что такое операционные процессы
Операционные бизнес-процессы: как работает компания
Бизнес-процессы есть в каждом бизнесе, независимо от его уровня развития и размеров. Они есть у Газпрома и Сбербанка, где трудятся сотни тысяч сотрудников, и они есть у любого ИП, который работает один. Даже если вы думаете, что у вас в компании их нет — они есть.
Бизнес-процесс — последовательность заранее понятных действий, которые приводят к предсказуемому и нужному результату.
Это определение отличается от классического, но оно понятнее и с ним проще работать. Главное в нём — заранее понятные действия и предсказуемый результат. Например, если вы каждый квартал отчитываетесь в налоговую или сдаёте бухгалтерскую отчётность, это уже бизнес-процесс: вам ясно, что нужно делать, и вы понимаете, какой результат получится в итоге.
Закупка товаров у поставщика — тоже бизнес-процесс. У вас есть заранее понятные действия:
Каждая закупка проходит примерно одинаково, поэтому каждое действие можно регламентировать:
Если посмотреть на этот список, то можно заметить, что мы только что формализовали процесс закупок. Теперь, когда в компанию придёт новый человек и будет этим заниматься, у него уже будет готовый отработанный план, по которому нужно действовать. Предсказуемый результат в этом случае будет таким — у вас на складе или в магазине появятся нужные товары, которые уже заведены в систему и на которые есть все документы.
Если говорить строго, то бизнес-процессы делятся на три группы:
Про управляющие и поддерживающие мы поговорим в других статьях, а пока вернёмся к операционным — самым популярным и востребованным процессам.
Процесс продажи в В2В — тоже бизнес-процесс. Смотрите, что обычно происходит:
Каждый из этих шагов заранее понятен и определён — менеджеру остаётся только пройти по ним, чтобы получить нужный результат.
Бизнес-процессы повышают прозрачность внутри компании, ускоряют работу и помогают не допустить ошибок.
Вот что нужно, чтобы начать работу с операционными бизнес-процессами у себя в компании:
Следующий материал — про управляющие бизнес-процессы.
Что такое бизнес-процессы
Наверняка, каждый из вас слышал такое понятие, как бизнес-процесс. Оптимизация бизнес-процессов, управление бизнес-процессами… Эти формулировки часто мелькают в многочисленных книгах о ведении бизнеса и учебниках для начинающих предпринимателей. Что же такое бизнес-процессы и действительно ли так важно их глубинное понимание для успешного ведения бизнеса?
Отвечая сразу на вторую часть вопроса, однозначно скажем «да». Без понимания того, что вы делаете, что делает ваша компания и чего вы (как часть компании) хотите добиться, вряд ли вы приедете к цели. Любая деятельность бизнеса имеет определенную цель, и чтобы её достичь, необходимо правильно выстроить соответствующий бизнес-процесс. От того, насколько эффективно вы сможете организовать протекание того или иного бизнес-процесса, будет понижаться либо повышаться ваша конкурентоспособность и доходность.
Определения бизнес-процесса
Итак, бизнес-процесс – это определенная совокупность действий, которые взаимосвязаны между собой и характеризуются регулярным повторением; которые направлены на создание конечного продукта (товара или услуги), имеющего ценность для потребителя. Бизнес-процессы нацелены на то, чтобы удовлетворить выполнение основной миссии компании.
Можно привести и другие определения бизнес-процесса. Например:
1) бизнес-процесс – это структурированные операции, следующие одна за одной, выполнение которых реализует определенную задачу бизнеса;
2) бизнес-процесс – это последовательность действий, которые преобразовывают различную входную информацию в выходную, в результате чего выполняется предпринимательская функция;
3) бизнес-процесс – это взаимосвязь определенных бизнес-функций, реализация которых обеспечивает создание готового продукта (товара или услуги);
4) бизнес-процесс – это последовательные этапы создания добавленной стоимости продукта, которая соответствовала бы запросам клиентов.
Типы бизнес-процессов
Среди типов бизнес-процессов можно выделить следующие:
Операционные бизнес-процессы
Это то, что является главным направлением деятельности предприятия и благодаря чему формируется основная прибыль. Операционными бизнес-процессами, например, могут быть маркетинг, производство, строительство.
Управляющие бизнес-процессы
Система бизнеса должна функционировать, а чтобы она могла полноценно это делать, существуют управляющие бизнес-процессы. Стратегический менеджмент, риск-менеджмент, корпоративное управление – это управляющие бизнес-процессы.
