что такое система социального кафетерия
Принцип кафетерия — достойный апгрейд социального пакета
По данным HeadHunter, в России сохраняется тенденция: рост числа открытых вакансий явно опережает динамику резюме.
При этом уровень спроса на высококвалифицированных специалистов продолжает оставаться стабильно высоким, в то время как о росте предложения на рынке труда говорить не приходится: количество вакансий и резюме сопоставимо, т.е. выбора у работодателей фактически нет.
Приманка для профи
В такой ситуации значительно усложняется процесс найма и подбора персонала. В какой-то момент каждый HR-специалист обнаруживает, что за хороших маркетологов, специалистов по продажам, квалифицированных инженеров приходится буквально «драться». Все это заставляет работодателей задуматься о том, как выделиться на рынке труда, какие условия предложить потенциальным сотрудникам, чтобы уговорить их принести в компанию свою трудовую книжку, квалификацию и опыт? В последнее время все больше компаний в качестве «приманок» для сотрудников стали использовать социальные пакеты.
Если бюджет позволяет…
Социальный пакет компании Google известен на весь мир. В компанию два раза в неделю приходят врачи и стилисты. Сотрудники обеспечены трехразовым бесплатным питанием в нескольких ресторанах, расположенных на территории офиса. Организован детский сад и даже компенсационные выплаты членам семьи в случае смерти сотрудника. Google приводится в пример не случайно. Эта компания известна не только благодаря своим поисковым сервисам. В этом году Google стал самым дорогим брендом в мире, а на кадровом рынке компания популярна в том числе и по причине предоставления персоналу многочисленных льгот. Естественно, что не каждая российская компания может предложить своему персоналу такой же широкий набор привилегий. Вот тут-то на помощь и приходит принцип «кафетерия».
Разумная экономия
Принцип «кафетерия» позволяет каждому работнику выбрать необходимые социальные льготы с учетом его уровня квалификации, должности, опыта работы и заслуг перед компанией. Среди льгот могут быть различные виды медицинского, автомобильного и имущественного страхования, бесплатные туристические путевки, обучение иностранным языкам, абонементы в фитнес-центры, и даже такие экзотические компенсации, как оплата услуг химчистки, детского сада для ребенка, коммунальных платежей. Работники, самостоятельно выбирающие компенсации, как правило становятся более лояльными компании, ведь возможность выбирать вознаграждение самостоятельно уже сама по себе рассматривается персоналом как определенная льгота. По данным опроса HeadHunter, большинство специалистов предпочли бы самостоятельно выбрать себе льготы, которые подходят именно им, а не получить уже фиксированный, «коробочный» пакет. В настоящий момент за опциональный компенсационный пакет высказалось 88% респондентов, тогда как предоставить его готовы только 14% работодателей. Однако формат «кафетерия» выгоден и работодателю, поскольку позволяет экономить значительные денежные средства на невостребованных льготах и целевом перераспределении бюджета. Ведь, как показывает практика, в большинстве случаев социальный пакет содержит одинаковый и не всегда актуальный набор льгот и компенсаций для всех сотрудников. Получается, что сотрудники не пользуются предоставляемыми им льготами, а компания при этом теряет деньги на ненужные выплаты.
Принцип «кафетерия» отражает идею демократического общества, основным постулатом которого является свобода слова и выбора, поэтому он уже давно стал стандартным инструментом управления персоналом на Западе. В Россию льготы по выбору для своих сотрудников принесли с собой крупные международные корпорации. Этот принцип только начинает находить у нас своих приверженцев.
Знать бы, где упасть…
…соломку бы подстелил
Современные решения позволяют автоматизировать процесс формирования меню льгот и компенсаций, назначения размера компенсаций сотрудникам, отслеживания потраченных на компенсации денежных средств. Программы позволяет также назначать индивидуальные компенсации в качестве поощрения сотрудников, мотивируя их тем самым на достижение лучших результатов, а также планировать и анализировать бюджет на компенсации и льготы по каждому сотруднику и компании в целом. На рынке присутствует ряд решений, реализованных на различных платформах, каждая из которых имеет свои преимущества. Например, решения на платформе 1С позволяют HR-специалисту, отвечающему за компенсационную политику, работать в привычной учетной системе в привязке к данным по заработным платам сотрудников. А подобное же решение, реализованное на платформе SharePoint, зачастую интегрировано в корпоративный портал, что позволяет каждому сотруднику самостоятельно выбирать компенсации и отслеживать их использование, а HR-специалист в данном случае выполняет только функции администрации и контроля.
