что такое kpi в ресторане
Ключевые показатели эффективности для ресторанов, кафе, клубов и отелей
Как правило, сегодня в управлении бизнесом многие руководители управляющих компаний полагаются на собственную интуицию, а не на показатели, отражающие реальное положение дел в организации. Объективно оценить уровень развития компании сегодня можно при помощи ключевых показателей эффективности (KPI).
Как известно, все, что мы не можем оценить, не поддается управлению. Надежные и достоверные данные помогут вам не только оценивать текущее состояние дел, но и видеть на перспективу, избегать возможных кризисных ситуаций, принимать правильные решения. Если возникают какие-либо критические ситуации, вы можете оперативно реагировать на них, приняв единственно верное управленческое решение, так как перед вашими глазами всегда будет объективная картина состояния дел, а не субъективный взгляд управленца на свой бизнес.
Ключевые показали эффективности (KPI) дают возможность понять не только причину спада производства, возникновения сложностей в работе, но и причины успеха вашего дела. Вы сможете разобраться, почему дела пошли в гору, продолжить начатую практику, делать акцент в работе на те процессы, которые позволяют увеличивать доход. Если вам кажется, что сейчас наступил, так называемый, «мертвый сезон», взгляните на показатели. Некоторые KPI даже в это время могут расти. Например, может возрасти уровень объема продаж из расчетов на одного клиента. В масштабах всего бизнеса этого может быть не заметно, но KPI помогут увидеть вам то, что невозможно заметить субъективным взглядом руководителя.
Предлагаем вашему вниманию примеры KPI для ресторанов, кафе, гостиниц, клубов и отелей, сгруппированные по различным функциональным направлениям.
1. KPI персонала и занятости
2. Управление кухней
3. Зал и менеджмент ресторана
4. Бар
5. Продажи и маркетинг
KPI ресторана
KPI ресторана
Методы математического анализа деятельности ресторана, о которых мы говорили ранее, помогают выявить его «точки роста», то есть те области, работа с которыми способна существенно улучшить результаты финансово-хозяйственной деятельности, а значит – увеличить прибыль, которую приносит заведение своим владельцам. Выявленные области придется изменять. Это может быть изменение меню, изменение стоимости или состава блюд, изменение рассадки гостей в зале, оформление зала или что-то еще. А любое изменение подчиняется своим законам и требует усилий для его реализации и контроля.
Одним из главных законов успешного процесса изменения является его мониторинг, а именно:
Все вы знаете, что ресторан – это очень сложная система, и, изменив один из ее параметров, нельзя прогнозировать, что она окажется в желаемом состоянии через нужное время. Для этого понадобится целый ряд комплексных изменений и, зачастую, из совершенно разных, но, в то же время, связанных между собой областей. В дальнейшем необходимо проводить мониторинг этих изменений.
Мониторинг – это регулярное измерение и сравнение полученных данных с ожидаемыми или желаемыми. Получается, что перед тем, как приступать к любым процессам изменения, необходимо определить для себя те параметры, по которым мы будем судить о результатах. Есть такие очевидные параметры, как прибыль, количество гостей, выручка. Но, зачастую, их недостаточно. Как же выбрать нужный показатель? Как его быстро и точно измерить? Сколько их должно быть? В науке об управлении такие показатели называются KPI.
Key Performance Indicator (KPI, рус. Ключевые показатели деятельности) – показатели деятельности (результативности и эффективности) предприятия, которые помогают организации в достижении стратегических и операционных целей.
Любой используемый показатель должен быть связан с поставленной задачей/целью. В противном случае, его использование будет бессмысленным. Все используемые показатели деятельности рассчитаны на долгосрочное планирование, а не на решение текущей проблемы. Но, рассчитав их сейчас и проведя статистическое исследование, вы, впоследствии, сможете направить деятельность в нужное русло и решить ряд не очевидных (в прошлом), но крайне важных задач.
Проще говоря, KPI – количественно измеримые показатели фактически достигнутых результатов и затраченных на них ресурсов.
KPI – не выдуманные показатели, они – результат деятельности вашего предприятия.
Система мотивации для управляющего на основе KPI
Повышение эффективности сотрудников…… Повышение осознанности сотрудников…… наверное, за последнее время эти фразы чаще всего звучат на профессиональных форумах и в запросах от владельцев и топ-менеджеров. Система мотивации для управляющего на основе KPI — в чем суть?