Поддерживающие бизнес-процессы
Эти бизнес-процессы являются неосновными и, по своей сути, вспомогательными, однако, без них не может полноценно функционировать ни один проект. Они обеспечивают поддержку всей инфраструктуре предприятия. В эту категорию можем отнести ведение бухгалтерского учета, HR-менеджмент, техническую поддержку.
Также в отдельную категорию можно выделить развивающие бизнес-процессы. Они нацелены на всяческое развитие и совершенствование предприятия в целом и отдельных его структур, а также улучшение характеристик товара, модификацию оборудования и др.
Характеристика бизнес-процессов
Если рассматривать наиболее общее определение понятия «бизнес-процесс», то можно выделить три основных фактора, которыми он (то есть, бизнес-процесс) и характеризуется. Первый фактор – это стоимость. При любых обстоятельствах она всегда будет стремиться к возможному минимуму.
Второй фактор – это длительность. Любой бизнес-процесс должен проходить как можно меньший (по длительности) путь от своего начала до конца, сохраняя при этом максимальную эффективность. Лишние затраты времени на бизнес-процесс – это лишние затраты ресурсов.
И третий фактор – это уровень удовлетворенности потребителя продуктом. Удовлетворенность продуктом может определяться различными факторами, но основным из них, как правило, является качество товара или услуги.
Ко всему прочему, бизнес-процесс, чтобы достичь своей максимальной эффективности, должен быть четко описанным, быть организованным согласно оптимальным условиям, протекать в соответствии с обозначенной целью, а также совершенствоваться с течением времени.
Приведем простой пример бизнес-процесса. Есть заведение общественного питания, есть его клиент. Из входных данных (приход посетителя) мы должны получить конечный результат (довольный посетитель). Бизнес-процесс будет выглядеть так:
Каждый бизнес-процесс имеет и своих субъектов. Условно назовем их руководитель, поставщик и потребитель. Руководитель (или еще можно сказать владелец) бизнес-процесса – это лицо, которое обладает определенными правами и обязанностями касательно протекания бизнес-процесса. Для любого бизнес-процесса необходима определенная категория ресурсов, с помощью которых обеспечивается оптимальное протекание бизнес-процесса. Этими ресурсами «заведует» поставщик.
Результат бизнес-процесса – это конечный продукт, получаемый из входных ресурсов и информации. В нем, прежде всего, заинтересован потребитель бизнес-процесса, который и получает этот конечный продукт. Поставщики и потребители могут рассматриваться и как внешние лица по отношению к предприятию, и как внутренние.
Управление бизнес-процессами
Часто бизнес-процесс управляется за счет его автоматизации, хотя это не является обязательным фактором успешного функционирования бизнес-процесса. Существует специальное программное обеспечение, с помощью которого бизнес-процесс формализуется, анализируется и, соответственно, управляется.
Формализация и стандартизация процесса имеет свои преимущества. Например, формализованный бизнес-процесс может быть оценен по определенным критериям, разработать которые для неформализованного процесса невозможно. Еще одна выгода использования программного обеспечения по бизнес-процессам заключается в возможности отслеживания затрат, относящихся к разным видам деятельности.
Операционный процесс
Операционный процесс — это последовательность или совокупность производственных операций, посредством которых ресурсы преобразуются в продукцию.
Операционный процесс в производственной подсистеме — это совокупность производственных операций, организованных во времени и пространстве в результате которых осуществляется производственная деятельность организации.
Операционный цикл — это отрезок времени от момента начала до завершения операционного процесса.
