что такое система управления персоналом
Управление персоналом организации: современные стратегии, технологии и методы
Цели и принципы управления персоналом в современной организации
Персонал организации — самый сложный объект управления. В отличие от материальных активов, люди способны самостоятельно принимать решения и оценивать предъявляемые к ним требования. Кроме того, персонал — это коллектив, каждый член которого имеет свои интересы и весьма чувствителен к управленческим воздействиям, причем реакцию на них нередко сложно предугадать.
Современные концепции управления персоналом основаны на признании возрастающей значимости личности сотрудника, на изучении его мотиваций, умении правильно формировать их и корректировать в соответствии со стратегическими задачами, стоящими перед компанией.
Несмотря на то, что с точки зрения руководства основной целью бизнеса является получение прибыли, современная теория и практика управления персоналом немалое внимание уделяет необходимости удовлетворения не только материальных, но и социальных потребностей сотрудников.
Управление персоналом базируется на нескольких важных принципах:
Управление персоналом должно иметь системный характер, то есть необходим скоординированный подход ко всем направлениям формирования и регулирования кадрового состава компании: набору персонала, расстановке руководящих кадров, подготовке и повышению квалификации, отбору и трудоустройству.
Стратегии управления персоналом
Это главное направление формирования профессионального, конкурентоспособного, ответственного и сплоченного кадрового состава организации. Подразумевается, что такой коллектив помогает достигать долгосрочных целей и следовать общей концепции (стратегии) развития предприятия.
Есть две основных характеристики стратегии управления персоналом. Первая — это долгосрочность. Стратегию, предполагающую разработку и изменение психологических установок, мотивации, всей структуры персонала и даже самой системы управления кадрами, нельзя реализовать за короткий срок.
Вторая характеристика — это тесная связь с общей стратегией (концепцией развития) компании, учет факторов внешней и внутренней среды. Изменение последних обязательно влечет модификацию или даже смену стратегии предприятия и требует соответствующих корректировок численности и структуры кадрового состава, его квалификации, навыков, стиля и методов работы.
Существует четыре типа стратегии организации, с которыми тесно связана и современная стратегия управления персоналом:
Предпринимательская стратегия.
Она характерна для компаний, занимающихся новым видом деятельности, в центре внимания которых удовлетворение всех требований заказчика без тщательной проработки последствий. Стратегия управления персоналом в этом случае отличается следующими чертами:
Стратегия динамического роста.
В этом случае степень риска значительно меньшая, закладывается фундамент для будущего компании, все решения принимаются на основе сопоставления целей и средств, необходимых для их достижения. Черты кадровой управленческой стратегии таковы:
Стратегия прибыльности.
Центром ее внимания является сохранение существующего уровня прибыли предприятия. Этому же подчинена стратегия управления персоналом:
Стратегия ликвидации.
Продажа активов компании с целью устранения убытков. В будущем возможно сокращение штата, поскольку ожидается дальнейшее падение прибыли. Стратегия управления персоналом в этом случае следующая:
Стратегия круговорота.
Основная цель — спасение компании. С целью выживания нередко принимаются меры по сокращению штатов. Управление персоналом имеет следующие характеристики:
Технологии управления
Это своеобразный инструмент воздействия, использующий специальную систему методов, способов и целей.
Все разработанные технологии можно разделить на несколько групп в зависимости от конечной цели, масштабов применения или происхождения. Последняя классификация является наиболее распространенной в кадровой работе. Согласно ей технологии управления персоналом можно разделить на четыре большие группы:
Выбор той или иной технологии управления развитием персонала должен опираться на понимание того, какими ресурсами обладает компания и каковы базовые задачи, стоящие перед кадровой службой. Специалисты рекомендуют использовать на практике несколько технологий, чтобы повысить эффективность управления персоналом. Например, сочетание традиционных и инновационных подходов в сфере подбора кадров помогает точнее выявить перспективных кандидатов на должность, определить лидерские качества претендентов.
Методы управления
Это способы воздействия на персонал с целью достижения определенных управленческих целей, необходимых для функционирования компании в целом.
Наука и практика менеджмента выработали три группы методов управления персоналом организации:
Современные подходы к управлению персоналом на каждом из уровней
Сегодняшние HR-специалисты используют на каждом этапе своей работы множество самых различных разработок и методик. Каждый уровень — от подбора персонала до его увольнения — имеет определенные приемы, направленные на достижение максимальной эффективности.