Благодаря автоматизации внедрение принципа «кафетерия» становится менее трудоемким, и можно надеяться, что все большее количество компаний будут предоставлять своим сотрудником право выбора льгот, сделав тем самым принцип «кафетерия» рабочим инструментом привлечения и удержания квалифицированного персонала.
Дарья Романюк, специалист по маркетингу, АстроСофт.
Как кафетерий льгот мотивирует сотрудников и экономит бюджет
Классические социальные пакеты — больше не уникальное преимущество работодателя. Во-первых, они воспринимаются работниками как данность, во-вторых, не индивидуализированы — а значит, не мотивируют должным образом.
Вознаграждение должно подразумевать вариативность, соответствовать личности сотрудника и быть уместным в конкретный период. Скажем, молодому здоровому человеку далеко не всегда нужен ДМС, а людей со знанием английского вряд ли вдохновит оплата уроков, например, в Skyeng.
Проблема решается введением системы гибких льгот, в основе которой — самостоятельный выбор работником нужного бонуса. Она работает по принципу кафетерия, только «в меню» вместо бутербродов и кофе — медицина, страхование, обучение и фитнес. Встречаются и экзотические варианты вроде компенсации бензина, доставки еды, билетов на спортивные матчи или в театр. По данным The Society for Human Resource Management, британской ассоциации по трудовым ресурсам, такое решение явно на пользу бизнесу. Так, в компаниях с внедренным кафетерием льгот производительность труда выше на 24%, эффективность набора персонала — на 11%, а удержания — на 17% в сравнении с другими организациями.
При этом мало предложить выбор — важно обеспечить соответствующий функционал. Просто представьте, что ваши HR-менеджеры вручную собирают заявки с каждого человека, потом сортируют и вносят в Excel-таблицу. Долго, дорого и неэффективно.
Зачем «Кьези» автоматизация выбора льгот
Международная группа компаний «Кьези» больше 85 лет занимается исследованиями в сфере фармацевтики и здравоохранения и представлена в 30 странах. В российском филиале работают 170 сотрудников, из которых 50 — в столичном офисе, а остальные распределены по всей стране.
Поскольку «Кьези» придерживается европейского формата взаимодействия с персоналом и выступает социально ответственной корпорацией, в центре ее стратегии развития — люди. Поэтому набор льгот был всегда: сначала разные программы ДМС, постепенно добавились дополнительный отпуск, доплата за стаж, компенсация транспортных расходов и мобильной связи, корпоративное обучение с доступом к библиотеке, страхование жизни и прочие бонусы.
Перечень льгот регулярно пересматривается и расширяется, а правила их предоставления редактируются — поэтому в 2019 году было решено оптимизировать весь процесс выбора и реализации корпоративных бенефитов.
Что было до
Ранее сотрудники «Кьези» могли изучить информацию по льготам только в формате презентации на внутреннем портале — это был простой перечень с минимальными разъяснениями.
Были и другие нюансы:
Специалисты HR-отдела компании проанализировали все недостатки текущей системы, изучили лучшие практики на рынке и сформулировали новую концепцию выбора льгот, которую назвали «Конструктор бенефитов». В ее основе — комбинирование и гибкость, автоматизация и интерактивность.
Как выбирали решение
При выборе программного продукта для автоматизации кафетерия льгот компания опиралась на следующие критерии:
Кто реализовал проект
Основная сложность автоматизации кафетерия бенефитов заключалась в том, что приходилось привлекать и координировать разные команды. Для нивелирования рисков проектом руководили старший HR-специалист и ИТ-директор «Кьези».
