Что такое цифровой документ

Содержание понятия «электронный документ»

В наше время делопроизводство (документооборот) постепенно переходит из бумажной формы в цифровую. В связи с этим каждый современный образованный человек должен иметь представление о понятии «электронный документ» и особенностях его применения. Давайте же рассмотрим это явление более подробно, а также узнаем, что такое ЭЦП.

Что называется документом

Прежде чем рассмотреть понятие и структуру «электронного документа», стоит вспомнить о его бумажном предшественнике.

В широком значении так именуется объект материального мира, в котором в зафиксированном виде содержится информация.

В более узком смысле документом именуется удостоверяющий значимые факты носитель информации, представленный в различных формах (текст, изображение, звуко- или видеозапись, а также их сочетания). Он предназначен для хранения и передачи данных во времени и пространстве.

Каждый документ имеет определенные реквизиты, с помощью которых его можно идентифицировать.

Если подобный носитель содержит ложные сведения или при его создании были нарушены установленные законодательные нормы, он именуется фальшивым (поддельным) и не имеет юридической силы.

Совокупность носителей достоверной информации именуется документацией. Она формируется на основе их концентрированности на конкретном вопросе, явлении, процессе, человеке, учреждении и т. п. Сам же процесс создания/оформления таких носителей называется документирование. Занимаясь им, следует обязательно учитывать нормы действующего законодательства, а также соблюдать общегосударственные правила составления. Также не стоит забывать о компетенции составителя. Так, директор школы имеет право визировать аттестат зрелости, но он не может подписывать диплом вуза. Точнее может, но подобный документ не будет иметь юридической силы.

Еще одним важным понятием в данной теме является «делопроизводство». Это совокупность работ по документированию управленческой деятельности объекта и по организации в нем движения вышеупомянутых носителей информации.

В разные исторические периоды этот процесс производился на разных материалах. Это были глиняные таблички, камень, папирус, кожа, дерево, береста и т. п. Постепенно все они были вытеснены бумагой.

По типу материала-носителя сегодня выделяются:

В зависимости от своего содержания и цели, документы могут выполнять ряд функций:

Развитие понятия «электронный документ»

С момента изобретения компьютеров человечество стало искать способ перехода на безбумажную документацию. В СССР уже в семидесятых годах ХХ века стали задумываться о создании подобной модели делопроизводства. Правда, на тот момент понятия «электронный документ» (ЭД) еще не существовало. Вместо него применялось название «машиночитаемый носитель».

К средине восьмидесятых подобная технология еще не была полноценно доработана. Но в то время в законодательстве уже было прописано содержание понятия «электронный документ». Правда, тогда он еще именовался «машиночитаемый». В ГОСТе 1984 г. так звался документ, пригодный для автоматического считывания содержащихся в нем данных.

С началом повсеместной компьютеризации в девяностых и двухтысячных данное понятие постепенно приобрело нынешнее значение.

Какой документ именуется «электронным» сегодня

Современное понятие «электронный документ» имеет несколько способов трактовки, которые отражены в законодательной базе. Однако все они близки в своем понимании сути данного явления и требуют от него наличия таких составляющих:

На основе этого можно составить общее определение рассматриваемого понятия.

Электронным именуется такой документ, информация которого (в том числе реквизиты) зафиксирована в виде цифровых данных. Например, в качестве набора символов, звуков, изображений или их сочетаний.

ЭД может быть создан, сохранен, передан и трансформирован при помощи цифровых средств в визуальную форму, понятную человеку.

Преимущество такого документа

Как и бумажный его сородич, ЭД выполняет тот же набор функций. Однако у него есть ряд свойств, которые делают его более перспективным носителем данных:

Свойства ЭД. Метаданные

Понятие «электронный документ» характеризуется тремя свойствами:

Понятие «электронный документ» определяется своими метаданными. Так называется информация о всех свойствах ЭД, а также о его социальной определенности.

Метаданные являются неотъемлемой составляющей процесса сохранения любого электронного документа. Они содержат элементы юридических, деловых, организационных и процедурных доказательств целостности ЭД, а также его аутентичности.

Реквизиты ЭД

Так именуется способ визирования ЭД, который получают в результате криптографического преобразования набора электронных данных. Такая подпись позволяет идентифицировать того, кто ее поставил, а также подтвердить целостность всего документа.

Согласно действующему законодательству, в большинстве современных стран ЭЦП приравнивается к «мокрой» подписи, поставленной на бумаге.

Важно отметить неразрывную связь понятия «электронный документ» и электронно-цифровой подписи. Ведь именно наличие второй и придает первому юридическую силу.

Каждая ЭЦП имеет личный сертифицированный ключ, который представляет собою уникальную последовательность цифр размером в 264 бита. Чтобы оформить его, необходимо обратиться в специализированную фирму, коих сегодня довольно много. Стоит помнить, что электронно-цифровая подпись имеет определенный срок годности, а также разные уровни безопасности.