KPI (key performance indicators – ключевые индикаторы исполнения) – определение ключевых показателей, по которым измеряется эффективность работы сотрудников.
KPI – это система периодической оценки работы руководителей, главная задача которой — анализ соответствия проделанной ими работы поставленным целям.
То есть для начала необходимо определить цели и критерии их оценки!
Этапы формирования программы мотивации на основе KPI для управляющего
Если у вас много задач и все важные, значит, они все не важны!
Показателей эффективности – в моей картине мира – 2 основных показателя, выручка и прибыль кафе/ресторана (или рентабельность – соотношение прибыли к выручке в % = прибыль/выручка*100%). В первом случае (выручка) – это индикатор удовлетворенности гостей, во втором (прибыль или рентабельность) – удовлетворенности акционеров. Ключевых показателей может быть больше, например, текучесть кадров, удовлетворенность гостей, наполняемость чека (количество блюд в одном чеке) и так далее. На мой взгляд, если у вас стоит краткосрочная задача по решению какой-либо проблемы, вы можете ее поставить в KPI на 1-2 квартала, но глобально все эти тактические задачи так или иначе влияют на выручку и прибыль (рентабельность), то есть они находятся внутри 2х основных показателей эффективности. Если у вас высокая текучесть кадров, у вас может снижаться выручка (необученные официанты), повышаться food-cost (необученные повара)
Если у вас более одного кафе/ресторана, проводите круглые столы по завершении периода, чтобы руководители могли делиться опытом и перенимать его друг у друга.
ПРИМЕР № 1 МОТИВАЦИОННОЙ ПРОГРАММЫ НА ОСНОВЕ KPI
— Ориентация управляющего на увеличение прибыли от деятельности ресторана, на повышение качества предоставляемых услуг и улучшение имиджа ресторана
— Развитие и поддержание на высоком уровне управленческих качеств и профессионализма управляющего и шеф-повара ресторана
Для ресторана на основе статистики установлено плановое значение (Пn) каждого показателя эффективности работы управляющего 3 месяца. По истечении 3-х месяцев плановое значение (Пn) сравнивается с фактически достигнутым (Фn), и по формуле определяется показатель эффективности работы управляющего (Рn):
а) для показателей № 1, 2 (эти показатели связаны прямой связью с достижением цели):
Рn = ——— х вес, %
б) Общий показатель эффективности работы управляющего и шеф-повара вычисляется по формуле:
Робщ. = S Рn
По общему показателю эффективности определяется уровень надбавки к должностному окладу управляющего
Важно! Руководителям важна оценка их работы, а не только денежная премия за достигнутые результаты.
Пояснения к программе:
Плюсы варианта № 1.
Минусы варианта № 1.
РЕЗЮМЕ. Эта программа рассчитана на стабильные компании, имеющие большой объем статистических данных минимум за 2-3 года, обладающие высоко квалифицированными руководителями
ПРИМЕР № 2. МОТИВАЦИОННОЙ ПРОГРАММЫ НА ОСНОВЕ KPI
— Повышение удовлетворенности гостей
-Увеличение прибыли компании
Пояснения к программе:
Плюсы варианта № 2
Минусы варианта № 2
Из основных минусов я считаю, что в программе нет динамики, «выполнил/не выполнил» – основной критерий. Нет возможности заработать еще больше руководителю, если он перевыполняет план существенно.
Этот минус можно убрать, предложив одновременно годовую программу мотивации для управляющего, поставив годовые показатели по выручке и прибыли. Это дает стимул для повышения эффективности не только в рамках квартала, но и на весь год.
РЕЗЮМЕ. Вариант № 2 проще, понятнее и быстро реализуем. Вы можете добавить в нее дополнительные критерии, например, NPS (индекс потребительской лояльности) или показатель затрат на персонал, или затраты на продукты, либо любой другой показатель – проблему или задачу, которую необходимо решить быстро (за 3-4 месяца).
Суть мотивационных программ – это система, нацеленная на создание внутреннего стимула к эффективной и результативной работе.
