что такое ркк в делопроизводстве

Что такое ркк в делопроизводстве

Канцелярия

В системе DIRECTUM для регистрации официальных документов используются регистрационно-контрольные карточки (РКК).

РКК – это карточка на отдельный официальный документ, которая содержит всю первичную информацию о документе и его состоянии. Например, корреспондент, дата регистрации, регистрационный номер, тема и краткое содержание документа, способ доставки, местонахождение, состояние исполнения.

Для регистрации разных документов используются разные представления справочника Регистрационно-контрольные карточки:

· Внутренние РКК – для регистрации документов, действующих внутри организации.

Работа пользователей с каждым представлением ведется так же, как если бы это были отдельные справочники:

· для каждого представления есть свой вариант запуска, доступный в проводнике системы в виде отдельной ссылки;

· каждое представление имеет свою форму-карточку;

· в списке записей отображаются записи только одного вида РКК.

Ниже в текстах разные представления справочника Регистрационно-контрольные карточки называются справочниками Входящие РКК, Исходящие РКК и Внутренние РКК.

Источник

Как регистрировать документы в ЭДО

Регистрация электронных документов — это важная процедура в делопроизводстве. Она представляет собой фиксацию учетных данных: факт создания, приема и отправки. В системах электронного документооборота (СЭД) регистрируют документы от контрагентов и внутреннюю документацию: приказы, протоколы, решения. Первичная бухгалтерская документация, как правило, не регистрируется.

Регистрация документов в системе электронного документооборота происходит автоматически. Каждому документу присваивают регистрационный номер. Сведения о регистрации хранят в базе данных. В большинстве систем электронного документооборота специальный счетчик сохраняет последний присвоенный номер и при следующем формировании присваивает следующий. Таких счетчиков может быть несколько в зависимости от потребностей компании: по видам документов, отделам, направлениям и другим критериям.

Как регистрировать документы в СЭД? Для каждого документа создается регистрационно-контрольная карта (РКК), к которой прикрепляют документ-обоснование. Над картой в СЭД могут работать сразу несколько сотрудников. В РКК отображаются все этапы процесса — это облегчает контроль. Данные заполняются автоматически, а реквизиты сотрудники выбирают из классификатора. Используется стандартный список реквизитов, обычно в СЭД он настраивается под организацию.

Регистрация документов в СЭД происходит пошагово:

Далее регистрационная карточка направляется ответственному сотруднику. Такой процесс уменьшает временные затраты на деловую переписку.

Регистрировать документы в режиме онлайн помогают СЭД. А оперативно отправлять документы контрагентам и обрабатывать входящие от них можно в системе Диадок

Правила регистрации документов

Чаще всего в форме регистрации в СЭД указывают не только номер, но и реквизиты:

Организация сама выбирает дополнительные значения, которые будут вноситься в систему электронного документооборота.

Эксперты рекомендуют использовать следующие принципы работы, чтобы упростить регистрацию документов в системе электронного документооборота (ЭДО):

Таким образом, при грамотном использовании инструментов СЭД регистрировать документы в электронном виде гораздо проще, чем вручную.

Упростить регистрацию документов и оптимизировать делопроизводство внутри организации помогают СЭД. Для оперативного и удобного взаимодействия с контрагентами воспользуйтесь Диадоком

Вопрос-ответ

Можно ли повторно зарегистрировать документ?

Такое происходит случайно, когда сотрудники регистрируют один и тот же документ, полученный из разных источников. Чтобы избежать дублирования, перед регистрацией нужно проверять, нет ли такого же документа в базе.

Регистрируют ли письма, присланные по факсу или электронной почте?

Необходимость регистрации зависит не от способа передачи, а от содержания. В СЭД создают отдельные обозначения, чтобы разграничивать документы по способу получения, например П — почта, ЭП — электронная почта.

Существуют ли регламенты присвоения регистрационных номеров для внутренних документов?