Внешними участниками проекта стали:
За внедрение программного продукта отвечало ИТ-управление «Кьези», за согласование и защиту бюджета — финансовое управление, а предварительным тестированием системы занимались работники региональных представительств в Москве, Челябинске, Ставрополе и Красноярске.
Шаг за шагом
Проект был реализован в течение 2020 года.
Как решение выглядит сейчас
Платформа работает по принципу конструктора LEGO — пользователи в интерактивном режиме собирают пакет льгот «под себя». Сотрудники могут видеть полный список привилегий в личном кабинете, самостоятельно составлять и управлять индивидуальным набором бенефитов, видеть материальное исчисление всех получаемых льгот и получать компенсационные выплаты.
Например, у всех сотрудников появилась возможность компенсировать затраты на гибкие льготы дважды в год — в середине страхового года и по его окончании, а также видеть в системе остатки средств, которые можно потратить на ту или иную льготу.
С точки зрения работодателя, в свою очередь, эта система — возможность мгновенно транслировать новые ценностные предложения, в автоматическом режиме управлять затратами на мотивацию персонала и оперативно корректировать программы бенефитов.
Конструктор автономен в работе, а подробная инструкция, разработанная совместно с «ТопФактор», позволила минимизировать количество технических ошибок и проблем в использовании. За год работы было зафиксировано не больше 40 обращений по техническим проблемам, хотя к системе подключено без малого 170 пользователей.
Что в итоге дает автоматизация
Экономия и оптимизация бюджета
В случае «Конструктора бенефитов» разрешились сразу две проблемы, связанные с бюджетом:
После анализа выбора работников «Кьези»убрал из предложения невостребованные услуги и клиники и таким образом снизил стоимость программы. Более того, компания получила выгодное предложение на будущий страховой год, превышающее текущую стоимость договора всего на 5% взамен первоначальных 17%, даже несмотря на возросшую в период пандемии среднерыночную цену страховых услуг по ДМС.
Рост удовлетворенности сотрудников
Внутренние опросы «Кьези» показали, что уровень индекса лояльности (Net Promoter Score) сотрудников-пользователей повысился на 40% по сравнению с прошлым годом, когда управление пакетом бенефитов не было автоматизировано.
Целевое использование труда
После автоматизации отдел персонала больше не тратит время на сбор бумажных документов, откликов персонала и рутинную работу. Все бумажные данные теперь автоматически аккумулируются в «Заказах сотрудников», и информация не теряется.
Люди участвуют только в творческой работе — в составлении набора льгот и планировании улучшений.
Укрепление бренда
Автоматизация кафетерия льгот стала главной инновацией «Кьези» 2020 года. Но внедрение конструктора — только шаг, хотя и важный, к глобальной диджитализации и оптимизации всех процессов, которые формируют основу репутации компании среди сотрудников, клиентов и партнеров.
ТопФактор: Кафетерий льгот и магазин бенефитов
ТопФактор: Кафетерий льгот и магазин бенефитов
Кафетерий льгот: автоматизация, наполнение, тренды 2.0
Кафетерий льгот — это гибкая система бонусов, где каждый сотрудник самостоятельно определяет структуру и наполнение своего пакета льгот и бенефитов.
Привлечь и удержать высококвалифицированных сотрудников — одна из основных задач современных HR-подразделений. Какие инструменты использовать? Как удовлетворить всех, не тратя при этом огромные материальные и временные ресурсы? В нашей статье мы расскажем об эффективном инструменте повышения вовлеченности и лояльности персонала — кафетерии льгот.
Кафетерий льгот — это гибкая система бонусов, где каждый сотрудник самостоятельно определяет структуру и наполнение своего пакета льгот и бенефитов. В кафетерий включаются льготы и вознаграждения, работающие на улучшение жизни и здоровья сотрудников, и они должны соотноситься с общей стратегией управления талантами в вашей компании.
При правильном внедрении формат кафетерия выгоден работодателю, потому что позволяет перераспределить бюджет и перевести невостребованные льготы в льготы, которые важны сотрудникам здесь и сейчас. Удовлетворенность и вовлеченность персонала растет без дополнительных бюджетных затрат.