Создание мотивационных программ – не только коммерческий, но и творческий процесс, который должен учитывать не только проблемы и задачи бизнеса, но и человеческий фактор, то есть личности, которые будут в нем участвовать. Именно поэтому в 2х примерах программ основная база для начисления бонусов – фиксированная часть заработной платы. Вам важно, чтобы сотрудники не только выполняли финансовые показатели, но повышали свои компетенции.
Партнёр в консалтинговом агентстве UnoDosTres,
Куратор направления операционного менеджмента в Novikov school,
Эксперт ресторанной премии «Пальмовая ветвь»
Лучший топ-менеджер 2018 по версии «Пальмовой ветви».
Автор книги «Финансы вашего ресторана»
7 KPI, которые должен отслеживать каждый управляющий ресторана
Специфика вашего бизнеса может быть любой. Главное, что производительность и затраты вы можете измерить только в цифрах. Это касается и барно-ресторанной сферы. Ключевые показатели эффективности (KPI) позволяют оценивать продуктивность вашего заведения в числовых показателях. Здесь помогут такие метрики, как доход за час свободного места, объем продаж на душу населения, время приготовления блюд, себестоимость проданных товаров и многое другое. Начать процесс отслеживания стоит с определения целей. Исходя из них можно будет подобрать индивидуальные для компании факторы успешного рабочего процесса.
Однако есть набор универсальных показателей, которые пригодятся каждому управляющему заведением, независимо от бизнес-планов. В данной статье мы расскажем о семи KPI, которые являются базовыми для сферы HoReCa и ресторанов в частности.
Этот показатель оказывает существенное влияние на результаты RevPASH. Благодаря ему, можно узнать, сколько времени гости провели в вашем ресторане. Очевидно, чем быстрее поток за одним столом, тем больше прибыли получает заведение. Низкая текучесть клиентов создаст заминки не только в главном зале, но также повлияет на работу кухни и возможно на постоянных посетителей. При загруженности места, они могут найти другие варианты. После определения проблемы с помощью метрики можно будет принимать соответствующие меры. Обучить персонал работать оперативнее, заранее подготовиться к самым посещаемым часам, оптимизировать время ожидания, составив план бронирования столиков.
Зная, сколько времени потребуется на приготовление блюда, можно определить окупается ли каждая позиция в меню. После того, как вы проанализируете данную метрику, стоит уделить особое внимание кулинарным изыскам и блюдам с низким объемом продаж. Этот KPI рекомендуют для того, чтобы реагировать на популярность или редкий интерес посетителей, вовремя принимая меры. Для блюд, которые не пользуются популярностью, вам возможно придется сократить производство, подумать о замене или отладить работу персонала. Если же позиция наоборот вызывает активный интерес у посетителей, стоит определить, не слишком ли много времени тратится на его приготовление.
Количество показателей, которые можно измерять управляющим заведений, достаточно большое. Однако на 7 вышеперечисленных стоит сосредоточиться, как на основных, универсальных метриках, которые помогут понять, насколько эффективен ваш ресторанный бизнес. Измерение KPI позволит увидеть целостную картину и настроить различные процессы внутри. Оптимизация меню, работы персонала, закупок продуктов и других важных операций станет легче, если взять эти вопросы под контроль. Это повлияет и на прибыль компании, и даже на ее имидж.
Показатели ресторана – оценка результативности работы бизнеса
Ресторанный бизнес отличается стремительным развитием, постоянно открываются и закрываются новые заведения, а сам рынок общественного питания по-прежнему остается далеким от насыщения. Больше половины новых проектов закрываются уже в первый год своего существования, разобраться в причинах такой тенденции можно детально изучив показатели деятельности ресторанов. Сервис Финоко адаптировал международный стандарт управленческой отчётности в ресторанном бизнесе USAR и предоставляет простой и удобный способ автоматизации расчета всех основных показателей ресторана.
Мы предлагаем автоматизировать расчет набора ключевых показателей, если он у вас уже есть используя наш сервис. Если вы только задумались о Внедрении KPI, мы готовы вам помочь используя огромный опыт в подобных проектах.
Для чего необходимо оценивать эффективность работы?