Нет четких правил присвоения регистрационных номеров внутренним документам. Организация сама устанавливает формы регистрации и закрепляет это в нормативных актах.

Источник

РАСЦЕНОЧНО-КОНФЛИКТНАЯ КОМИССИЯ (РКК)

РКК организуются во всех предприятиях, учреждениях и хозяйствах, где применяется труд рабочих и служащих и где имеется комитет рабочих и служащих (фабзавместком). РКК состоит из равного числа представителей администрации и комитета рабочих и служащих. На крупных предприятиях, кроме общезаводской, могут быть организованы и цеховые РКК (Положение о них утверждено Наркомтрудом СССР 9 декабря 1931 г. – «Известия НКТ СССР» 1931 г. № 34). Последние действуют на тех же основаниях, что и общезаводские. Цеховая РКК не может разрешать споры о переводе на другую работу вне пределов данного цеха, об увольнении по сокращению штатов, о применении сокращённого рабочего дня и удлинения отпусков. Споры по этим вопросам рассматриваются общезаводской РКК.

Ряд споров, требующих разрешения непосредственно на производстве, подлежит обязательному предварительному рассмотрению в РКК, как в основной первичной инстанции, напр., споры о переводе на другую работу, об оплате при недовыработке нормы, об оплате брака, оплате простоев, об увольнении по непригодности или за неисполнение обязанностей, о выплате компенсации за неиспользованный отпуск, о размере причитающейся премии, об оплате сверхурочных работ и др. (ст. 10 Положения о РКК). По остальным спорам искового характера, т. е. спорам по применению, а не установлению условий труда, работник вправе обратиться по своему выбору в РКК или в суд. Некоторые споры (напр., об увольнении и восстановлении в должности ответственных работников и о наложении дисциплинарных взысканий на последних, об изменении штатов и окладов и т. п.) изъяты из ведения РКК (ст. 12 Положения о РКК).

Заявления в РКК подаются: а) администрацией – по делам о вычетах из заработной платы работника (когда администрация не имеет права произвести вычет без согласия работника или без решения РКК) – в течение 14 дней со дня заявления работником о незаконности вычета или о неправильности его размера (такое заявление работник имеет право сделать не позднее 7 дней со дня распоряжения администрации о вычеге); б) работниками – по делам об увольнении во всех случаях – не позднее 14 дней со дня предъявления работнику расчёта; в) по делам об оплате сверхурочных работ – не позднее 1 месяца со дня, в который, согласно установленным для данного предприятия или учреждения правилам, должна быть произведена эта оплата. Если работник в течение недели со дня, когда должна быть произведена выплата, заявляет соответствующее требование администрации, срок давности исчисляется со дня Лтсаза администрации в удовлетворении этого требования; г) по всем остальным делам – не позднее 3 месяцев со дня производства соответствующего расчёта или получения отказа в оплате по своевременно, не позднее недели, заявленному требованию либо с того дня, когда были произведены обжалуемые действия (ст. 932 КЗоТ). Пропущенные по уважительным причинам сроки могут быть восстановлены решением РКК. РКК обязана рассмотреть поданное заявление в 3-дневный срок с обязательным вызовом заявителя, а если это требуется, то и свидетелей и экспертов. Заседания РКК происходят в нерабочее время. Функции председателя и секретаря в заседании РКК представители администрации и фаб-завместкома несут попеременно. Ни члены РКК, ни вызываемые на заседание лица (представители организаций, свидетели и пр.) права на вознаграждение за участие в работе РКК не имеют. Решения РКК принимаются исключительно по соглашению сторон, независимо от числа представителей администрации и фабзавместкома, участвовавших в заседании. Иными словами, каждая из сторон имеет по одному голосу. Решения РКК фиксируются в протоколе, подписываемом представителями сторон. Копии решения в 3-дневный срок должны быть вручены заинтересованному лицу, фабзавмест-кому и администрации. Подлинник хранится в делах РКК.