Наполнение кафетерия льгот в 2019 году
Принцип «всех под одну гребенку» слабо работает для мотивации персонала, поэтому в современной компании льготы должны быть персонифицированными и учитывать интересы и потребности сотрудников.
Как показывает практика, кафетерий льгот работает только при следующих условиях:
Сегодня продукты для наполнения кафетерия льгот российских и иностранных компаний реализованы на базе предоплаченных банковских карт. Это высокотехнологичная линейка бенефит-карт Mastercard и Visa от компании «Подарок в Квадрате».
«Использование бенефит-карт в составе кафетерия корпоративных льгот позволяет сотруднику в любом городе России самостоятельно выбрать необходимые бенефиты с учетом его индивидуальных потребностей. Это гарантирует компании рост лояльности сотрудников и эффективное использование бюджета», — рассказала Олеся Кривенко, директор по развитию компании «Подарок в Квадрате».
Бенефит-карты — это целый комплекс льгот для сотрудников разных поколений и разного стиля жизни. Можно использовать пополняемые карты на физическом носителе или актуальные для молодого поколения виртуальные карты. С бенефит-карт нельзя снять наличные, что гарантирует целевое использование денежных средств.
Виртуальные бенефит-карты
Виртуальные бенефит-карты работают на базе платежной системы Mastercard. Карты можно встроить в любую бенефитную программу: они сегментированы по популярным направлениям, чтобы удовлетворить потребности сотрудников любого возраста и различных интересов.
Данные, необходимые для использования карты, сотрудники получают в электронном виде. Карты можно подключить к Apple Pay или Google Pay, чтобы рассчитываться за товары и услуги со смартфона. Виртуальный формат ценят и владельцы карт, и заказчики. Обладателям карт не нужно заботиться, есть ли карта в кошельке — она всегда в его телефоне. Компании экономят время и деньги на доставке вознаграждений. Кроме того, бенефит-карты можно встроить в любую автоматизированную платформу кафетерия льгот по API-протоколу.
В кафетерии льгот сотрудники могут подобрать карту для себя:
Health Gift Card — карта здоровья. Принимается во всех аптеках, медицинских центрах, стоматологических клиниках, медицинских лабораториях сдачи анализов и в других предприятиях для поддержания здоровья сотрудников.
Travel Gift Card — карта для отдыха. Ей можно оплатить услуги любых российских авиакомпаний, железнодорожные билеты, услуги турагентств и агрегаторов, билеты на культурные мероприятия, включая музеи, театры, кинотеатры (в том числе онлайн-оплата), а также билеты в дельфинарии, аквариумы и зоопарки.
Transport Gift Card — транспортная карта для расчета за услуги пассажирских перевозок в общественном транспорте, включая метро и электрички, такси, прокат автомобилей — каршеринг, оплаты топлива на всех сетях АЗС и ГАЗС России, а также станций технического обслуживания. Карту можно привязать к популярным мобильным приложениям — «Яндекс.Такси», «Парковки Москвы» и т. д.
Sport Gift Card — спортивная карта для оплаты услуг фитнес-клубов, танцевальных школ, клубов здоровья, для расчета во всех магазинах спорттоваров, магазинах спортивной одежды.
На диаграмме ниже представлено, как распределились доли среди виртуальных бенефит-карт в кейсе одного из заказчиков. Подарочная карта для отдыха и карта здоровья стали самыми выбираемыми в кафетерии льгот.
Пополняемые бенефит-карты на физическом носителе
Пополняемые бенефит-карты работают на базе платежной системы Visa.
PharmaCard — аптечная карта. Ей можно оплатить покупки в любой сети аптек и оптик на территории России. В регионах используется как альтернатива ДМС. Например, в одном из наших проектов аптечная карта стала самой востребованной из всех видов бенефит-карт. Каждый пятый сотрудник выбрал именно эту карту в кафетерии льгот.
Карта питания «СУП» — карта для организации единой системы питания сотрудников. Позволяет оплачивать обеды во всех заведениях питания России — кафе, столовые, рестораны, компании доставки готовой еды.