Любое заведение общественного питания представляет собой живой организм. В нем существует потребность постоянного наблюдения за новыми тенденциями, изменениями и возможностями, точно анализируя происходящие ситуации. Постоянный мониторинг эффективности деятельности, поможет отслеживать положительные или отрицательные явления в его работе. Своевременно предпринятые необходимые меры для безопасности предприятия, обеспечат защиту от банкротства. Показатели ресторана определяют по ключевым направлениям: специализация работы, администрирование и выбор класса места общественного питания.
Многие компании ограничиваются применением системы KPI для расчета заработной платы линейного персонала и руководителей отделов. Такой подход не дает возможность реализовать весь потенциал для развития компании, заложенный в базовые принципы системы KPI как системы оценки и стратегического управления компанией.
Анализ факторов, формирующих доход заведения
В условиях современности, подход к управлению должен быть не только грамотным, но и стратегическим. Доход зависит от выстроенной схемы работы и от рынка сбыта, конкурентов. Не стоит исключать способность приспособления к внешним условиям.
Расходы места общественного питания не маленькие. Начиная от аренды зала, заканчивая маркетинговыми акциями. Но без расходов не бывает прибыли. Чтобы провести анализ доходности заведения, необходимо учитывать такие метрики, как:
От общего количества мест для посетителей напрямую зависит производственная загруженность заведения. Далее определяется загруженность столов на определенный промежуток времени и продолжительность приема пищи.
При формировании бизнес-плана для заведения любого вида, большое значение уделяется аудитории. Оборот одного места в течение рабочего дня дает понимание детального изучения ваших клиентов. Планируете открытие ресторана? Всегда рассчитывайте данный показатель. Такой расчет поможет правильно спланировать посадочные места. Продумать зонирование в зале и понять, как упорядочить рабочие моменты. Все это необходимо для выполнения плана финансового характера. При подробном составлении бизнес-плана, это поможет хорошему продвижению.
К сожалению не все рестораторы уделяют внимание такому показателю. Хотя от него тоже зависит многое. Во время жесткой конкуренции, коэффициент удовлетворенности посетителя, напрямую зависит, от среднего пребывания гостя в заведении. Клиент сидит долго и заказывает блюда? Гость доволен. Здесь же прикрепляются другие измерители: обслуживание персонала, его отношение и др.
Как только мы получаем данные по показателю, мы сразу можем себе ответить на ряд вопросов. Почему заказывают мало? Или наоборот, что пользуется наибольшим спросом? Какие действия необходимо предпринять, чтобы сумма чека увеличилась? По каким критериям идет сбой, который приводит не к ожидаемому результату? И таких ответов будет найдено достаточное количество.
Так как обычный день работы ресторана может существенно отличаться от выходных и праздничных дней, подсчеты показателей целесообразно делать за большую единицу времени (месяц, квартал).
Анализ затрат ресторана
При формировании расходной статьи бюджета, необходимо учитывать его класс (люкс, высший, первый), потребность в будущих инвестициях и оплаты текущих долгов (займы на развитие бизнеса, арендная плата, зарплата сотрудникам). Условно все затраты можно разделить на операционные (текущие) и инвестиционные вложения. В анализе затрат следует учитывать не только класс заведения, но и его месторасположение (отражается на аренде) и техническое оснащение места общественного питания. Показатель эффективности работы рассчитывается на фиксированное время (год, квартал). В расчетах следует учитывать такие показатели:
Местоположение заведения играет большую роль для успеха. К примеру, Вы открываете место общественного питания в спальном районе, где проходимость минимальная и делаете его класса люкс. Стоит сразу понимать, что Вам предстоит огромная работа по привлечению клиентов. Любое упущение и ожидаемый приток гостей не будет получен. Относитесь к выбору ответственно. Для расчета затрат по местоположению учитывается: общая и полезная площадь учреждения и прилегающей к ней территории (арендная плата за здание и землю, стоимость оформления разрешений, инженерных и строительных работ).
