также целевую функцию (критерий оптимальности), с помощью к-рой отбирается наилучший (оптимальный) вариант плана. Обычно критериями оптимальности планов с. х-ва являются максимум стоимости валовой или товарной продукции, валового или чистого дохода и минимум издержек произ-ва или затрат труда. Переменными в экономико-математич. задачах являются площади посевов с.-х. культур, поголовье скота, объёмы произ-ва н использования произведённой продукция, значения отд. экономич. показателей. Ограничениями выступают площади с.-х. угодий в целом и по видам, осн. виды материальных ресурсов, балансы произ-ва и использования продукции, задания по продаже продукции гос-ву. Наиб, разработаны экономико-математич. модели оптимизации структуры с.-х. произ-ва, блочные модели развития и размещения произ-ва по регионам и предприятиям, задачи выбора наиб, дешёвых рационов кормления скота, оптимизации состава машинно-тракторного парка х-ва, прикрепления поставщиков к потребителям. Разработаны также модели оптим. планирования произ-ва и переработки с.-х. продукции. В результате решения оптимизац. задач на ЭВМ рассчитываются значения заданных переменных величия, а также оценки оптим. плана, к-рые показывают, на сколько единиц возрастает или уменьшается функционал задачи (критерий оптимальности), если кол-во данного ресурса возрастает на единицу. Оценки оптим. плана служат мощным инструментом количеств, и качеств, анализа вариантов плана, его устойчивости при изменении исходных технико-экономич. коэффициентов.
• Канторович Л. В., Экономический расчет наилучшего использования ресурсов, М., 1960; Немчинов В. С., Изб. произв., т. 3 — Экономика и математические методы, М., 1967; Кравченко Р. Г., Математическое моделирование экономических процессов в сельском хозяйстве, М., 1978; Крылатых Э. Н., Система моделей в планировании сельского хозяйства, М., 1979.
Полезное
Смотреть что такое «ОПТИМАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ» в других словарях:
Оптимальное планирование — совокупность методов и средств, позволяющих выбрать из множества возможных вариантов развития экономической системы вариант, обеспечивающий наиболее эффективное использование ресурсов. Основу оптимального планирования составляет решение задачи… … Финансовый словарь
Оптимальное планирование — [optimal planning] комплекс методов, позволяющих выбрать из многих возможных (альтернативных) вариантов плана или программы один оптимальный вариант. О.п. основано на решении задач математического программирования, экономико математическом… … Экономико-математический словарь
оптимальное планирование — Комплекс методов, позволяющих выбрать из многих возможных (альтернативных) вариантов плана или программы один оптимальный вариант. О.п. основано на решении задач математического программирования, экономико математическом моделировании (причем… … Справочник технического переводчика
ОПТИМАЛЬНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ — планирование на основе экономико математических методов и моделей, позволяющее выбрать из всех возможных, допустимых наилучший план, характеризуемый максимальным значением целевой функции (критерия оптимальности) … Энциклопедический словарь экономики и права
Оптимальное планирование — см. Планирование оптимальное … Большая советская энциклопедия
оптимальное планирование — сельскохозяйственного производства, совокупность средств и методов, позволяющих выбрать из множества возможных наиболее эффективный вариант плана развития сельского хозяйства, отдельных его подотраслей, регионов, объединений, предприятий. О. п.… … Сельское хозяйство. Большой энциклопедический словарь
Перспективное оптимальное планирование — [long term optimal planning] раздел оптимального планирования, имеющий существенные экономико математические особенности, отличающие его от планирования текущего и среднесрочного. Прежде всего, оценки ресурсов (см. статьи Объективно… … Экономико-математический словарь
перспективное оптимальное планирование — Раздел оптимального планирования, имеющий существенные экономико математические особенности, отличающие его от планирования текущего и среднесрочного. Прежде всего, оценки ресурсов (см. статьи Объективно обусловленные (оптимальные) оценки,… … Справочник технического переводчика
планирование (в экономике) — Процесс разработки планов развития экономических объектов разного уровня. В широком смысле слова включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В государствах централизованно… … Справочник технического переводчика
Планирование — (в экономике) [planning] процесс разработки планов развития экономических объектов разного уровня. В широком смысле слова включает также процессы организации осуществления планов, корректировки планов и контроля за их выполнением. В государствах… … Экономико-математический словарь
Тайм-менеджмент: 15 методов эффективного управления временем
Что такое тайм-менеджмент
Экономист Питер Друкер писал, что менеджмент будет все больше выходить за рамки коммерческих предприятий, где появился в попытке организовать производство вещей.
Тайм-менеджмент — это техники и методы для управления временем. Это самоорганизация и управление собой. Тайм-менеджмент помогает человеку или компании планировать время и экономить ресурсы.
Например, если завалило работой, а вы не знаете, за что браться в первую очередь, следует расставить приоритеты. Матрица Эйзенхауэра помогает разобраться, какие задачи срочные и важные, а какие просто отвлекают.
