Что такое формализованное обращение
Что такое формализованное обращение
4. Организации работы с формализованными обращениями
в структурных подразделениях ТНО
4.1. Начальник структурного подразделения, получив поручение о рассмотрении формализованного обращения, в срок не более одного часа с момента поступления РК формализованного обращения в БД «Канцелярия отдела» направляет его сотруднику структурного подразделения для рассмотрения по существу поставленных вопросов и подготовки ответа налогоплательщику.
Если вопросы, поставленные в формализованном обращении, затрагивают сферы деятельности нескольких отделов, то начальник структурного подразделения направляет запросы в отделы-соисполнители, которые обязаны предоставить заключение не позднее 3 рабочих дней с момента регистрации формализованного обращения в БД «Канцелярия ЗГ» СЭД.
РК запросов должны быть связаны с РК формализованного обращения, при этом переключатель «Списать в дело связанные входящие документы» выключен.
Экспресс-ответ на бумажном носителе без бланка подписывается начальником структурного подразделения ТНО, ответственного за направление ответа налогоплательщику. Налогоплательщику на адрес его электронной почты (в случае ее наличия) экспресс-ответ направляется в формате Word. В случае, если налогоплательщиком указан способ получения ответа «Ответ направить почтой по адресу, имеющемуся в Инспекции», экспресс-ответ не направляется.
4.4. Для отправки экспресс-ответа в БД «Канцелярия отдела» СЭД исполнителем создается РК исходящего документа путем выбора функции (кнопки) экспресс-ответ на панели действий в РК формализованного обращения. В появившейся РК экспресс-ответа в поле «Документ» вкладывается файл экспресс-ответа в формате Word, в поле «Дело» выбирается номенклатура дела, в котором впоследствии будет регистрироваться окончательный ответ на обращение, в поле «Подписал» выбирается фамилия начальника структурного подразделения, подписавшего экспресс-ответ, на закладке «Доп. информация» устанавливается значение «Без бланка». После нажатия кнопки «Отправить заявителю» на панели действий РК экспресс-ответа автоматически присваивается регистрационный номер «б/н» от текущей даты и РК экспресс-ответа направляется заявителю на адрес электронной почты, указанный в обращении, непосредственно из БД «Канцелярия отдела» СЭД (минуя БД «Исходящие»). Переключатель «Списать в дело связанные входящие документы» выключен.
4.5. Если в течение 5 рабочих дней на формализованное обращение подготовлен полный и исчерпывающий ответ за подписью должностного лица ТНО по существу поставленных вопросов, в БД «Канцелярия отдела» СЭД создается РК ответа, которая должна быть связана с РК Формализованного интернет-обращения, при этом переключатель «Списать в дело связанные входящие документы» включен (помечен символом «V»).
После заполнения всех необходимых полей, РК ответа направляется в БД «Исходящие» на регистрацию и отправку. В появившемся окне «Результат рассмотрения» исполнителю необходимо выбрать нужное значение.
4.6. Оригинал подписанного начальником (заместителем начальника) ТНО ответа заявителю предоставляется исполнителем в подразделение ДОУ для регистрации и отправки. Регистрация и отправка ответа на формализованное обращение осуществляется при условии, что РК ответа связана исполнителем в БД «Канцелярия отдела» СЭД с РК формализованного обращения.
4.7. Ответ заявителю направляется способом, указанным в формализованном обращении (в форме сканированного документа, содержащего регистрационные номер и дату ответа, в формате «TIF» или «PDF», либо в бумажном виде на актуальный адрес, имеющийся в ТНО).
4.8. Если подготовленный ответственным исполнителем ответ содержит сведения о заявителе, составляющие охраняемую законом тайну, то заявителю направляются два ответа:
— на электронный адрес заявителя (при наличии) направляется уведомление о том, что ответ по существу поставленного в обращении вопроса, содержит сведения, содержащие охраняемую законом тайну (ч. 4 ст. 16 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. ст. 32, 102 Налогового кодекса Российской Федерации, ст. ст. 7, 16 Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных») и ответ по существу вопроса направлен на бумажном носителе по почтовому адресу;
— на почтовый адрес направляется ответ по существу вопросов, указанных заявителем в формализованном обращении.
Начнем сначала: где форма, а где формат?
Часто понятия «формат» и «форма» путают. Фактически, формат — это структурированный набор данных, соответствующих определенным требованиям, который можно визуально отобразить в любой форме. А форма — это то, как зрительно документ должен выглядеть, то есть, по сути, его печатная форма. Например, форма счета-фактуры определяется Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 (ред. от 19.01.2019) «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость», а формат — отдельным приказом ФНС.