От работы персонала также напрямую зависит Ваша выручка. Не только кухня является визитной карточкой заведения, но и обслуживание. Как встретят гостя? Какое отношение к нему будет? Как быстро будут удовлетворены его потребности? В ресторанном бизнесе нет моментов, которые можно упустить. Все нами перечисленное имеет огромное значение в успехе. Мотивационная система, обучение и прочие программы Вам необходимы для работы с персоналом. При конечном анализе, стоит учесть: общее количество работников согласно штатному расписанию, расходы на оплату сотрудникам, задействованных для непосредственного обслуживания гостей (повара, бармены, официанты, уборщики);
Для ресторатора на разных этапах встает вопрос о техническом оснащении. В момент организации бизнеса, его нужно решать обязательно. И в процессе работы может что-то выйти из строя. Конечно, всегда хочется сэкономить деньги. Но в сфере обслуживания этого делать нельзя. Это касается, как кухни, так и персонала и технического оснащения в целом. Для анализа, стоит обратить внимание на расходы, подразумевающие обустройства помещения (кухня, залы, бар, административные комнаты). Данную категорию входит производственное оборудование (печи, вытяжки), программное обеспечение, мебель для залов и прочее.
Показатель ресторана, подразумевающий разницу между доходом и расходом за одну единицу времени (квартал, год) называется маржинальным доходом. На данный показатель оказывает прямое влияние класс выбранного заведения.
Специализация учреждения
Вторым направлением стратегического выбора в определении эффективности показателей работы заведения, является его специализация. Специализация места общественного питания может быть разной. Это может быть заведение быстрого питания, тематическое, ресторан высокой, или авторской кухни и др. Бывает так, что направления между собой могут пересекаться. Какой ресторан будет, напрямую зависит от ресторатора.
Здесь в разделе затрат необходимо уделить внимание учету дизайнерских и отделочных работ в помещениях, мебель для зала, фирменную одежду для персонала, посуду и столовые приборы, оснащение бара. Все указанные показатели рассчитываются как инвестиционные затраты и зависят от выбора специализации учреждения.
Следующим направлением стратегического выбора станет меню ресторана. Меню – это визитная карточка ресторана. Ведь это не просто список того, что может предложить шеф-повар. Задача меню – заинтересовать гостя, чтобы он сделал хороший заказ. На меню всегда стоит уделять отдельное внимание и заниматься вопросами его составления практически в первую очередь.
Правильнее всего, начинать формирование меню даже до того, как Вы продумали дизайн своего ресторана. Исходя из блюд, указанных в меню определяется дизайн заведения в целом. Даже форму персонала можно продумать, на основании блюд в меню. Оно должно быть удобно для использования не только гостями, но и официантами. Быстро предложили, или нашли нужный пункт, приняли заказ и передали на кухню для исполнения. Это идеально для списка блюд.
При анализе и контроле показателей, связанных с меню, берутся во внимание: затраты на закупку продуктов питания учитываются как текущие и напрямую зависят от разнообразия предлагаемых в ресторане блюд и напитков.
Администрирование
В сфере обслуживания, без персонала не обойтись. Важен каждый сотрудник и грамотный управляющий, который будет контролировать процесс. Еще одна статья стратегических расходов – это как раз управление и администрирование в ресторане. Помимо управления персоналом, сюда входят также расходы на:
Затраты на рекламу и акции, могут быть не малыми. Но лучше хорошо вложиться, чем немного и зря. «Вкусные» фотографии, специальные предложения, вечеринки, границ в фантазии здесь просто нет. Благодаря показателям ресторана, по данной группе, можно отследить, эффективная ли выбранная Вами программа? Если отдачи нет, то стоит скорректировать, или заменить вовсе.
Они могут изменяться каждый месяц. Все зависит от загруженности заведения.
После вычета всех категорий расходов, определяется показатель эффективности работы ресторана, до момента налогообложения с оставшейся прибыли.
KPI ресторана в экономическом направлении
Какими могут быть экономические показатели деятельности ресторана? Конечно, это прибыль и расходы в целом по заведению. Выручка – это главная цель ведения любого бизнеса и ресторан не исключение. На практике, рестораторы в 80% случаев, оценивают полученную прибыль по тому, что осталось в кассе. Это совершенно неверный подход. Если не проводить анализ всех показателей ресторана, общей картины не понять. Забрали прибыль из кассы и думаете, это правильно? Вы уже можете начинать думать, что делать с закрытым рестораном. Мы подготовили обширное исследование использования KPI для контроля текущих результатов.