Решение РКК не нуждается в чьём-либо утверждении. В случае неисполнения решения РКК по спору искового характера оно может быть реализовано в принудительном порядке. Если в решении РКК точно указана сумма, причитающаяся работнику, решение РКК предъявляется соответствующему профсоюзному органу (областному или центральному комитету профсоюза). Этот орган, удостоверившись в законности решения РКК, выдаёт заинтересованному лицу особое удостоверение по форме «А». Последнее приравнено законом к исполнительному листу и предъявляется судебному исполнителю для взыскания. В случае, если РКК в своём решении не указала точно причитающейся работнику суммы (напр., «взыскать компенсацию по среднему заработку»), решение в таком же порядке поступает в областной или центральный комитет профсоюза. Соответствующий комитет профсоюза на основании решения РКК выдаёт истцу удостоверение по форме «Б» о законности данного решения. Это удостоверение затем предъявляется в суд. Народный суд в этом случае должен определить лишь размер подлежащей взысканию суммы, не пересматривая по существу решения РКК. После этого решение РКК приводится в исполнение в принудительном порядке по исполнительному листу, выдаваемому народным судом.

Решения РКК могут быть отменены в порядке надзора лишь вышестоящей профсоюзной организацией как по жалобе заинтересованных лиц и учреждений, так и по инициативе профорганизаций или по протесту прокурора. Решения РКК подлежат отмене в случае нарушения норм материального трудового права, процессуальных правил ведения дела или подложности документов, на основании которых вынесено решение. Жалобы и протесты на решения РКК рассматриваются президиумом областного или центрального комитета профсоюза. Для цеховых РКК ближайшим органом надзора являются общезаводские РКК. Срок подачи жалобы – 14 дней со дня получения извещения о состоявшемся решении. Решение ЦК союз, является окончательным. Для рассмотрения жалоб в порядке надзора в профсоюзной организации установлен 3-дневный срок. В случае отмены решения РКК в порядке надзора исковой трудовой спор может быть передан в суд, а неисковой – в вышестоящие хозяйственные и профсоюзные органы для разрешения в порядке соглашения.

В РКК, как паритетном органе, соглашение сто-.; рон может не состояться. В этих случаях исковые трудовые споры подлежат направлению в народный суд, а неискозые споры (т. е. споры об установлении, а не применении условий труда) направляются па совместное разрешение вышестоящих хозяйственных и профсоюзных организаций. См. Трудовые споры.

Источник

Делопроизводство

В крупных компаниях ежегодно ведется переписка с десятками тысяч контрагентов, а внутренние документы создают тысячи сотрудников. Часть корреспонденции может поступать и обрабатываться в бумажном виде. Системы электронного делопроизводства помогают компаниям повысить эффективность работы в несколько раз и сформировать единое хранилище всех документов.

«Канцелярия» охватывает весь цикл работы с бумажными документами: от ввода и регистрации до сдачи в архив. Функциональность полностью соответствует российским стандартам делопроизводства, позволяя автоматизировать большинство «ручных» операций.

Ведение номенклатуры дел и журналов регистрации

Утвержденный состав номенклатуры дел ведется в специальном справочнике системы. В случае децентрализованного учета документов предусмотрены места регистрации внутри структурных подразделений.

При подготовке документов для передачи в архив по каждому номенклатурному делу можно автоматически распечатать обложку дела, а также опись документов. Время на подготовку к архивному хранению и поиск в архиве сокращается в несколько раз.

Регистрация документов

Чтобы занести документ в Directum, заполните необходимые поля регистрационно-контрольной карточки (РКК), а регистрационный номер присвоится автоматически. Гибкая система нумерации позволяет присваивать номер документу в разрезе каждого журнала регистрации произвольно и автоматически. Номер может включать в себя код подразделения, код журнала, и любой необходимый реквизит. С внедрением решения среднее время регистрации документов сокращается на 35-50%.