Данные находятся в цифровом сертификате, который содержит информацию о собственнике, его регистрационный номер (не путать с личным ключом) и срок действия ЭЦП.

С помощью электронно-цифровой подписи можно удаленно подавать документы в вузы (иногда даже иностранные), осуществлять банковские сделки, оплачивать налоги и некоторые услуги государственных органов муниципальных организаций.

Однако существует ряд случаев, когда электронный документ и подпись на нем не считаются правомерными. Например, получение свидетельства о праве на наследство или оформление миграционной документации.

Виды электронных документов

На данный момент существует далеко не одна классификация ЭД. Однако чаще всего такие документы делятся на виды по следующим категориям:

Признаки ЭД

Рассмотрев понятие и виды электронного документа, стоит уделить внимание его отличительным признакам. Именно они выделяют ЭД среди прочих объектов материального мира.

Правовой аспект

Рассмотрев свойства, реквизиты, признаки, понятие электронного документа, структуру, а также его виды, стоит более внимательно изучить правовую сторону данного вопроса.

Если ЭД составлен в соответствии со всеми юридическими нормами, а его подпись имеет все необходимые сертификаты, то он имеет законную силу, равную его бумажному аналогу.

Естественно, в каждом государстве правовое регулирование понятия «электронный документ» несколько отличается, но это мелочи. В целом законодательство разных стран одинаково лояльно относится к ЭД, ведь сегодня делопроизводство такого вида уже давно вышло на международный уровень. В связи с этим получается парадокс. Некоторые державы больше пекутся о внешнем электронном документообороте. В то же время внутри государства он может быть почти не развит. Вот такой утрированный аналог уровня современной компьютерной грамотности. При нем человек умеет устанавливать различные приложения на «Андроид», но не знает элементарных принципов работы с таблицами Exel.

Особенности цифрового делопроизводства

По сравнению с бумажным, цифровое делопроизводство имеет ряд значимых преимуществ:

Стоит отметить, что при электронном делопроизводстве нередко допускается применение и бумажных документов. Однако приоритет в данном случае именно за ЭД.

Большинство частных и государственных организаций в мире сегодня нацелены на постепенное исключение бумажной документации из делопроизводства. Но даже в высокоразвитых странах до этого еще далеко. Ведь это очень длительный и затратный процесс.

Мы рассмотрели понятия электронного документа и электронного документооборота, разобрались во всех нюансах вопроса. Надеемся, что информация была для вас полезной.

Источник

Что такое электронный документ и какова его юридическая сила?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме». При каких условиях он приобретает юридическую значимость?

Согласно п.11.1 ст.2 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», электронный документ — это «документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Юридическую значимость документу — как бумажному, так и электронному — придает его содержимое и подписи.

В то же время при работе с электронными документами необходимо учитывать и другие условия:

Все эти условия должны быть выполнены при необходимости. Остановимся на каждом подробнее.

1. Нормативный акт

Все документы, которые обязаны составлять организации, прописаны в нормативных актах: для счетов-фактур – ст. 169 НК РФ, для первичных документов – ст. 9 №402-ФЗ, договор в ГК РФ и т д. Если в нормативном акте нет прямого указания, что документ составляется только на бумаге, значит, его можно составлять и выставлять в электронном виде.

Документы представляют третьим лицам: факторинговым компаниям, банкам, налоговой, прокуратуре и прочим контролирующим органам. На данный момент не все контролирующие органы могут принять и обработать электронные документы. По специфическим документам придется спросить мнение органа. Например, по поводу товарно-транспортной накладной (ТТН) закон 402-ФЗ говорит, что документ может быть составлен в электронном виде, но ТТН необходима водителю в пути для предъявления ГИБДД. И иной возможности ее предъявить, кроме как на бумаге, у водителя нет.

2. Содержимое и форма

Документ — это информация, и неважно, в каком виде составлен документ, он должен содержать одинаково важную информацию о сделке. Есть обязательная информация (например, для первичных документов она перечислена в ст. 9 закона №402-ФЗ), без которой документ не имеет юридической силы, а есть необязательная. Обязательность диктуется законодательством и объясняется очень просто: чтобы контролирующие органы смогли прочесть документ и определить, что за событие произошло в их хозяйственной жизни, им нужно минимум этой информации. Все прочее организации могут либо не указывать, либо писать, как им угодно. Что организации и делали, изобретая свои формы, добавляя свои графы и столбцы, согласовывая друг с другом порядок составления документа.

3. Формат

Документ, как говорилось выше, представляет собой информацию, которая структурирована на носителе. На бумаге информация располагается в привычной для нас форме (или в утвержденной нормативным документом форме, как для счетов-фактур(СФ)): реквизиты, таблица с цифрами и т д.