Подбор кадров. На этом этапе может применяться целый комплекс подходов:
Адаптация — процесс вхождения новых сотрудников в коллектив и ознакомление их со спецификой работы. Кадровые службы компании должны способствовать быстрой адаптации новых членов команды.
Для этого используются следующие методы:
Мотивация — материальная и нематериальная. Обычно оба этих вида применяются совместно. В качестве материальной мотивации может применяться система денежных вознаграждений (премий по итогам работы или участия сотрудников в распределении прибыли компании). Нематериальная мотивация выражается в форме повышения самооценки, создания психологического комфорта или формирования у сотрудника гордости за проделанную работу. Система нематериальной мотивации была очень развита в эпоху социализма, когда работникам за отличную работу давали вымпелы, почетные грамоты или присваивали звание “Ударник коммунистического труда”.
Оценка. Необходима для получения объективного представления о профессиональных качествах сотрудников. Наиболее популярные методы оценки персонала:
Обучение и развитие персонала. В рамках этого подхода к управлению персоналом кадровыми службами могут проводиться:
Система управления персоналом компании с одной стороны зависит от кадровой службы, а с другой — возлагает на нее ответственность за решение массы кадровых вопросов. Последние тесно переплетены с бизнес-стратегией компании. В целом ряде случаев неоценимой бывает помощь профессиональных HR-консультантов. В первую очередь речь идет о решении таких задачах, как:
Таким образом, привлечение профессиональных HR-консультантов вносит важный вклад в развитие компании в целом, обеспечивая системе управления персоналом независимый кадровый аудит и снижение рисков правового характера.
Система управления персоналом: содержание, цели, функции и методы
Управление персоналом – это целенаправленная и совместная деятельность состава руководства организации. К нему относятся руководители предприятия, а также другие специалисты, которые ответственны за выработку действенной концепции политики кадрового дела и индивидуальных методологических основ управления работниками организации. В ходе руководства сотрудниками должна быть выработана четкая система управления персоналом, организация и последующее планирование работы кадров, проведение маркетинговой политики в области персонала, а также определение потенциала каждого сотрудника и потребность его в организации.
Что такое система управления персоналом?
В широком смысле, это понятие означает совокупность определенных методов, способов, процедур и технологий работы с кадрами, работающими в какой-либо организационной структуре.
Выделяется несколько основополагающих подходов, которые формулируют систему управления кадрами в зависимости от того, какой из аспектов данного явления подлежит рассмотрению.
В современном мире понятие системы управления персоналом, как правило, включает:
Это лишь основные кадровые технологии, представляющие диапазон, который включает в себя любая система управления персоналом. Все элементы данной системы можно объединить в три больших блока: технологии по формированию и представлению персонала, технологии по развитию персонала и технологии, направленные на рациональное использование ресурсов действующего персонала.
Система, направленная на управление персоналом той или иной организации, – это одна из составляющих организации в целом. От ее эффективности и налаженности напрямую зависит успешное развитие и существование организации в пространстве экономики.
Подсистемы управления персоналом в организационной структуре
На современном этапе экономического развития система управления персоналом включает, как правило, несколько основополагающих подсистем, которые специализируются на осуществлении ряда определенных функций.
Подсистема общего и линейного управления кадрами в организации
Работа данной подсистемы направлена как на управление всей организацией в целом, так и на управление различными производственными и функциональными подразделениями. Таких структурных подразделений может быть достаточно много, в зависимости от масштаба организационной структуры и масштаба предприятия.
Подсистема планирования и маркетинговой политики в отношении персонала
Эта подсистема включает в себя функции, связанные с разработкой политики кадров и стратегий управления ими, а также функции, направленные на анализ потенциала персонала и рынка труда в целом, организацию планирования действующих кадров, планирование и последующее прогнозирование существующей потребности в новом и нынешнем персонале.
Подсистема учета существующего персонала в данной организации
Суть ее функционирования связана с организацией найма работников, обеспечении собеседования, количественной и качественной оценки эффективности отбора и приема в организацию определенных кадров. Сюда же относят профессиональную ориентацию работников, рациональное использование и распределение персонала по существующим в организации подразделениям, управление занятостью в целом и учет приема, поощрения, перемещения, увольнения каждого из сотрудников.
