Что такое установочная встреча
Правила хорошего kick-off, или как не превратить установочную встречу в балаган
У вас новый проект, много энтузиазма и есть понимание, что эта автоматизация сделает жизнь Заказчика лучше, а вашу зарплату больше? Бизнес-кейс очевиден, что делать – понятно, провал невозможен? А потом вы собираетесь с рабочей группой на kick – off (он же – установочная встреча в российской терминологии) – и энтузиазм внезапно гаснет, вопросов становится больше чем ответов, а отношения с рабочей группой как-то сразу не складываются. И вот у вас идет очередной унылый проект. Знакомо? А ведь можно было избежать, если знать несколько простых правил.
Правило 0. Помните о том, зачем все это нужно
Для начала напомню, что цели проведения kick – off – это а) достижение единого понимание цели проекта б) управление ожиданиями в) знакомство с рабочей группой.
Если держать эти цели в голове при планировании встречи, то будет проще понять, что в нее должно входить, а что нет. От того, как вы проведете kick-off часто зависит дальнейший ход проекта, а в особо запущенных случаях – даже его успех или провал.
Правило 1. Организуйте kick – off только тогда, когда готов
Проводить kick – off имеет смысл только тогда, когда выполнены следующие предварительные условия:
Правило 2. Хороший kick – off – спланированный kick – off
И это сейчас не про то, что встреча должна быть выслана заранее, с приложенным уставом и повесткой, это и так все знают, хотя и не всегда соблюдают.
Необходимо продумать структуру и содержание встречи, в идеале – согласовать все это дело со спонсором. Долгие паузы, фразы «эээ… а зачем мы здесь» и прочие последствия вашей неподготовленности могут сильно испортить как репутацию проекта, так и вашу лично в глазах рабочей группы, с первой же встречи, а оно вам надо?
Правило 3. Лучше не начинать встречу слишком формально
Всех этих людей сюда зачем-то позвали, оторвав от работы, они вас не знают, вы их тоже. Если вы с порога им начнете рассказывать план проекта, то вас могут просто не воспринять.
Поэтому до формального начала встречи используйте «ледокол» – шутку, короткую историю, вопрос о компании – все, что угодно, чтобы перед встречей все не сидели со слишком серьезным видом или смотрели в телефон. Отлично, если вы руководитель проекта и так ненавязчиво смогли обратить на себя внимание и даже немного кому-то понравиться, хотя бы на уровне «о, забавный парень».
Правило 4. Дайте слово спонсору
Дальше слово лучше взять спонсору. Если вы с ним заранее об этом не договорились – то можно аккуратно попробовать передать ему ведущую роль, мол, сейчас Ефимий Евстигнеевич наконец скажет нам, зачем мы все собрались и как это повлияет на наши годовые бонусы. Но это, конечно, зависит от личности конкретного Ефимия Евстигнеевича.
Часть спонсора в идеале выглядит так:
Правило 5. Краткость и профессионализм!
Дальше спонсор может передать слово руководителю проекта, который:
Правило 6. Это нужно помнить, чтобы kick – off прошел успешно
Это как правила безопасности дорожного движения, написано кровью РМов:
Перед началом проекта: 8 секретов стартовой встречи
Правила успешного kick-off митинга.
Если вам интересна эта тема, то вам точно понравится наша шпаргалка: «Какие шаблоны поведения команды мешают проекту»
Kick-off митинг — это стартовая встреча перед началом проекта. Такие собрания помогают познакомить участников команды, обозначить цели и сделать сотрудничество прозрачным. Конечно, при условии, что встреча проведена правильно.
Перевели советы французского портала Manager GO о том, как организовать kick-off митинг.
Для чего нужна стартовая встреча
Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.
Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.
#1. Знакомство
Представьтесь и попросите участников сделать то же. Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании. Роль каждого в проекте уточнят позже.
# 2. Повестка встречи
Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.
# 3. Суть проекта и цели команды
Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу.
Ольга Киселева,
Проджект-менеджер в MegaFon
Евгений Камашев,
Ex-директор по проектам Метинвест Диджитал
Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.
# 4. Описание этапов проекта
Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.
Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.
# 5. Роль и ответственность каждого
Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.
Обязательно составьте список с контактами каждого участника. У точните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты. Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке.
# 6. Мониторинг проекта
Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.
Такой отчет может содержать такие элементы:
Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.
# 7. Оценка результатов работы
На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?
# 8. Планирование следующих встреч
Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.
Евгений Камашев, директор по проектам Метинвест Диджитал
На стартовой встрече также обсудите:
Технологии позволяют собрать всех участников команды, даже если они в разных странах. Чем больше сотрудников будут понимать цели и задачи проекта, тем выше будет их эффективность.
Если не получается собрать всех, пригласите ключевых специалистов — тех, кто будет возглавлять проектные группы. От каждой функции (маркетинг, IТ, финансы) должен быть минимум один представитель.
Можно провести несколько стартовых встреч: внутреннюю и совместно с Заказчиком. Оптимально встреча должна длиться час. Если дольше — теряется фокус внимания.
Установочная встреча
Основная цель установочной встречи заключается в том, чтобы определить ожидаемые роли и вклад различных заинтересованных сторон. Также пытаются выяснить риски и проблемы, которые могут возникнуть, особенно те, которые могут повлиять на график выполнения проекта и оказывают влияние на удовлетворение заказчика. Это как раз самое время, когда заинтересованные стороны могут прямо сообщать о любой помощи, которая им может потребоваться в ходе выполнения проекта.
В случае необходимости, на встрече обсуждаются правовые аспекты, затрагивающие проект. Например, команда разработчиков, взаимодействуя с тестовой командой, может захотеть провести тесты автомобиля на дорогах общего пользования (в городе). Если правомерность подобных тестов не обсудили с заинтересованной стороной во время установочной встречи, тест, возможно, придется дорабатывать позже для соблюдения местных правил дорожного движения (вызывая непредвиденные задержки при реализации проекта). Поэтому, было бы лучше обсудить это на установочной встрече, чем рисковать, делая предположения, в дальнейшем имея проблемы с перепланировкой выполнения
Установочная встреча является генератором энтузиазма для заинтересованных сторон, поскольку она обеспечивает полную видимость проекта на текущий момент времени. Показывая полное понимание цели и этапов по её достижению, заказчик получает уверенность в способности команды проекта выполнить работу.
Связанные понятия
Bus factor (либо truck factor) проекта — это мера сосредоточения информации среди отдельных членов проекта; фактор означает количество участников проекта, после потери которых (в оригинале — «попадания» которых под автобус или грузовик, варианты: увольнения, заболевания, рождения ребёнка, несчастного случая и других форс-мажорных обстоятельств) проект не сможет быть завершён оставшимися участниками.
Holacracy (англ. holacracy; читается «холакраси») это социальная технология или система управления организацией, в которой полномочия и ответственность за принятие решений распределяются по всей холархии самоорганизующихся команд, вместо управленческой иерархии. Holacracy внедрена в коммерческих и некоммерческих организациях США, Франции, Германии, Новой Зеландии, Австралии и Великобритании.
Успешный старт проекта
Полное руководство по осуществлению запуска проекта
Просмотр тем
Что такое старт проекта? Это первое, вводное, совещание с проектной командой и, по возможности, с клиентом. На этом совещании определяют общие цели и целевое назначение проекта.
Запускать проект без проведения вводного совещания — это все равно что отправляться в путешествие, не имея конкретного плана. Возможно, что в пути вам встретится что-нибудь интересное, но, скорее всего, вы закончите свой отпуск в компании утомленных попутчиков и с полупустым фотоальбомом. Успешное вводное совещание задает курс на эффективную и бесперебойную совместную работу по проекту.
Зачем нужно вводное совещание?
Поскольку это первое совещание между участниками команды проекта и, возможно, клиентом или куратором, оно оптимально подойдет для определения ожиданий и укрепления духа команды. Обычно старт проекта проводят, после того как завершено техническое задание или карта проекта и все стороны готовы к работе.
