что такое аудит торгового объекта
Как провести аудит отдела продаж: алгоритм и чек‑лист для проверки
С помощью перманентного аудита отдела продаж вы сможете вовремя выявить проблемы в системе, проконтролировать эффективность сотрудников и увидеть точки роста. Рассказываем, как настроить систему проверок и что конкретно должно входить в аудит.
Как проверять отдел продаж
Как правило, аудит отдела продаж нужен для повышения количества и качества сделок. Поэтому проверяется:
Чек-лист аудита продаж. Что проверять
Возьмите этот список пунктов для проверки за основу. Расширьте его, основываясь на важных показателях конкретно вашего бизнеса.
Контролируйте модель отдела продаж
Изучайте покупателей
Проверьте, настроена ли система обучения
Отслеживайте аналитику
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес
Оцените компетентность персонала, проверьте, использует ли чек-листы руководитель отдела
Вот как выглядит отличный менеджер по продажам:
Дополняйте чек-лист в процессе аудита. Например, если менеджеры постоянно допускают какие-то ошибки — добавьте это в лист проверки.
График проверок
Периодичность аудита зависит от особенностей бизнеса — в сложных моделях нужно создавать план проверок, в ситуациях проще руководитель или директор может контролировать ситуацию с помощью CRM буквально в режиме реального времени. Если говорить о втором случае, то есть универсальная рекомендация проверки:
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Аудит в торговых организациях: понятие и задачи
Понятие, цель и задачи аудита в торговых организациях
На протяжении нескольких десятков лет, в России наблюдаются существенные преобразования, в первую очередь в сфере форм, методов и способов осуществления торговой деятельности. В свою очередь значимым вопросом является организация эффективной системы бухгалтерского учета в торговых организациях, проблематику которой можно проследить, как в рамках экономических реалий, так и в рамках правового поля.
В России, ежегодно растет количество торговых организаций различных форматов и площадей, при этом экономическая эффективность функционирования таких организаций, для самих собственников, является актуальной задачей, требующей довольно большого внимания ко всем аспектам организации их работы.
Торговые организации: понятие и классификация
Предприятие торговли — объект хозяйственной деятельности, осуществляющий с использованием процессов, оборудования и технологий продажу товаров, выполнение работ и оказание услуг торговли покупателям.
Основная задача торговых предприятий – обеспечить потребителю возможность покупки какого-либо товара при соответствующем качестве торгового обслуживания.
Предприятия торговли подразделяют на классификационные группы в зависимости от различных признаков, в том числе:
— по формам собственности (частные; государственные; муниципальные; унитарные; кооперативные и другие);
— по видам торговли (предприятия оптовой (мелкооптовой) торговли; предприятия розничной торговли);
— по специализации торговой деятельности (универсальные; специализированные; неспециализированные: с комбинированным ассортиментом; со смешанным ассортиментом);
— по способу организации торговой деятельности (сетевые (торговая сеть); автономные; фирменные и другие);
— по виду торгового объекта (стационарные; нестационарные);
— по формам торгового обслуживания покупателей (с полным самообслуживанием; с частичным самообслуживанием; с индивидуальным обслуживанием (в том числе через прилавок); с обслуживанием по предварительным заказам; с обслуживанием по образцам; с обслуживанием по каталогам и другие);
— по условиям реализации товаров (магазины; объекты мелкорозничной (торговой) сети);
— по типам предприятий торговли (гипермаркет; универмаг; магазин-склад; центр оптовой и мелкооптовой торговли; универсальный общетоварный продовольственный склад; универсам; супермаркет; гастроном и другие).
В экономической литературе существуют и иные виды классификации торговых организаций, так О.Б. Яресь выделяет следующие классификационные признаки торговых предприятий:
– по организационно-правовым формам, принятым государством для регулирования деятельности всех субъектов предпринимательства (товарищества, общества);
– по количественным показателям деятельности (объем товарооборота, размер торговых площадей, количество потребителей и пр.);
– по характеру торгово-хозяйственной деятельности;
– по национальной принадлежности капитала;
– по сферам деятельности.