Подсистема, направленная на управление организационными отношениями
Является компонентом, без которого менеджмент персонала не смог бы стабильно существовать и развиваться. Управление организационными отношениями включает следующие функции:
Подсистема, обеспечивающая нормативные условия трудовой деятельности
Этот компонент направлен на соблюдение определенных требований и правил в области охраны труда, окружающей среды, технической эстетики и эргономики трудового процесса.
Подсистема, управляющая развитием кадров
Занимается обучением, переподготовкой, повышением квалификации действующего персонала. Система управления не была бы эффективной без периодической оценки сотрудников, осуществления мероприятий, направленных на адаптацию новых кадров, реализации продвижения тех или иных сотрудников по карьерной лестнице и организации резерва кадров.
Подсистема, отвечающая за мотивационный компонент
Работа этого подразделения связана с управлением мотивами поведения работников, нормированием и тарификацией процесса производства, разработку систем заработной платы сотрудникам, форм их участия в капитале и прибыли, организацией морально положительного подкрепления персонала в виде поощрений.
Подсистема, управляющая социальным развитием
Занимается организацией регламентированного общественного питания, развитием организационной культуры работников и их физическим воспитанием, а также обеспечивает охрану отдыха и здоровья, социальное страхование сотрудников и управление жилищным обслуживанием.
Подсистема, направленная на развитие структуры организационного управления
Этот компонент анализирует уже сложившуюся в организации структуру руководства и отвечает за разработку расписания штата персонала.
Подсистема обеспечения прав в системе управления персоналом
Решает юридические вопросы в области отношений на производстве, согласует распорядительные и другие официальные документы по управлению кадрами.
Организационные структуры, из которых состоит система управления персоналом
Данные организационные структуры ответственны за руководство системой управления кадрами и различными видами трудового обеспечения:
Исходя из этого, можно сделать вывод, что эффективно действующая система управления персоналом должна состоять из абсолютно всех процедур по работе с кадрами, начиная с определения и составления основных идей по взаимодействию администрации и руководства с сотрудниками, и заканчивая увольнением работников. Причем, все подсистемы должны четко функционировать и взаимодействовать между собой.
Методы согласованной работы системы управления персоналом
Чтобы в действующей организации была хорошо налаженная система управления, для персонала сотрудники кадровой службы применяют определенные методы, направленные на построение структуры управления. Данные методы можно объединить в две большие группы:
Основным методом, действующим в построении системы управления сотрудниками, считается системный анализ. Этот методологический принцип относится к системному подходу и помогает решить проблемы, связанные с совершенствованием и улучшением такого явления, как система управления персоналом. Также существуют и другие основополагающие методы.
Метод сравнений
Его суть заключается в сравнении уже существующей на предприятии системы управления сотрудниками с подобной системой управления в успешной и популярной организации. Сравнение будет давать эффективный и положительный результат при сопоставлении однородных управленческих систем.
Принцип последовательной подстановки
С помощью него изучается влияние на действие системы управления кадрами каждого из факторов, входящих в состав действующей системы, по отдельности. Факторы ранжируют и подбирают наиболее оптимальные и существенные.
Метод декомпозиции
Действует по принципу расчленения сложных явлений на простые. Если элементы будут как можно проще, то проникновение в самую глубь изучаемого явления будет полнее.
Принцип динамики
Предусматривает положение определенных данных в ряду динамики и последующее исключение случайных и ошибочных отклонений из него. Данный принцип обычно используют, исследуя разнообразные количественные показатели, которыми характеризуется система управления персоналом.
Структуризация целей
Отвечает как за качественное, так и за количественное обоснование каких-либо целей и стратегий, существующих в организации, а также целей, которых придерживается действующая система управления персоналом, сопоставляя их с целями предприятия.
Экспертная аналитика
Основа этого метода заключается в привлечении высококвалифицированных экспертов в области управления кадрами, а также руководящего состава организации к данному процессу. При помощи экспертного анализа можно выявить различные направления по совершенствованию управленческой системой в области персонала той или иной организации или предприятия, оценить причины возможных существующих недостатков данной системы.
Нормативный принцип
Отвечает за применение нормативов, определяющих содержание и состав набора функций в области управления кадрами, за численность сотрудников по этому набору функций, тип структуры организации и определенные критерии, по которым строится аппарат управления кадрами и организацией в целом.