Бывают и такие ситуации, что как только управленец видит, что прибыль с «минусом», пора что-то делать. Но ведь, когда это возникло, уже поздно что-то менять. Не лучше ли делать все своевременно? Здесь важно получить KPI ресторана по всем подразделениям. Расходы учитывать надо все, без исключения. Это касается, как основных, так вспомогательных, так и административных. Почему мы подчеркиваем, что необходимо учитывать все? Потому что, на Ваш взгляд мелкие неприметные расходы, могут лишить Вас большого процента прибыли.
Такие KPI ресторана, как прибыль и затраты, необходимо сравнивать за разные периоды времени. Стоит брать в учет все продажи по направлениям. Приведем пример: у Вас новый повар и показатель ресторана по соотношению «кухня», изменился в худшую сторону. Давайте разберемся, почему выручка по кухне снизились? Воровство, или гости не хотят есть еду, приготовленную этим поваром. А ведь это значит, что к Вам они больше не вернутся. Так зачем ждать, когда управленческое решение принять уже можно сейчас, на основании показателей ресторана.
Конкуренция в ресторанном бизнесе высока. Но ведь хочется заниматься любимым делом и держаться на плаву. KPI показатели ресторана Вам помогут в этом.
Как правильно оценивать KPI показатели ресторана?
К сожалению, очень многие рестораторы, оценивая работу, основываются на простую интуицию. Но какой будет результат? Никакого. Показатели ресторана, вот грамотная оценка заведения.
Все, что происходит в ресторане, имеет свою оценку, а именно показатели. Если мы не можем что-то оценить, значит, мы не сможем правильно принять решение в той, или иной ситуации. Автоматизированная система, которая предоставит актуальные, правильные данные, расскажет обо всех делах, происходящих в ресторане. При том, оценивать можно не только в режиме настоящего времени, но и за предыдущие и будущие периоды. Увидели оценку? Приняли меры и успешно работаете дальше. Показатели ресторана дают объективную оценку всей деятельности. В любой момент Вы получите результат.
Показатели ресторана предоставляют возможность не только понять причину плохой работы заведения. Также, дадут ответ, в каком направлении скрыт успех. Преимущество показателей ресторана в том, что Вы сразу же поймете, какое управленческое решение было правильным. Что было неверным и стоит поработать над этим. «Сезонность» в ресторанной деятельности никто не отменял. Даже в самой плохой ситуации, Вы посмотрев на показатели ресторана, можете выявить, в каком направлении идет большой доход. Отсюда следует, что необходимо работать в данном направлении. К примеру, вырос доход по среднему чеку на одного клиента, в период с 12.00-14.00. Взгляд руководителя не даст Вам столько ответов на вопросы, как показатели ресторана.
К кому обратиться за помощью?
В обычном методе оценивания (подсчета эффективности работы) имеется ряд существенных недостатков в сравнении с предложенной выше методикой. Все показатели позволяют в полном объеме отразить данные о Вашей работе. Эффективно ли Вы ведете бизнес? Хорошо ли управляете рестораном? Какие плюсы и минусы в направлениях. Исходя из этого, легко можно принять грамотное управленческое решение. Приступая к оценке, с помощью показателей, лучше обратиться к специалистам.
Сервис ФИНОКО, разработал готовую модель «Управленческий учет ресторана». Вам не нужно продумывать самостоятельно все показатели учета и бояться, что-то упустить. ФИНОКО все сделал за Вас. Полный набор метрик, позволит отследить всю динамику и вовремя оповестит, если что-то пошло не так.
Хотите подробно уделить внимание финансовой составляющей? И рассчитать показатели финансового анализа? То на основе данных бухгалтерской отчетности в сервисе ФИНОКО, Вы это можете сделать БЕСПЛАТНО.
Конкуренция в ресторанном бизнесе очень велика, это очевидно. Но при правильном управленческом подходе, Вы достигните успеха. Процесс управления рестораном необходимо начинать с первого дня открытия заведения. Согласитесь, находится круглосуточно, во всех подразделениях сразу, для отслеживания работы просто невозможно. Тем более, это надо делать без выходных. Не стоит придумывать что-то новое и экономить на будущем ресторана. Автоматизированные программы от сервиса ФИНОКО, обеспечивают Вам получение информации, независимо от места, где Вы расположились. Даже с помощью мобильного телефона, можно управлять всеми подразделениями, даже не находясь на его территории.