Чем больше задуманного мы успеваем сделать, тем лучше качество нашей работы и жизни в целом. А в условиях цифровой трансформации и ускорения изменений, четкое распоряжение временем помогает сохранять фокус на целях и не отклоняться от курса.
Принципы тайм-менеджмента
Практически все существующие методы управления временем состоят из трех компонентов: приоритизации, планирования и структурирования.
Большая часть техник тайм-менеджмента опирается на структурирование и приоритизацию, и только малая часть — сложная комбинация всех трех принципов. Мы разберем 15 лучших методов тайм-менеджмента: от простых техник к сложным системам управления.
Лучшие методы тайм-менеджмента
1. Подготовка с вечера
Подготовка с вечера подойдет тем, кому трудно вставать рано утром — совет психолога Ника Уигнала [1]. Записывайте рабочие и личные задачи на завтра в конце рабочего дня. Так вы поймете свою нагрузку заранее и распределите задачи без утренней спешки. Можно готовить вечером план задач, рабочую одежду или обед с собой, если вы работаете вне дома.
2. Хотя бы N минут
Метод помогает справиться с прокрастинацией — откладыванием задач «на потом», даже если это важные или срочные дела. Если вы не хотите ничего делать, попробуйте начать хотя бы с нескольких минут на задачу: пять или десять. По мнению Джулии Мюллер, профессора Университета Лейпцига, так у человека останется право передумать, и оно повышает чувство контроля над ситуацией. Он перестает думать, что его принуждают делать что-то, чего он делать совершенно не хочет [2], поэтому дальнейшая работа идет легче.
3. Дедлайны
Ставьте четкие сроки сдачи работы — дедлайны. Понятные сроки стимулируют работать быстрее и помогают справиться с прокрастинацией. Исследователи Массачусетского технологического института выяснили, что даже самостоятельно установленные дедлайны помогают сдвинуть дела с мертвой точки [3]. При этом такие сроки работают хуже внешних дедлайнов, которые ставит руководитель или конкурсная комиссия. В личных делах внешним куратором может быть друг, коллега или родственник.
4. Поедание «лягушки»
Бизнес-тренер Брайан Трейси предлагает съедать «лягушку» каждое утро [4]— делать самую сложную и неприятную задачу самой первой. С утра мозг меньше нагружен информацией, поэтому вам будет проще справиться с трудным делом. После такой задачи все остальные покажутся пустяковыми и на них по-прежнему останутся силы.
5. Мелкие задачи
Это полная противоположность предыдущему методу. Делайте мелкие задачи — на 1–2 минуты — первыми, по возможности в тот же момент. Например, проверьте почту и оборудование, отправьте запросы или раздайте задачи. Это правило взято из метода Getting Things Done (GTD) бизнес-тренера Дэвида Аллена [5].
6. Автофокус
Метод «автофокуса» подойдет людям, которые часто работают с задачами без дедлайна. Два предыдущих принципа обязывают выбирать дело, и это чувство обязанности вызывает отторжение. Автор метода Марк Форстер считает [6], что сначала следует выписать все дела в единый список, а потом медленно его прочитать, пока не захочется остановиться на одной задаче. Объем задачи не имеет значения, важнее желание сделать ее прямо сейчас. Если получилось завершить дело сегодня — вычеркните его. Не получилось — перенесите в конец списка, и прочитайте его заново.
7. Сделайте это завтра
Автор книги «Сделай это завтра» [7] Марк Форстер рекомендует не браться за срочные задачи сразу, а откладывать их на завтра. Для этого нужно вести закрытые списки дел. В закрытый список невозможно добавить новую задачу, но можно занести в список на следующий день. Такой подход помогает сохранять фокус на текущих делах и делать только свою работу.
Форстер разделяет «свою настоящую работу» и «занятость». Настоящая работа помогает продвигаться в бизнесе или профессии. Здесь вы полноценно применяете свои навыки и знания. Часто выходите из зоны комфорта — делаете то, чего не делали раньше. Работать по-настоящему сложно, такая работа может вызывать небольшое сопротивление.
Занятость появляется, когда вы откладываете настоящую работу ради мелких задач. Деятельность — не то же самое, что действие. Если работа вызывает ощущение перегруженности, но не кажется сложной, — скорее всего, это занятость. Настоящая работа бывает сложной, но не заставляет чувствовать себя «белкой в колесе».
8. Деление большой задачи
Эту технику также называют поеданием салями или слона по кусочкам. Глобальная задача может испугать объемом. Чтобы к ней приступить, следует разложить большую задачу на небольшие этапы, декомпозировать. Например, «запуск нового проекта» звучит громко и давит ответственностью. Но когда в нем появляются конкретные шаги, становится проще: «начать исследование аудитории» → «поговорить с Сашей по пунктам анализа» → «изучить результаты» → «подготовить макет по результатам исследования». Задача «обрастает» конкретикой и уже не кажется невыполнимой миссией.