Принцип параметрии
С помощью него выявляют и устанавливают функциональные зависимости, наблюдаемые между параметрами действующей системы управления кадрами и параметрами набора элементов системы производства для установления соответствия.
Морфологический анализ
Данный метод является своеобразным средством, использующимся для изучения различных всевозможных комбинированных вариаций организационных решений. Эти решения вырабатываются для осуществления отдельных функций, чтобы система управления персоналом работала эффективно.
Это делают так: записывают в столбик все существующие функции системы, а затем напротив каждой из них построчно указываются все возможные способы и варианты осуществления той или иной функции. В итоге получается так называемая морфологическая матрица. Основная идея данного принципа таится в раздроблении сложной задачи на более мелкие, так как их намного легче решать одну за другой по отдельности.
Творческие совещания
Это принцип коллективного обсуждения руководителями и специалистами различных направлений, в которых должна развиваться система управления персоналом. В чем заключается эффективность этого «словестного» методологического элемента? Дело в том, что когда один из руководителей высказывает какую-либо идею, то у других собеседников вызывается еще несколько новых идей и так происходит до образования большого потока решений. В ходе этого можно найти действительно очень много путей к совершенствованию структуры организации.
Система организационного управления персоналом и ее проектирование
Такой вид проектирования в области управления кадрами, как организационное – это процесс, в ходе которого разрабатывается проекты по организации эффективных систем управления сотрудниками на том или ином предприятии. Система управления персоналом в этом случае будет являться основой всей действующей системы управления, сложившейся в рассматриваемой организационной структуре.
Этапы, согласно которым проектируется система организационного управления персоналом
Проект, разрабатывающийся для выстраивания системы управления той или иной организации должен состоять из следующих этапов.
Иными словами, «технико-экономическое обоснование» необходимости и целесообразности в области совершенствования существующей системы управления персоналом. Этот этап нужен для того, чтобы обосновать производственно-хозяйственную необходимость и технико-экономическую целесообразность. Включает в себя такие разделы, как:
Задание на проектирование
Это исходный документ, необходимый для того, чтобы система организационного управления персоналом начала подвергаться совершенствованию. В состав этого задания на оргпроектирование советуют включать следующие необходимые разделы:
Общий проект
По нему будет разработана система организационного управления персоналом. Он основывается согласно утвержденного вышестоящим руководством задания на непосредственное организационное проектирование. На этой стадии документация включает в себя: общесистемную, линейноруководственную, целевоподсистемную, функциональноподсистемную и документацию по подсистемам обеспечения.
Рабочий проект
Он является основой внедрения системы управления персоналом в исследуемой организации. Данный этап следует после утверждения общего проекта. Целью рабочего проекта будет разработка рабочей документации, которая обязательна для внутреннего пользования и выполнения.
Следующая цель данного этапа – проведение работ по приему и сдаче и обеспечение нормированной работы системы по управлению кадрами на предприятии. Документация рабочего проекта состоит из аналогичных частей, наблюдаемых в общем проекте.
Непосредственно внедрение проекта
Проект для работы системы управления персоналом должен включать в себя следующие стадии:
Цели и функции системы управления персоналом
Независимо от типа и структуры организации, ее целью будут являться какие-либо конкретные состояния или же искомый набор результатов, которых эта организационная структура хочет достигнуть в идеале. Для того, чтобы выработать цели организации, а особенно цель, самой системы управления персоналом, потребуется немало усилий, так как это задача довольно трудоемкая.
Обобщая систему целей, которые хочет достигнуть организация, можно выделить, как минимум, четыре блока, классифицируемых по типу целевой направленности:
Что касается такого системы управления персоналом, то у каждого подразделения в службе управления кадрами наблюдается своя определенная цель и исполняемые функции.