Карта «Мои километры» — топливная карта. Принимается к оплате на всех АЗС, автомойках и в магазинах автозапчастей на территории России.
Автоматизация кафетерия льгот
Современный бизнес очень динамичен. Автоматизация процессов позволяет эффективно распределить ресурсы, исключить человеческий фактор и получить упорядоченные данные. Денис Чалов, генеральный директор БЕНЕФАКТОРИ, рассказал нам об основных особенностях и тонкостях автоматизации кафетерия льгот. «Я твердо уверен, что кафетерий льгот может работать только на базе автоматизированной платформы. Я не знаю ни одного успешного проекта в компаниях с численностью от 100 сотрудников с гибким соцпакетом в экселе», — считает Денис.
Факторы, которые важно учитывать при разработке проектов кафетерия льгот:
Текучесть персонала
Сотрудники приходят, увольняются, их переводят в другие города и юридические лица, они уходят в декрет и возвращаются обратно. Любое такое перемещение требует своевременной и правильной отработки с точки зрения кафетерия льгот:
Жизненные события
Сотрудники женятся и выходят замуж, у них рождаются дети, меняются документы, и им снова нужен инструмент для выбора новых льгот.
Выбор и оформление льгот
Выбирая льготы, сотрудники должны понимать, сколько будет стоить тот или иной вариант страховки для ребенка, утренний тип абонемента в фитнес, 8 занятий итальянским языком с носителем и т. п. При этом цены могут со временем меняться. Потом данные о выбранных льготах нужно собрать, систематизировать, обработать и разослать поставщикам льгот, вычесть стоимость выбранных льгот на момент оформления из бюджета каждого сотрудника.
А еще нужно обеспечить возможность софинансирования льгот, когда у сотрудников бюджеты кафетерия небольшие или частично израсходованы (привет удержаниям из заработной платы). Если весь этот процесс, начиная от выбора и заканчивая оформлением и получением льготы, будет для сотрудника сложным и долгим, он поставит крест на такой инициативе работодателя, и лояльность сотрудника вместе с вовлеченностью только упадет.
Бюджеты, налоги, проводки
Почти каждая льгота кафетерия — это дополнительные налоги. Это не ДМС, которое в пределах 6% от ФОТ относится к расходам. Большая часть гибких льгот дополнительно облагается страховыми взносами. У сотрудника нужно удержать НДФЛ или компенсировать ему такое удержание.
Это значительная нагрузка на бухгалтерию, если не автоматизировать налоговый учет кафетерия льгот. Если бюджет кафетерия льгот формировать за счет уменьшения бюджета на ДМС, то либо нужно готовиться к дополнительным бюджетным расходам, либо специальным образом переводить стоимость льготы в валюту кафетерия льгот с понижающим коэффициентом, чтобы учитывать рост налоговой нагрузки. Вручную — это неподъемная задача.
Поставщики льгот
Чем больше у вас сотрудников, чем больше городов, где они работают, тем более разнообразную корзину льгот нужно собрать. Принадлежность к определенному поколению — далеко не единственный фактор, влияющий на выбор льгот отдельно взятым сотрудником. Статистика БЕНЕФАКТОРИ показывает, что на выбор в значительной мере также влияет уровень доходов и регион, в котором работает и проживает сотрудник. Например, чем дальше от крупного центра находится сотрудник, тем меньше он ценит ДМС, так как в небольших городах разница между ДМС и ОМС исчезающе мала: клиники те же, врачи те же, услуги те же. Поэтому так важно предложить всем сотрудникам достаточный выбор вне зависимости от региона, где они живут и работают. Т. е. вы должны найти достаточное количество поставщиков, заключить с ними договоры, обеспечить непрерывное взаимодействие по оформлению льгот для сотрудников, документооборот и взаиморасчеты. Если в городах-миллионниках это вполне решаемая задача, то в небольших городах и дальних регионах сложность задачи значительно возрастает. Администрировать все эти процессы вручную невозможно.
