можно ли вести в электронном виде кадровые журналы
Перевод кадровых документов в электронный формат
Законопроект об электронных кадровых документах был внесен в Госдуму еще год назад. И только сейчас он подписан Президентом РФ. В чем суть Федерального закона от 24.04.2020 г. № 122-ФЗ «О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой» (далее по тексту — Закон № 122-ФЗ)? Облегчит ли он жизнь работодателям?
Для того чтобы в условиях пандемии максимально избежать бумажных кадровых документов, Президентом РФ подписан Закон № 122-ФЗ. Начало действия Закона № 122-ФЗ — 5 мая 2020 года.
Эксперимент проводится по 31 марта 2021 года включительно. Причем дату начала проведения эксперимента в компании работодатель определяет самостоятельно.
В чем суть Закона?
Речь идет об эксперименте, т.е. о добровольном участии работодателей по использованию в электронном виде (без дублирования на бумаге) документов, связанных с работой.
То есть кадровые документы, которые ранее оформлялись работодателем на бумаге и с которыми работник должен был ознакомиться в письменном виде, переводятся в электронный формат.
Целью проведения эксперимента являются:
Эксперимент проводится для упрощения работы компаний в части кадрового документооборота.
В отношении каких документов проводиться эксперимент?
Участие в эксперименте работодателей, работников и лиц, поступающих на работу, является добровольным. Эксперимент проводится в отношении документов, связанных с работой, перечень которых работодатель утверждает самостоятельно с учетом положения о порядке проведения эксперимента.
Например, трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним, документы по охране труда, приказы о приеме на работу, перемещениях, увольнениях, приказы о направлении работника в командировку, в отпуск и иные кадровые документы. При этом электронные кадровые документы на бумаге можно не распечатывать.
Эксперимент не проводится в отношении трудовых книжек и формируемых в соответствии с трудовым законодательством в электронном виде сведений о трудовой деятельности работников.
Какие действия должен предпринять работодатель?
До начала проведения эксперимента работодатель должен предпринять следующие шаги:
1) утвердить перечень видов кадровых документов, в отношении которых будет проводиться эксперимент;
2) определить структурные подразделения компании, участвующие в эксперименте (при необходимости);
Например, принять участие в эксперименте может только одно структурное подразделение компании.
3) не позднее чем за один месяц до начала проведения эксперимента уведомить каждого работника в письменной форме о проведении эксперимента.
Если работник не желает участвовать в эксперименте, то он имеет право подать работодателю письменное заявление об отказе;
При согласии работник также пишет заявление о своем согласии на участие в эксперименте.
4) сформировать и утвердить список работников;
5) с учетом мнения профсоюза (при наличии) принять или внести изменения (при необходимости) в локальные нормативные акты (в т. ч. локальный нормативный акт об использовании электронной подписи работодателем и работником), а также локальный нормативный акт, устанавливающий порядок обработки работодателем электронных документов, связанных с работой, содержащих персональные данные работников;
6) ознакомить работников и их представителей (при наличии таких представителей) под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента;
7) подготовить и обсудить изменения в коллективные договоры (при необходимости);
8) создать информационную систему либо (при необходимости) обеспечить доступ к электронному сервису информационно-аналитической системы «Общероссийская база вакансий «Работа в России».
Использование электронного сервиса системы «Работа в России» как для работников, так и работодателей будет бесплатным.
Таким образом, при заключении трудового договора работодатель уведомляет работника о проведении эксперимента и знакомит его под роспись с локальными нормативными актами, связанными с проведением эксперимента.
Ответственность работодателя
При этом работодатель должен обеспечить защиту персональных данных работников и иной информации, включая защиту электронных кадровых документов, от неправомерного доступа, блокирования, уничтожения, модифицирования, копирования, предоставления, распространения и иных неправомерных действий в отношении такой информации.
Также в обязанности работодателя входит сохранность электронных кадровых документов, в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле.
Напомним, что Приказом Росархива РФ от 20.12.2019 г. № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» утвержден новый перечень со сроками хранения документов.
А в случае ликвидации работодателя электронные кадровые документы передаются в государственные или муниципальные архивы.
Работодатель обязан бесплатно предоставить работнику не позднее чем в течение 3-х рабочих дней со дня подачи им заявления электронные кадровые документы, способом, указанным в заявлении работника. Это может быть в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, или в форме копии электронного документа на бумажном носителе, заверенной надлежащим образом, или путем размещения электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью, в личном кабинете работника в системе «Работа в России» (при наличии).
Компания самостоятельно несет расходы по созданию, использованию и хранению электронных кадровых документов, в том числе расходы по получению и использованию электронной подписи работника. При этом отсутствие у лица, поступающего на работу, электронной подписи не может являться основанием для отказа в заключении с ним трудового договора.