Отдел кадров
Основной целью данного подразделения можно назвать сохранение востребованных и высококвалифицированных сотрудников в условиях нестабильного производства, а также прием на работу нового персонала. Основными функциями отдела кадров, как правило, являются:
Отдел, ответственный за обучение работников
Без него система организационного управления персоналом не была бы стабильной, слаженной и эффективной. Целью этого подразделения должно быть соответствующее обучение как руководителей, так и различных специалистов и рабочих, находящихся в организации. Перечень функций данного отдела заключается в следующем:
Трудовой отдел и отдел, ответственный за заработную плату сотрудников
Целью деятельности этого функционального подразделения будет разработка объективного оценивания профессиональных результатов каждого из сотрудников для того, чтобы поддерживать действенную, эффективную мотивацию его непосредственной трудовой деятельности в организации. Функции этого отдела следующие:
Отдел, занимающийся социальным развитием
Его цель – реализовывать права и всевозможные гарантии социальной защиты всех кадров, из которых состоит система организационного управления персоналом. Что касается функций данного отдела, то подразделение соцзащиты занимается разработкой и планированием средств социального страхования работников компании, организацией различных фондов помощи, а также:
Отдел по охране труда и соблюдению правил техники безопасности
Система организационного управления персоналом была бы нестабильной без этого подразделения, так как главной его целью является обеспечение кадров нормальными, безопасными условиями для выполнения своих служебных обязанностей. Касательно функций, этот отдел занимается:
Лаборатория социологии
Целью деятельности подразделения будет формирование благоприятного психологического климата для сотрудников организации. С помощью социальной лаборатории система по управлению персоналом будет адекватной и недеструктивной. Функциями подразделения является:
Функции руководящих должностей, из которых состоит система организационного управления персоналом
Одной из самых важных должностей в системе кадрового управления является заместитель директора в области управления кадрами организации. У него есть определенный набор функций. Итак, человек, занимающий данную должность, и занимается утверждением таких документов, как:
Также заместитель начальника по управлению кадрами, подписывает:
Кроме того, человек на данной должности должен согласовывать следующие виды трудовой деятельности с такими членами руководства:
Следующая руководящая должность в системе организационного управления персоналом – это человек, занимающий должность менеджера по персоналу. Он должен обладать набором нужных и современных знаний по управлению кадрами во всех существующих аспектах. Ведь именно он осуществляет непосредственную работу в области управления сотрудниками, начиная с исследования рынка труда и приема определенных штатных сотрудников на различные должности и заканчивая мероприятиями по их увольнению или уходу на пенсию. Его функции заключаются в следующих процедурах:
Обобщая все элементы, можно увидеть, что цели системы управления персоналом обширны и разнообразны, так же, как и функции. Однако все зависит от масштаба предприятия или организации, в котором реализуется эта самая система.
Кадровая стратегия и ее место в системе управления персоналом
Кадровой стратегией можно назвать общую концепцию того, как достичь главных желаний и целей организационной структуры предприятия в области управления кадрами и как правильно распределить необходимые для этого имеющиеся ресурсы.
В практическом значении, кадровая стратегия – составная часть в организационной системе управления персоналом
Как безболезненно автоматизировать систему управления персоналом
Сегодня наличие в штате высококвалифицированных специалистов и высокопрофессиональных менеджеров резко усиливает позиции практически любой компании, в каком бы сегменте рынка она ни работала. На ИТ-рынке из-за острейшей нехватки квалифицированных кадров эта тенденция проявляется особенно остро.
Несколько лет назад и для нашей компании положение стало, можно сказать, критическим: мы смогли найти перспективные ниши, позволявшие бизнесу расти и развиваться, но вынуждены были ставить проекты в длинную очередь или даже терять их — именно из-за неспособности своевременно заполнять открывающиеся вакансии. И это несмотря на то, что в компании работают первоклассные, хорошо мотивированные HR-специалисты.
Мы видели, что ситуация будет только усугубляться. И решили кардинально переломить ее, создав в компании новую автоматизированную систему управления персоналом, интегрированную в ERP-систему предприятия. Эта система должна была позволить нам успевать за ростом потребности в высококвалифицированных и компетентных специалистах разного профиля (консультанты, бизнес-аналитики, эксперты и др.).
Проект позволил нам значительно снизить остроту кадровой проблемы до уровня, когда она перестала ограничивать развитие компании. Вместе с тем он оказался весьма непростым, несмотря даже на то, что внедрение в крупных компаниях ERP-решений разного профиля — это наша специализация, и мы действительно умеем это делать. Опираясь на опыт создания, внедрения и ежедневного применения нашей новой HR-системы, мы выявили ряд правил, следование которым позволит практически любой компании пройти этот путь максимально безболезненно.
Ниже мы рассмотрим эти рекомендации и проиллюстрируем их конкретными примерами из нашего проекта.
