Что такое учебная часть в колледже

Учебная часть и ее место в организационной структуре колледжа

УЧЕБНАЯ ЧАСТЬ И ЕЕ МЕСТО В ОРГАНИЗАЦИОННОЙ

ФГОУ СПО «Омский промышленно–экономический колледж»

Организация будет успешной в случае наличия четко отлаженной организационной структуры. Необходимо, чтобы через выполнение специфических задач каждый элемент организационной структуры стремился к достижению общей цели образовательного учреждения (ОУ).

От правильного деления организации на широкие блоки, четкого установления полномочий различных должностей, определения должностных обязанностей зависит деятельность каждого структурного подразделения, направленная на реализацию стратегии ОУ в целом.

Структурное подразделение Учебная часть является традиционным для образовательных учреждений. Как правило, в обязанности Учебной части входят: составление расписания, учет выдачи часов, контроль заполнения учебных журналов, оформление и выдача выпускникам дипломов. Чаще всего штат Учебной части укомплектован следующими единицами: заведующий учебной частью, диспетчер, секретарь.

В нашем колледже организационная структура включает в себя 17 структурных подразделений, каждое из которых имеет свои четко определенные, конкретные цели и задачи. Характеристики и черты работы того или иного структурного подразделения соответствуют наиболее важным направлениям деятельности всего колледжа.

В колледже Учебная часть представляет собой самостоятельное структурное подразделение, которое работает в интересах всех существующих в образовательном учреждении Отделений.

Основной целью Учебной части является создание условий для оптимальной организации учебного процесса.

Для выполнения этой цели Учебная часть ставит перед собой следующие задачи:

— регламентация учебного процесса колледжа;

— координация деятельности различных структурных подразделений колледжа (Отделений реализации профессиональных образовательных программ, Учебно-производственного отдела, предметно-цикловых комиссий и т. д.) в части организации учебного процесса;

— контроль исполнения регламента организации учебного процесса.

Основными направлениями деятельности Учебной части являются:

— управление документацией по организации учебного процесса;

— управление документацией по студенческому контингенту.

Управление документацией по организации учебного процесса представлено планированием и проектированием, куда включены следующие моменты:

— составление графика учебного процесса;

— внесение в учебный план дисциплин по выбору на основании протокола заседания ПЦК;

— создание проекта приказа директора о факультативных дисциплинах;

— создание проекта приказа директора о педагогической нагрузке преподавателей;

— составление тарификационного списка преподавателей.

Кроме того, управление документацией по организации учебного процесса предполагает его реализацию и контроль, которые выполняются через:

— составление и корректировку расписания;

— корректировку педагогической нагрузки;

— проверку и анализ учетно-контрольной документации (журналов теоретического и практического обучения).

Управление документацией по контингенту студентов включает в себя:

— выдачу студентам документов установленного образца;

— организацию документооборота по движению контингента студентов;

— мониторинг движения контингента студентов.

Положением об Учебной части определены взаимоотношения и связи с другими структурными подразделениями колледжа и сторонними организациями. Например,

Наименование подразделения и/или должностные лица

Учебная часть получает

Учебная часть предоставляет

Отделения реализации профессиональных образовательных программ

информация о рекомендациях по планированию пед. нагрузки, о графике учебного процесса, документы для подготовки проектов приказов о движении студентов, информация об успеваемости студентов выпускных групп (для заполнения документов об образовании)

педагогическая нагрузка преподавателей, график учебного процесса, расписание занятий, закрепление преподавателей за зав. отделением, списки студентов, информация о движении студентов; документы об образовании, справки для студентов отделения, дипломы выпускникам

Качество деятельности любого структурного подразделения требует регулярной оценки, для этого, в соответствии с требованиями Типовой модели качества образовательного учреждения, определены и разработаны показатели деятельности Учебной части.