Преимущества перехода на электронный кадровый документооборот
Как уже было отмечено, принять участие в эксперименте может любая компания. Сам порядок проведения эксперимента будет регламентирован Положением Министерства труда и социальной защиты.
Что дает работодателю участие в эксперименте? Прежде всего, сокращение бумажного кадрового документооборота, экономия времени на подписание кадровых документов, пространства для хранения кадровых документов, денег на приобретение бумаги, заправки картриджа и т.п. Электронный документооборот удобен компаниям с вахтовым методом работы, при наличии обособленных подразделений в разных городах, удаленных от головного офиса. Кроме того, при использовании электронных кадровых документов снижен риск их фальсификации.
«Цифровые кадры»: можно ли перевести кадровую документацию в электронный вид?
Как известно, кадры решают все. А можем ли мы решить все вопросы, связанные с кадровой документацией, с помощью ЭДО?
Использование электронных документов (далее – ЭД) в кадровом документообороте – один из наиболее спорных моментов в законодательстве РФ. С одной стороны, законодатель расширяет область применения ЭД в официальных отношениях, с другой, намекает на ограничения использования ЭД в некоторых областях. К таковым относятся и отношения между работодателем и работником. Рассмотрим, какие привилегии и ограничения имеют обе стороны трудовых отношений в случае использования ими ЭД.
Напомним, что Распоряжением Правительства РФ от 11.06.2013 года №953-р был утвержден план мероприятий «Повышение качества регуляторной среды для бизнеса», который предусматривал создание условий для использования электронных документов в кадровом документообороте (за исключением трудовых договоров). В соответствии с ним Минтруд РФ, Минкомсвязь РФ, Минэкономразвития РФ должны были разработать предложения о внесении изменений в законодательство РФ по вопросам кадрового документооборота в электронном виде в 1 квартале 2015 года. Однако воз и ныне там.
Ход выполнения дорожной карты опубликован на сайте Правительства РФ. Был принят ряд изменений нормативно-правовых актов (например, отменены ограничения на использование ЭД при взаимодействии предпринимателей и органов государственной власти) в части электронного документооборота. Никаких ожидаемых поправок дополнительно к существующим нормам применения ЭД в трудовых отношениях не введено.
Кадровая документация
Кадровая документация – совокупность всех документов, необходимых для фиксации, регулирования и подтверждения отношений между работником и работодателем, используемая также при проверке и контроле со стороны проверяющих органов.
Кадровые документы всегда фиксируют юридически значимые факты, которые служат основанием для возникновения соответствующих прав и обязанностей работника и работодателя. Не допускать ошибки при оформлении кадровой документации важно еще и по той причине, что в случае их обнаружения спустя время исправление может протекать очень затруднительно или вообще быть невозможным.
Условно можно разделить кадровую документацию на следующие крупные категории:
Для того, чтобы ответить на вопрос о применении ЭД в кадровом документообороте, необходимо определить круг лиц, участвующих в нем, порядок их взаимоотношений и границы применения ЭД.
Что нам говорит Трудовой кодекс РФ?
В статье 312.1 Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ) понятие дистанционной работы определено как выполнение определенной трудовым договором трудовой функции вне места нахождения работодателя, его филиала, представительства, иного обособленного структурного подразделения (включая расположенные в другой местности), вне стационарного рабочего места, территории или объекта, прямо или косвенно находящихся под контролем работодателя, при условии использования для выполнения данной трудовой функции и для осуществления взаимодействия между работодателем и работником по вопросам, связанным с ее выполнением, информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети «Интернет».
Дистанционными работниками считаются лица, заключившие трудовой договор о дистанционной работе.
Общие положения
На дистанционных работников распространяются действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, с учетом особенностей, установленных главой 49.1 ТК РФ.
При обмене ЭД между работником и работодателем каждым из них используется квалифицированная электронная подпись. Каждая из сторон указанного обмена обязана направлять в форме электронного документа подтверждение получения электронного документа от другой стороны в срок, определенный трудовым договором о дистанционной работе.
Законом не поясняется, в какой форме должно быть это подтверждение:
В связи с этим форму подтверждения ознакомления и согласия дистанционного работника с документом, отправленным работодателем, лучше предусмотреть в трудовом договоре, заключаемом между сторонами. Кроме того, обмен ЭД между работником и работодателем совсем необязательно осуществлять через оператора электронного документооборота.
Трудовой договор
Статья 312.2 ТК РФ устанавливает возможность заключения трудового договора (далее – ТД) о дистанционной работе и соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе путем обмена ЭД (при этом в качестве места заключения трудового договора о дистанционной работе, соглашений об изменении определенных сторонами условий трудового договора о дистанционной работе указывается место нахождения работодателя).
Важно! В случае если ТД о дистанционной работе заключен путем обмена ЭД, работодатель не позднее трех календарных дней со дня заключения данного трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленный надлежащим образом экземпляр данного трудового договора на бумажном носителе.