РКК содержат первичные данные (подразделение, дата регистрации, регистрационный номер и т.д.), а также информацию о состоянии любого бумажного документа, например, его местонахождение. При перемещении документа между подразделениями на каждом месте регистрации заводится своя РКК. Отследить движение бумажного документа внутри компании можно по цепочке созданных РКК.

Также к РКК можно прикрепить документ или его скан-образ. Для оперативного занесения большого объема документов используется служба потокового ввода Directum Capture Service. Она поддерживает различные способы занесения документов: захват с электронной почты или из файловой системы (например, со сканера).

Функцию создания РКК и заполнения данных можно передать интеллектуальным механизмам Ario. Получив документ, они самостоятельно классифицируют его, распознают текст и заполняют РКК извлеченной значимой информацией. Делопроизводителю остается лишь проверить корректность заполнения. Это позволяет дополнительно сократить время на регистрацию и уменьшить количество рутинных операций.

Рассмотрение и исполнение входящих документов

После регистрации входящего документа делопроизводитель в пару кликов отправляет его на рассмотрение руководителю. По итогам рассмотрения документа секретарь или сам руководитель формируют поручения по документу.

Если у руководителя есть помощник, предварительное рассмотрение документа с подготовкой проекта резолюции выполняет его помощник. Руководителю остается только утвердить проект резолюции и отправить поручения на исполнение.

В процессе исполнения поручений обеспечивается:

Контролеры отслеживают исполнение визуально. Всем участникам работ доступна краткая сводка, отражающая ситуацию по связанным поручениям.

Отправка писем корреспондентам

Решение тесно интегрировано с модулем «Обмен с контрагентами». После согласования исходящего письма его легко отправить получателям через системы обмена документами – это избавляет от необходимости многократной распечатки документа и сокращает расходы на доставку.

Кроме этого для исходящих документов можно указать список рассылки по организациям и автоматически разослать электронные письма адресатам или распечатать конверты, соответствующие стандартам Почты России.

Оформление и ознакомление с организационно-распорядительными документами

Оформление и отправка на согласование распорядительных документов полностью автоматизировано. Достаточно заполнить необходимые данные в мастере действий, после чего система сформирует документ и отправит его нужным сотрудникам на согласование и подписание:

Источник

Реферат: Регистрационно-контрольные документы и их роль в делопроизводстве

Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

Правильная регистрация документов обеспечивает их быстрый поиск и оперативное решение управленческих задач.

Регистрация придает юридическую силу документу, так как она фиксирует факт его создания или получения. Например, приказ вступает в силу и начинает действовать только с момента его регистрации. Письмо, отправляемое организацией, получает официальный характер только при наличии исходящего регистрационного номера. Присвоение регистрационного номера входящему документу является фиксацией факта его получения и установления ответственности организации за его исполнение или использование содержащейся в нем информации.

Процесс регистрации представляет собой снятие (перенос) с документа его реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). Это позволяет создать базу данных о документах организации, их рассмотрении и исполнении, может служить основой для создания информационно-поисковой системы по всем документам организации и информационно-справочной работы по ним.

Целью данной работы является комплексное изучение процесса оформления регистрационно-контрольных документов, а также проведения экспертизы ценности документов экспертной комиссией.

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная (электронная на ПЭВМ).

Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета договоров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе.

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков:

— поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации занимает значительное время, что естественно приводит к задержке дальнейшей работы с документом;

— журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно во всех отделах, через которые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных формах журналов;

— журнальная система регистрации делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа;

— при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась.

Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распространение в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизводство с разработкой ЕГСД.

Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем:

— регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

— карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

— карточки «подвижны», их можно систематизировать по, различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

— карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистрационная форма.

Регистрация документов на компьютере позволяет:

— регистрировать документы на различных рабочих местах;

— организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;

— на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

— организовать контроль за исполнением документов.

Наиболее удобна (предлагается большинством компьютерных программ) выводимая на экран форма регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, аналогичная традиционной ручной карточке на бумажной основе

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационную карточку можно внести значительно больше сведений о документе, а именно:

— Дата получения (регистрации) документа.