Разница между формой и форматом
Формат придумали для того, чтобы упростить автоматическую машинную обработку, например, занесение информации из одной системы в другую.
Формализованным документом называется электронный документ, имеющий утвержденный или рекомендованный формат в соответствии с действующим законодательством. При этом формат определяет способ расположения и представления данных в электронном документе. Например, ФНС принимает электронные оригиналы документов в формате XML, а скан-копии — в форматах TIF и JPG. К формализованным документам относятся электронные счет-фактура, УПД, товарная накладная ТОРГ-12, акт выполненных работ.
Неформализованные документы — письма, договоры, доверенности, техническая документация и другая корреспонденция — свободны от жесткого регулирования со стороны государства.
Для чего нужны формализованные документы
Наличие формата у формализованных документов упрощает занесение информации из одной системы в другую, а значит позволяет легко обмениваться такими документами не только внутри предприятия, но и между контрагентами.
Обмен формализованными документами предполагает участие различных информационных систем:
? в учетной системе документ создается;
? в СЭД согласуется, подписывается руководителем и хранится;
? сервисы электронного обмена документами передают документы контрагенту с соблюдением требований законодательства;
? сервисы сдачи отчетности передают документы в ФНС;
? в информационных системах ФНС происходит автоматическая обработка документов.
Получение информации из формализованных документов легко автоматизировать. В случае с неформализованными документами (договорами, письмами и т.д.) — приходится использовать интеллектуальные инструменты, которые способны по тексту извлечь значимые для обработки факты.
Дальше обработка извлеченных фактов происходит в различных информационных системах. Например, налоговая может искать перекосы в трассировке НДС. А внутри организации ускоряется передача информации между подразделениями, работающими в разных информационных системах — бухгалтерией, юристами, менеджерами.
Почему меняются форматы документов
Форматы документов удобнее разрабатывать в направлениях, где происходит большой обмен однотипной информацией:
? для ритейла такой информацией становятся прайсы, заявки, информация об отгрузке и приемке. Все они формализовались в EDI-документы.
? для задач налогового мониторинга применяются форматы, разработанные ФНС. Государство в лице ФНС является сейчас одним из двигателей расширения числа формализованных документов.
Обратной стороной удобства использования форматов является то, что нужно настраивать свои информационные системы на обработку конкретного формата. Каждый из них разрабатывается для определенного круга задач.
Со временем появляются новые задачи, которые не получается решить при помощи существующих форматов. Приходится вносить изменения в текущие или разрабатывать новые. Так в форматах первичных документов перечислен закрытый перечень допустимых ставок НДС. С января 2019 года ставка НДС поднялась с 18% до 20%. Потребовалось внести исправления в действующие форматы. Еще одной заметной задачей в 2019 году стал контроль движения товаров, подлежащих маркировке. Для решения этой задачи был разработан новый формат, утвержденный приказом ФНС России от 19.12.2018 N ММВ-7-15/820@ (далее приказ 820@).
Как реагирует ИТ-окружение на изменение форматов
Каждую систему, участвующую в обмене формализованными документами, необходимо научить работать с новым форматом.
В теории все решения должны быть готова к работе с новым форматом до его вступления в силу. Это необходимо для того, чтобы независимые разработчики могли заранее убедиться в работоспособности не только своей системы, но и во взаимодействии с интегрируемыми сервисами. Также ИТ-департаменты конечных потребителей должны заранее убедиться в готовности используемых информационных систем к работе с новым форматом.
На практике наблюдается сильная задержка в поддержке новых форматов элементами ИТ-окружения, обеспечивающего обмен формализованными документами. Так поддержка формата, утвержденного приказом 820@ некоторыми сервисами задержалась на несколько месяцев после вступления приказа в силу. Хотя ФНС сообщали, что данным форматом можно пользоваться до вступления приказа в силу. Сервисы, которые реализовали поддержку формата, дают возможность бизнесу работать с системой маркировки.
Аналогичная задержка происходит сейчас с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 27.08.2019 N ММВ-7-15/423@. Данный формат уже действующий, однако очень мало сервисов его поддерживают.
Можно ли использовать неактуальные форматы
Единственное ограничение, которое устанавливает ФНС — запрет обмена электронными счетами-фактурами в формате, не установленном ФНС. На данный момент для обмена электронными счетами-фактурами можно использовать только формат, утвержденный приказом 820@.
