Требования к оформлению документов по делопроизводству
Независимо от формы собственности организации, вида ее деятельности, наименования документации, места ее составления существуют общие требования по оформлению документов. Ранее делопроизводители ориентировались на стандарт 6.30-2003 при оформлении документов, но относительно недавно в действие был введен новый ГОСТ. Какие требования имеют место при ведении делопроизводства и насколько серьезные изменения внес в эту сферу действующий менее года государственный стандарт, рассказывается в статье.
Правила оформления документов и их значение
Оформление документов в широком смысле — это соблюдение требований законодательных актов, нормативных документов в процессе составления, подготовки, копирования, согласования, заверения, пересылки документации.
В более узком смысле – расположение реквизитов документа на материальных носителях: бумажном, электронном, в соответствии с действующими правилами.
Грамотное, в соответствии с нормативными требованиями оформление реквизитов документов не только свидетельствует о делопроизводственной культуре, но и гарантирует юридическую силу документа, а также имеет вполне практическое значение — сокращает время на обработку документа и его регистрацию, обеспечивает правильное направление на исполнение, позволяет связаться с непосредственным исполнителем для решения технических вопросов в рабочем порядке и т.п. Как оформить реквизиты документов?
Требования, в соответствии с которыми оформляется документ, устанавливаются на федеральном уровне ГОСТом. Это документ нормативно-технического характера, на основе которого каждая организация, ведомство, учреждение разрабатывает свои нормативные акты, касающиеся оформления документации:
Требования к оформлению документов по ГОСТу включают в себя в том числе порядка 30 реквизитов, предназначенных для различных целей. Каждый вид документа содержит собственный набор необходимых реквизитов.
Соблюдение требований к созданию и оформлению документации необходимо:
Расположение реквизитов по ГОСТу позволяет не только работать с ним быстро и эффективно, без потерь времени, но и экономить полезную площадь на бланке, придать документу качественный внешний вид.
Требования ГОСТа
ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.
Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:
В приложениях А, В даны:
На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.
Документы организации: учитываем новый стандарт
На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?
Вот эти важные моменты:
Заключение
Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.
В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.
Тема 1.1 Понятие о делопроизводстве и корреспонденции.
Информация как основа управления. Понятие делопроизводства и корреспонденции.
Способы фиксации информации, выбор средств документирования, документооборот.
Документальное обеспечение. Единая государственная система делопроизводства. Унифицированная система документации. Унификация и стандартизация документов.
Документ и его функции
Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства».
Документ— это материальный объект с закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.
Важнейшей функцией документа является информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.
Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.
Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).
Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.
Делопроизводство
Поскольку управленческая деятельность человека осуществляется в основном с применением разного рода документов и новых ИТ, делопроизводство в настоящее время также называют ДОУ- документационное обеспечение управления. Оба эти термина используются как синонимы.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с записью информации на определенном носителе с соблюдением установленных правил, называют документированием.
Движение документов между их составителями и исполнителями называется документооборотом.
Составление документов, предназначенных для оформления деловых (служебных) отношений, для переписки между предприятиями, учреждениями и гражданами, принято называть деловой корреспонденцией.
Нормативно-правовая база делопроизводства
Нормативно-правовую базу делопроизводства составляет совокупность законодательных актов РФ, нормативно-методических документов, государственных стандартов, которые регламентируют вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов.
Вопросы ДОУ регулируются:
· государственными и отраслевыми стандартами
· государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству
· инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия
Остановимся далее на нормативных актах, имеющих для оформления деловых документов первостепенное значение:
Государственные стандарты:
· Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения – ГСДОУ.
· Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
· ГОСТ Р 6.30-2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД, класс 0200000).
Унификация и стандартизация в делопроизводстве
Делопроизводство ведется на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) – свода правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документов до сдачи их в архив.
Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Единство правил документирования обеспечивается не только применением ЕГСД, а также унифицированной системой документации (УСД).Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям для применения в конкретной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
· Унификация –это единообразие – установление максимального набора реквизитов, формата бумаги и записи реквизитов на бумаге.
Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов.
· Стандартизация – установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.
Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего многократного их применения в делопроизводстве.
Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
В стране действуют: унифицированная система банковской документации;
унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации, унифицированная система документации Пенсионного фонда.
Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-931.