— Номер регистрируемого документа по порядку (регистрационный номер).

— Срок исполнения (когда документ должен быть исполнен).

— Дата исполнения (когда документ фактически был исполнен).

— Номер дела (в которое подшит исполненный документ).

Для удобства поиска документов, статистического учета в регистрационную карточку могут быть добавлены:

— Название структурного подразделения.

— Количество листов в документе.

— Количество листов приложений.

— Вид документа (приказ, акт, договор и т.п.).

— Названия связанных документов.

В карточке могут быть и иные показатели, устанавливаемые каждой организацией в соответствии с ее спецификой.

Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенности по сравнению с традиционной бумажной картотекой.

Заполняемая на экране регистрационная форма для входящих, исходящих и внутренних документов имеет небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск по всем документам организации.

Форма регистрационной карточки, как правило, содержит поля, заполняемые вручную (например, номер и дата входящего документа, краткое содержание, текст резолюции); поля, сведения в которые вводятся автоматически (дата регистрации, регистрационный номер документа), и поля, сведения в которые вводятся путем выбора информации из раскрывающихся списков. Такой ввод информации не только ускоряет процедуру заполнения регистрационной карточки, но и, что особенно важно, позволяет избежать опечаток и разночтений, которые могут значительно затруднить или даже сделать невозможным автоматизированный поиск информации о документе.

В виде раскрывающихся списков, как правило, выполняются поля:

В виде пополняемого списка выполняется поле «корреспондент». Организации, с которыми поддерживается постоянная переписка, выбираются из списка. В случае регистрации документа, поступившего/отправляемого новому корреспонденту, сведения о нем заносятся в список. Сведения о корреспондентах могут в дальнейшем использоваться в справочной работе, для формирования списков на рассылку и т.п.

Затратив один раз время на создание таких списков, достигают значительной экономии времени в процессе дальнейшей работы.

Заполнение регистрационной карточки на экране компьютера во многом аналогично заполнению традиционной бумажной карточки.

При регистрации поступившего документа заполняются следующие поля:

— Дата получения документа. Поскольку регистрация входящих документов проводится в день получения, то в этом поле автоматически проставляется текущая дата.

— Поле «Регистрационный № документа» содержит валовой порядковый номер регистрируемого документа. Номер из этого поля переносится на поступивший документ в регистрационный штамп.

— Название подразделения, получившего документ (при децентрализованной регистрации).

— В поле «Корреспондент» указывается название организации, приславшей документ.

— Дата документа (вводится дата, указанная на документе).

— Номер документа (вводится буквенно-цифровой номер, указанный на поступившем документе).

— Количество листов (страниц) документа.

— При наличии приложений заполняется поле «Количество листов приложений», если приложений нет, количество листов приложений равно 0.

— Вид полученного документа.

— В поле «Краткое содержание» переносится заголовок документа или указывается его краткое содержание (действие + предмет), например, приглашение на конференцию, поставка угля, закупка сахара, оплата контракта переработку нефти и т.п. Как правило, предлоги и союзы опускаются, если это не ведет к искажению смысла.

Дальнейшие действия зависят от принятой в организации схемы обработки документов. Зачастую вся поступившая корреспонденция передается руководителю, который проставляет резолюции с указанием конкретных исполнителей по каждому документу. При оптимальной постановке работы в организации (фирме) руководителю докладывается минимум наиболее важных документов, а остальная корреспонденция передается в подразделения и конкретным сотрудникам в соответствии с распределением обязанностей внутри фирмы. Соответственно либо сведения о подразделении-получателе и конкретном исполнителе сразу вносятся в регистрационную карточку и документ передается по назначению, либо уже после рассмотрения документов руководителем в регистрационной карточке заполняются сведения: автор резолюции, резолюция, ответственный исполнитель, исполнители и срок исполнения.