Рекомендация 1: Выявите самую острую для предприятия проблему, ориентируясь на объективные количественные показатели
Например, на время замещения вакансий — продолжительность работы сотрудника в компании, продолжительность и стоимость необходимых шагов по доучиванию нового сотрудника. Общего решения тут нет, даже если компании работают на одном рынке. Для одних компаний основная проблема — это текучесть кадров, для других — потеря эффективности системы мотивации, для третьих, как в нашей компании, самым проблемным участком HR окажется рекрутинг.
В нашей компании процессы управления персоналом четко регламентированы, определены критерии их результативности. Оценив прогнозируемый поток заказов по разным специальностям, мы решили, что эффективность рекрутинга, измеряемая по закрытым вовремя вакансиям, не должна быть менее 80%. При этом вакансии могут быть закрыты как кандидатами, пришедшими с рынка труда, так и сотрудниками компании.
Приведу пример. Для участия в нескольких тендерах нашему департаменту требовались аналитики по определенным направлениям. В разумные сроки кандидат, соответствующий требованиям заявки, найден не был. Пришлось отказаться от участия в тендере, и компания лишилась возможности получить крупный проект. Ущерб превысил несколько десятков миллионов рублей.
Мы проанализировали рынок труда и поняли, что дефицит на ИТ-рынке распространяется не только на должность, необходимую для данного тендера, но и на руководителей проектов, системных архитекторов и разработчиков ПО. Стало ясно, что в сжатые сроки одновременно закрывать множество вакансий по этим специальностям совершенно нереально. Тогда мы, с одной стороны, усилили и сделали системным внутренний рекрутинг, позволяющий сотрудникам менять карьерную траекторию. С другой стороны, стали набирать больше специалистов заблаговременно. Но и с учетом этого поднять эффективность рекрутинга выше указанного порога не удастся.
Рекомендация 2: Оцените проблему количественно, используя минимально достаточное число показателей
В рамках нашего департамента мы выделили несколько важных показателей, по которым можно оценить эффективность рекрутинга. Это:
Выбрав показатели и их целевые значения, мы провели аудит, который показал, что на тот момент показатели сильно не дотягивали до установленных значений. Так, доля вакансий, закрытых вовремя, не превышала 65%, а качество подбора составляло 50%. Именно в этот момент витавший в воздухе вопрос о качественном и эффективном рекрутинге (как внутреннем, так и внешнем) был поставлен принципиально. И в результате именно этот процесс стал одним из первых объектов оптимизации. Ведь пока все целевые показатели не достигнут заданного уровня, все остальные функции управления кадровыми ресурсами оказываются неэффективными.
Рекомендация 3: Выбирайте те инструменты автоматизации, которые действительно могут дать нужный эффект
Это могут быть автоматизированные системы подбора персонала, инструменты, позволяющие оптимизировать процесс, а также роботизация самого процесса.
Безусловно, для многих специальностей в поиске и подборе важно применять такие «маркетинговые» инструменты, как социальные сети (выбранные с учетом характера вакансий), корпоративный сайт компании, специализированные внешние сервисы. Но я хочу особо подчеркнуть значение инструментов, начинающих действовать, когда мы уже «завлекли» кандидата и теперь нам важна настоящая продуктивная работа именно с ним.
На текущем этапе развития нашей компании мы остановились на следующих целях (за каждой из них стоит внедрение определенного набора инструментов для решения конкретных задач):
Эти тщательно отобранные инструменты повышают эффективность сбора и обработки информации, улучшают процедуру подбора в целом, а также оптимизируют бизнес-процесс. В совокупности они дают существенный эффект, при этом их не слишком много, то есть не происходит распыления усилий.
Рекомендация 4: Создайте ИТ-решение, предоставляющее все эти инструменты
Система управления персоналом, ранее внедренная в нашей компании на основе отечественной платформы, поддерживала функции кадрового учета, но в полной мере не соответствовала всем особенностям процесса рекрутинга, без учета которых существенный прогресс был невозможен.
В рамках данного проекта мы построили целостную единую систему, которая позволяет проводить всестороннюю оценку персонала на современном уровне (личная карточка кандидата/сотрудника с результатами тестирования, оценкой эффективности на испытательном сроке, конкретной информацией по подтвержденным и декларированным компетенциям и т.д.). Отчетность в системе настроена таким образом, что HR-менеджеры могут получать объективную информацию по кандидатам (внутренним и внешним) и оперативно закрывать вакансии бизнеса.