Вводное совещание — это возможность сориентировать команду на предстоящую работу, определить способы взаимодействия, поставить общие цели и запланировать рабочие встречи. На нем можно обсудить, например, способы коммуникации, периодичность проведения собраний, график проекта, а также факторы, которые могут замедлить работу над проектом (и способы их избежать).
Планирование вводного совещания
Как говорится, не подготовившись, готовьтесь к провалу. Нет ничего хуже, чем прийти на встречу с кем-то, кто не нашел времени к ней подготовиться. Чтобы не оказаться в таком неловком положении, тщательно планируйте вводное совещание
Подготовка
Вводное совещание не должно превратиться в «информационную сводку». Если вам необходимо предварительно предоставить справочную информацию, сделайте это в общем документе, таком как страница Confluence. В вводных совещаниях должны активно участвовать команда, заинтересованные стороны, а также все, чья деятельность каким-то образом зависит от проекта.
Составьте повестку совещания, чтобы оно прошло организованно и с пользой. Набросайте список вопросов, которые хотите задать участникам команды. (А еще лучше — заранее отправьте им эти вопросы, чтобы у них была возможность подумать над ответами.) Подготовьте ответы на вопросы, которые могут возникнуть у команды.
Организация совещания
Подход к составлению повестки совещания будет зависеть от проекта. Однако ее ключевые пункты должны раскрывать вопросы кто, что, где, когда, почему/зачем и как:
Не забудьте также рассказать повестку вводного совещания команде и выяснить, есть ли какие-либо вопросы, которые необходимо обсудить заранее.
В чем разница между вводным совещанием с командой и вводным совещанием с клиентами?
Предположим, вы планируете старт внутреннего проекта, например по внедрению новой системы управления документооборотом или созданию нового компонента для разработки, или же это может быть внешний проект для клиента. В обоих случаях вводное совещание преследует одинаковую основную цель: задать правила, стиль и концепцию проекта в целом и с проектной командой определить общие цели, задания и график.
При работе с клиентом вводное совещание будет посвящено знакомству с командой, задействованной на проекте, обсуждению с клиентом этапов проекта и согласованию эффективных способов совместной работы для успешной реализации проекта. Для команды данное совещание — это возможность глубже изучить контекст проекта, продемонстрировать понимание проекта и желание над ним работать, а также заложить основу для конструктивных рабочих взаимоотношений с клиентом.
Какие темы рассматриваются на вводном совещании?
Итак, вы все предварительно спланировали и готовы начать замечательное вводное совещание со своей командой. Вы все отлично организовали! Все проекты разные, однако попытайтесь раскрыть в рамках совещания следующие темы:
Представление участников
Начните беседу. Не думайте, что все друг друга знают. Предложите каждому участнику совещания представиться, рассказать о своей роли в проекте и о том, чем он будет заниматься. Будет здорово, если вы сможете придумать веселый и быстрый способ разогреть аудиторию.
Техническое задание, объем работ по проекту, график и результаты проекта
Из всех обсуждаемых на вводном совещании тем это одна из наиважнейших. Ее обсуждение позволяет окончательно утвердить составляющие компоненты проекта и убедиться, что все понимают, о чем идет речь.
В техническом задании, которое вы отправили клиенту, указано, какие работы вы выполните и к какому сроку.
Документ, определяющий объем работ по проекту, содержит подробное описание результатов проекта и работ, которые требуется выполнить для их достижения.
График реализации проекта — это общий обзор того, что предполагается выполнить, с указанием сроков. Его можно составить настолько подробно, насколько это необходимо для проекта.
Результаты проекта — это конкретные результаты, которые вы отправите клиенту. Как правило, они уже отмечены в графике.
Отслеживание прогресса/контрольных точек и сообщение о них
Во время вводного совещания определите основной принцип информирования заинтересованных сторон и клиентов о достигнутом прогрессе. Можно составить отчет о статусе, чтобы показать, как в рамках проекта отслеживаются бюджетные расходы, задания, контрольные точки и график реализации. Данный отчет предоставляется всем заинтересованным сторонам, а также всем тем, чья деятельность так или иначе зависит от проекта, чтобы они могли узнать о прогрессе (или задержках). По проектам для клиентов важно согласовать с последними уровень детализации данных в предоставляемых им отчетах о статусе, чтобы упростить процедуру выставления счетов и оплаты.
