что такое сводный отчет amocrm
Аналитика
В amoCRM вы можете не только работать со сделками, но и посмотреть конверсию, оценить эффективность работы менеджеров и даже проанализировать проблемные места работы вашего отдела продаж.
В системе предусмотрены ряд готовых отчетов, а также отчет «Список событий», который представляет из себя массив данных с возможностью фильтрации по ним по принципу Excel, для того чтобы вы могли делать нестандартные выборки.
Одним из базовых отчетов является «Воронка продаж». В отчете вы можете увидеть, сколько сделок прошло данные этапы за выбранный вами промежуток времени, слева от воронки показан процент конверсии. Первичный этап всегда 100%, потому что мы считаем, что все сделки, пришедшие в воронку, проходят через него. Дальше мы видим, что следующий статус показывает цифру 87, это значит, что только 87% поступивших сделок за период времени перешло в следующий этап, а 13% ушло в «Закрыто и не реализовано».
Справа показано либо количество, либо бюджет сделок, находившихся в этих этапах за период времени. Воронка всегда заканчивается двумя конечными этапами: «Успешно реализовано» и «Закрыто и не реализовано»с конверсией. Слева расположена длительность по этапам, которая позволяет оценить среднее время нахождение сделки на данном этапе.
После того, как в аккаунте появится достаточное количество данных по работе со сделками, система построитграфик прогноза продаж, который на основе уже имеющейся истории работы со сделками и вашего текущего среза открытых сделок построит предполагаемый прогноз на будущий период.
Подробную информацию о работе менеджеров вы можете увидеть в отчете по сотрудникам. Вы можете построить собственную сравнительную таблицу по менеджерам, выбрать самостоятельно по каким критериям вы сравниваете работу менеджеров вашего отдела продаж, быстро оценить и сравнить качество работы сотрудников.
Далее при клике на фамилию каждого из менеджеров, вы можете посмотреть более детальную информацию по его работе.
Регулярный отчет
Регулярный отчет настраивается в личном профиле пользователя
Данный отчет может настроить каждый пользователь индивидуально для себя по выбранным параметрам.
Подключение отчета
Отчет подключается, отметив галочкой
При подключении регулярного отчета, в нем присутствуют 10 предустановленных параметров.
Максимум можно использовать только 10
Параметры вы можете заменить на свои, также доступны для добавления виджеты рабочего стола
При настройке можно использовать фильтры, по которым будет выведена информация
Вы можете настроить дату получения отчета:
Для ежедневного отчета можно выбрать время получения;
Для еженедельного отчета можно выбрать день недели и время получения;
Для ежемесячного отчета можно выбрать число и время получения.
Способы получения отчета
В центр уведомлений
На почту, в данном случае вы можете поставить в копию дополнительных получателей, которым будет приходить письмо с данным отчетом
В телеграм.
Для получения отчета в телеграм. Необходимо его подключить.
Для этого необходимо кликнуть на плюс:
После чего вас перебросит на страницу телеграм.
Необходимо перейти именно по ссылке и нажать на запустить
Откроется приложение телеграмм на пк с ботом
Когда нажимаете запустить, всплывающее окно должно предлагать открыть в телеграмм.
В настройках регулярного отчета можно настроить отправку отчета за сегодня и конкретное время. Будут собраны данные с 00:00 до назначенного времени отправки.
Также доступны периоды вчера, прошлую неделю и прошлый месяц
База знаний
Начиная работу
Воронка продаж – ключевой интерфейс amoCRM. Настройте этапы продаж в соответствии со своим бизнесом. Добавьте собственные стадии ведения сделок, переименуйте стандартные этапы или даже создайте несколько воронок, если вам необходимо. После этого создайте свою первую сделку и проведите ее по этапам вашей воронки.
Одним из ключевых интерфейсов системы является карточка. Мы покажем, как добавить поля, сгруппировать их и настроить закладки.
Импорт – инструмент, который поможет вам загрузить ваши данные в amoCRM и начать работу с ними. В каждом из разделов Сделки, Контакты, Компании, Покупатели, Справочники в amoCRM предусмотрен импорт.
В amoCRM есть блок неразобранное, который позволит вам получать заявки, а затем начать с ними работу и распределить по менеджерам. Система фиксирует всех, кто обратился в компанию, всех, кто позвонил, написал на почту или заполнил форму на сайте. Подключите форму в amoCRM и получайте заявки в неразобранное.
Добавьте в аккаунт менеджеров, разделите их по отделам, разграничьте зону ответственности менеджеров по сделкам, контактам, компаниям и задачам.