С 1 января 2020 г. запрещено обмениваться электронными счетами-фактурами, созданными в соответствии с форматом, утвержденным приказом ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@.
По остальным видам документов ограничений нет. Можно использовать как старые (не действующие), так и собственные форматы документов. Однако нужно иметь ввиду, что такие документы не получится передать в ФНС в электронном виде. Дополнительно потребуется зафиксировать в локальных нормативных актах форматы документов, которые используются в вашей организации, а также заключить соглашение с контрагентами на обмен «экзотическими» форматами документов.
К чему нужно быть готовым, если вы обмениваетесь электронными документами
В вашей организации переход на новый формат может происходить вполне предсказуемо по установленному плану, но «сюрприз» может прилететь от контрагента — он может отправить документ в новом формате, когда еще ни ваши сотрудники, ни ваша информационная система не готовы к этому.
В этом случае вам нужно связаться с контрагентом, сообщить, что на данный момент нет возможности обработать документы данного формата. Далее по обоюдному согласию вы можете либо аннулировать этот документ и попросить контрагента отправить документ в формате, который вы можете обработать, либо вы договариваетесь о том, что обработаете документ после обновления.
Что требуется от организации для работы с актуальными форматами
Проанализируйте, нужен ли новый формат для работы организации. Если нужен, то следующий шаг — готовность ПО.
Если в организации используется купленная информационная система, то стоит уточнить у поставщика, когда планируется поддержка новых форматов. Вендор может пересмотреть приоритет разработки новой функциональности в сторону поддержки новых форматов, если заинтересованных клиентов будет достаточное количество. Важно поддерживать диалог и иметь возможность регулярно получать обновления.
Если в организации используется самописная информационная система (СЭД, учетная система) — нужно определить особенности обработки форматов документов в интегрируемых системах. По собранной информации нужно будет спроектировать и модифицировать решение. Кроме того, необходимо выделить ресурсы для мониторинга изменений законодательства, а также изменений в интегрируемых информационных системах.
Обмен электронными, и в особенности формализованными, документами экономит ресурсы компании. Однако рынок и законодательство меняются быстро, и для соответствия требованиям необходимо быстро адаптироваться как самой компании, так и ее информационным системам.
Формализовать
Смотреть что такое «Формализовать» в других словарях:
ФОРМАЛИЗОВАТЬ — ФОРМАЛИЗОВАТЬ, зую, зуешь; ованный; совер. и несовер. (книжн.). Представить ( влять) содержательную сторону явления в виде формальной системы или исчисления. Формализованный язык (система специализированных языковых средств или их символов с… … Толковый словарь Ожегова
формализовать — formaliser. Представлять в виде формальной системы … Исторический словарь галлицизмов русского языка
Формализовать — I несов. и сов. перех. 1. Представлять что либо в формальном [формальный I 3.] виде, соблюдая внешнюю стороны дела в ущерб его сути. 2. Выполнять что либо лишь ради соблюдения принятых правил, по традиции. 3. Представлять что либо в официальном… … Современный толковый словарь русского языка Ефремовой
формализовать — формализов ать, з ую, з ует … Русский орфографический словарь
формализовать — (I), формализу/ю, зу/ешь, зу/ют … Орфографический словарь русского языка
формализовать — Syn: см. абстрагировать … Тезаурус русской деловой лексики
формализовать — зую, зуешь; формализованный; ван, а, о; св. и нсв. что. 1. Свести сводить сущность вещи, явления к их форме, формальным признакам. Ф. полученные данные. Ф. исходные признаки. Ф. основные понятия науки. 2. Свести сводить какую л. деятельность к… … Энциклопедический словарь
формализовать — зу/ю, зу/ешь; формализо/ванный; ван, а, о; св. и нсв. см. тж. формализоваться, формализация что 1) Свести сводить сущность вещи, явления к их форме, формальным признакам. Формализова/ть полученные данные … Словарь многих выражений
формализовать — форм/ал/из/ова/ть … Морфемно-орфографический словарь
формализация
Полезное
Смотреть что такое «формализация» в других словарях:
ФОРМАЛИЗАЦИЯ — (от лат. forma вид, образ) отображение объектов некоторой предметной области с помощью символов к. л. языка. Простейший вид Ф. прямая репрезентация (обозначение, именование, описание) объектов с помощью терминов. Напр., в естественном языке роль… … Философская энциклопедия
формализация — официализация Словарь русских синонимов. формализация сущ., кол во синонимов: 1 • официализация (3) Словарь синонимов ASIS. В … Словарь синонимов
Формализация — описание основного содержания исследуемого явления (процесса) с помощью т. н. формализованного (формального) языка (символов и правил их написания). В военной теории и практике формализация используется в математическом моделировании,… … Морской словарь
ФОРМАЛИЗАЦИЯ — представление и изучение какой либо содержательной области знания (научные теории, рассуждения, процедура поиска и т. п.) в виде формальной системы или исчисления; связана с усилением роли формальной логики и математических методов в научных… … Большой Энциклопедический словарь
ФОРМАЛИЗАЦИЯ — способ выражения содержания совокупности знаний через опреленную форму знаки искусственного языка. Наиболее значимой разновидностью Ф. является логическая Ф., которая означает выражение мысленного содержания посредством логических форм. Это… … Новейший философский словарь
формализация — ФОРМАЛИЗОВАТЬ, зую, зуешь; ованный; сов. и несов. (книжн.). Представить ( влять) содержательную сторону явления в виде формальной системы или исчисления. Формализованный язык (система специализированных языковых средств или их символов с точными… … Толковый словарь Ожегова
ФОРМАЛИЗАЦИЯ — (от лат. formalis предпочтение формы) англ. formalization; HevbFormalisierung. 1. Представление содержательной стороны явления в виде формальной системы или исчисления. 2. В научной теории построение логической структуры, посредством к рой все… … Энциклопедия социологии
формализация — ФОРМАЛИЗАЦИЯ совокупность познавательных операций, обеспечивающая отвлечение от значения понятий и смысла выражений научной теории с целью исследования ее логических особенностей, дедуктивных и выразительных возможностей. В математике и… … Энциклопедия эпистемологии и философии науки
формализация — и, ж. formalisation f. Представление в виде формальной системы … Исторический словарь галлицизмов русского языка
Формализация — [formalization] описание теорий, осмысленных предложений и т.п. формальными средствами, прежде всего символами математики и математической логики (но бывают случаи и такие, что символами оказываются обыкновенные слова, только безукоризненно… … Экономико-математический словарь
ФОРМАЛИЗАЦИЯ — Представление какой либо содержательной области (рассуждений, доказательств, процедур классификации, поиска информации научных теорий) в виде формальной системы. Позволяет систематизировать, уточнить и методологически прояснить содержание теории … Словарь бизнес-терминов
Значение слова формализовать
I несов. и сов. перех.
1.Представлять что-либо в формальном [ формальный I
3.] виде, соблюдая внешнюю стороны дела в ущерб его сути.
2.Выполнять что-либо лишь ради соблюдения принятых правил, по традиции.
3.Представлять что-либо в официальном виде.
Большой современный толковый словарь русского языка
Новый толково-словообразовательный словарь русского языка Ефремовой
представить (-влять) содержательную сторону явления в виде формальной системы или исчисления Формализованный язык (система специализированных языковых средств или их символов с точными правилами сочетаемости; спец.).
Словарь русского языка Ожегова
Толковый словарь Ефремовой
Полный орфографический словарь русского языка
представлять (представить) в формальном виде выполнять (выполнить) что-либо лишь ради соблюдения принятых правил, по традиции представлять (представить) в виде материально выраженных значений грамматических категорий представлять (представить) в официальном виде
А вот формализовать эстетические, эмоциональные, духовные и многие иные смыслы на этапе до создания текста как-то не удается.
И в то же время, любые потуги непосредственно исследовать эти поля, а через них формализовать душу, равносильны попытке создать компьютер в каменном веке: разница в уровне технологий такая же, как разница между кремнёвым топором и кремниевой микросхемой.
Выяснилось, что модели, предлагаемые ею, не позволяют адекватно формализовать суть тех процессов, которые к настоящему моменту изучаются учеными различных отраслей знаний, особенно в биологии и медицине.
Ритуальная практика людоедства, с одной стороны, как бы поддерживает, а с другой – «деформирует» природную однозначность «коллективного тела» племени, наделяя последнее определенной жертвенной таксономией – умением «быть собой», но также и отказываться от самого себя ради Другого (по Жерару, разделяющему в этом случае мнение многих антропологов, подобная жертвенность призвана перераспределить, а значит табуировать и формализовать врожденную агрессию внутри коллектива).
Вы были бы заинтересованы в том, чтобы этот специалист появился как можно скорее?» или: «То, что на данной позиции сменилось несколько сотрудников, имело для компании какие-либо последствия?» Не стоит обольщаться, что подобная мотивация побудит работодателя формализовать требования и он сразу открыто начнет отвечать на ваши вопросы.