Смотреть что такое «Операционный процесс» в других словарях:
Операционный процесс подавления мыслей — (operating process) – требующие немалых порой усилий попытки отвлечься от неприятных мыслей, переключить внимание на что то другое, что пациентам с психиатрическими расстройствами удаётся далеко не всегда либо они не пытаются это делать, если… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
Процесс — По теме Процесс должна быть отдельная статья, а не страница разрешения неоднозначностей. После создания основной статьи страницу разрешения неоднозначностей, если в ней будет необходимость, переименуйте в Процесс (значения). Содержание 1… … Википедия
Операционный риск — (англ. Operational risk) риск, связанный с выполнением компанией бизнес функций, включая риски мошенничества и внешних событий. Чаще всего принимается определение, данное в Базель II: Операционный риск риск убытка в результате неадекватных… … Википедия
Операционный маркетинг — маркетинг, в основе которого лежит активный процесс с краткосрочным горизонтом планирования, направленный на уже существующие рынки. Операционный маркетинг классический коммерческий процесс получения заданного объема продаж путем использования… … Финансовый словарь
Технологический процесс — (ТП), сокр. техпроцесс это упорядоченная последовательность взаимосвязанных действий, выполняющихся с момента возникновения исходных данных до получения требуемого результата. Технологический процесс это часть производственного… … Википедия
Поточно-операционный способ — Поточно–операционный способ – способ очередности выполнения операций в отдельных звеньях. В этом случае производственный процесс между рабочими разделен по операциям (например, кирпичная кладка звеном тройка., где каждому каменщику… … Энциклопедия терминов, определений и пояснений строительных материалов
Сверхдоступность — (hyperaccessibility) – появление нежелательных мыслей одна за другой, предположительно, в силу того, что контролируемый, операционный процесс подавления мыслей по каким то причинам не выполняет свою функцию, например, в связи с переутомлением,… … Энциклопедический словарь по психологии и педагогике
КОММУНИКАЦИИ, МАРКЕТИНГОВЫЕ — процесс эффективного обмена информацией, знаниями о продукте или услуге с целевыми аудиториями для решения маркетинговых задач организации. В профессиональной литературе для обозначения этой категории часто встречается соответствующая обычому… … Маркетинг. Большой толковый словарь
Леверидж — (Leverage) Леверидж это управление активами и пассивами предприятия для получения прибыли, делеверидж это процесс снижения кредитного плеча Понятие и функции производственного и финансового левериджа, коэффициент финансового левериджа, леверидж… … Энциклопедия инвестора
Производственный — 1.5.1. Производственный контроль осуществляется предприятием изготовителем в соответствии с порядком, утвержденным им по согласованию с органами и территориальными органами и учреждениями Госсанэпидслужбы РФ, с учетом рекомендаций, указанных в… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации
Операционная, инвестиционная и финансовая деятельность компании
Выделяют три вида деятельности компании: операционная, инвестиционная и финансовая. Такое разделение необходимо для более точного определения оборота капитала в вашей компании, другими словами, для оценки эффективности деятельности предприятия. Чем эти виды деятельности отличаются и по каким аспектам разделяют движение денег?
Самая значимая деятельность в компании — операционная. Она включает в себя обращение всех видов денежных средств, затрачиваемых на ежедневные задачи вашего бизнеса. Сюда относятся все разовые и постоянные расходы компании.
В инвестиционную деятельность входят такие операции с денежными средствами, как покупки, продажи, обслуживание оборудования и имущества предприятия. Например, затраты на униформу для персонала, ремонт летней веранды кафе и т. д. Отличить её можно по признаку долгосрочности, то есть это инвестиции во время.
Финансовая деятельность — это получение или выдача кредитов. Например, выдача кредита другой компании будут являться финансовой деятельностью, потому что никак не затрагивает операционные процессы компании, которая выдаёт кредит.
Операционная деятельность предприятия
Для того чтобы сохранить позиции на рынке в условиях жёсткой конкуренции, предприятие следит за всеми изменениями, происходящими на рынке, и разрабатывает различные способы приспособления к негативным воздействиям, чтобы повлиять на конкурентоспособность. Операционная деятельность предприятия нацелена на получение прибыли и/или выполнение иных задач предприятия, это может быть оказание соответствующего вида услуг, сельскохозяйственная деятельность, производство промышленных благ, сдача имущества в аренду, продажа и транспортировка товаров и прочее. Иначе говоря, это то, ради чего непосредственно существует предприятие.
Большая часть человеческих и денежных ресурсов предприятия идёт на обслуживание данной сферы, поэтому прибыль от неё имеет значительный вес. По этой причине остальные виды деятельности предприятия не должны противоречить приоритетному виду деятельности. Именно по интенсивности её развития можно делать заключение о стадии жизненного цикла компании.
Операционная синергия происходит, когда ради увеличения капитала происходит слияние компаний. Ярким примером операционной синергии может служить объединение компаний «Exxon» и «Mobil». Их совместная работа принесла 80.3 млрд долларов.
Основные задачи операционной деятельности
Основная цель операционной деятельности компании — выявить нужды для её жизнеспособности и дальнейшего усовершенствования. Операционная деятельность предприятия предполагает все расходы, необходимые для ежедневной нормальной работы компании.
Например, вы решили открыть предприятие в сфере услуг — сервис грузчиков.
Операционная сфера деятельности будет включать в себя:
Операционная деятельность не будет иметь отношения к:
Операционная деятельность — это основа хозяйственной деятельности компании.
Принципы организации операционной деятельности включают в себя оперирование финансовыми средствами, которые уже вложены в предприятие. Средства, которые будут инвестированы, — предмет финансовой и инвестиционной деятельности.