Электронный документ тоже представляет собой информацию и тоже имеет свою структуру. Структура может быть разной, главное чтобы эту информацию могло прочитать ПО и обработать (например, вывести на экран, чтобы пользователь смог увидеть ее). В формате известна структура информации, длина и расположение полей. Когда формат универсален и известен многим участникам, то все они без труда с помощью своего ПО смогут прочитать документ.

На данный момент ФНС утверждены форматы для СФ, КСФ, книг покупок и продаж, журнала учета СФ, акта передачи работ (услуг) и товарной накладной. Причем для двух последних первичных документов формат был рекомендован и не является обязательным.

Это означает, что СФ должен быть составлен только в таком формате. Формат придает ему юридическую значимость. Вносить исправления в формат нельзя. А вот рекомендованный формат первичных документов изменять можно. Более того, первичные документы можно составлять в любом формате, и это не повлияет на его юридическую значимость.

4. Порядок передачи

Порядок передачи документа тоже может влиять на юридическую значимость.

Так, электронные СФ (ЭСФ) обязательно должны быть переданы в определенном порядке (ст. 169 НК РФ). Такой порядок был утвержден Приказом Минфина от 25.04.2011 №50Н. Неисполнение данного порядка влечет за собой потерю юридической значимости ЭСФ.

А вот для остальных документов, выставляемых в электронном виде контрагенту, нет требований к порядку передачи.

5. Подписи

Электронная подпись, согласно федеральному закону 63-ФЗ «Об электронной подписи», придает электронным документам юридическую значимость.

Закон №63-ФЗ утверждает два вида подписи — простую и усиленную. Простая подпись позволяет идентифицировать подписанта. Для ее создания не нужно использовать криптографию и ключевую пару. Простая электронная подпись (ЭП) – это информация, которая присоединена к файлу и говорит, кто подписал документ. Пользователь авторизуется в системе под своим логином-паролем и от своего имени отсылает файл получателю. Система фиксирует пользователя, таким образом получается, что файл содержит информацию о пользователе (простая ЭП).

Усиленная ЭП не только идентифицирует подписанта, но и защищает документ от изменений. Для формирования усиленной электронной подписи используются криптографические средства и два ключа: ключ ЭП и ключ проверки ЭП. Усиленная делится на квалифицированную и неквалифицированную ЭП.

В федеральном законе №63-ФЗ прописано, что участники электронного взаимодействия могут использовать ЭП любого вида, если это не противоречит нормативным актам или соглашению между этими участниками (ст. 4 №63-ФЗ). На данный момент в законодательстве есть только несколько указаний, какие документы чем подписываются. КЭП должны быть подписаны: ЭСФ, электронная отчетность, опись истребованных документов, трудовой договор с дистанционным работником. Для подписания первичных документов нет указаний, какой вид подписи применять. Поэтому стороны могут выбрать любой вид и договориться об этом между собой.

По умолчанию можно использовать КЭП, для нее не нужно даже составлять соглашение о равнозначности электронного документа бумажному. КЭП на уровне ФЗ приравнена к собственноручной подписи, в то время как для остальных видов сторонам такое соглашение составить придется (п. 2 ст. 6 №63-ФЗ).

6. Соглашение сторон

Помимо того, что придется составить соглашение, если электронные документы будут подписаны не КЭП, возможно, понадобится составить соглашение о переходе на ЭДО.

Переход на ЭДО с контрагентом – дело добровольное. Стороны могут выразить свое согласие или отказ работать с электронными документами. Согласие может быть выражено в различной форме. Например, в конклюдентной, то есть когда участники своими действиями подтверждают согласие. Так, в системе Диадок свое согласие участники выражают тем, что отправляют запрос на работу с электронными документами контрагенту, который в свою очередь его принимает или нет. Еще один способ — оформление согласия в письменной форме, в виде соглашения.

Что должно содержать соглашение, участники определяют самостоятельно.

В случае если у компаний есть потребность детально прописать особенности взаимодействия с контрагентом (например, каковы будут обязательства и ответственность сторон, в каких форматах будут передаваться документы, каким образом будет происходить исправление документов и т д.), лучше составить соглашение о порядке работы с электронными документами.

Все передаваемые через Диадок документы подписываются исключительно КЭП. Поэтому для признания электронных документов, переданных через Диадок, юридически значимыми, с контрагентом не нужно заключать никаких дополнительных соглашений — достаточно просто подключиться к Диадоку и подписать лицензионный договор с компанией «СКБ Контур».

В случае если стороны захотят составить соглашение о переходе на ЭДО, сделать это можно будет на бумаге или в электронном виде, но подписать КЭП.

Тамара Мокеева, эксперт в области электронного документооборота

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Источник

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Будет полезно компаниям, которые планируют перейти с бумажных документов на электронные

Михаил Кратов

Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Что такое электронные документы и система электронного документооборота

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет юрлицам и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

На сегодня нет единого закона, регулирующего электронный документооборот. Поэтому в зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Бухгалтер на удаленке без отпусков и выходных

Источник