Регистрация исходящих и внутренних документов. Регистрационная форма для исходящих документов во многом аналогична уже рассмотренной. Отличия состоят в следующем: для исходящего документа указываются:

— название подразделения, подготовившего документ;

— исходящий номер (переносится на отправляемый документ;

— дата документа (подписания, утверждения, отправки);

— адресат: название организации, которой посылается документ;

— исполнитель: фамилия, инициалы исполнителя, подготовившего документ (выбирается из списка).

Если на документ ожидается ответ, заполняется поле «Контрольная дата» (она не может быть ранее текущей даты).

Если документ является ответом на входящий документ или с ним связаны другие документы, как уже сказано выше, кнопкой «Связанные документы» устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов.

В поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшита копия отправленного документа (или подлинник, если документ отправлен по факсу, и т.п.).

Остальные поля полностью соответствуют заполняемым при регистрации входящей корреспонденции.

При регистрации внутренних документов заполняются следующие поля регистрационной карточки:

— порядковый (регистрационный) номер внутреннего документа;

— количество листов документа;

— количество листов приложений;

— краткое содержание документа;

— подразделение, ответственное за исполнение документа;

— исполнитель (фамилия, инициалы);

— срок исполнения («Контрольная дата»);

— отметка об исполнении;

— связанные документы. Если исполнение документа связано с подготовкой других документов (ответных писем, договоров, справок, докладных записок и т.п.), устанавливается связь с регистрационными карточками связанных документов;

— в поле «Дело №» выбирается номер дела по номенклатуре, в которое подшит документ.

Таким образом, введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия. В своей работе экспертная комиссия руководствуется: Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации»; Законом Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан»; «Основными правилами работы архивов организаций»; распорядительными и нормативно-методическими документами Управления по делам архивов Республики Башкортостан; Положением об экспертной комиссии организации.

В организациях создается единая экспертная комиссия для решения вопросов экспертизы ценности научно-технической, специальной, управленческой и электронной документации. В некоторых организациях, где имеются самостоятельные технические архивы в разных подразделениях (например, при управлениях главного конструктора, главного металлурга, главного технолога) может быть создано несколько экспертных комиссий, которые проводят экспертизу ценности документов своего подразделения. Для координации же их деятельности создается Центральная экспертная комиссия организации.

Роль экспертной комиссии заключается в практической организации работы по экспертизе ценности документации и отбору ее на постоянное хранение. Практическая организация работы экспертной комиссии заключается в том, что члены экспертной комиссии непосредственно занимаются экспертизой ценности документов по профилю своей деятельности. Если членом экспертной комиссии является начальник планового отдела, то он принимает участие в отборе документации планового отдела; начальник технического отдела проводит экспертизу документов своего отдела и т.д. Таким образом, будет более квалифицированно и качественно проведена экспертиза ценности документов.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться сотрудники Государственного архива специальной документации и представители любых сторонних организаций.

Основными задачами экспертной комиссии являются:

— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

— организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к архивному хранению (в первую очередь – НТД);

— организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение, в т.ч. научно-технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Ход заседаний и принятые на них решения фиксируются в протоколах, а вступают в силу после утверждения протоколов руководителем предприятия. Основные мероприятия по экспертизе ценности документов проводятся по месту их текущего хранения и включают:

— отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив;

— отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях;

— выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

В ходе отбора, кроме того, проверяются качество и полнота сводной номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел. При полистном просмотре дел с отметкой «ЭПК» выявляются и выделяются из их состава документы, подлежащие постоянному хранению. В случае выявления таких документов дела с отметкой «ЭПК» переформировываются. Выделенные из состава дел с отметкой «ЭПК» документы постоянного хранения либо присоединяются к однородным делам, либо формируются в самостоятельные дела, которые затем соответствующим образом оформляются и учитываются.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Передача дел в архив производится по описи дел отдела кадров. Описи дел представляются в архив через год после завершения включенных в описи дел в делопроизводстве. Указанные описи подписываются лицами, ответственными за ведение делопроизводства (ответственными за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях). Описи дел утверждаются начальником отдела кадров после согласования с ответственным за делопроизводство и экспертной комиссией.

Дела (документы), не подлежащие передаче на хранение в архив в связи с истечением срока их хранения или (и) не представляющие более научно-практической ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению. Включение дел с истекшим сроком хранения в акт допускается, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен данный акт: например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2004 году могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2008 года, и т.д.

Акт составляется на дела, выделяемые к уничтожению, индивидуального предпринимателя в целом, при этом название каждого структурного подразделения, документы которого включены в акт, указывается перед группой заголовков дел этого подразделения (как название раздела). Заголовки однородных дел (в пределах структурного подразделения), отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию).

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

Итак, экспертная комиссия имеет право:

— давать рекомендации сотрудникам организации по вопросам правильной организации делопроизводства;

— запрашивать от руководителей структурных подразделений письменные объяснения о причинах утраты, порчи или незаконного уничтожения документов постоянного и долговременного сроков хранения, в т.ч. документов по личному составу;

— запрашивать от руководителей структурных подразделений предложения и заключения, необходимые для определения сроков хранения документов, сроки которых не определены нормативами (законами, Перечнями управленческих документов, с указанием сроков хранения, ведомственными Перечнями и т.д.);

— заслушивать руководителей структурных подразделений о ходе подготовки документов к архивному хранению, о причинах утраты документов и т.д.;

— не принимать к рассмотрению и возвращать на доработку некачественно, небрежно подготовленные документы;

— информировать руководство организации по вопросам, относящимся к компетенции ЭК;

— представлять своё учреждение в Управлении по делам архивов Республики Башкортостан.

Унифицированная форма № Т-8

Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 05.01.04 № 1

(распоряжение)
о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)

По собственному желанию (пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации)

(основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения))

Мотивированное мнение выборного
профсоюзного органа в письменной форме

Формы регистрации документов могут быть трех видов: журнальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ).

Журнальная система удобна и в том случае, когда в организацию поступает очень незначительное количество документов.

Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяется (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков.

Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводственного обслуживания в учреждении.

Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере.

Введение компьютеризованной системы регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных о всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись документов в делах и описи дел постоянного хранения.

2. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации и Архивных фондов Республики Башкортостан, создается постоянно действующая экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается в организациях любой формы собственности приказом ее руководителя. Как правило, экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек, председателем экспертной комиссии, назначается один из руководящих работников организации, курирующий вопросы архива и делопроизводства.

Экспертиза ценности традиционных документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения с целью их отбора на архивное хранение проводится методом обязательного полистного просмотра дел.

По результатам экспертизы ценности составляются описи дел структурных подразделений, сформированных из традиционных документов, описи ЭД (БД) постоянного хранения и по кадрам. Одновременно составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

После завершения экспертизы ценности документы, подлежащие хранению, передаются в архив. Передача производится не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.

Для организованной передачи дел архивом заблаговременно составляется проект соответствующего графика. График согласуется с руководителями структурных подразделений, передающих дела, после чего утверждается руководителем предприятия и доводится до сведения начальника отдела кадров и ответственного за делопроизводство.

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 № 197-ФЗ. «Парламентская газета», № 2-5, 05.01.2002.

2. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 13.05.2008) «Об архивном деле в Российской Федерации». «Собрание законодательства РФ», 25.10.2004, № 43, ст. 4169.

3. Закон Республики Башкортостан от 03.02.2006 № 278-з «Об архивном деле в Республике Башкортостан». Газета «Республика Башкортостан», № 25 (26008), 08.02.2006.

4. «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

7. Кузнецова Т.В. Делопроизводство: Учебник для вузов. М.: МЦФЭР, 2004.

8. Санников Б.Г. Применение и оформление дисциплинарного взыскания // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2005. № 4.

Источник