Обращаю внимание на то, что законодатель говорит именно об экземпляре, а не о копии.
В случае заключения ТД путем обмена ЭД предусмотренные статьей 65 ТК РФ документы могут быть предъявлены работником, поступающим на дистанционную работу, работодателю, в форме электронного документа. По требованию работодателя данное лицо обязано направить ему по почте заказным письмом с уведомлением нотариально заверенные копии указанных документов на бумажном носителе.
Если трудовой договор о дистанционной работе заключается путем обмена электронными документами лицом, впервые заключающим трудовой договор, данное лицо получает страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования самостоятельно.
Ознакомление лица, заключающего трудовой договор о дистанционной работе, с документами, предусмотренными частью третьей статьи 68 ТК РФ, также может осуществляться путем обмена электронными документами.
По соглашению сторон трудового договора о дистанционной работе сведения о дистанционной работе могут не вноситься в трудовую книжку дистанционного работника, а при заключении ТД впервые трудовая книжка дистанционному работнику может не оформляться. В этих случаях основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже дистанционного работника является экземпляр трудового договора о дистанционной работе, указанный выше.
Если же данное соглашение не было заключено, работник предоставляет работодателю трудовую книжку лично или направляет ее по почте заказным письмом с уведомлением.
Что касается увольнения дистанционного работника: в соответствии со статьей 312.5 ТК РФ если расторжение ТД происходит по инициативе работодателя, то ознакомление дистанционного работника с приказом (распоряжением) работодателя о прекращении такого ТД осуществляется в форме электронного документа. Работодатель в день прекращения трудового договора обязан направить дистанционному работнику по почте заказным письмом с уведомлением оформленную надлежащим образом копию указанного приказа (распоряжения) на бумажном носителе.
Обратите внимание, здесь законодатель прямо указывает на надлежащим образом оформленную копию ЭД.
Другие документы
В случаях, когда работник вправе или обязан обратиться к работодателю с заявлением, предоставить работодателю объяснения либо другую информацию, дистанционный работник также может сделать это в форме электронного документа.
Но для предоставления обязательного страхового обеспечения по обязательному социальному страхованию на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством дистанционный работник направляет работодателю оригиналы документов, предусмотренных законодательством РФ, по почте заказным письмом с уведомлением.
Также при подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (статья 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа.
Что можно, а что нельзя
Выше мы рассмотрели основные документы участников трудовых отношений. Однако существует еще масса документов кадрового учета внутри организации, ведение которых необходимо продумывать перед переходом на ЭД. Это и трудовые книжки, которые ведутся только в бумажном виде, и личные карточки работников, с записями которых работника знакомят под личную подпись (п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225). В бумажной форме должна вестись Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (форма утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 года №69) в связи с тем, что предусмотренные в ней графы 10 «Расписка ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку» и 13 «Расписка работника в получении трудовой книжки» подразумевают неоднократную личную подпись.
К сведению. Министр труда и социальной защиты РФ заявил о том, что отмена трудовых книжек не планируется. По словам Максима Топилина, на данный момент рассматривается возможность реформирования трудовых книжек и перевода их в электронный вид. Также к трудовому законодательству готовятся поправки, которые бы упростили ведение и хранение трудовых книжек (Источник: «Клерк.Ру»).
Существуют и иные документы персонифицированного учета с длительными сроками хранения и особенными требованиями к местам хранения (в том числе к информационным системам).
В электронном виде можно вести Журнал (книгу) регистрации трудовых договоров и изменений к ним, Журнал учета приказов о приеме на работу. Унифицированных форм и требований к ведению данных документов нет, поэтому есть возможность выбрать наиболее оптимальный способ регистрации (формы ведения лучше утвердить приказом организации).
Примечание. Журналы (книги) учета трудовых договоров и приема на работу требуется хранить 75 лет (пп. а и пп. б п. 695 Перечня типовых управленческих документов с указанием срока хранения, утв. приказом Министерства культуры России от 25.08.2010 года №558), поэтому на практике часто эти документы ведут в электронной форме с последующей распечаткой и хранят на бумажных носителях.
Еще одним объяснением редкого использования ЭД в кадровом документообороте является неопределенное отношение к таким документам в судах и проблемы с представлением электронных документов в суд. При этом необходимо отметить, что вкупе с другими доказательствами даже электронная переписка работника с работодателем служит доказательством трудовых отношений.
Для справки. Распоряжением Правительства РФ от 23.12.2014 года №2660-р был внесен законопроект 686611-6 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации (в части применения электронных документов в деятельности органов судебной власти)», рассмотрение которого 21.05.2015 года было отложено Государственной Думой РФ. Пока никакой дополнительной информации нет.
В заключение выделим основные моменты, которые необходимо помнить при использовании ЭД в трудовых взаимоотношениях:
Автор: Ульяна Коровкина, аналитик Synerdocs