Торговая организация как субъект аудиторской проверки или оказания аудиторских услуг, согласно мнению О.В. Голиковой, (в зависимости от поставленной цели и решаемых аудитором задач) должна быть классифицирована аудитором:
— по видам торговой деятельности (типам товарооборота);
— особенностям организационной структуры организации, в том числе с возможным наличием территориально обособленных подразделений;
— возможным наличием или отсутствием операций экспорта и импорта (внешнеэкономиеской деятельности);
— по количеству формируемых и обрабатываемых в учетной системе первичных документов;
— по качеству применяемых торговой организацией программ автоматизации учета и отчетности, а также по степени интеграции учетных процессов, в том числе складского и бухгалтерского учета;
— по уровню подготовки бухгалтерских кадров аудируемого лица;
— по качеству контрольной среды организации и т.п.
Данная классификация торговой организации позволит аудитору оптимизировать подбор аудиторских процедур, определяющих процесс аудиторской проверки.
Что касается вопроса об обязательном аудите, то аналогично предприятиям и других сфер деятельности, под обязательный аудит торговые предприятия попадают в том случае, если:
1) если организация имеет организационно-правовую форму акционерного общества;
2) если ценные бумаги организации допущены к организованным торгам;
4) если объем выручки от продажи продукции (продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг) организации за предшествовавший отчетному год превышает 400 миллионов рублей или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец предшествовавшего отчетному года превышает 60 миллионов рублей;
5) если организация представляет и (или) раскрывает годовую сводную (консолидированную) бухгалтерскую (финансовую) отчетность;
6) в иных случаях, установленных федеральными законами.
Таким образом, в целях проведения аудиторских процедур, на первоначальном этапе аудитор должен классифицировать торговую организацию по определенным признакам, а также определить попадает ли данная организация под обязательный аудит.
Цель и задачи аудита в торговых организациях
Аудит является неотъемлемой частью системы управления торговой организации, на основании которой, управляющее звено получает реальную информацию о действительном ее состоянии. Аудит обеспечивает проверку выполнения управленческих решений, соблюдение разработанных норм и правил.
Для того чтобы определить цель и задачи аудита в торговых организациях, необходимо выяснить в каких случаях собственники изъявляют заинтересованность в проведении аудиторской проверки торговой организации.
О.В. Голикова представляет следующие возможные варианты заинтересованности заказчиков (руководителей и/или собственников аудируемой организации – предприятия сферы торговли) (рисунок 1).
Представленный перечень возможных вариантов заинтересованности клиента в инициативном аудите торговой организации, не является полным. Аудит прежде всего, должен проводиться для определения эффективности и соблюдения норм ведения системы бухгалтерского учета в торговой организации.
Основная задача аудиторских организаций состоит в контроле за соблюдением законодательства, регулирующего финансово-хозяйственную деятельность организаций, ведением бухгалтерского учета, составлением финансовой отчетности и как следствие обеспечение государственных органов и собственников информацией о его финансовом положении аудируемых лиц.
Целью аудита торговых организаций является – выражение достоверного мнения о том, что финансовая отчетность такой организации, в целом, свободна от существенного искажения как по причине недобросовестных действий, так и вследствие ошибки, а так же определении действительно ли финансовая отчетность подготовлена во всех существенных аспектах в соответствии с применимой концепцией подготовки финансовой отчетности. Данная цель сформирована исходя из действующих международных стандартов аудиторской деятельности.
Для достижения основной цели аудита организации, занимающейся торговлей, необходимо решить целый комплекс взаимосвязанных задач, основными из которых являются:
— установление наличия сохранности условий хранения имущества, в т.ч. товаров;
— изучение состояния внутреннего контроля за поступлением и выбытием имущества, в т.ч. товарных ценностей;
— проверка правильности полноты оприходования товаров;
— контроль за отсутствием искажения данных при отражении на счетах бухгалтерского учета
— проверка правильности отражения товарных операций в регистрах синтетического и аналитического учета;
— подтверждение отраженных сумм выручки от продажи товаров;
— подтверждение сумм задолженности покупателей на конец отчетного периода;
— определение обоснованности отнесения произведенных расходов к соответствующим торговым операциям;
— подтверждение реальности исчисленного финансового результата от продажи товаров;
— проверка соблюдения налогового и гражданского законодательства при осуществлении товарных операций.
Проведения аудита торгового предприятия включает анализ:
— методологии бухгалтерского учета взаиморасчетов с момента возникновения задолженностей до момента их полного погашения;
— особенностей оптовой и розничной торговли, в частности правил заключения договоров купли-продажи, комиссии, поручения;
— документального оформления фактов финансово-хозяйственной деятельности и отражения на счетах и в регистрах бухгалтерского учета;
— рациональной организации хозяйственной деятельности торговых предприятий;
— вопросов налогообложения и основных элементов бухгалтерской отчетности: документация, инвентаризация, калькуляция;
— особенностей бухгалтерского учета и налогообложения товарообменных операций, их документального оформления.