1 Показатели процесса:

— комплексность и полнота планирования деятельности структурного подразделения (соответствие планов работы Учебной части и общеколледжных, соответствие ежемесячного планирования деятельности Учебной части годовому планированию, реалистичность планов);

— стабильность учебного процесса в колледже (оптимальная расстановка преподавательских кадров, оптимально составленное расписание занятий, соответствующее учебному плану; четко отлаженная система контроля и учета выдачи учебной нагрузки; соответствие документации по контингенту студентов ГОСТам, инструкциям по делопроизводству и архивоведению; регулярность, оперативность, достоверность ведения статистического учета).

2 Показатели результата:

— степень реализации планов работы структурного подразделения;

— степень выполнения учебного плана;

— степень выдачи педагогической нагрузки (при соблюдении всех нормативных требований);

— уровень обеспечения студентов документами установленного образца.

3 Показатели удовлетворенности потребителей:

— отсутствие рекламаций со стороны преподавателей, студентов, других структурных подразделений.

В заключении необходимо отметить, что организационная структура – это не застывшая форма. Как всякая успешно функционирующая организация, наш колледж регулярно оценивает степень адекватности своей организационной структуры. В нынешних условиях существующий статус Учебной части признан оптимальным, но в целях совершенствования деятельности вполне допустима возможность внесения корректив в организационную структуру колледжа.

Источник

Что такое учебная часть в колледже

1.1. Учебная часть является структурным подразделением техникума и подчиняется непосредственно директору техникума

1.2 Учебная часть в своей работе руководствуется действующим законом «Об образовании», Типовым положением об образовательном учреждении СПО (ССУЗ), утвержденным постановлением Правительства РФ от 18 июля 2008г. №543, Уставом, приказами директора техникума, локальными актами, а также настоящим положением.

1.3. Учебная часть возглавляется заместителем директора по учебной работе, который назначается на должность заместителя директора и освобождается от занимаемой должности приказом директора техникума. На должность заместителя директора по учебной работе назначается лицо, имеющее высшее образование и опыт учебно-методической работы не менее 5 лет.

В случае временного отсутствия заместителя директора по учебной части его замещает назначенный приказом директора специалист из числа педагогических работников.

1.4. Деятельность учебной части осуществляется в соответствии с планом работы очного и заочного отделений, утвержденным директором техникума или заместителем директора по учебной работе, согласно которого осуществляется организационное обеспечение уставной деятельности техникума, в части касающейся образовательной деятельности.

2. Основные задачи

Учебная часть осуществляет следующие основные задачи:

3. Внутренние (служебные) и внешние связи

3.1. Внутренние связи:

4. Права

4.1. Права учебной части осуществляются в соответствии с установленным в должностных инструкциях распределением обязанностей, работниками учебной части.

4.2 Специалисты учебной части имеют право:

5. Ответственность

5.1. Всю полноту ответственности за качество и выполнения всей работы учебной части несет заместитель директора по учебной работе и отчитывается в своей деятельности перед директором.

5.2. Ответственность сотрудников учебной части устанавливается их должностными инструкциями.

Источник

Общие положения об «Учебной части колледжа»

I. Общие положения

1.1 Учебная часть является структурным подразделением КГП «Карагандинский областной высший сестринский колледж».

1.2 Учебная часть создается с целью совершенствования организации, координации и контроля за образовательным процессом в колледже.

1.3 Учебная часть в своей деятельности руководствуется: Конституцией РК, Законом РК «Об образовании», Государственным общеобразовательным стандартом технического и профессионального образования, государственными программами развития образования РК, Типовыми правилами деятельности видов организаций технического и профессионального, послесреднего образования, Типовыми правилами проведения текущего контроля успеваемости, промежуточной и итоговой аттестации обучающихся, Типовыми квалификационными характеристиками должностей педагогических работников и приравненных к ним лиц, постановлениями Правительства РК, приказами Министра образования и науки РК и другими нормативными правовыми актами по вопросам образования, правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора колледжа, решениями педагогического и методического советов, настоящим Положением.

1.4 Учебной частью руководит заведующий, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора колледжа.

1.5 В состав учебной части входят: заведующий учебной частью, специалист учебной части, секретарь учебной части.

II. Задачи учебной части

На учебную часть возлагаются следующие задачи:

2.1 Реализация и контроль за выполнением требований Государственного общеобразовательного стандарта технического и профессионального образования.

2.2 Осуществление мониторинга и контроля учебного процесса, реализация учебных планов и программ по специальностям в соответствии с потребностями рынка труда.

2.3 Координация деятельности предметных цикловых комиссий с целью обеспечения качественной подготовки выпускников.

2.4 Своевременное выполнение указаний, распоряжений директора, заместителей директора, касающихся учебной работы.

2.5 Ведение, сохранение, архивирование учебной документации.

III. Направление деятельности учебной части

3.1 Подготовка документации для составления и оформления графиков учебного процесса, расписания учебных занятий, консультаций, факультативов, промежуточной и итоговой аттестации, контроль за их выполнением.

3.2 Формирование учебной нагрузки предметных цикловых комиссий и педагогической нагрузки преподавателей колледжа на основании рабочих учебных планов и контингента студентов.

3.3 Осуществление контроля за выполнением приказов и распоряжений директора колледжа и заместителя директора по учебной работе по вопросам планирования, организации и руководства учебным процессом.

3.4 Проведение диспетчерской работы: замена отсутствующих преподавателей, учет замен, информирование о замене преподавателей и студентов, распределение аудиторного фонда.

3.5 Подготовка материалов для итоговой аттестации студентов по специальностям.

3.6 Учет движения контингента; подготовка материалов для приказа о переводе студентов на следующий курс, отчисления и восстановления.

3.7 Своевременное представление необходимой документации в бухгалтерию (ежемесячные табеля штатных преподавателей, преподавателей-совместителей).

3.8 Ведение электронной базы данных студентов колледжа.

3.9 Выдача книжек успеваемости и студенческих билетов студентам групп нового набора и контроль за оформлением на всех курсах обучение, справок, копий и выписок из документов.

3.10 Проверка журналов теоретического обучения, качество и регулярность их заполнения.

3.11 Ведение книг выдачи дипломов, дубликатов дипломов, академических справок.

3.12 Обеспечение контроля за соблюдением правил внутреннего трудового распорядка преподавателями колледжа.

3.13 Составления отчетов о выполнении педагогической нагрузки преподавателями на конец учебного года.

IV. Права и обязанности

4.1 Для реализации задач и выполнения возложенных функций учебная часть имеет право:

— Запрашивать и получать от структурных подразделений колледжа сведения, справочные и другие материалы, необходимые для осуществления деятельности учебной части.

— Контролировать проведения занятий преподавателями колледжа.

— Требовать от преподавателей выполнения расписания занятий, консультаций и ведения записей в журнале в точном соответствии с инструкциями.

— Требовать от преподавателей экзаменационные материалы не позднее, чем за две недели до экзаменационной сессии.

— Принимать меры при обнаружении нарушений организации учебного процесса и правил внутреннего трудового распорядка.

— Вносить предложения руководству колледжа по улучшению качества учебного процесса.

4.2 Учебная часть обязана:

— Своевременно доводить до сведения администрации, заведующих отделениями, кураторов групп полученную служебную информацию.

— Своевременно размещать учебную документацию (графики учебного процесса, расписание учебных занятий и др.) на сайте колледжа.

-Осуществлять постоянный контроль за учебным процессом в колледже.

— Качественно и своевременно составлять все отчетные документы.

— Ввести персональный и статистический учет контингента студентов.

V. Ответственность сотрудников учебной части

Сотрудники учебной части несут ответственность:

5.1 За своевременное и качественное выполнение задач и функций, определенных настоящим Положением.

5.2 За достоверность информации, представляемой администрации колледжа, вышестоящим и контролирующим органам.

5.3 За соблюдение установленных правил пользования и работы с документами.

5.4 За соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

Разработал зав.учебной частью А.С. Суйндыкова

Источник

Структура колледжа и система его управления

СТРУКТУРА КОЛЛЕДЖА И СИСТЕМА ЕГО УПРАВЛЕНИЯ

Структура и система управления Колледжем строится в соответствии с Уставом для реализации основной цели создания и деятельности Колледжа: «Предоставить качественное профессиональное образование всех уровней в ключевых областях деловой активности, не ограничивая место и время обучения, привлекая преподавателей-практиков, используя современные образовательные и коммуникативные технологии, обеспечивая лучшее сопровождение учебного процесса». Общее руководство Колледжем осуществляет Совет Колледжа. Совет включает 5 члена Совета, из которых 60 % имеют ученые степени и/или звания. Совет Колледжа определяет перспективы и направления развития учебной, методической, научно-исследовательской и хозяйственной деятельности, рассматривает и принимает решения по следующим вопросам:

утверждение структуры Колледжа; создание, реорганизация и ликвидация учебных, научных и других структурных подразделений Колледжа; организация учебно-воспитательного процесса; планирование и финансирование научно-исследовательской работы, подготовки, переподготовки и повышения квалификации педагогических и научных кадров; развитие контактов с учебными и научными организациями в стране и за рубежом; определение порядка расходования внебюджетных средств; избрание на должность деканов факультетов, проведение конкурсного отбора для заключения договора (контракта) на должность профессора; ежегодное заслушивание отчета Директора о работе Колледжа; представление к наградам и поощрениям; обсуждение изменений и дополнений к Уставу; согласование решений в спорных, ключевых рабочих вопросах.

Директор осуществляет оперативное руководство Колледжем и является председателем Совета Колледжа. Директор назначается Учредителем на срок 5 лет. Директор несет ответственность за подготовку высококвалифицированных специалистов, осуществляет руководство образовательной, научной, воспитательной работой и организационно-хозяйственной деятельностью Колледжа, исполнение законодательства Российской Федерации, реализацию решений органов государственной власти и, в части обеспечения и выполнения указанных задач, осуществляет функции представителя Учредителя в Колледже. Непосредственно директору подчиняются следующие отделы Колледжа: бухгалтерия, отдел делопроизводства, отдел кадров. Директор Колледжа подчиняется Совету Учредителей Колледжа.

Главный бухгалтер руководит бухгалтерией и отвечает за правильность ведения бухгалтерского учета и финансовой отчетности о деятельности Колледжа в соответствии с законодательством Российской Федерации. Главный бухгалтер подчинятся непосредственно директору.

Начальник отдела кадров организует работу отдела и отвечает:

• за взаимодействие с руководителями структурных подразделений за подбор и расстановку кадров, входящих в номенклатуру Колледжа, оформление приема, перемещения и увольнения, подготовку документов на утверждение в должностях работников;

• за организацию учёта и ведения личных дел сотрудников, за их статистический учет;

• за правильное ведение и надлежащий учет трудовых книжек, выдачу удостоверений всем категориям работников Колледжа. Начальник отдела кадров подчиняется непосредственно директору.

Первый заместитель директора относится к категории руководства Колледжа, является первым заместителем директора. Основными задачами первого заместителя директора являются организа­ционное и документационное обеспечение непрерывности и четкости учебного процесса и общее руководство колледжем в отсутствие дирек­тора, а также координация деятельности по учебной, научно-методической и воспитательной работе. Он организует и осуществляет общее руководство учебно-административной и учебно-методической работой в Колледже и несет ответственность перед директором и за состояние и результаты этой работы. На первого заместителя директора возлагаются следующие функции:

Руководство подбором, расстановкой, воспитанием, социаль­ной защитой и деятельностью сотрудников и профессорско-преподавательского состава колледжа. Контроль за соблюдением трудовой и учебной дисциплины. Общее руководство деятельностью колледжа. Непосредственное руководство учебно-педагогической дея­тельностью колледжа и его методического отдела, организацией научно-методи­ческой работы. Контроль за организацией делопроизводства в колледже и его структурных подразделениях, за ведением и оформлением кадровой документации и учета. Контроль за внутренним порядком в колледже, качеством внутренней и внешней рекламы. Общий контроль за своевременным выполнением учебных про­грамм, успеваемостью студентов, организацией защиты дипломов и оплатой за обучение.

Первому заместителю директора подчиняются следующие подразделения колледжа: учебно-методический отдел, бухгалтерия, факультеты, библиотека, архив.

Первый заместитель директора подчиняется непосредственно директору колледжа.

Заместитель директора по учебно-воспитательной работе отвечает за организа­ционное и документационное обеспечение, непрерывность и четкость учебного процесса. Основными функциями Зам. директора по УВР являются:

контроль за соблюдением учебной дисциплины; общий контроль за своевременным выполнением учебных про­грамм и успеваемостью студентов; организация культурно-массовых, досуговых и спортивных мероприятий; активизация участия студентов в научно-исследовательской работе.

Зам. директора по УВР подчиняются следующие подразделения Колледжа: учебно-методический отдел, библиотека, архив, Руководитель учебно-методического отдела, который организует и руководит учебно-методическим отделом и непосредственно отвечает за организацию и планирование учебного процесса.

Зам. директора по УВР подчиняется первому заместителю директора колледжа и в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, Типовым положением о средних специальных учебных заведениях, Уставом Колледжа, приказами и указаниями директора, решениями Ученого Совета Колледжа.

Начальник отдела делопроизводства организует работу отдела и отвечает за организацию и четкое функционирование процессов делопроизводства и документооборота в учреждении.
Заведующий архивом отвечает за организацию и ведение архивного дела, за сохранность документов, хранящихся в архиве. Заведующий архивом подчиняется непосредственно первому зам. директора колледжа.
Декан факультета является представителем администрации и отвечает за состояние учебной, научной, методической, воспитательной и административной работы на факультете. Декан непосредственно подчиняется Зам. директору по УВР и несет личную ответственность перед директором за состояние работы по всем видам деятельности вверенного ему факультета.
Руководитель административно-хозяйственного отдела руководит административно-хозяйственным отделом и отвечает за работу административно-хозяйственных служб Колледжа. Руководитель административно-хозяйственного отдела подчиняется непосредственно директору.

Приемная комиссия Колледжа создается для приема документов граждан, поступающих в колледж, проведения вступительных испытаний и зачисления в состав студентов лиц, прошедших конкурсный отбор. Состав приемной комиссии утверждается ректором, который является ее председателем, срок полномочий комиссии один год. Структура приемной комиссии следующая:

предметные экзаменационные комиссии; апелляционная комиссия; аттестационная комиссия.

Колледж сотрудничает с различными организациями по основным направлениям деятельности: органами государственного управления, научно-исследовательскими организациями, крупными компаниями, учреждениями культуры и другими организациями. Развивается партнерское сотрудничество с ВУЗами и зарубежными организациями.

Существующая система управления Колледжа соответствует требованиям законодательства РФ, предъявляемым к образовательному учреждению, и обеспечивает выполнение требований к организации работы по подготовке квалифицированных специалистов среднего профессионального образования.

Источник

Документационное обеспечение деятельности учебного управления колледжа

Автор: Л.Р. Фионова, А.Н. Макеева

Л.Р. Фионова, А.Н. Макеева, Пензенский гос. университет

Структура колледжа управления и промышленных технологий

Обязанности секретаря

Документы, регламентирующие работу секретаря

Функции и задачи секретаря, решаемые в течение дня

Способы доставки документов

Фотография рабочего дня

рисунки, схемы, диаграммы представлены в печатной версии журнала Делопроизводство

Пензенский колледж управления и промышленных технологий им Е.Б. Басулина является государственным образовательным учреждением среднего профессионального образования, которое находится в ведении Федерального агентства по образованию, являющегося его учредителем.

За свою 75-летнюю историю образовательным учреждением было подготовлено свыше 20 тысяч специалистов технического и экономико-управленческого профилей, которые трудятся во многих отраслях производственной и социальной сферы, являются ведущими специалистами предприятий, организаций и учреждений Пензенской области.

Сегодня колледж управления – это один из самых крупных многопрофильных колледжей региона, успешно решающий задачи поэтапной подготовки специалистов различного уровня квалификации.

Непосредственное управление деятельностью колледжа, как видно из структуры колледжа представленной на рисунке 1, осуществляет директор, прошедший соответствующую аттестацию. Директор назначается руководителем Федерального агентства по образованию.

Учебная часть (учебное управление) отвечает за подготовку специалистов по одной или нескольким специальностям. Как видно из рисунка 1, руководителем учебной части (УЧ) является заведующий учебной частью. Функции по документационному обеспечению деятельности учебной части возложены на секретаря.

У него двойное подчинение: заместителю директора по учебным вопросам, заведующему УЧ.
В своей деятельности секретарь УЧ руководствуется Уставом колледжа и должностной инструкцией. Устав необходим, прежде всего, потому, что он является основным внутренним нормативным документом. В уставе устанавливается структура колледжа, порядок принятия решений, указано кто имеет право подписи документов, наличие печати, хранение документов, а также освещен ряд других вопросов, с которыми сталкивается секретарь в своей работе.

В должностной инструкции секретаря УЧ (представлена на рисунках 2 и 3) закрепляются обязанности, права и виды работ, которые должен выполнять секретарь, требования к его профессиональным знаниям и умениям.
При наличии должностной инструкции секретарь знает, что от него требуется и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Секретарь УЧ все распоряжения получает от заведующего УЧ. Секретарь УЧ – сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе всех текущих дел. Он фактически «опора» и доверенное лицо заведующего УЧ. Главная цель работы секретаря – максимально освободить заведующего УЧ от подготовительных стадий всех мероприятий, отдельных видов текущей организационной работы, освободить его время для творческой деятельности, существенно облегчить его управленческую работу. Для этого секретарь УЧ хорошо знает распорядок дня руководителя, имеет четкое представление об его планах на ближайшую неделю, месяц. Его обязанность следить за выполнением этих планов, напоминать о предстоящем совещании, встрече, переговорах, отчете и т.д. Секретарь является связующим звеном между заведующим УЧ и преподавателями.

На секретаря УЧ колледжа возлагаются следующие функции:

Таким образом, секретарь УЧ должен уметь выполнять все виды работ: от простейших технических до творческих.

Рассмотрим функции и задачи, решаемые в течение дня, а также документы, используемые в деятельности секретаря УЧ колледжа.

Рабочий день секретаря УЧ колледжа управления начинается в восемь часов утра. Первая задача, которая стоит перед секретарем – подготовка рабочего места.

После этого он намечает задачи на день. По прибытии руководителя на работу секретарь напоминает ему о намеченных на этот день мероприятиях, совещаниях (в том числе и плановых), планерках и т.д.

Работа с основными управленческими документами выполняется обычно в приемной директора колледжа секретарем директора. После обработки и регистрации документов они передаются в УЧ секретарю.

Кроме каналов обычной доставки документов в колледже используется локальная сеть. Процентное соотношение способов доставки документов представленное в виде диаграммы на рисунке 4.

Мы видим, что обычная доставка составляет 90%, а доставка по локальной сети – 10%.

В обязанности секретаря УЧ входит: подготовка расписания экзаменов, экзаменационных ведомостей, оформление книжек успеваемости, студенческих билетов обучающихся, оформление журналов учебных занятий, списков студентов, заполнение форм № 2 и № 3.

При работе с журналами учебных занятий секретарь руководствуется Указаниями о ведении журнала учебных занятий в средних специальных учебных заведениях. В данном документе прописан порядок оформления журнала, ведения в нем записей, включение в списки и исключение учащихся из списков журнала и т.д. (рисунок 5).

При оформлении зачетных книжек секретарь руководствуется Инструкцией о порядке заполнения и хранения зачетной книжки студента среднего специального учебного заведения. Инструкция определяет порядок оформления, выдачи, заполнения и хранения зачетных книжек. Она приведена на рисунке 6.

Расписание экзаменов секретарь готовит в двух экземплярах, подписывает у заведующего УЧ и утверждает у директора колледжа. Пример оформления расписания экзаменов приведен на рисунке 7.

Два раза в учебном году (зимняя и летняя сессии) на каждую учебную группу оформляются экзаменационные ведомости. Ведомости оформляются за две недели до начала экзаменационной сессии в трех экземплярах. Начало сессии определяется «Графиком учебного процесса».

Пример оформления экзаменационной ведомости представлен на рисунке 8.

Каждый месяц заполняется ведомость учета часов учебной работы преподавателя (форма № 2). Форма заполняется на основании «выданных» часов нагрузки преподавателям. Оформляется в одном экземпляре, подписывается заместителем директора по учебной работе, зав. УЧ и секретарем УЧ. Пример формы № 2 приведен на рисунке 9. На основании формы № 2 заполняется ведомость учета часов преподавателей.

Ведомость заполняется в двух экземплярах, подписывается: директором по УР, зав. учебной частью и секретарем. Один экземпляр ведомости остается в учебной части, а второй передается в бухгалтерию (рисунок 10).

В конце учебного года секретарем оформляется Форма № 3 «Учет часов учебной работы за весь учебный год».

Данная форма заполняется на каждого преподавателя в двух экземплярах: один остается в УЧ, второй – в бухгалтерии. Подписывается заместителем директора по учебной работе, заведующим УЧ и секретарем. Форма № 3 представлена на рисунке 11.

В обязанности секретаря УЧ входит оформление студенческих билетов и книжек успеваемости учащихся. Студенческий билет и книжка успеваемости (зачетная книжка) являются основными документами учащегося.

Зачетная книжка студента выдается вновь принятым студентам в течение первого семестра обучения.

Книжка успеваемости студента оформляется следующим образом: на титульном листе указывается наименование учебного заведения; номер зачетной книжки; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения; дата и номер приказа о зачислении; подпись директора колледжа; дата выдачи книжки; гербовая печать. Следующие страницы (результаты промежуточной аттестации) зачетной книжки заполняются преподавателями изучаемых дисциплин.
Все записи в зачетной книжке производятся аккуратно, перьевой или шариковой ручкой, чернилами или пастой черного, синего или фиолетового цвета. Подчистки, помарки, исправления, не заверенные в установленном порядке, в зачетной книжке не допускаются.

Выдача дубликатов зачетной книжки производится только по распоряжению руководителя образовательного учреждения или его заместителя по учебной работе. На третьей странице дубликата книжки делается надпись «дубликат». Все данные об успеваемости студента за весь период обучения до момента выдачи ему дубликата вносятся в дубликат книжки на основании подлинных экзаменационных и семестровых ведомостей, хранящихся в учебной части.

Зачетная книжка, сдаваемая студентом в связи с окончанием полного курса или выбытием из образовательного учреждения, хранится в образовательном учреждении в личном деле студента.

Форма зачетной книжки студента образовательного учреждения среднего профессионального образования утверждена приказом Минобразования России от 24 января 2002 г. № 4571 (рисунок12).

В студенческом билете учащегося указывается наименование учебного заведения; номер билета; фамилия, имя, отчество студента; специальность; форма обучения (очная, заочная); дата выдачи билета; подпись директора колледжа, заверенная гербовой печатью (рисунок 13).

Данные документы регистрируются в журнале регистрации. Журнал состоит из следующих граф: номер по порядку; дата и номер приказа; фамилия, имя, отчество; группа; подпись студента. В графе «номер по порядку» ставится пятизначный порядковый номер, который является номером студенческого билета и зачетной книжки (студенческий билет и зачетная книжка учащегося регистрируются под одним номером).

Источник