Из этого следует, что прибыль предприятия полностью зависит от приоритетной деятельности. Если она является неэффективной, то неконкурентоспособная компания обанкротится и уйдёт с рынка.
Все расходы, возникающие по ходу производственного цикла компании, являются операционными.
Производственный цикл предприятия
Временной отрезок, за который происходит оборот материальных активов предприятия, называют производственным циклом. Иначе говоря, производственный цикл — это то время, за которое товар или услуга будут произведены, начиная с запуска исходных материалов (сырья и полуфабрикатов) в производство до выхода готового продукта. Производственный цикл является основным экономическим значением при анализе жизнедеятельности организации. Его расчёт необходим при анализе работы и дальнейшем планировании развития компании.
Главный показатель производственного цикла — его длительность. На неё влияют три основных аспекта: технологический, экономический и организационный.
Например, время процессов сборки, обработки, транспортировки деталей, заработная плата рабочих, уровень механизации, условия труда — всё это имеет большое влияние на длительность цикла.
Чем меньше его длительность, тем большее высвобождение капитала мы имеем на выходе.
Отсюда исходит, что, рассчитав длительность цикла, вы сможете расширить производство товара или услуги в организации и обеспечить его развитие и выгодное положение на рынке.
Продолжительность производственного цикла оказывает влияние на производственную мощность всего предприятия. Производственная мощность — максимальное количество продукции, которое предприятие может произвести за определённый период времени. То есть, чем меньше времени будет затрачено на производство одного товара, тем большее их число будет изготовлено за этот период. Отсюда следует, что основная задача предприятия — сократить продолжительность производственного цикла.
Схема формирования прибыли предприятия
Последовательность этапов операционной деятельности
Для определения обращения денежных средств предприятия операционную деятельность можно разделить на несколько этапов.
Первый этап операционной деятельности затрагивает проблемы управления и контроля объёма ресурсов для жизнедеятельности бизнеса, бухгалтерские балансы, анализ показателей отчёта о прибылях и убытках предприятия, информацию из других источников за соответствующий период. Недостаточное количество ресурсов существенно удлинит период освоения производства, тогда как его избыток может привести к нерациональному использованию производственного сырья.
На втором этапе операционной деятельности происходит выявление потребности в определённом виде оборудования, пересчёт показателей первого этапа и вычленение чистой прибыли.
Третий этап операционной деятельности включает управление действиями и мероприятиями по организации работы компании.
Основные виды ресурсов, расходуемые для операционной деятельности предприятия
Ресурсы — это используемые человеком факторы производства, необходимые для нормального функционирования процессов производства и его развития.
Ресурсы делятся на:
Операционная деятельность банка
Операционная деятельность банка — деятельность, направленная на получение ресурсов и грамотное их использование. Что относится к операционной деятельности? Например, выпуск ценных бумаг, денежные операции, обслуживание физических и юридических лиц. Данную деятельность обеспечивают сотрудники банка. Они выполняют функции фронт-офиса (отвечают за проведение соответствующих операций, контроль составления договоров) и бэк-офиса (основной деятельностью которого является регистрация, проверка полученных документов, обработка данных клиентов и обеспечение их безопасности, взаимодействие с налоговыми органами).
Главным фактором текущей операционной деятельности считается внутренний контроль банка. Он отвечает за предупреждение ошибок системы и сохранность документации. Система внутреннего банковского контроля делится на первичный (визуальная проверка документов) и последующий (систематическая проверка документов). Данная деятельность также является приоритетной.
Потоки денежных средств
Движение денежных средств, в том числе их поступление (приток) и расходование (отток) называют денежными потоками. Формирование денежных потоков происходит из денежных средств предприятия от его официальной деятельности. Сюда же входят проценты и дивиденды.
Рассчитываются денежные потоки компании с использованием двух методов:
Движение оборотных активов
Выделяют пять основных стадий движения оборотных активов:
Инвестиционная деятельность предприятия
Помимо операционной деятельности для полноценного развития организации осуществляется также инвестиционная и финансовая деятельность. Рассмотрим каждую из них в отдельности.
Инвестиционная деятельность предприятия — вложения денежных средств компании, совершаемые ради прибыли.
Инвестиции можно разделить на две группы.
Реальные инвестиции — вложения денежных средств для получения прибыли. Это вложения в долгосрочный проект с последующим приобретением активов. В них используется собственный капитал либо кредит или другие заёмные средства. Реальные инвестиции — основа капиталовложений организации. Благодаря им предприятие проникает на новые рынки, повышает уровень рентабельности операционной деятельности. Примером таких инвестиций является использование научной деятельности, которая будет способствовать продвижению предприятия, реконструкции, перепрофилированию.
