что такое смарт процессы в битрикс24
Пример работы со смарт-процессом
Рассмотрим работу со смарт-процессом на примере автосервиса. Допустим, наша компания занимается ремонтом автомобилей и продажей деталей. Мы не производим детали, а закупаем их у поставщиков с завода и с помощью смарт-процесса мы создадим реестр закупок, чтобы учитывать договоры с производителями. Таким образом, мы отделим работу с нашими клиентами и поставщиками.
Как создать и настроить смарт-процесс
Для создания процесса перейдём в раздел CRM > Смарт-процессы > Добавить.
Выберем шаблон С чистого листа, чтобы самостоятельно выбрать нужные параметры.
Укажем название для нашего смарт-процесса и выберем нужные инструменты. В нашем примере будем использовать Стадии и канбан, чтобы учитывать наши договоры с производителями.
Затем добавим поля Клиент и Дата начала/Дата завершения для карточки смарт-процесса, чтобы указать нашего поставщика и срок договора. Также активируем опцию Привязка товаров каталога, чтобы указать товары, поставляемые по договору.
Привяжем к смарт-процессу Сделки, чтобы отмечать какие сделки связаны с нашим договором.
Дополнительно привяжем наш процесс к задачам, чтобы потом указать элементы этого смарт-процесса в задаче по перезаключению договора.
После настройки сохраним наш смарт-процесс.
Как работать со смарт-процессом
Перейдём в наш смарт-процесс и настроим стадии для работы.
Также создадим поле, чтобы учитывать в договоре несколько сделок.
В разделе Дополнительно выберите сущность Сделка и сохраните новое поле.
Добавим договор поставки, в котором ответственный сотрудник будет учитывать сделки.
Теперь когда клиенты будут покупать у нас запчасти, сотрудник сможет отмечать эти сделки в договоре.
Таким образом, мы сможем следить, сколько прошло сделок по каждому конкретному договору.
Смарт-процессы в Битрикс24
Инструкция по созданию смарт-процесса с нуля
Смарт-процесс – это тип элемента в CRM, который самостоятельно настраивается пользователем под нужды компании. С внедрением данного инструмента нет необходимости подстраивать сделки, лиды или предложения под логику работы организации. Теперь можно реализовать любой сценарий, включая:
Смарт-процессы были анонсированы в релизе Битрикс24.Берлин и уже доступны в облачной версии системы, тарифа Компания.
В статье расскажем о том, как самостоятельно создать смарт-процесс в Битрикс24 с нуля. Поделимся советами по настройке и использованию нового инструмента.
Пошаговое руководство по созданию смарт-процесса
Чтобы создать смарт-процесс, перейдите в меню CRM → Смарт-процессы → Добавить. Если Смарт-процессы не отображаются на основном списке быстрого доступа, перейдите во вкладку Еще → Смарт-процессы.
Битрикс24 предлагает на выбор два готовых сценария смарт-процесса и один вариант для самостоятельной настройки:
При выборе шаблона «С чистого листа», собираем смарт-процесс поэтапно:
1. Основные настройки
Указываем название процесса. Впоследствии его можно будет отредактировать в любой момент в режиме правки.
Далее выбираем необходимые настройки:
2. После определения основных настроек процесса, переходим к добавлению полей и дополнительных возможностей.
Для выбора в настройках смарт-процесса указано пять основных полей для карточки:
При дальнейшей настройке стандартный набор полей можно расширить пользовательским, аналогично карточкам других сущностей – Лидов или Сделок.
После выбора необходимых полей подключаем дополнительные возможности:
3. Далее настраиваем Связи и Привязку к элементам
Во вкладке Связи настраиваем синхронизацию смарт-процесса с другими процессами или элементами CRM. Например, привязка к Лидам добавляет в карточку Лида поле со списком элементов нашего смарт-процесса, и наоборот.
Пункт Добавить список со связанными элементами в карточку отобразит наш смарт-процесс в карточке Лида:
Опция «Привязать этот смарт-процесс к другим элементам CRM» на данный момент реализована только для Предложений и других смарт-процессов. Лиды, Сделки и Заказы к привязке недоступны.
Привязка к другим инструментам позволяет связать смарт-процесс с четырьмя разделами:
При этом важно соблюдать два правила привязки:
4. Последний пункт настроек – показ вне CRM
Чтобы вынести смарт-процесс в левое меню, достаточно создать новый раздел. Для этого нажимаем кнопку Настроить и пишем название будущего раздела. Если требуется создать сразу несколько пунктов меню, нажимаем кнопку Добавить:
Сохраняем созданный раздел и выбираем его, нажав кнопку Добавить. Для выбора доступен только один раздел. Поменять его можно, нажав на кнопку Изменить:
Смарт-процесс готов! Далее необходимо настроить карточку просмотра и создания.