В amoCRM есть отличная интеграция с почтой, которая позволит вам получать заявки с почты и общаться с клиентами прямо из карточки сделки, а также отсылать автоматические письма с ящика, используя Digital воронку. Подключите почтовый ящик, сделайте его либо персональным, либо корпоративным и начните работать с письмами из amoCRM.
Телефония в amoCRM позволяет вам видеть карточку клиента при звонке, переадресовывать звонок сразу на менеджера, видеть записи звонков непосредственно в карточке, строить аналитику по звонкам и многое другое.
Digital воронка – это уникальная функция amoCRM, которая будет автоматически продвигать ваши сделки по воронке продаж. Она покажет клиенту специальную рекламу, отправит письмо и даже поставит задачу менеджеру. В данном разделе мы покажем, как настроить Digital воронку.
Подключите чаты Facebook, Telegram, Viber, VK, Olark, JivoSite, почту и телефонию и начните общайться с клиентами удобным им способом уже сегодня.
В amoCRM есть возможность посмотреть конверсию, оценить эффективность работы менеджеров и даже проанализировать проблемные места работы вашего отдела продаж с помощью раздела Аналитика.
Для более функциональной работы с amoCRM мы рекомендуем установить мобильное приложение, которое не только предоставляет доступ к аналогичным web – функциям, но и предоставляет ряд инструментов возможных только на мобильных устройствах.
В разделе Настройки- Общие Настройки есть возможность создать персональный кабинет для ваших клиентов, где они смогут отслеживать статус сделки, видеть значения полей,общаться с менеджером. Вы также можете сделать прозрачными данные, известные о клиенте, и предоставить возможность их удалить.
Сводный отчет
В «Сводном отчете» вы можете просматривать общую информацию по сделкам, контактам и задачам в вашем аккаунте с визуализацией в форме круговой диаграммы и графика.
Фильтрация отчетов возможна по следующим параметрам: дата создания, статус сделки, ответственный менеджер, дополнительные поля и теги сделки. Фильтр влияет на все аспекты в разделе Сводный отчет, кроме первого графика «Сделки».
График по сделкам
График активности показывает количество созданных сущностей за выбранный период. График можно сегментировать: «по дням», «по неделям» и «по месяцам». Точками на графике обозначены начало и конец каждого выбранного периода. На графике показано количество «Выигранных» и «Новых» сделок за выбранный период.
Блок «Сделки»
В данном отчете отображаются только те статусы (этапы), на которых присутствуют сделки в данный момент (к примеру, если у вас есть статус «Договор подписан», на котором в данный момент нет ни одной сделки, он не будет отображаться среди других статусов). В каждом статусе отображается: количество сделок, суммарный бюджет и процент, который эти сделки занимают от общего количества сделок в аккаунте. На количество сделок на любом статусе можно кликнуть и перейти в раздел Сделки с фильтром по этому статусу.
Кольцевая диаграмма наглядно отображает сколько занимает каждый статус относительно общего числа сделок. Сделки по каждому менеджеру демонстрируют то же самое количество сделок, но не по статусу, а по ответственному.
В отчете вы можете просматривать количество покупок, которые были совершены сегодня, не были совершены или запланированы в течение ближайших семи дней.
Отчет по контактам показывает вам данные по типу «Контакты» и «Компании». В нем отображается общее количество каждого типа и их процент от общего числа. Нажав на количество «Контакты»» или «Компании», вы перейдете в соответствующий раздел с заданным фильтром по выбранному типу.
В отчете «Контакты по менеджерам» отображаются менеджеры (пользователи), которые являются ответственными в каких-либо контактах. По каждому менеджеру вы можете увидеть количество контактов, по которым он является ответственным, в процентном соотношении к общему количеству контактов в аккаунте. На количество контактов можно нажать и откроется раздел «Все контакты и компании» с фильтром по выбранному менеджеру.
Задачи по менеджерам показывают количество задач по каждому менеджеру и их процент от общего числа. Отчет по задачам можно фильтровать по дате создания и по ответственному менеджеру.
Проблема аналитики в малом и среднем бизнесе
На самом старте верить аналитике нельзя. И, соответственно, первые шаги бизнеса не могут на ней основываться. Казалось бы, почему?
Вы не выстроили четкую логику работы в amoCRM
Менеджеры по-разному работают в CRM-системе, по-разному понимают этапы сделок. Когда вы сводите данные пяти менеджеров, аналитика получается искаженной. Поэтому так
важно создать общие правила работы с CRM. Менеджеры будут заполнять данные по одной схеме,
любому пользователю будет понятно, что имел в виду его коллега.