Финансовые инвестиции — вложения капитала для формирования портфеля ценных бумаг. Например, приобретение акций компаний, ценных бумаг.
Финансовая деятельность
Финансовая деятельность предприятия — это краткосрочные финансовые вложения, выпуск облигаций и иных ценных бумаг и т. д.
Компании осуществляют краткосрочные вложения с целью увеличения доходов, финансирования текущей деятельности, мобилизации финансовых ресурсов и так далее.
Анализ финансовой деятельности предприятия для оценки хозяйственных активов осуществляется благодаря финансовому контролю.
Выделяют основные виды финансового контроля:
Проценты и дивиденды
Компания, существующая на рынке, проводит операции со своими денежными средствами. Разберёмся с процентами и дивидендами. Для начала следует узнать сущность каждого из этих понятий.
Дивиденды — это часть от прибыли организации, которая выплачивается её владельцам (акционерам). Приобретая акции компании, вы получаете от неё прибыль, независимо от известности предприятия и его денежных оборотов.
Для того чтобы получить дивиденды, нужно обратиться туда, где был открыт ваш счёт. Брокер отправляет вам оповещение после получения денежных средств. Полученные деньги вы можете перевести на свой банковский счёт либо снять и расходовать.
Проценты — доход, полученный в результате долгового обязательства любого вида. Например, доход, полученный от денежных вкладов.
В денежные потоки, относящиеся к операционной деятельности, входят и проценты, и дивиденды.
Налог на прибыль
При рассмотрении темы денежного оборота в бизнесе следует особое внимание обратить на налог на прибыль. Это прямой налог, взимаемый с компаний.
Налог на прибыль напрямую зависит от чистой прибыли предприятия. Он уплачивается в установленные сроки.
Оплата налога относится к операционной деятельности компании. Он составляет 20% от прибыли организации. Например, если ваша организация получила в данном месяце 70 000 рублей чистой прибыли, то налог на прибыль составит 20% от 70 000 рублей, то есть 14 000 рублей.
Если вы хотите вести собственное дело или улучшить показатели уже имеющегося бизнеса, то сфера денежного оборота внутри предприятия должна быть обязательно вами изучена. Это позволит вам контролировать доходы и расходы и развивать компанию.
Что такое бизнес-процесс и описание бизнес процесса
И, тем не менее, ум человеческий тщетно пытался постигнуть ее в течение более чем 2 000 лет, между тем как, с другой стороны, ему удался, но крайней мере приблизительно, анализ гораздо более содержательных и сложных форм. Почему так? Потому что развитое тело легче изучать, чем клеточку тела. К тому же при анализе экономических форм нельзя пользоваться ни микроскопом, ни химическими реактивами. То и другое должна заменить сила абстракции.
Карл Маркс. Капитал. Том 1. Предисловие к первому изданию.
О бизнес-процессах говорят много и часто преимущественно в связи с автоматизацией бизнеса. Использую этот термин и я, в том числе, в своих статьях, посвященных CRM-системам, ERP, работе с BPMN-нотациями, IDEF0 и других инструментов, которые могут понадобиться в работе бизнес-консультанта и внедрении систем автоматизации. При этом в Рунете понятное и развернутое определение термина «бизнес-процесс» я не нашел.
Многие авторы используют его «по умолчанию», как термин «интуитивно понятный» без расшифровки, либо вообще вносят дополнительную путаницу использованием альтернативной терминологии, например, пишут вместо бизнес-процесса «бизнес сущность» и т.д.
В этой статье я решил поговорить о том, что такое бизнес-процесс, рассказать об истории появления этого понятия и о том, где его можно и нужно применять. Также я планирую посвятить теме бизнес-процессов следующую статью, в которой расскажу, как правильно использовать бизнес-процессы.
Определение бизнес-процесса
Итак, в чем же разница между бизнес-процессом и функций или даже просто обычным процессом? В чем разница между этими терминами? Я пришел к следующему выводу:
Бизнес-процесс – это логическая последовательность действий человека (или нескольких человек) в коллективе. Цель описания бизнес-процесса – анализ и регламентация тех или иных действий в коллективе.
Почему я делаю особый упор на людях и коллективе:
Описание бизнес процесса
Также важно дать определение описанию бизнес процесса:
Описание бизнес-процесса – это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.
И здесь необходимо понимать, что бизнес-процесс без описания не существует. Только в процессе описания появляется бизнес-процесс, т.е. невозможно реализовать одно без другого.
При этом все действия, которые описываются в бизнес-процессе, должны быть логичными, их последовательность должна приводить к определенной поставленной ранее цели.
Описание бизнес-процессов – работа творческая. Даже если вы описываете «то, что есть», все равно допускаются некоторые неточности, «сглаживаются» углы, какие-то действия упускаются для простоты восприятия. А если описывается «то, что должно быть», то здесь на основе существующего создается нечто новое. При этом бизнес-аналитик все же ограничен строгими рамками – правил, синтаксиса, логических ограничений.
Лично я сравниваю создание нового бизнес-процесса с балансированием на тонкой нити гармоничного сочетания творчества, искусства и строгой математики.
При этом нужно понимать, что ни один бизнес-процесс не может быть совершенным и на 100% соответствовать реальности. Всегда есть место каким-то упрощениям и допущениям, где-то при реализации даже самого строгого регламента свои коррективы вносит человеческий фактор.
Кроме того, как известно, в любой новой сущности всегда заложена возможность дальнейшего совершенствования. И создание бизнес-процессов также подтверждает этот философский тезис. Как бы вы ни старались описать бизнес-процесс идеально, все равно в нем найдется что-то такое, что также можно улучшить либо сейчас, либо – в будущем.
И здесь очень важно с одной стороны, вовремя остановиться самому, ведь обновленные бизнес-процессы будут реализовывать реальные люди, которые привыкли работать «по старинке», и нужно учитывать их косность мышления и степень обучаемости. Также и автоматизация, которая обычно входит в модернизацию бизнес-процессов, требует определенных вложений. И здесь нужно исходить из реальных возможностей заказчика.
Все это бизнес-консультант должен четко понимать сам, знать, где и на каком уровне допущений он упростил описание бизнес-процесса, а где решил отложить на будущее какие-то решения по объективным причинам (финансы, человеческий фактор). И все это нужно уметь просто и понятно объяснить руководителю бизнеса.
Технологический процесс и бизнес-процесс
Главное отличие бизнес-процесса от технологического заключается в том, что в технологическом процессе на выходе предполагается один вполне определенный результат. Например, если речь идет о производстве, то на выходе должна получиться продукция с определенными параметрами.
Конечно, даже в технологическом процессе существует вероятность получения брака, но не один из закономерных вариантов, а последствия нарушения технологического процесса. В то время как в бизнес-процессе результат «на выходе» может отличаться в зависимости от выполнения тех или иных условий в «теле» бизнес-процесса, который выполнялся без нарушений и сбоев.
Для наглядности описание технологического процесса может выглядеть таким образом:
В бизнес-процессе вполне нормальной считается следующая ситуация:
История появления термина
Я не единожды читал информацию о том, что нотации бизнес-процессов IDEF0 появилось чуть ли ни в середине XIX века. Более реалистичные авторы пишут о периоде Второй Мировой войны. Но и они ошибаются.
Например, когда я написал статью об IDEF0, некоторые читатели в качестве примеров нотаций приводили примеры каких-то инструкций из министерств и ведомств времен Первой Мировой или даже раньше, а в качестве графического отображения обсуждались схемы и наглядные изображения военных действий. Но все это не является описанием бизнес-процесса. Все вышеперечисленное можно назвать методиками, наглядной демонстрацией, инструкциями, но нельзя назвать нотациями.
Нотации – понятие современное, причем, нотациями называется нечто устоявшееся, стандартизированное, т.е. набор команд и обозначений, которыми пользуется много людей, а не одна или две организации. Можно придумать свой особый язык для описания бизнес-процессов или, например, программирования. Но пока он не получит «обкатку» в массовом использовании, не будут выявлены и устранены противоречия, неоднозначные трактовки, другие недочеты, пока он не стает устоявшимся и привычным для людей стандартом, называть его нотацией нельзя. Подробнее о нотациях я планирую написать позже. А сейчас вернемся к вопросу появления термина «бизнес-процесс».
На самом деле описание бизнес-процессов и нотации BPMN появились в 70-е годы XX века, когда повсеместно начали использоваться информационные системы. И сам термин, и нотации понадобились изначально именно для разработки информационный систем.
Дело в том, что после начала применения информационных систем сложность организации работы людей в организациях увеличилась во много раз. Кроме того, машины не понимают абстракции, им требуется строгий алгоритм и определенный порядок введения и обработки информации. Если до начала автоматизации, когда информация переходила непосредственно от человека к человеку, проблема взаимопонимания находилась на уровне человеческих коммуникаций, то теперь появилась необходимость ее строго регламентировать.
В результате понадобилось создавать описания работы не только людей в организации, но также их взаимодействия с информационными системами. И здесь стало недостаточно текстовых нотаций (инструкций), где все описания были в свободной текстовой форме, они оказались не актуальны и неудобны. Появилась потребность в стандартизации, по сути, в создании особого языка команд и однозначной последовательности действий. Причем, в отличие от машинных языков, эти нотации должны были стать одинаково удобными для перевода в машинный код, и для восприятия человека.
Первые методологически проработанные нотации бизнес-процессов (а я буду говорить именно о методологически проработанных нотациях, например, IDEF3***) появились у военных в США. Причина очевидна – уже тогда военные в США пользовались автоматизацией с использованием удаленных соединений, т.е. той самой системой, которая позже стала Интернетом. И при таком уровне применения информационных систем потребность в нотациях бизнес-процессов была особенно актуальной.
***По теме методологически проработанных нотаций хочу также сказать пару слов. Почему я привел в качестве примера IDEF3: я еще не видел более проработанной методологически системы описания бизнес-процессов. Даже BPMN 2.0 все еще развивается и дорабатывается. А если вы почитаете англоязычное описание IDEF3 (перевода на русский я пока не видел), то также сумеете оценить по достоинству глубину его проработки.
Очень быстро методология и нотации завоевали огромную популярность в бизнес-среде.
Нотации позволили получить инструмент описания взаимодействия людей и цифровых информационных систем.
С их помощью оказалось возможным оптимизировать бизнес, т.е. получить более высокую производительность при тех же затратах.
Особенно заинтересовала бизнес возможность оптимизации. Как известно, чтобы что-то улучшить, нужно четко понимать, что вы имеете, и что из этого вы желаете изменить. И графические нотации наглядно показывали обе ситуации – отправная точка и желаемый результат, а также наиболее проблемные области. На основе этих данных выбрать оптимальный путь решения и смоделировать оптимальный вариант модернизации оказалось намного проще, чем без столь удобных инструментов.
Именно тогда появились понятия бизнес-процессов и нотаций бизнес-процессов, два неразрывно связанных понятия.
Очень важно понимать, что не существует, например, отдельного «бизнес-процесса продажи». Есть процесс продажи, который станет бизнес-процессом, если его описать при помощи нотации. Т.е. без описания в нотации бизнес-процесса вы занимаетесь продажами, это никто не оспаривает. Но пока нет определенного незыблемого и однозначного описания ваши продажи – явление, в чем-то, стихийное. А бизнес-процессом они станут только после их описания в рамках нотации и реализации этого описания на практике.
Продажи – это самый простой и наглядный пример. Каждый из нас в роли покупателя, а многие, и в роли продавца знакомы с этим процессом. И все мы знаем, что даже один и тот же человек в разных ситуациях (для разных товаров, разных покупателей, в разную погоду и вообще, в зависимости от настроения) будет продавать несколько по-разному. Но если описать и четко регламентировать определенный бизнес-процесс, то независимо от того, «с какой ноги встал утром продавец», процесс продажи будет определенным образом стандартизирован, ограничен определенными рамками, и, в результате, более стабилен.
Зачем моделировать (описывать) бизнес-процессы
Как я уже не единожды писал, я работаю преимущественно с малым и средним бизнесом, где предоставляю широкий комплекс услуг – от выявления проблем и «узких мест» в работе компании до внедрения предложенных мною решений на уровне программных продуктов и систем автоматизации.
Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:
Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения.
Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: бухгалтерия, кадры, отдел продаж, склад, доставка, производство и т.д. Над всем этим стоит один человек – руководитель бизнеса. Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях – модернизировать.
И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить. При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля.
Конечно, на этом уровне не обойтись без некоторых информационных потерь. Невозможно описать графической нотацией все нюансы и подробности работы каждого сотрудника. Но эти информационные потери оказываются несущественными для понимания процессов в общем и принятия решения.
Как описывать бизнес-процессы
Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника. Т.е. необходимо получить информацию о входящих данных для запуска определенного процесса, исходящих – т.е. результата действий сотрудника, а также пошагово зафиксировать действия, которые потребовались.
После того, как вся информация собрана, ее нужно перевести в графическую нотацию. Здесь стоит понимать, что именно графические нотации считаются «хорошим тоном» при составлении описаний бизнес-процессов. Для себя вы можете составлять нотацию как вам удобнее, текстовые варианты описаний также существуют и применяются, например, некоторыми разработчиками программного обеспечения. Но если вы составляете нотацию, которую будут читать другие люди, не важно, разработчик программы или руководитель компании, выбирайте графику.