Источники информации и объекты аудиторской проверки в торговых организациях
Для правильного руководства деятельностью предприятий торговли необходимо располагать полной, точной, объективной, своевременной и достаточно детальной экономической информацией. Это достигается, прежде всего, хорошо поставленной системой бухгалтерского учета. Данные бухгалтерской, статистической и оперативной отчетности являются основными источниками информации для аудита торговых организаций.
Информационное обеспечение хозяйственных процессов и явлений, возникающих в многочисленных отделах, на складах, пунктах приема запасов и других подразделениях торгового предприятия, отражается в первичных документах.
При аудите торговых организаций, используется прежде всего первичная информация, включающая в себя:
1) внутренние источники информации:
— первичные учетные документы по учету фактов хозяйственной жизни торговых предприятий, основными из которых являются документы учета торговых операций;
— бухгалтерская и статистическая отчетность торгового предприятия (бухгалтерский баланс, Отчет о финансовых результатах, форма № П-1 «Сведения о производстве и отгрузке товаров и услуг», оперативная бухгалтерская и статистическая отчетность и т. п.);
— материалы инвентаризации, ревизий и т. п.;
— служебные, докладные записки;
— материалы производственных совещаний и т. п.
2) внешние источники информации:
— статистические сборники и записки (информация по региону деятельности розничного предприятия об уровне цен, ставок, тарифов и т. п.);
— материалы периодической печати, путеводители по закупкам, ярмаркам, конференций, совещаний, отраслевые реестры (информация о конкурентном окружении розничного предприятия, о прогрессивных способах и методах товародвижения и продажи товаров и т. д.).
Что касается аудита торговых точек, отдельные особенности данного вида аудита рассмотрены в п. 2.2 курсовой работы, то получение данных при проведении такого вида аудита обычно осуществляется несколькими способами.
Первый способ, т.н. «полевой» (выездной) заключается в непосредственном сборе данных в торговых точках, по телефону, электронной почте, через информацию на веб-сайте, а также путем совершения «тайной покупки».
Второй способ – «кабинетный», когда информация собирается из любых доступных внешних источников: по данным статистики, отраслевых ассоциаций, рыночных экспертов и других известных агентств.
При аудите розничной торговли довольно часто распространены ситуации, когда «полевой» аудит дополняется «кабинетным» и наоборот. В отдельное направление может выделяться аудит интернет-магазина компании (при его наличии), т.к. интернет-магазин по совокупности факторов обладает многими признаками настоящего «оффлайн-магазина». У интернет-магазина есть витрина (каталог) с товарами и их ценами, продавцы-консультанты, работающие с покупателями через специальные «виджеты» быстрой обратной связи, call-центр, служба доставки товаров и т.д.
Таким образом, на основании выше представленного материал, можно сделать следующие выводы:
— аудит торговых организаций может осуществляться как в рамках добровольного, так и в рамках обязательного аудита;
— аудит торговых организаций является более широким понятием, чем аудит товарных операций. В рамках аудита торговой организации проводится проверка не только ее торговых операций, но и проверка всех аспектов ее деятельности, начиная с учета основных средств и закачивания формированием отчетности;
— в отличии от организаций иных сфер деятельности, в торговых организациях существуют свои особенности аудита, которые выражены как его целью в общем, задачами, так и источниками информации;
— отличительной особенностью аудита торговых организаций, в настоящее время является такая разновидность аудита как аудит торговых точек, который хоть и мало, но все же взаимосвязан с «традиционным» аудитом.
Антикризисный аудит продаж в розничном магазине
Что делать с продажами, когда кругом экономический спад? Этим вопросом задаются многие компании и розничные магазины. Даже если вас этот спад еще напрямую не коснулся, вы все равно смотрите телевизор, читаете новости, видите, что пишут люди в соцсетях. В этих условиях избавиться от ощущения надвигающегося эпицентра очередного финансового цунами достаточно сложно.
Как противостоять очередной волне кризиса?
К сожалению, волшебной таблетки нет, но есть набор маленьких шажков, которые обязательно надо сделать, чтобы обезопасить себя и улучшить ситуацию в одном конкретном магазине. Не поленитесь сделать эти шаги, даже если уверены, что у вас все хорошо и до вас катаклизмы не добрались.
Сначала нужно провести аудит продаж. Моя практика показывает (а я много консультирую различные компании, и розничные в том числе), что большинство проблем лежат внутри, а не снаружи, то есть они не являются прямым следствием кризиса. Просто кризис обнажает многие существовавшие до этого трудности, которые не видны в так называемое мирное время.
Из чего складываются продажи в магазине
Есть простая формула:
Объем продаж = Количество посетителей магазина Х Коэффициент конверсии Х Сумма среднего чека
Вот с этими простыми показателями нам и надо работать.
Для начала нам надо понять, как именно ваш магазин коснулся кризис: упало количество посетителей, снизился коэффициент конверсии или сумма среднего чека стала меньше, чем раньше?
Простые истины: чтобы в магазине были покупки, надо обеспечить ему стабильный поток целевой аудитории. Чем больше поток, тем выше продажи. Вроде бы все просто. Но! Знаете ли вы точно, сколько человек заходят в ваш магазин за день? Вы измеряете количество посетителей? На самом деле лишь малая часть предпринимателей отслеживает этот показатель. А как управлять тем, что мы не измеряем и параметры чего не знаем? Как отследить, что покупателей стало меньше или больше? Как понять, что наши усилия по привлечению покупателей принесли результат?
Часто в такой ситуации отвечают: нам продавцы говорят, что по их ощущениям стало меньше людей, поэтому у нас упали продажи. А вы видели в своей жизни хотя бы одного продавца, который говорит, что продажи упали, потому что он стал хуже работать? Я лично не видел. Он скорее скажет, что кризис, что у людей нет денег, что у нас плохой товар и высокие цены.
Главный принцип руководителя — никому не верить на слово и все перепроверять. Поэтому и количество посетителей магазина обязательно нужно фиксировать. И лучше не руками, а специальными приборами. Так у вас появится понимание, сколько людей действительно ходит в магазин, вы сможете отслеживать динамику по дням и неделям, наблюдать за тенденцией — уменьшается клиентопоток или растет. Вы увидите, в какие дни людей больше, в какие часы у вас бывают пики посещаемости, и соответственно, сможете перераспределить количество продавцов, работающих в те или иные часы.
И самое главное: понимание клиентопотока позволит вам точнее определять эффективность маркетинговых акций. Например, по четвергам обычно в магазин заходило 80-90 посетителей, а после того, как вы поставили у ближайшего метро промоутеров с листовками, стало заходить 120-130. Сравнили затраты на промоутеров с прибавкой в выручке и легко определили эффективность этого рекламного канала.
Поэтому первый шаг внутреннего аудита: составить четкую картину посещаемости торговой точки потенциальными покупателями.
Вторая часть формулы и второй предмет проверки: коэффициент конверсии — доля посетителей магазина, ушедших домой с покупкой. Зашли 100 человек, а купили трое: коэффициент конверсии — 3%. Конечно, в разные дни он будет разным. Сегодня три покупки, завтра четыре, послезавтра две. Задача — вычислить среднюю цифру, которую можно будет считать ориентиром для дальнейших действий.
Если вы и раньше измеряли этот параметр, то легко можете ответить на вопрос — упала ли в связи с кризисом ваша конверсия или нет. Логично, что вторым шагом аудита будет работа с конверсией, ведь это ключевой инструмент увеличения продаж: покупатель к вам пришел, он уже интересуется вашим товаром, и от того, сможет ли ваш продавец не отпустить его без покупки, ваша выручка зависит напрямую.
Для этого есть два инструмента — техника продаж и знание продукта. И вот тут предпринимателей порой ожидают большие сюрпризы. Многие руководители по умолчанию считают, что их продавцы все делают правильно. Они ведь получают комиссионные, а значит мотивированы на результат и должны из кожи вон лезть, чтобы его добиться. Скажу больше, многие руководители убеждены: если покупатель ушел из магазина, ничего не купив, то в этом виноват сам покупатель, ситуация в стране или высокие цены.
В большинстве случаев это абсолютно не так. Да, продавцы получают проценты с продаж (надеюсь, у вас тоже). Но это совсем не гарантирует того, что они прикладывают максимум усилий для увеличения продаж, а самое главное, это вовсе не означает, что прикладываемые ими усилия правильные.
Почему? Во-первых, люди по природе своей очень ленивы. Они скорее поберегут силы, останутся в зоне комфорта, чем будут биться за продажи. Многие идут работать именно в розницу, потому что в отличие от холодных продаж, где надо преодолевать отказы и бороться с клиентом, в рознице покупатель приходит и покупает сам. А функция продавца — показать покупателю интересующий его товар и выбить чек. Согласитесь, работа несложная и не требующая самоотдачи, да еще и комиссионные платят. Зачем напрягаться? Не купит этот, купит следующий. Много их тут ходит, на нашу долю хватит.
Что получаем в сухом остатке? Продавец не предпринимает никаких усилий для того, чтобы каждый зашедший в магазин потенциальный клиент вышел оттуда с покупкой. А ведь именно из этого и строится объем продаж, и именно это — главное лекарство от кризиса: не отпускать никого без покупки. Речь не о впаривании, не о навязчивом сервисе, а о грамотной работе с покупателем, о технике продаж и корректном поведении торгового персонала. Выяснить потребности покупателя, подобрать необходимый ему продукт и грамотно рассказать о его преимуществах и выгоде от покупки — только так совершаются качественные и хорошие продажи.
А если технике продаж продавец не обучен или обучен, но ленится ее применять, то его конверсия не будет высокой. Он будет упускать покупателей, будет говорить с ними не о том, что им интересно, не сможет убедить, дожать, довести до оплаты.
Если продавец не владеет как следует информацией о продаваемом товаре, то каким бы искусным переговорщиком он ни был, продать будет очень и очень сложно. Ведь продажа — это предложение выгоды с приведением аргументов. А где взять аргументы, если нет знаний? Как доказать клиенту, что именно ваш товар решит его проблемы, если вы не знаете важных характеристик товара?
На втором этапе аудита — задача четко определить, кто из продавцов владеет техникой продаж и активно применяет ее, кто хорошо знает продукцию и умеет о ней аргументированно говорить с покупателем. Знания можно подтянуть при помощи тренингов, а вот заставить применять полученные навыки против воли сотрудника практически невозможно. И здесь, безусловно, встает вопрос о замене людей.
Третий элемент уравнения, напрямую связанный с техникой продаж и знанием продукта, помимо конверсии, — сумма среднего чека. Ведь если конверсия высокая, а чек маленький, то и выручка будет небольшой.
Это значит, что продавец должен иметь четкую задачу: каждому покупателю продать не одну позицию, а несколько. Сделать допродажу как основного товара, так и сопутствующих: предложить аксессуары, расходные материалы, дополнительный сервис и т д. Если это будет делать каждый продавец при каждом контакте с покупателем, то вы сами не заметите, как выручка пойдет вверх.
Но для этого также нужны знания продукта и техника продаж: когда предложить дополнительные товары, как это преподнести, какие вопросы надо задать покупателю, чтобы подготовить его к допродаже и т д. Если продавец не владеет этими приемами, он будет слышать постоянное «нет», а вам рассказывать о том, что покупатель нынче не тот и на дворе кризис, а продавец из сил выбивается, но просто не везет.
Да, отрицать наличие кризиса глупо. Он есть. Но при этом люди не перестали покупать товары, экономика не остановилась. Люди просто сложнее расстаются с деньгами, поэтому требуется больше мастерства, чтобы заключать сделки. Если предприниматель хочет бороться с кризисом, ему нужно сначала проверить, а все ли нормально в самой компании. Или все-таки есть над чем поработать?
Торговый аудит — способы, инструменты, результаты. Checkoffice
Что такое розничный аудит
Под розничным аудитом или аудитом торговых точек понимают исследования, направленные на всесторонний анализ и сбор данных по ассортименту, наличию и запасу товаров, их стоимости, общей представленности в торговых точках, наличия рекламных материалов, качества работы персонала, а также ценовой политики конкурентов.
Розничные аудиты — это регулярное исследование, проводимое в розничных торговых точках. Подразделяются на четыре вида:
Аудит мерчандайзинга
Аудит мерчандайзинга изучает и рассматривает следующие моменты: расположение магазина и внешние условия (парковка, витрины, фасад здания, вывеска), планировка торгового зала (включая дизайн, торговое оборудование, освещение), выкладка товара и другие. Выкладка товара в торговом зале является одной из фундаментальных основ, на которой базируется мерчандайзинг. Большую роль играет, как и по каким правилам товар размещается на полках. Тайное или открытое изучение и съемка выкладки товара позволяют выявить ошибки в работе мерчендайзера, оценить динамику продаж и внести возможные корректировки в планограмму (см. статью как эффективно составить планограмму выкладки товаров).
Аудит обслуживания клиентов
Аудит обслуживания клиентов в первую очередь направлен на выявление проблем и недочётов сотрудников при работе с клиентами. Многие потребители отказываются от товаров и услуг из-за плохой работы сотрудников торговой точки. При высококлассном сервисе и качественной консультации покупатели чаще совершают повторную покупку.
Аудит предотвращения потерь
Одной из проблем торговых сетей является борьба с потерями. Потери можно разделить на две группы: известные и неизвестные. К известным потерям можно отнести — списания просроченной продукции, списания некачественной продукции, потери на усушку, раскрошку продукции и т. д. К неизвестным — кражи, воровство, недостача на кассах, приёмка товара без пересчёта количества.
Аудит предотвращения потерь, в первую очередь, направлен на получение данных о факторах, влияющих на показатель потерь. Таких как:
Аудит охраны труда и техники безопасности
Охрана труда — это система мероприятий, профилактики и контроля, которая направлена на обеспечение безопасности здоровья, жизни и условий труда сотрудников на предприятии. Задача аудита по охране труда – зафиксировать несоответствия по охране труда, предоставить отчёты о возможных нарушениях. В результате — снизить риск получения травм сотрудниками и посетителями торговой точки. Аудит охраны труда и техники безопасности включает большой список контрольных пунктов, ниже представлены некоторые из них:
Мы рассмотрели основные виды торгового аудита. Теперь давайте обсудим преимущества розничного аудита, как его эффективно проводить, какие цели ставить и как анализировать полученные данные.
Преимущества розничного аудита
Преимущества аудита – это оперативное получение информации о том, какие марки товара представлены в рознице, насколько они доступны, по какой цене и в каких объемах продаются. Проверка магазинов на наличие в них рекламных материалов, соответствующих данной торговой точке, а также на предмет представленности продукции конкурентов. С помощью аудита можно получить как количественные данные, необходимые для определения структуры рынка, прогнозов его развития, так и качественные. В последнем случае аудит позволяет решать следующие задачи:
Ручная проверка аудита
Использование чек-листов на бумаге часто дискредитирует саму идею из-за слишком долгой обработки и отсутствия оперативной обратной связи. Если в вашем чек-листе есть проверка чистоты полов, то обратная связь через день уже является запоздалой. Избежать этих трудностей и проблем можно, используя мобильный аудит CheckOffice.
Мобильный аудит CheckOffice
Современным подходом к организации проверок и аудитов торговых точек является использование специальных облачных сервисов, основу которых составляют электронные чек-листы на личных мобильных или корпоративных устройствах аудиторов. Аудиты могут планироваться заранее или создаваться сразу по факту прибытия аудитора на инспекцию в торговую точку.
Заполнение чек-листов осуществляется на мобильном устройстве с автоматической отправкой задачи директору магазина. Если проверяющий выявляет нарушение, то отчеты моментально поступают на сервер. Доступ к ним получают ответственные сотрудники, чтобы провести внутреннюю аналитику. Таким образом можно отслеживать слабые позиции, оценивать динамику развития торговой точки в целом и по отдельным критериям, сравнивать ее результаты с другими, делать срезы по всем филиалам в рамках сегментарных исследований и многое другое.
Как эффективно проводить аудит
Проведение аудиты можно разделить на несколько этапов.
Первый этап. Формируем выборку и составляем план. В выборку должны быть включены торговые точки, находящиеся в разных районах города и отличающиеся друг от друга по типу (киоск, супермаркет, традиционный магазин). План аудита составляется с учетом количества продуктовых направлений по которым проводится аудит.
Второй этап заключается в приглашении на инструктаж аудиторов и его проведение. Перед проведением инструктажа аудитор заполняет анкету. Содержание инструкций готовится заранее и преподносится аудитору в сжатом виде. Внимание акцентируется на сроках выполнения работ, поэтапном выполнении задания, правильном заполнении бланков. Кроме того, необходимо передать работникам в устной или письменной форме стандарт фотографирования, который осуществляется следующим образом:
Третий – собственно, проведение исследования, в процессе которого осуществляется координирование аудиторов, замена при необходимости торговых точек или аудиторов и контроль качества полученных от работников данных.
Четвертый этап подразумевает внесение данных, проверку введенных данных и расчет статистических показателей. И переход к пятому этапу (заключительному) основывается на приведении рассчитанных показателей в табличный вид, написание текстовой части отчета, согласование времени презентации, приглашение заинтересованных лиц.
Определите цель аудита
Для определения целей можно использовать принцип построения SMART. Принцип позволяет обобщить всю имеющуюся информацию, установить приемлемые сроки работы, определить достаточность ресурсов, предоставить всем участникам процесса ясные, точные, конкретные задачи.
У всех целей должен быть конечный результат и сроки. Необходимо на этапе планирования определиться, какие результаты положительные (устранение недостатков выявленных в прошлый раз, снижение общего количества проблемных мест), а какие отрицательные (бездействие, отсутствие реакции на выявленные недостатки, халатное устранение недостатков).
Создайте чек-лист
Чек-листы являются универсальным инструментом, позволяющим контролировать любые аспекты и процессы. К примеру, по чек-листу можно оценивать чистоту фасада, стен, входной группы, т.е. общее состояние помещения. Либо аудиту можно подвергнуть товарные полки и товары на них, выявляя нарушения по фейсингу, планограмме, дырам в выкладке, актуальным ценникам. Сам чек-лист создается на основании ваших целей и задач. Вы создаёте специальный чек-лист под свой аудит или можете воспользоваться бесплатной библиотекой шаблонов чек-листов CheckOffice.
Также в сервисе CheckOffice удобно настраивать: ответы да/нет, шкалы от и до, числовое поле, кг, рубли и т.д.
Способы сбора информации
Получение данных при проведении аудита торговых точек обычно осуществляется несколькими способами. Первый способ –«полевой» (выездной) заключается в непосредственном сборе данных в торговых точках, по телефону, электронной почте, через информацию на веб-сайте, а также путем совершения «тайной покупки». Второй способ – «кабинетный», когда информация собирается из любых доступных внешних источников: по данным статистики, отраслевых ассоциаций, рыночных экспертов и других известных агентств.
«Вооруженные» специализированными приложениями аудиторы могут достаточно легко осуществлять сбор данных «в полях», а инициаторы аудита, в свою очередь, практически в реальном режиме времени отслеживают результаты проверки, получают доступ к аналитической и оперативной отчетности. В сервисе CheckOffice есть возможность добавлять фотографии, видео-, аудиозаписи и комментарии. Все данные хранятся в едином месте. Благодаря функции «живые фото» аудитор будет предоставлять только актуальные фотографии и не сможет загружать уже отснятые.
Анализ результатов
Проведения аудита торговой сети без последующего анализа практически бесполезен. На основании данных аудита определяются типичные ошибки в работе торговой сети, преимущества конкурентов, выстраивается стратегия более эффективного ведения бизнеса.
Аудит помогает выявить новые сегменты рынка, очертить перспективы и оценить выгоду от вывода на полки новых товаров, проанализировать новые тренды в изменении покупательского спроса и активности.
Сервис CheckOffice предоставляет удобные аналитические данные по итогам проведенных аудитов. Наглядно показывает, какие ошибки и недоработки исправлены, а какие нет.
Устранение нарушений
После завершения аудита и выявления проблемных зон необходимо донести информацию до ответственных сотрудников. Прежде всего выполнить то, что необходимо сделать в краткосрочной перспективе. Будь то очистка подъезда к торговой точки, раскладка товара по сроку годности или качественная рекламная акция. Установить сроки, и по их истечению провести повторный аудит.
Сервис CheckOffice при выявлении нарушений автоматически назначает задачу ответственному сотруднику по устранению нарушения.
Заключение
По результатам исследования розничного аудита разрабатывается комплекс мероприятий по оптимизации и повышению эффективности работы компании. Комплексный аудит – это средство контроля, оптимизации и увеличение прибыли бизнеса. Конечно же, без аудита розничной торговли, как и без многих маркетинговых исследований, компания может прожить. Но до определенного времени. Всегда наступает такой момент, когда одной только интуиции для развития бизнеса недостаточно. И тогда для отслеживания адекватной ситуации на рынке нужны данные маркетинговых исследований.
Аудит розничной торговли может помочь вам оценить эффективность вашей общей стратегии реализации розничной торговли. Выводы, полученные в результате аудита розничной торговли, настолько же важны, насколько и качество самих аудитов.