Поэтому на текущий момент большинство проектов с так называемыми гибкими льготами — это не кафетерий льгот, а просто дополнительная льгота в виде компенсации расходов сотрудников. Сотрудник должен сначала потратить свои деньги, принести подтверждающие документы (договоры, чеки, выписки с банковского счета, билеты, путевки и т. п.), а работодатель — проверить и утвердить заявку сотрудника на возмещение, которое он в лучшем случае получит в ближайшую выплату заработной платы, а чаще всего — в течение года в несколько приемов. Такой подход существенно снижает привлекательность программы гибких льгот для сотрудников.
Есть и другая негативная для работодателя сторона такого подхода, о которой, как правило, не задумываются. Если компания компенсирует медицинские и санаторно-курортные услуги, то подтверждающие документы, как правило, содержат медицинский диагноз, а это персональные данные специальной категории, их уровень защиты технически и организационно должен быть существенно выше.
Как показывает практика, делится Денис Чалов, отличным решением задачи разнообразия поставщиков льгот в регионах являются пополняемые пластиковые и предоплаченные виртуальные платежные карты. Перечислим основные преимущества использования таких карт, по мнению Дениса:
«Правильный кафетерий льгот — это всегда сбалансированное, полностью автоматизированное решение с функциями самообслуживания для работников и работодателя, интегрированное с поставщиками льгот вне зависимости от их местонахождения. «Подарок в Квадрате», с которым у нас автоматизированы процессы взаимодействия, выпуска и доставки карт, обеспечивает нам полное покрытие во всех регионах, особенно в небольших городах, где прямое подключение отдельных поставщиков экономически нецелесообразно», — резюмирует Денис.
Опыт внедрения кафетерия льгот от эксперта
«Внедрение автоматизированного кафетерия льгот помогло нам в полной мере раскрыть наши принципы социальной ответственности и отразить наше понимание того, что все люди разные, в разных жизненных ситуациях, с разными приоритетами, и мы, как работодатель, это понимаем и уважаем, — рассказывает Алла Самойленко, Head of C&B компании LafargeHolcim. — Технологии помогают нам оторваться от уровня делопроизводителей и подняться на уровень бизнес-партнеров, с открытыми глазами и вооруженных информацией реально управлять мотивацией и уровнем счастья персонала, что, безусловно, положительно отразится на итоговых показателях бизнеса».
Компания LafargeHolcim первой в России запустила полнофункциональную систему гибких льгот для всех своих сотрудников во всех регионах присутствия. А это почти 2000 человек в четырех регионах России.
Тенденции и мировой опыт
Дарья Тарабукина, руководитель проекта по модернизации социального проекта, «АШАН Ритейл Россия». Дарья рассказала нам о 3 основных тенденциях, которые она наблюдает, ежегодно изучая отчеты международных компаний по управлению человеческим капиталом и хедлайнеров технологических решений*:
Двойная роль технологий
Технологии не только предоставляют оперативное управление и контроль расходов, но и отвечают потребностям сотрудников в практическом смысле:
Эволюция льгот
Мировые отчеты показывают, что льготы, позволяющие сотрудникам оставаться физически здоровыми, управлять финансами, помогать в уходе за детьми или способствующие их карьерному росту, создают более высокую заинтересованность и большую отдачу инвестиций работодателя.
Формирование стратегии льгот вышло на фундаментально новый уровень. Компании оценивают влияние льгот на жизненные приоритеты сотрудников, отражающие их благополучие, это имеет решающее значение для вовлечения персонала в бизнес-цели компании.
Компания с комплексной стратегией льгот, основанной на гибком выборе, технологиях, HR-маркетинге и аналитике данных:
Цель внедрения гибких льгот и комплексной программы благополучия — это влияние на бизнес-результат за счёт повышения качества жизни персонала, считает Дарья.
*В статье приведены выводы отчетов Mercer “Workplace wellness survey results”, 2018, Globoforce “Designing work cultures for the human era”, 2018; Thomsons Online Benefits “Global Employee Benefits Watch Report” 2016/17, Korn Ferry “The case for motivations”, 2017, PwC, Special report: financial stress and the bottom line’, 2017; Deloitte, ‘Rewriting the rules for the digital age’, 2017 и др