Настройка внешнего вида карточки
После создания смарт-процесса и выполнения основных настроек, переходим к редактированию внешнего отображения карточки процесса.
Для этого заходим в смарт-процесс, нажимаем на значок шестерёнки → Настройка канбана → Настроить карточку просмотра и создания.
Здесь же можно поменять изначальные параметры или удалить смарт-процесс, нажав на кнопку Настройки смарт-процесса и внеся необходимые изменения.
Проставляем галочки напротив тех пунктов, которые нужно вывести в предпросмотр карточки:
Сама карточка сущности изначально тоже пуста. Аналогично добавлению пользовательских полей в карточке Лида или Сделки, добавляем требующуюся информацию в карточку смарт-процесса. Для этого переходим в карточку (изначально канбан будет пуст, для настройки карточки создайте новую тестовую заявку), нажимаем кнопку Изменить, далее добавляем нужные поля.
Новые поля также можно вынести в предпросмотр карточки, аналогично инструкции выше.
Теперь смарт-процесс полностью готов к использованию! Нет необходимости создавать отдельные воронки и направления сделок – новый инструмент Битрикс24 создан для того, чтобы упростить работу пользователей в различных сценариях и сферах.
Остались вопросы по смарт-процессам? Требуется настройка роботов и триггеров для нового инструмента? Звоните по телефону или заполните форму ниже. Мы проконсультируем вас относительно всех нюансов работы со smart-процессами и дадим советы по использованию любого другого инструмента Битрикс24.
Смарт-процессы
Что такое смарт-процесс
По-другому смарт-процесс можно назвать «Кастомная сущность CRM», «Универсальная сущность CRM» или «Динамический тип сущности CRM».
Смарт-процессы встроены в новое API CRM.
Данные
Примечание: В структуру таблиц заложена возможность указания множественных ответственных для элементов смарт-процессов. Но на данный момент этот функционал ещё не готов до конца.
Особенности хранения данных элементов
Большая часть кода, отвечающего за хранение элементов и значений пользовательских свойств сосредоточена в папке modules/main/lib/userfield/internal
В этой статье можно прочитать подробно про общие процессы динамического создания таблиц и колонок.
Системные поля
Несмотря на то, что часть полей элементов смарт-процесса можно скрыть через настройки смарт-процесса, сами колонки для хранения этих полей, а также их текущие значения, не удаляются.
Они остаются там же, где были. Они только перестают отображаться в интерфейсе, а также перестает работать часть завязанной на эти поля бизнес-логики.
Также следует учесть, что элемент смарт-процесса всегда привязан к направлению и стадии. Даже если этот функционал отключен, для смарт-процесса всегда есть хотя бы одно направление и хотя бы одна стадия.
Если раскидать элементы по стадиям, а потом отключить функционал, то привязки у элементов сохранятся.
Подробнее про системные поля можно посмотреть тут.
Полнотекстовый индекс
Для каждого процесса помимо таблицы элементов создается динамически таблица для хранения полнотекстовского индекса.
Стадии смарт-процессов
ENTITY_ID
Данные о стадиях хранятся в таблице b_crm_status
Поле ENTITY_ID формируется как
Через API значение этого поля можно получить в методе \Bitrix\Crm\Service\Factory::getStagesEntityId()
Например, для смарт-процесса с идентификатором 150 и направлением 3 поле будет
STATUS_ID
Префикс для STATUS_ID формируется как
Например, для финальной стадии по умолчанию для смарт-процесса с идентификатором 150 в направлении с идентификатором 3 поле будет
Через API префикс для смарт-процесса можно получить в методе \CCrmStatus::getDynamicEntityStatusPrefix()
Остальной функционал
Дополнительно
Дополнительно
Пользовательские комментарии
Мы будем рады, если разработчики добавят свои комментарии по практическому использованию методов системы.
Для этого нужно всего лишь авторизоваться на сайте
Но помните, что Пользовательские комментарии, несмотря на модерацию, не являются официальной документацией. Ответственность за их использование несет сам пользователь.
Также Пользовательские комментарии не являются местом для обсуждения функционала. По подобным вопросам обращайтесь на форумы.
Смарт-процессы в Битрикс24
Бизнес постоянно развивается, и его запросы растут, поэтому мы реализовали возможность создавать новые разделы внутри CRM и настраивать их согласно собственным потребностям.
Смарт-процесс – это настраиваемый тип элемента в CRM. Если раньше вам нужно было адаптировать сделки, лиды или предложения под внутренние процессы компании, то теперь вы можете создать собственные сценарии работы.