Тема 1.2. Документирование управленческой деятельности предприятия
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОВЕТ ПО СТАНДАРТИЗАЦИИ, МЕТРОЛОГИИ И СЕРТИФИКАЦИИ
Предисловие
1. РАЗРАБОТАН Всероссийским институтом научной и технической информации Российской академии наук и Министерства науки и технологий Российской Федерации, Всероссийским научно-исследовательским институтом классификации, терминологии и информации по стандартизации и качеству; Межгосударственным Техническим комитетом по стандартизации МТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»
ВНЕСЕН Госстандартом России
2. ПРИНЯТ Межгосударственным Советом по стандартизации, метрологии и сертификации (протокол ____ от _________)
За принятие проголосовали:
Наименование государства
Наименование национального органа по стандартизации
3 Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от _______ межгосударственный стандарт ГОСТ 7.55-99 введен в действие непосредственно в качестве государственного стандарта Российской Федерации с
Настоящий стандарт не может быть полностью или частично воспроизведен, тиражирован и распространен в качестве официального издания без разрешения Технического секретариата Межгосударственного Совета по стандартизации, метрологии и сертификации
Содержание
1 Область применения
2 Нормативные ссылки
3 Определения
4 Общие положения
5 Область распространения, состав и обозначение системы СИБИД
6 Координация и планирование работ по стандартизации
МЕЖГОСУДАРСТВЕННЫЙ СТАНДАРТ
Основные положения
Систем стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу
System of standards on information, librarianship and publishing.
Дата введения 2000–01–01
1 Область применения
Настоящий стандарт является основополагающим в системе межгосударственных стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (далее – СИБИД) и устанавливает ее назначение, область распространения и состав, а также порядок координации и планирования работ по межгосударственной стандартизации.
Стандарт разработан в соответствии с Соглашением о проведении согласованной политики в области стандартизации, метрологии и сертификации (далее – Соглашение) – Москва 13.03.92–12/1
Положения настоящего стандарта могут быть использованы для других видов информации.
2 Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:
ГОСТ 1.0–92 Правила проведения работ по межгосударственной стандартизации. Общие положения
ГОСТ 1.5–93 Правила проведения работ по межгосударственной стандартизации. Общие требования к построению, изложению, оформлению и содержанию стандартов
ГОСТ 1.2–97 Правила проведения работ по межгосударственной стандартизации. Порядок разработки, принятия, применения, обновления и отмены документов по межгосударственной стандартизации
3 Определения
В настоящем стандарте применяют следующие термины с соответствующими определениями:
межгосударственный стандарт «ГОСТ»: Стандарт, принятый Межгосударственным советом по стандартизации, метрологии и сертификации по ГОСТ 1.0.
межгосударственная стандартизация: Стандартизация объектов, представляющих межгосударственный интерес по ГОСТ 1.0.
4 Общие положения
4.1 Цели межгосударственной стандартизации
4.1.1 Основными целями межгосударственной стандартизации являются:
4.1.2 Целью и назначением системы СИБИД является установление единых норм, правил и требований к сбору, обработке, представлению, учету, хранению, поиску и распространению информации, предоставляющих межгосударственный интерес и обеспечивающих:
4.2 Основные принципы межгосударственной стандартизации
Основными принципами межгосударственной стандартизации являются:
4.3 Система СИБИД состоит из трех подсистем:
5 Область распространения, состав и обозначение стандартов системы СИБИД
5.1 Межгосударственные стандарты системы СИБИД распространяются на средства, формы, методы и процессы научно-информационной деятельности, библиотечного и редакционно-издательского дела.
5.2 К основным объектам стандартизации системы СИБИД относят:
5.3 Система СИБИД включает общетехнические и организационно-методические межгосударственные стандарты.
5.4 Межгосударственные стандарты системы СИБИД разрабатывают на общие требования, нормы и правила к объектам стандартизации в рамках основных групп объектов стандартизации.
5.5 Обозначение межгосударственных стандартов системы СИБИД состоит из индекса (ГОСТ); цифры 7, определяющей систему; разделительной точки; регистрационного цифрового номера стандарта и отделенных тире полного обозначения года.
Пример обозначения межгосударственного стандарта:
6 Координация и планирование работ по стандартизации
6.1 Руководство работами по межгосударственной стандартизации осуществляет Межгосударственный Совет по стандартизации, метрологии и сертификации и МТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело», ведение его секретариата возложено на Госстандарт Российской Федерации.
6.2 Общее руководство работами по государственной стандартизации в рамках системы СИБИД осуществляет национальный орган по стандартизации, который разрабатывает национальные стандарты.
6.3 МТК 191 осуществляет разработку стандартов в соответствии с программой (планом) работ по межгосударственной стандартизации или в инициативном порядке.
6.4 План межгосударственной стандартизации формирует Технический секретариат Межгосударственного Совета на основе предоставленных национальными органами по стандартизации предложений к плану межгосударственной стандартизации.
6.5 План межгосударственной стандартизации принимается Межгосударственным Советом.
6.6 Организация разработки межгосударственного стандарта осуществляется в соответствии с ГОСТ 1.2.
6.7 При разработке межгосударственных стандартов должны соблюдаться общие положения ГОСТ 1.2 и следует руководствоваться общими принципами и задачами межгосударственной стандартизации, установленными ГОСТ 1.0.
Начальник группы телемаркетинга
Закажите демонстрацию системы Мы свяжемся с вами, проконсультируем по интересующим вопросам, подготовим персональную демонстрацию в удобное для вас время.
Переход на отечественную АИС МФЦ
Скидка на право использования АИС МФЦ «ДЕЛО» при миграции с других решений по автоматизации МФЦ
«Амнистия» по техподдержке
Акция для клиентов, у которых есть просроченная техподдержка до 01.01.2015
кандидат исторических наук, эксперт в области управления документацией, автор методик построения документных систем, руководитель направления консалтинга в управлении документами фирмы «1С».
Унификация структуры текста заключается в установлении типовой композиции, которая зависит от вида управленческого документа, формы представления информации, содержания конкретного документа и специфики отдельного акта делового общения.Композиция текста — это схема организации и структурной упорядоченности целого текста, отражающая строение, соотношение и взаимное расположение его частей, членение на смысловые элементы, степень и характер выраженности этих элементов, порядок их следования и взаимосвязь между ними. Выстроить композицию унифицированного текста документа означает подобрать нужные компоненты, определить их группировку относительно цели документа и их взаимную группировку, разместить отобранное в определенной последовательности. Композиционный строй официально-делового текста подчиняется строгой логической организации: композиция отражает систематизацию в области проблемы.
Для важнейших документов принимаются типовые композиционные формы, закрепленные законодательными актами. Так, в августе 2005 г. утвержден Типовой регламент 2 внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, в котором устанавливается содержательная и композиционная структура текста регламентного документа.
Документ состоит из тринадцати разделов:
На основе Типового регламента должны разрабатываться регламентные документы федеральных органов исполнительной власти с обязательным соблюдением установленной содержательной и композиционной формы. Композиционная схема трудового договора определена ст. 57 Трудового кодекса 3 и должна состоять из трех частей.
Первая часть включает сведения о работнике и работодателе, вторая — обязательные условия трудового договора и третья — дополнительные условия трудового договора, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Федеральный закон «Об акционерных обществах» 4 определяет обязательную содержательную сторону Устава общества. В документе должно быть отражено:
Уставом общества могут быть установлены ограничения количества акций, принадлежащих одному акционеру, и их суммарной номинальной стоимости, а также максимального числа голосов, предоставляемых одному акционеру. Кроме того, Устав общества может содержать другие положения, не противоречащие Федеральному законодательству.
Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью» 5 устанавливает виды учредительных документов общества с ограниченной ответственностью и определяет их композиционную форму. В учредительном договоре учредители общества обязуются создать общество и определяют порядок совместной деятельности по его созданию. Учредительным договором определяются также:
Устав общества должен содержать:
В Распоряжении Правительства 6 РФ «Об утверждении формы анкеты для участия в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации» определена форма анкеты, подлежащей представлению в государственный орган гражданином Российской Федерации, изъявившим желание участвовать в конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации. Таким образом, нормативной регламентации подвергаются и композиционные формы текстов, представленных в форме анкет.
Композиционная структура отдельных видов документов представлена в Методических рекомендациях 7 по унификации текстов управленческих документов и в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Приведенные примеры подтверждают тенденцию к регламентации содержания документа. На законодательном уровне устанавливается обязательная композиционная схема документа, которая воспроизводится в аналогичном документе на уровне министерства, ведомства или организации.
Закрепление композиционных схем отдельных видов документов должно происходить и на уровне отдельных организаций в локальных нормативных актах. Так, в типовом положении о работе с регламентной документацией, которое входит с состав методического продукта фирмы «1С» «Комплект нормативных документов», содержатся требования к форме и структуре регламентных документов: Регламентация процессов осуществляется в форме текстовых документов (в том числе табличного формата) со следующей структурой:
В соответствии с приведенными требованиями составляются все регламентные документы организации, которая использует в своей деятельности типовое положение. Структура распорядительного документа установлена типовым положением о работе с распорядительной документацией, а структура договора приведена в типовом положении о работе с договорной документацией. Эти нормативные документы также являются частью методического продукта «Комплект нормативных документов».
Таким образом, тексты многих документов, представленных в грамматически связной форме, составляются в соответствии с установленной законодательством типовой формой либо по устойчивым, выработанным практикой документоведения, композиционным схемам, закрепленным локальными нормативными актами. Такой подход к составлению документов снижает трудозатраты и повышает качество создаваемых документов.
Лекция № 2. Унификация и стандартизация документов. Системы документации
План:
1. Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Любой документ фиксируется совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов:
межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОРТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов: ГОСТ 7.32-01 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления; ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»; ГОС Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В стране, кроме того, действуют: унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.
Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК –11-911.
2. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называется формуляром.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Формуляр, характерный для определенного вида документов называется типовым формуляром.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, заголовок, текст, печать и т.д.). Совокупность реквизитов расположенных определенным образом, составляет его формуляр. Различают реквизиты постоянные ипеременные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного вида документа.
Контрольные вопросы:
1. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
2. Что понимается под системой документации?
3. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?