Интеграция с системой документооборота позволяла на основании кадровых документов запускать соответствующие бизнес-процессы, которые автоматически генерировали задачи исполнителям и своевременно уведомляли их (в том чмсле по электронной почте). Такие механизмы уведомлений оказались особенно результативными для «проталкивания» застрявших заявок. Инициатор заявки или HR-менеджер получили возможность в любой момент отследить на каком этапе и у какого исполнителя находится заявка на подбор, а затем и принять оперативные меры по ускорению ее согласования.
Интеграция с почтовым клиентом позволяет прямо из системы управления персоналом направлять кандидатам письма, уточняющую информацию по вакансии, условия труда и т.д.
Оценка эффективности работы кандидата в период испытательного срока позволяет своевременно выявить сложности в адаптации сотрудника, скорректировать их и после этого успеть еще поработать с соискателем, чтобы понять, позволяют ли принятые меры эффективно работать с ним.
Наконец, интеграция с внешними источниками не только сокращает время заполнения единой базы, но и помогает оценить эффективность рекрутинговых ресурсов.
Рекомендация 5: На этапе создания решения применяйте agile-менеджмент
Это позволит быстрее выйти на первые практические результаты и поддержать почти непрерывный поток ценных для пользователя новых возможностей создаваемой системы. Кроме того, вы сможете практически сразу выявлять любые несоответствия идей реальной жизни и корректировать их в приемлемые сроки. Других вариантов получения всех этих преимуществ сегодня просто нет.
В нашей компании мы применяем agile в крупных проектах внедрения ERP-решений, поэтому нам не составляет труда применять эти методики на практике «внутренних» автоматизаций. Поскольку в процессе подбора персонала задействованы не только HR-менеджеры, но и руководители проектов, то применение agile позволяет нам на каждом этапе процесса рекрутинга получать оперативную обратную связь по внедрению и настройке системы. Это значит, что на каждом участке работ можно выявлять и вовремя корректировать те или иные практики рекрутинга, препятствующие достижению эффективности автоматизированного процесса подбора.
Рекомендация 6: При завершении проекта проверяйте, получен ли от автоматизации намеченный эффект
Если мы понимаем, что процесс оптимизирован и установленные показатели эффективности процесса рекрутинга достигнуты, то можно переходить к другим важным бизнес-процессам управления персоналом, к созданию решений для других подразделений компании. Но если мы понимаем, что по результатам автоматизации есть, мягко говоря, «недоработки», то необходимо провести детальный анализ и докопаться до причин. И только устранив их, можно двигаться дальше в направлении автоматизации.
Так, например, в нашей компании, согласно требованиям ISO 9001:2015, все процессы строго регламентированы. И в рамках процесса управления персоналом процесс рекрутинга имеет свой отдельный «сценарий».
После автоматизации процесса рекрутинга мы поняли, что нам не хватает подсистемы проведения анализа бизнес-процессов и выявления отклонений. С этой целью мы разработали подсистему, в основе которой лежит метод Process Mining. Это позволило нам оперативно выявить отклонения в работе любого бизнес-процесса и «отшлифовать» его в соответствии с установленными бизнес-требованиями.
Подведем итоги
Сегодня, когда система прошла длительную всестороннюю проверку, когда накоплена и проанализирована статистика ее работы, я могу с уверенность сказать, что автоматизация управления персонала позволила нашей компании сделать подбор более качественным и эффективным. Что касается скорости подбора персонала, то количество вовремя закрытых (внутренними и внешними кандидатами) вакансий увеличилось до 86%. А качество подбора достигло уровня 90%. Кроме того, у нас появилась возможность выбирать и использовать наиболее эффективные для нашего сегмента рекрутинговые ресурсы.
Рекрутинг — это все-таки базовый, но при этом достаточно важный процесс, который в значительной мере влияет на все остальные функции управления кадровыми ресурсами. Именно с этого процесса я бы рекомендовала начинать автоматизацию управления персоналом. Разгрузка HR-менеджеров от рутинных операций по рекрутингу будет стимулом для развития не менее важных направлений, таких как наставничество, обучение и развитие персонала, в том числе создание стажерской программы, мотивации и геймификации.
Да, мы опирались на специфику нашего бизнеса и особенности управления в нашей компании при принятии решения об автоматизации. Но я уверена, что предложенные рекомендации помогут и другим средним и крупным компаниям в решении подобных кадровых проблем.
Светлана Гацакова, директор департамента корпоративных информационных систем ALP Group
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.