Компания «Оранж» обратилась за консультацией по настройке CRM. По мнению клиента, больше ничего не требовалось. Через полгода клиент вернулся вновь с просьбой обучить
менеджеров и руководителей, так как работа в CRM велась беспорядочно и никакой пользы компании система не приносила.
Вы не понимаете, за какими показателями следить и как их использовать
Статистики много, можно отслеживать практически все показатели бизнеса. Но увидеть – еще не значит понять. Разберитесь, какие именно данные нужны для роста вашего
бизнеса, изучите их и только после этого начинайте работать с показателями аналитики и корректировать по ним направление своей компании.
Илья Александрович 10 лет использовал Excel для продажи своих пластиковых окон, но по совету друга решил внедрить CRM. Знакомый IT-шник быстро настроил воронку продаж,
импортировал клиентскую базу и сказал, что теперь у Ильи Александровича все будет хорошо. Поработав немного в системе Илья Александрович вернулся в родной Excel. Он так и
не смог понять, как увеличить продажи с помощью непонятных цифр и разноцветных диаграмм из раздела «Аналитика».
Вы слишком часто вносите крупные изменения в организацию работы
В малом и среднем бизнесе улучшения редко бывают небольшими. Скорее всего вы кардинально меняете этапы или методы продаж. Но вы забываете, что в таком случае
аналитику необходимо начинать собирать заново.
Интернет-магазин OZON.RU незначительно поменял название товара на своем сайте. Это обеспечило компании рост конверсии на 0,5 % и в итоге принесло десятки миллионов
рублей прибыли. В случае с небольшим турагентством PlusTravel такие изменения не дали ожидаемого эффекта. Компании пришлось полностью поменять процессы продаж, чтобы
заметить хоть какие-то улучшения.
Цель аналитики в малом бизнесе – выявить проблему до падения выручки
Аналитика должна предотвращать проблемы. Ваша цель – увидеть их до того, как они успеют повлиять на прибыль. Ваша сегодняшняя выручка – это результат обработанных
лидов, полученных 4 недели назад, и коммерческих предложений, отправленных 2 недели назад.
Чтобы лучше отслеживать проблемы и быстрее на них реагировать достаточно помнить простую формулу: О→Ф. Операционные показатели сегодня приводят к финансовому результату
завтра. Анализируйте не только финансовые показатели, но и операционные. И делайте это регулярно.
Операционные показатели – это количество звонков, писем, выполненных задач, измененных этапов сделок, с которыми ваши менеджеры регулярно работают. Выделите главные
этапы в процессе продажи и отслеживайте эти показатели.
Как можно следить за операционными показателями в amoCRM?
В системе есть шесть готовых отчетов, которые доступны на тарифе «Расширенный» и «Профессиональный».
1. Анализ продаж
Как двигаются сделки? Сколько и на каких этапах теряется денег?
Выберем в фильтре двух наших менеджеров – Никиту и Елену – и сравним их показатели.
Никита получил 142 заявки, коммерческое предложение было отправлено 48% клиентов, согласовано оплат – 16%. Наша средняя конверсия 21%. Это значит, что показатели Никиты
ниже средних показателей внутри компании.
У команды Елены из 100% всех заявок коммерческое предложение было отправлено 79% лидам, из которых 37% оплатили счет. Хотя у Елены входящих заявок даже меньше, чем у
Никиты. Очевидно, воронка Никиты имеет узкие места, у него есть точки роста.
Необходимо разобраться, почему после отправки предложения только половина лидов Никиты доходит до этапа обсуждения. Нужно поговорить с менеджером, изучить сделки,
прослушать звонки – узнать почему обсудить КП не получилось. Возможно, Никита неправильно ведет CRM и на самом деле он обсуждает КП с клиентом. Но сразу после первого
отказа переводит сделку в «Закрытые и нереализованные», а не дожимает клиента.
Кроме того, Никита изначально взял много заявок. Возможно, он просто физически не смог выслать всем КП, потому что не успел. В итоге он отправил КП на 40% меньше – это
привело к итоговой прибыли на 40% меньше возможной.
2. Сводный отчет
В начале существования Интроверта у нас работал менеджер Игорь. Каждый месяц он показывал феноменальные темпы роста. Так продолжалось 4 месяца. На пятый месяц у него
вдруг резко просела выручка до уровня первого месяца, а на шестой месяц выручка упала еще ниже и Игорь уволился.
Мы не понимали, почему это произошло и начали разбираться. Четыре месяца Игорь набирал клиентскую базу, в какой-то момент у него оказалось в работе более 150 сделок.
Игорь просто физически не мог уделять им много внимания. Он работал со всеми клиентами понемножку, но это не приносило результата.
Поэтому в «Сводном отчете» важно следить за тем, сколько сделок на каждом менеджере. Сводный отчет – это общая информация по сделкам, контактам и задачам в вашем
аккаунте.
Если количество сделок превышает проверенную установленную планку компании, значит менеджер на пределе, он перегружен и будет путаться в клиентах и сделках. Сотрудник
не сможет сделать продажу. Если сделок будет слишком мало, продажнику не хватит объема, чтобы выполнить план продаж.
Важно найти баланс, сравнивать сотрудников, следить за их эффективностью и средней конверсией. Тогда можно будет понять, какая нагрузка необходима менеджерам конкретно
в вашем отделе продаж для наиболее оптимальной работы. У нас цифра 60 – это предел, у вас она может отличаться.
3. Отчет по сотрудникам
Это статистика по всем видам деятельности, которые совершает менеджер в CRM.
Никита 2 недели назад ушел в армию, но его сделки продолжают закрываться, а счета оплачиваться. Как это возможно? Перед уходом Никита усердно работал, отправлял КП,
проводил встречи с клиентами, звонил им. Это позволило подогреть клиентов, чтобы часть из них была готова оплатить счет сейчас. С остальными клиентами продолжают работать
другие менеджеры.
Отчет по сотрудникам позволяет отследить активность менеджеров в количественном эквиваленте, оценить их объем работы. Необходимо следить за этим каждый день. Если
сегодня менеджер перестал работать, вы почувствуете это на выручке только через 2-5 недель, в зависимости от вашего цикла продажи. Поэтому с помощью этого отчета мы можем
«заглянуть в будущее».
4. Список событий
Своеобразная лента событий, в которой вы можете увидеть все, что делают ваши сотрудники в аккаунте.
Этот отчет позволяет вам быть в тысяче километров от сотрудника и знать, когда он начал и закончил работать, когда и сколько он был на обеде, сколько раз ходил курить.
Даже если сотрудник сидит напротив вас, он может делать серьезный вид и при этом сидеть в соцсетях. В продажах очень важно отличать работающего сотрудника от того, кто
ничего не делает. Список событий помогает выявить халявщиков и попрощаться с ними.
Лайфхак: Выберите какого-то конкретного менеджера в фильтре. По количеству страниц его действий можно мгновенно определить, хорошо сегодня менеджер работал или
нет.
5. Звонки
Если у вас в компании телефонные продажи, то этот показатель поможет отслеживать, кто и сколько звонит, а также прослушивать звонки.
На картинке видно, кто звонит больше всех, а кто не звонит вообще. Например, за сегодня в нашей компании такая аналитика по звонкам:
Можно отфильтровать их по длительности и посмотреть, сколько и у кого было результативных звонков за тот или иной период.
Задача: У Максима Викторовича в отделе продаж было 5 менеджеров. Вчера Максим Викторович прослушал звонки. Вопрос: сколько менеджеров осталось? Ответ: 2.
Важно время от времени прослушивать звонки, отрабатывать типичные ошибки менеджеров в работе с клиентами, объяснять, как правильно работать с возражениями, находить примеры удачных звонков, на которых смогут учиться другие
менеджеры. Это напрямую сказывается на вашей выручке.
6. Цели
Вы можете настроить для команды или конкретного менеджера цель по сделкам и по бюджету. В аналитике можно будет видеть прогресс выполнения планов.
В своей компании мы используем цели по командам. На скриншоте показана команда специалиста по внедрению Елены: Александр и Дарья. Их план на май 1 000 000 руб.
Общая цель команды не достигнута, хотя Елена значительно перевыполнила свой план. Это произошло, потому что Александр не достиг поставленной цели.
Цели – это тот же план продаж. Ставьте планки своим менеджерам, повышайте их, сравнивайте результаты. Если у менеджера не получается достичь своей цели, с ним нужно
работать, разбирать ошибки, направлять его работу в правильное русло. Этот отчет даст примерное понимание, каких результатов ожидать от каждого сотрудника и от отдела
продаж в целом. Затем на протяжении месяца вы сможете наблюдать за прогрессом выполнения плана.
Коротко: На что обратить внимание в аналитике amoCRM
Когда компания внедряет CRM своими силами, много времени может уйти на обучение работе с аналитикой. Интеграторы помогут настроить аналитику под нужды компании и
обучить работе с ней. Однако это стоит компании дополнительных трат. Какой из способов настройки аналитики лучше – решать вам. Но помните, что дополнительный инструмент
должен помогать работе компании, а не добавлять головной боли руководителям и сотрудникам.