Инструменты и методы
Определите набор инструментов для совместной работы, которые планируете использовать на протяжении проекта, и решите вместе с командой, как будете пользоваться ими для связи. Как вы будете обмениваться отчетами о статусе и другими документами? Согласование этих вопросов на раннем этапе поможет оптимизировать коммуникацию в рамках проекта. Полезно также проверить наличие у команды или клиента доступа ко всем инструментам, которые решено использовать для обмена информацией о проекте. Некоторые из инструментов, которые можно использовать на проекте, перечислены далее.
Для работы с клиентами могут потребоваться другие инструменты. Доступ к ним необходимо получить до начала работы. Продумайте ресурсы для разработки, такие как логотипы, шрифты, руководства по стилю, шаблоны, базы данных, данные для входа (в систему управления контентом, в социальные сети, в средства аналитики и т. д.), организуйте доступ к внутренней сети клиента и уточните данные для выставления счетов.
Управление рисками и проблемами
Обсудите с командой (и клиентом) порядок совместного поиска и решения проблем. Даже при идеальном планировании иногда случаются неожиданности. Грамотное управление рисками в рамках внутренних и внешних проектов означает, что вы со своей командой будете постоянно определять, анализировать, приоритизировать и снижать риски, которые могут препятствовать выполнению проекта в срок и в рамках установленного бюджета. Это может предусматривать ведение участниками команды учета своих оплачиваемых часов и отслеживание ожидаемых обновлений программного обеспечения и изменений технических инструментов, используемых в рамках проекта.
Рекомендуется также в ходе вводного совещания с клиентами поинтересоваться, как они относятся к разного рода изменениям, например когда дело касается создания пространства для маневра в бюджете.
Документируйте старт проекта
Желаете поскорее вывести свой проект на старт, но не знаете, с чего начать? Шаблон плана проекта в Confluence подскажет правильное направление. Попробуйте бесплатный шаблон плана проекта, который поможет определить предстоящий проект, управлять им, отслеживать его и при этом держать в курсе все заинтересованные стороны.
Установочная встреча
Из Википедии — свободной энциклопедии
Устано́вочная встреча (также кик-офф встреча, от англ. Kickoff meeting) — это первая встреча с участниками проекта и заказчиком проекта. Эта встреча должна определить основные элементы проекта и другие мероприятия по планированию. Также эта встреча знакомит членов команды проекта и заказчика и дает возможность обсудить роль каждого из членов команды. Другие ключевые элементы проекта, вовлекающие заказчика, также могут быть обсуждены на этой встрече (сроки, периодичность и формат отчетности о ходе работ и т.д.).
Основная цель установочной встречи заключается в том, чтобы определить ожидаемые роли и вклад различных заинтересованных сторон. Также пытаются выяснить риски и проблемы, которые могут возникнуть, особенно те, которые могут повлиять на график выполнения проекта и оказывают влияние на удовлетворение заказчика. Это как раз самое время, когда заинтересованные стороны могут прямо сообщать о любой помощи, которая им может потребоваться в ходе выполнения проекта.
В случае необходимости, на встрече обсуждаются правовые аспекты, затрагивающие проект. Например, команда разработчиков, взаимодействуя с тестовой командой, может захотеть провести тесты автомобиля на дорогах общего пользования (в городе). Если правомерность подобных тестов не обсудили с заинтересованной стороной во время установочной встречи, тест, возможно, придется дорабатывать позже для соблюдения местных правил дорожного движения (вызывая непредвиденные задержки при реализации проекта). Поэтому, было бы лучше обсудить это на установочной встрече, чем рисковать, делая предположения, в дальнейшем имея проблемы с перепланировкой выполнения тестов.
Установочная встреча является генератором энтузиазма для заинтересованных сторон, поскольку она обеспечивает полную видимость проекта на текущий момент времени. Показывая полное понимание цели и этапов по её достижению, заказчик получает уверенность в способности команды проекта выполнить работу.