На данный момент в смарт-процессах вы можете использовать:
Как создать смарт-процесс
Чтобы создать смарт-процесс, откройте CRM > Смарт-процессы > Добавить.
При создании нового процесса вы можете выбрать преднастроенный шаблон смарт-процесса. В шаблонах смарт-процессов Список и Всё включено уже настроены сценарии для работы со списком документов и элементами CRM.
В шаблоне С чистого листа вы можете самостоятельно сделать нужные настройки для создания своего сценария работы. Рассмотрим на примере шаблона С чистого листа доступные опции и настройки.
Во вкладке Основные настройки укажите название вашего процесса.
Затем выберите нужные инструменты для работы со смарт-процессом.
Использовать в смарт-процессе свои направления и туннели продаж
Опция добавит в ваш процесс направления и туннели продаж. Вы сможете создать несколько направлений для этого смарт-процесса аналогично направлениям в сделках.
Использовать в смарт-процессе свои стадии и канбан
С помощью этой опции вы добавите в свой процесс возможность создать стадии и управлять движением элементов по этим стадиям в канбане.
Использовать в смарт-процессе роботы и триггеры
Вы сможете автоматизировать работу с элементами смарт-процесса с помощью роботов и триггеров аналогично запуску роботов и триггеров в сделках или лидах.
Делать новые направления доступными для всех
Если вы используете в вашем смарт-процессе направления, то при создании нового к нему будет автоматически открыт доступ для всех ролей пользователей.
Во вкладке Смарт-процесс добавьте поля для карточки процесса и активируйте нужные опции.
Настройте привязку к элементам CRM для вашего процесса. Таким образом, вы можете связать смарт-процесс с другими элементами CRM или с другими смарт-процессами.
Привязать к этому смарт-процессу
С помощью этой опции вы можете выбрать элементы CRM, которые вы хотите привязать к смарт-процессу.
Например, вы можете привязать Сделки к своему процессу. В таком случае внутри карточки смарт-процесса появится поле с выбором из списка элементов.
Если вы используете опцию Добавить список со связанными элементами в карточку, то в карточке сделки появится ваш смарт-процесс.
Привязать этот смарт-процесс к другим элементам CRM
С помощью этой опции вы можете привязать свой смарт-процесс к доступным элементам CRM.
Например, вы можете привязать свой смарт-процесс к Предложениям. В таком случае при работе с Предложениями появится поле с выбором из списка элементов вашего смарт-процесса.
Если вы используете опцию Добавить список со связанными элементами в карточку, то в карточке смарт-процесса появится выбранный раздел.
Также вы можете связать смарт-процесс с другими элементами CRM, с календарями, задачами и шаблонами задач. В результате к сделкам в CRM, событиям в календаре, задачам или шаблонам задач можно будет добавлять элементы вашего смарт-процесса.
Например, чтобы связать ваш смарт-процесс с задачами, выберите нужную опцию.
Тогда при создании задачи вы сможете указать элементы вашего смарт-процесса.
Во вкладке Показ вне CRM вы можете создать отдельный раздел в левом меню.
Чтобы создать раздел, нажмите кнопку Настроить и укажите название для своего раздела.
После этого выберите созданный раздел.
Когда вы закончите с настройкой, сохраните ваш смарт-процесс и он будет доступен для работы.
Как редактировать смарт-процесс
Откройте вкладку Смарт-процессы, здесь вы увидите список всех созданных процессов.
Нажмите на кнопку слева от нужного процесса и у вас откроется список доступных действий.
Умные сценарии в CRM
В Битрикс24 вы можете автоматизировать работу со сделками и лидами, с помощью умных сценариев. Например, у вас есть сделки, в которых нужно поставить однотипные задачи для сотрудников и запланировать встречи в календаре. Для таких сделок вы можете настроить последовательность роботов, которые совершат нужные действия.
Как создать умный сценарий
Откройте раздел CRM > Лиды/Сделки > Умные сценарии > Создать сценарий.
В появившемся окне укажите название и описание сценария.
Добавьте нужных роботов.
В качестве примера добавим роботов, которые будут ставить задачи сотрудникам после запуска сценария.
Во время настройки робота вы можете указать параметры:
В разделе Настройка сценария вы можете указать дополнительные настройки, если вы использовали параметры: Настроить администратором перед запуском или Спрашивать при запуске.
Когда все настройки будут сделаны, нажмите кнопку Сохранить
Как запустить сценарий
Отметьте сделку и выберите нужный сценарий.
После этого сценарий запустится и выполнит указанные в нём действия.
Как настроить или удалить сценарий
Нажмите на вкладку Список сценариев.
В открывшемся окне вы увидите список всех доступных сценариев.
Чтобы удалить или настроить сценарий, используйте соответствующие действия.