Причина такого решения проста: в графическом виде информация лучше воспринимается. Если вы предложите человеку «стену текста», ему потребуется много времени и сил, чтобы разобраться, о чем вы вообще говорите. А охватить задачу целиком в этом случае – почти не реально. Другое дело графические схемы – здесь можно изучать бизнес-процессы на разных уровнях детализации, да и быстро «охватить взглядом в общем» графическую схему сможет любой человек.
Рекомендуемая последовательность действий:
Правила описания бизнес-процесса
Выше я много сказал о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно посчитать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:
Распространенные мифы и заблуждения
Не «изобретайте велосипед»! Не нужно придумывать свои нотации.
Нередко люди вместо того, чтобы изучить особенности существующих нотаций, рисуют графики в произвольной форме в различных графических программах.
Я не рекомендую так поступать. Во-первых, при использовании готовых инструментов вам не потребуется изобретать свои обозначения и стандарты. Все давно придумано до вас. При этом стандартные нотации действительно понятны интуитивно, читаются однозначно, известны многим людям. Во-вторых, в готовых системах (IDEF3, BPMN 2.0 и пр.) имеется проработанная методология и строгие ограничения. Их можно воспринимать как язык программирования и среду для работы с этим языком. Здесь вы просто не сумеете совершить многих ошибок, от этого вас уберегут стандарты синтаксиса и сама среда (ограничения в редакторе, автоматические проверки).
Не путайте описания бизнес-процессы компании и бизнес-процессы IT систем.
Во многих автоматизированных системах, например, 1С или Zoho CRM, существуют собственные сущности с названием «бизнес-процессы». Но к описываемым в этой статье бизнес-процессах эти сущности не имеют никакого отношения. Считайте их «омонимами», т.е. термины вроде звучат одинаково, но в нашем случае это – описание работы компании, а в IT системах – название группы функций и отчетов.
Распространенная ошибка: Бизнес-процесс обязательно приносит ценность (прибыль).
О том, что бизнес-процессы должны приносить прибыль, я слышал даже от известных спикеров. Более того, видел даже “разбор ошибок” при создании бизнес-процесса, в котором очень много внимания уделяется тому, что 70% действий не несут никакой ценности.
На самом деле, бизнес-процессы бывают разными. Результатом каких-то будет и правда получение прибыли, например, прямые продажи. В других случаях о приобретении ценности и вообще об оценке действий с этой точки зрения говорить сложно. Например, как можно оценить, какую ценность приносит бизнес-процесс отгрузки товара или формирования и отправки налоговой отчетности?
Я считаю, что бизнес-процесс совсем не обязательно приносит какую-то ценность, если понимать ее как непосредственную прибыль компании. Внедрение процессно-ориентированного подхода и реализация бизнес-процессов направлены больше на другое — на сохранность ценности, т.е. получению большей результативности при тех же затратах.
Возможно ли создать идеальный бизнес-процесс — когда следует остановиться?
Нет. Бизнес—процесс должен быть простым, понятным, удобным, читабельным. Но идеальным он не будет никогда.
Когда я начинал работать, мне и самому все время казалось, что я что-то недорабатываю, где-то можно было бы сделать лучше. А нередко и клиенты меня просили детализировать и описать подробнее тот или иной процесс. И я это также считал своим недочетом.
На самом деле, исходя из всего выше описанного, моделирование бизнес-процесса — это некоторое допущение, процесс творческий. С другой стороны, я в свое время не знал даже что ответить на просьбы описать еще “это” и “вон то”. Но со временем я понял, что бизнес-моделирование — это не просто творчество, но некий диалектический процесс. И уже само создание бизнес-процесса всегда будет нести в себе собственное отрицание. Здесь действительно стоит подходить к вопросу с философской точки зрения. И создавая бизнес-процесс, нужно помнить, что мы не можем охватить все и сразу, а потому он всегда будет несовершенен. Но при этом мы уже закладываем в него то, что будем совершенствовать в будущем. Стоит к этому подходить просто как к факту.
Ваш бизнес-процесс должен решать поставленную задачу, отвечать на тот вопрос, который рассматривается в рамках проекта. Все остальное — вопрос будущего возможного сотрудничества. Именно так и стоит пояснять заказчикам, почему вы не детализируете какие-то процессы или не рисуете еще какой-то бизнес-процесс, связанный с обсуждаемым.
Для лучшего понимания тематики рекомендую статьи: