Что такое учебное дело
Личное дело студента: документы, требования, сроки хранения
Как только абитуриент становится студентом, в стенах альма-матер на него заводят личное дело. Звучит немного угрожающе, не так ли?
На самом деле беспокоиться не о чем. Этот документ никоим образом не нарушает права учащегося, о которых можно почитать на нашем телеграм-канале.
Давайте изучим, что такое личное дело студента, для чего нужен этот документ, правила его оформления, и сколько личное дело будет храниться в стенах университета/колледжа.
Что собой представляет личное дело студента
Личное дело – это документ, который формируется с момента поступления в вуз. Это папка со всей информацией о студенте.
Личное дело студента формируется во время приемной комиссии. Если абитуриент зачислен, его личное дело передают в ректорат, где оно и хранится до конца учебы. Каждому личному делу учащегося присваивается порядковый номер.
Какие документы входят в состав личного дела
В ходе учебы в личное дело студента подшивают отметки, а также выписки из приказов о переводе на следующий курс.
В личных делах студентов колледжей и университетов содержатся следующие документы и информация:
В личное дело студента вкладываются документы о его переводе из одного вуза в другой. Кроме того, если студент пришел учиться в вуз по целевому направлению, в папке будет храниться и копия договора с тем, кто оплачивает обучение в вузе.
В папку с личным делом подшивают и те документы, которые дают ему право на предоставление определенных льгот: копии свидетельства о многодетности родителей, инвалидности и пр.
Все документы хранятся в хронологическом порядке, поэтому по содержимому папки будет легко отследить, что и когда происходило в жизни учащегося.
Если внутри папки собралось много документов, составляется опись личного дела студентов.
Пример описи личного дела:
Что происходит с личным делом, когда студент заканчивает обучение
Когда студент закончил обучение, в его личное дело подшивают выписки приказов о допуске к сдаче госов, защите диплома, обходной лист, копия диплома, вкладыш с отметками и характеристику за всё время обучения. Сюда же вкладывают зачетную книжку и студенческий билет.
Если во время учебы студент потерял студенческий билет, он должен написать заявление об утере на имя ректора и приложить копию (или оригинал) объявления из газеты об утере документа. Если была утеряна зачетная книжка, ее придется восстанавливать.
По окончании учебы личное дело помещают в архив.
Личное дело иностранного студента
Кроме стандартного перечня документов, жителям других стран перед началом обучения придется предоставить следующие сведения:
Сколько хранятся личные дела студентов
Срок хранения личных дел студентов в архиве университета/колледжа – 75 лет.
Личные дела отчисленных на 1-3 курсе студентов хранятся только 15 лет. Если учащийся перед отчислением успел закончить 4 и больше курсов, его личное дело будут хранить столько же, сколько и выпускника – 75 лет.
Как хранится личное дело студента
Любая информация, которая помещается в папку с личным делом, считается строго конфиденциальной и не может быть раскрыта третьим лицам. Поэтому папки хранятся в строго засекреченном месте с ограниченным доступом.
Передавать личные данные можно только в случае, если студент предоставит письменное разрешение.
Если персональные данные студента из личного дела будут незаконно переданы посторонним, виновные подвергаются дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой, административной, уголовной ответственности.
Вот так выглядит личное дело студента (образец министерства образования):
Студент должен быть готов к тому, что в эту папку будет попадать любая информация о его официальной деятельности, проступках и взысканиях, успехах и неудачах. Сама по себе эта информация ничего не значит. Но если учащийся попадет в трудную ситуацию и будет просить помощи у руководства вуза, личное дело обязательно изучат, чтобы понять, стоит его поддерживать или нет.
В любом случае помните: если времени на домашнюю работу не хватает, не стоит забрасывать обучение. Ведь рядом есть сервис студенческой помощи, который готов подставить плечо в трудную минуту и перенять часть ваших забот на себя.
Наталья – контент-маркетолог и блогер, но все это не мешает ей оставаться адекватным человеком. Верит во все цвета радуги и не верит в теорию всемирного заговора. Увлекается «нейрохиромантией» и тайно мечтает воссоздать дома Александрийскую библиотеку.
учебное дело
Смотреть что такое «учебное дело» в других словарях:
Россия. Просвещение: Учебное дело — А. Учебное дело. 1) Исторический очерк развития учебного дела в России. Первые дошедшие до нас сведения о массовом образовании старой Руси рисуют картину весьма печальную. Известны жалобы новгородского архиепископа Геннадия (XV в.), относящиеся к … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Учебное заведение — прежнее название в дореволюционной России, а впоследствии и в СССР и Российской Федерации (до 1992 года) образовательного учреждения. В соответствии с действующим российским законодательством это учреждение, осуществляющее образовательный процесс … Википедия
Формирование (военное дело) — У этого термина существуют и другие значения, см. Формирование (значения) … Википедия
Инженерное дело — Станция «Мир» 12 июня 1998 Инженерное дело, инженерия (от фр. ingénierie, также инжиниринг от … Википедия
Часовое дело в России — … Википедия
Атеней учебное заведение — Атеней или Афиней (греч. Άθηναϊον) название многих высших и средних учебных заведений в древности и в новое время. Первый атеней род высшей школы был основан в Риме в 135 г. по Р. Х. императором Адрианом. Название А. заимствовано от имени города… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Атеней, учебное заведение — Атеней или Афиней (греч. Άθηναϊον) название многих высших и средних учебных заведений в древности и в новое время. Первый атеней род высшей школы был основан в Риме в 135 г. по Р. Х. императором Адрианом. Название А. заимствовано от имени города… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Университет — (от лат. universitas совокупность). В настоящее время с понятием У. соединяют представление о высшем учебном заведении, которое, имея целью свободное преподавание и развитие всех отраслей науки (universitas litterarum), независимо от их… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Техническое образование — I один из видов специального образования, для распространения которого существуют школы низшие, средние и высшие: первые два разряда дают необходимые познания для низших и средних служебных органов в разных отраслях промышленности (для рабочих и… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Электротехнические учебные заведения — Соответственно историческому развитию электротехники первыми школами по электротехнике явились телеграфные школы, цель которых заключалась в подготовлении образованных техников телеграфного дела. Мы не будем говорить о низших телеграфных школах,… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Академический университет — Не следует путать с Санкт Петербургский академический университет научно образовательный центр нанотехнологий РАН. Академический Университет первое в России высшее учебное заведение, основанное Петром I в 1724 году в составе Петербургской… … Википедия
Основы делопроизводства и документооборота для новичков
Делопроизводство — это работа с документами, непрерывный процесс их оформления, передачи, систематизации и хранения. В организациях применяется в отделах кадров, бухгалтерии и всех остальных подразделениях.
О чем идет речь
Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но документоведение — дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.
Делопроизводство может быть:
Самостоятельно освоить делопроизводство (для чайников) несложно. Начать необходимо с самого важного и основополагающего документа — номенклатуры дел.
Номенклатура дел
Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.
Номенклатура — это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, определяем список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединяем их по направлениям. Каждому виду присваиваем номер — код, он состоит из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.
Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг и для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия и отдел документооборота в нем. Обычно она составляется в виде таблицы — наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела группируются по видам, отделам их издания.
Виды документов в организации
Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. В большинстве организаций современное делопроизводство включает в себя не только бумажные, но и электронные документы. Весь документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:
Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.
Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале допустимо сделать пометку, в какое дело, согласно номенклатуре, подшита копия для хранения.
В организации ведут журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.
Журналы обязательно нумеруют по страницам, прошивают и опечатывают, общие правила делопроизводства в организации требуют делать это для исключения возможности замены листов и внесения несанкционированных изменений.
Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.
График документооборота в компании:
Положение о документообороте
После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить положение о документообороте организации. Этот документ излагает кратко основы делопроизводства и документооборота для новичков, это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.
Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг, в нем подробно указано, как вести делопроизводство в каждом случае. Для каждого потока прописывается маршрут, например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать делопроизводство и документооборот в организации. Используйте эти инструкции бесплатно.
Печати и штампы
Часто новичкам, да и не только им, сложно разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких — нет. Ответ содержат задачи делопроизводства: печатью (если она есть) заверяются исходящие бланки, т. к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т. к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.
Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы бывают самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.
Личное дело ученика: требования и рекомендации по оформлению
Формируем личное дело
На каждого ученика, который зачислен в первый класс или переведен в вашу школу, необходимо составить личное дело. В личное дело включается карточка ученика и пакет документов, предоставляемый родителями при зачислении. Если документы составлены на иностранном языке, вы обязаны потребовать предоставить их нотариально заверенный перевод.
Родителей также необходимо ознакомить с Политикой об обработке персональных данных и назвать сотрудников, которые будут иметь доступ к личным делам детей. Личные дела может вести секретарь, делопроизводитель, классный руководитель или другой уполномоченный сотрудник, согласно Положению об обработке персональных данных. Сотрудник должен быть проинформирован об ответственности за разглашение персональных данных и подписать обязательство о неразглашении. Личные дела зачисленных в 1 класс необходимо оформить до начала нового учебного года. С образцом обязательства, а также памяткой по формированию личного дела ознакомьтесь в приложении к статье.
Оформляем правильно документы прибывающих и выбывающих
Получение личных дел из других школ оформляют по акту приема-передачи. Оригинал подписывают только если предоставлены все документы. В случае, если каких-то документов не хватает, это необходимо отметить в акте.
В личное дело, которое составила прежняя школа, необходимо включить согласие родителей на перевод, приказ о зачислении, заявление о приеме в порядке перевода, выписку из журнала с текущими оценками, заявление о выборе языка образования. В личные дела как «новых», так и «старых» учеников не нужно включать грамоты и другую информацию о достижениях.
Если родители забирают личное дело в связи с переводом в другую школу, то требовать справку о зачислении в другую школу не нужно. Об этом нам говорит ч. 4 ст. 44 Федерального закона от 29.12.2012 № 273-03 о правах, обязанностях и ответственности в сфере образования родителей (законных представителей) несовершеннолетних обучающихся, где прописывается, что мамы и папы несут ответственность за получение образования ребенком. Таким образом, личное дело необходимо выдать по требованию заявителя.
Ведем и храним личное дело
Требования о порядке оформления, ведения и хранения личных дел необходимо установить в локальном акте школы. Даже если какие-то из этих требований не прописаны явно или не указаны вовсе, нужно придерживаться главного принципа ведения личного дела: наличие исчерпывающего списка документов и хронологический порядок подшивания (по мере предоставления документов родителями). В случае необходимости внести исправление (правку, однако, можно вносить только в те документы, которые оформляла школа) неверные данные нужно зачеркнуть и проставить подпись «Исправленному верить», заверенную печатью.
Личные дела учеников одного класса помещают в общую папку и размещают в алфавитном порядке. К папке также необходимо приложить список учеников с соответствующими номерами личных дел. В случае запроса личного дела, его можно выдать только под подпись. Личные дела необходимо хранить в запирающемся шкафу. Дела выбывших и выпускников передаются в архив, где хранятся три года, затем они подлежат уничтожению.
Инспектор учебных заведений
Полезное
Смотреть что такое «Инспектор учебных заведений» в других словарях:
Инспектор военный — I название инспектор имеет в военном ведомстве двоякое значение. И., во первых, именуются лица, производящие инспекторские смотры; во вторых, в военном ведомстве есть целый ряд самых разнообразных постоянных должностей инспекторов. В общем… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Инспектор военный (дополнение к статье) — Число И. в военном ведомстве в течение 1895 1905 гг. значительно возросло. В 1895 г. была восстановлена должность ген. И. кавалерия (Вел. князь Николай Николаевич, с 1905 г. ген. лейт. В. М. Остроградский), с подчинением ему инспектора ремонта… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Чурачики (Комсомольский район) — Село Чурачики Страна РоссияРоссия … Википедия
Шереметинский, Ананий Семенович — инспектор Полтавской Семинарии, писатель. Сын бедных родителей, Ш. был отдан в Уманское духовное училище, Киевской епархии (которая была местом его родины), где и окончил курс одним из первых учеников, а затем поступил в Киевскую Духовную… … Большая биографическая энциклопедия
Начальное народное образование — I Содержание: I. Начальное народное образование вообще. II. Начальное народное образование за границей: Австро Венгрия, Англия, Бельгия, Болгария, Германия, Голландия, Дания, Испания, Италия, Норвегия, Португалия, Румыния, Сербия,… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Университет — (от лат. universitas совокупность). В настоящее время с понятием У. соединяют представление о высшем учебном заведении, которое, имея целью свободное преподавание и развитие всех отраслей науки (universitas litterarum), независимо от их… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Гимназия — (от греч. γυμνάζω, gymnasion помещение для гимнастических упражнений, спортзал) государственное учебное заведение, термин также употреблялся в значении «место для упражнений». В первом значении гимназия встречается в древних городах… … Википедия
Гимназия — I Этот термин имеет двоякое значение: происходя от греч. слова γυμνάζω (упражняю в гимнастике), он означает: 1) место для упражнений и 2) среднеучебное заведение известного типа. В первом значении Г. встречается в древних городах Греции, Египта,… … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона
Россия. Просвещение: Учебное дело — А. Учебное дело. 1) Исторический очерк развития учебного дела в России. Первые дошедшие до нас сведения о массовом образовании старой Руси рисуют картину весьма печальную. Известны жалобы новгородского архиепископа Геннадия (XV в.), относящиеся к … Энциклопедический словарь Ф.А. Брокгауза и И.А. Ефрона