9. Одна задача в один промежуток времени
Многозадачность в интеллектуальном труде не работает. В 2009 году исследователи из Университета Стенфорда провели эксперимент [8]. Они выяснили, что когда человек делает несколько интеллектуальных дел одновременно, например, читает и разговаривает по телефону, то хуже запоминает и содержание разговора, и прочитанное. При этом не может определить, какая информация была важной, а какую можно было опустить. Если человек работает только над одним делом в один промежуток времени, он лучше справляется с задачей и хорошо запоминает информацию.
10. Методы фиксированного времени
Сюда относят методы работы по таймеру. Если завести привычку работать по таймеру, вы будете знать цену своему времени, работать продуктивнее, научитесь управлять ожиданиями, натренируете силу воли и предотвратите выгорание.
Техника Pomodoro. Метод помидора — это «система 25 минут» Франческо Чирилло. «Помидором» называют отрезок времени в 30 минут — 25 минут на работу и пять минут на отдых. Вы работаете 25 минут, делаете пятиминутный перерыв, затем снова уходите в работу. Через каждые четыре повтора — перерыв 30 минут.
Кстати, таймер называется «помидорным» потому, что Франческо Чирилло вначале использовал небольшой кухонный таймер в виде помидора.
Метод «90 на 30» Тони Шварца [9] и метод «52 на 17», который появился в результате исследования сервиса The Muse [10], строятся по похожему принципу. Первое значение — время в минутах, которое нужно отводить для работы, второе — время для перерыва.
Можно сказать, что это модификация дедлайнов, но в них жестко ограничивается само время на работу. Обилие коротких перерывов помогает «разгружать мозг», сменить деятельность и отвлечься.
Если хотите попробовать методы на практике, помните, что в них одинаково важны не только промежутки работы, но и промежутки отдыха. Чтобы методы работали, важно отдыхать и возвращаться к задаче в установленное время.
11. Принцип девяти дел
Этот метод основан на иерархии задач. Согласно принципу, в течение дня нужно «закрыть» одну крупную задачу, три задачи поменьше и пять мелких. Подходят дела вроде подготовки к встрече с будущими клиентами, и задачи попроще, например покупка корма питомцу. Так домашние дела не пропадают из вида и входят в расчет собственной нагрузки.
Вариация этого метода — «принцип трех дел» Криса Бейли [11]. Этот метод поможет тем, кто легко погружается в рутину и не уделяет должного внимания своим долгосрочным целям. По мнению Бейли, нужно завершать три дела в день, которые приближают вас к достижению глобальной цели. Например, час в день делать грамматические упражнения на английском или сформировать заявку на стипендию, если ваша глобальная цель — учеба за рубежом.
12. Канбан
Канбан — это метод организации работы, чтобы распределять нагрузку между людьми и делать работу точно в срок. Метод помогает видеть нарастающий темп работы и ничего не забывать.
Классический канбан — это таблица с тремя столбцами «Нужно сделать», «В работе» и «Сделано». Но столбцов может быть и больше, например, по количеству этапов в вашем проекте или на производстве, а их названия также могут меняться по усмотрению компании.
Все дела по умолчанию заносятся в первый столбец отдельной строкой или на отдельном стикере, карточке. Потом они перетаскиваются из одного в другой, пока, не попадут в последний столбец. Благодаря такому «перетаскиванию» можно легко отследить прогресс отдельного человека и всей команды.
13. Хронометраж
Экономист и автор книг по тайм-менеджменту Глеб Архангельский считает, что в основе планирования — понимание, где время расходуется эффективно, а где не очень. Архангельский предлагает планировать в три этапа.
14. Матрица Эйзенхауэра
Система ведения дел и приоритизации, которую придумал 34-й президент США Дуайт Эйзенхауэр в середине XX века. Все текущие и будущие дела распределяют по четырем категориям матрицы в зависимости от их срочности и важности. Матрицей сложно пользоваться постоянно, но можно периодически к ней возвращаться, если завалило работой и домашними делами. Вот как ей пользоваться.
15. Тайм-менеджмент по хронотипу
Метод подойдет тем, кто хочет составить для себя идеальный распорядок дня. Кандидат медицинских наук и клинический психолог Майкл Бреус считает [12], что существует четыре хронотипа. У каждого из них свое идеальное время для пробуждения, пик продуктивности и режим сна:
Бреус считает: если подстроить личное и рабочее расписание под собственные биоритмы, качество жизни станет намного лучше.
Приложения для управления временем
Эти приложения пригодятся, чтобы управлять задачами. Они подходят для большинства методов тайм-менеджмента из нашего списка.
Книги по тайм-менеджменту
Эти книги дополняют статью и раскроют техники подробнее.
Читайте также на РБК Трендах: