Что такое проектный офис. Объясняем простыми словами
Проект — это любая затея, нацеленная на конкретный результат. Например, нужно запустить новую производственную линию или подготовить учеников за 2 года к ЕГЭ, или изобрести вакцину от коронавируса — всё это можно представить в виде проектов с конечными и промежуточными целями, финансовым обоснованием, кругом ответственных.
Проектный офис появляется в организации, которой нужно одновременно отслеживать множество проектов и поддерживать в них единые стандарты.
То, насколько сильно проектный офис вовлечён непосредственно в управление проектами, зависит от потребностей конкретной организации.
Пример употребления на «Секрете»
«Потребность в стандартизации проектного управления возникла в нашей компании, когда масштабы и география бизнеса уже не позволяли каждому отдельному заводу или бизнес-подразделению подавать идеи в произвольной форме, а корпоративному центру — поддерживать их в индивидуальном порядке. Бизнес требовал единого подхода к анализу и ведению проектов, и мы нашли их в виде платформы специального проектного офиса».
(Управляющий партнёр «Технониколь» Сергей Колесников — о том, как стандартизировать управление проектами.)
Ошибки в употреблении
Иногда проектный офис путают с портфелем проектов или с корпоративной системой управления проектами (КСУП). Портфель проектов формируют для выполнения какой-то приоритетной для компании задачи. Например, торговая сеть хочет получать четверть всей прибыли от товаров, выпускаемых под собственным брендом. Отдельные проекты и группы проектов, которые послужат этой цели, можно объединить в портфель. Проектный офис служит в первую очередь для наведения порядка в проектах компании, стратегические цели могут его не волновать.
Корпоративная система управления проектами (КСУП) — это стандарты выполнения и мониторинга проектов на предприятии, а также информационная система по их учёту и контролю. Проектный офис — это часть корпоративной системы управления проектами, он следит за её работой и настройкой.
Нюансы
Стандарты проектного управления сформулировал американский Институт управления проектами (Project Management Institute, PMI). Эта некоммерческая организация выделяет несколько видов проектных офисов.
Стандарты, разработанные Институтом управления проектами, объединены в отдельный справочник — «Корпус знаний по управлению проектами» (Project Management Body of Knowledge, PMBOK). Международная организация по стандартизации (ISO) адаптировала их в стандарт ISO 10006 «Управление качеством в проектах». В России на его основе выпустили несколько ГОСТов по менеджменту проектной деятельности. Один из них посвящён стандартам проектного офиса.
За последнее время пришло столько с писем с запросом “расскажите о проектном офисе”, что пришлось потратить выходной и все-таки написать статью про проектный офис.
На истину в последней инстанции не претендую, мой опыт – только практический. Я второй год руковожу проектным офисом, который отвечает за реализацию проектов, участвовала в его внедрении “с нуля”. С остальными видами знакома в теории и по рассказам друзей, которые также руководят проектными офисами в других компаниях и решают задачи, отличные от моих. Поехали!
Что такое проектный офис
Для понимания того, что же такое проектный офис, надо начать с определений, как бы скучно это не было. Все определения по памяти, поэтому если что – сильно не бейте и поправьте в комментариях.
Проект – это совместная работа группы людей, имеющая четко определенные ограничения (как минимум – во времени), в результате которой создается уникальный и ранее не существовавший результат.
Программа проектов – это группа связанных между собой по какому-то признаку проектов и операционных задач, совместное управление которыми для организации выгоднее, чем управление по отдельности. Признак, по которому проекты в программе связаны, может отличаться – общий бюджет, общее управление рисками или ресурсами, общий заказчик, и вообще все, что угодно и что имеет смысл.
Портфель (портфолио) проектов – это группа программ проектов, отдельных проектов и связанной с этим операционной работы, приоритезированные и выполняемые для достижения стратегических целей организации.
А что же такое проектный офис и как он соотносится с понятиями выше?
PMBoK дает следующее определение: проектный офис – это подразделение, которое централизует и структурирует управление проектами в организации. Ключевое тут – «подразделение».
Важно понимать, что проект, и программа проектов и портфель проектов вполне могут существовать и без проектного офиса. Портфелей в организации вообще может быть несколько, а проектный офис, как правило, все-таки один, так как, снова обращаясь к определению выше, он «централизует и структурирует».
Очень часто на конференции можно услышать «я руковожу проектным офисом», а потом выясняется из выступления, что человек замкнул на себе задачи по управлению ресурсами или по распределению бюджета, и болтается где-то в матричной структуре. Это кто угодно – ресурсный менеджер, руководитель портфеля, но только не руководитель проектного офиса. Пока выделенной структуры с конкретными задачами нет – проектного офиса тоже нет. Если у вас есть один администратор с экселем, в котором он ведет список проектов – это тоже не проектный офис, это администратор с экселем.
Цели проектного офиса, или зачем вообще нужен проектный офис
Перефразируя все вышесказанное, цель проектного офиса – наводить и поддерживать порядок в управлении проектами в организации в той степени, в которой организации это необходимо.
Не факт, что с появлением проектного офиса с проектами станет все хорошо, но в случае с большим количеством проектов, программ проектов и портфелей – без него точно будет если и не плохо, то уж точно «бардачно» (другого слова подобрать не могу).
Виды проектных офисов
PMBoK предлагает следующие виды проектных офисов:
Классификация эта очень условная, PMBoK предлагает ее в качестве базовой. Истиной в последней инстанции она не является, можно придумать свою, если компании так удобнее. Пока писала эту статью – погуглила, в сети нашлось несколько примеров другой классификации, но, если вдуматься, они все про то же самое.
В зависимости от вида определяется степень полномочий и ответственности проектного офиса в рамках всей организации.
Функции проектного офиса
Деятельность проектного офиса и задачи, которые он выполняет, зависят от вида проектного офиса, поэтому стандартного списка, к сожалению, не существует.
Например, функции проектного офиса могут включать:
Проектный офис и Портфель проектов – в чем отличие
Понятие “проектный офис” часто путают с другими вещами, имеющими отношение к управлению проектами – программами проектов, информационными системами, КСУП и т.д. Чаще всего «в головах» идет смешение понятия проектного офиса и портфеля проектов, и между этими понятиями ставится знак равенства.
На самом деле, как уже упоминалось, портфель проектов выделяется для того, чтобы обеспечить поддержку стратегических целей организации (и все внутри него работает на эту цель), а проектный офис – чтобы обеспечить “порядок и учет”, стратегические цели его могут не сильно волновать.
Например, в функции проектного офиса может не входить инвестиционная составляющая или оценка проектов на предмет включения их в портфель (а может и входить). Или, например, проектный офис может как полностью портфелем (или портфелями) и нести за них ответственность, так и просто предоставлять шаблончики уставов их владельцам, а там они уже как-нибудь сами.
Самое веселое и самое грустное одновременно – это то, что для России само понятие портфельного управления настолько чуждо, что даже в круге людей, которые занимаются этим профессионально, нет общего понимания что это и зачем нужно. Даже там понятия “портфель проектов” и “проектный офис” смешивают, что уж говорить о просто статьях в интернете. Хотя сами слова «проектный офис» звучат очень часто и практически отовсюду.
Так в декабре 2016 года на конференции «Управление проектами» я пошла на мастер-класс по управлению портфелем проектов, которые вели два известных эксперта.
В итоге полтора часа я просидела, пытаясь скрыть недоумение пополам с истерикой: уважаемые товарищи сцепились в самом начале в вопросе того, что же это такое – портфель проектов, и все полтора часа пытались договориться. Версии у них очень кардинально различались. Дальше мастер-класс не продвинулся, в итоге все разошлись, взаимно недовольные друг другом.
А потом мы еще удивляемся, почему в России такой хаос на уровне самых базовых знаний в управлении проектами, честное слово.
Проектный офис и КСУП – в чем отличие
В самых запущенных случаях проектный офис путают с КСУП (корпоративной системой управления проектами). Пару раз слышала утверждение типа «в нашей КСУП мы делаем так-то» или «я руковожу КСУП», под которым подразумевалось управление проектным офисом, что означает, что говорящий это очень плохо понимает, чем же он, в сущности, управляет.
КСУП – это методология проектной работы на уровне всей компании. Именно в рамках КСУП определяется, как именно мы решаем, что это – портфель проектов, что этот проект нам действительно нужен, и что проектный офис у нас будет поддерживающего типа. В рамках внедрения КСУП, как правило, происходит организация проектного офиса (если его не было ранее) и внедрение информационной системы управления проектами. Т.е. проектный офис – это часть КСУП, но никак не сама КСУП и вполне может существовать без нее. Более того, даже КСУП технически вполне может существовать без проектного офиса. Т.е. также как в случае с портфелем проектов – эти понятия очень близки и идут рука об руку, но уж никак не тождественны.
Оффтоп, но не могу удержаться: лично я во внедрение КСУП «с нуля» силами талантливых консультантов не верю. Я за последовательность во всем – сначала организация проектного офиса, потом – подбор и апробация подходящих практик, и уже после всего это – внедрение и адаптация информационной системы и выпуск официальных документов.
Внедрение проектного офиса
Про создание проектного офиса на сайте есть большой курс с ответами на все вопросы, от пошагового алгоритма внедрения до выбора информационной системы и карьерного роста руководителя проектного офиса.
Кстати, как минимум для старта необходимы следующие вещи:
Из практики – на моем текущем месте работы проекты мы делали с самого начала, еще до появления проектного офиса. Затем поняли, что если объединить их в отдельные программы – жизнь станет легче и комфортнее. Из программ появился портфель, включивший в себя идущие и планируемые проекты, заявки на новые проекты и работы по поддержанию уже разработанных систем.
Для управления всем этим добром под руководством одного человека в какой-то момент был выделен проектный офис как структура в организации. Причем мне сейчас уже даже сложно вспомнить, что было раньше – курица или яйцо – и что у нас появилось первым – осознанное понимание того, что это портфель проектов, и для управления им нам нужен проектный офис, или проектный офис, задачей которого стало разобраться в хаосе, привнести в процессы какой-то порядок.
И сейчас я понимаю, что если бы это было определено с самого начала, все было бы быстрее и легче, и я бы до сих пор не разбиралась в последствиях некоторых непродуманных решений. Что не отменяет того, что самим фактом внедрения проектного офиса я очень горжусь и считаю одним из достижений в своей карьере РМа. Не ошибается только тот, кто ничего не делает.
Выводы
Проектный офис – нужное и полезное подразделение, которое централизует управление проектами и приводит его к определенным стандартам. То, насколько сильно проектный офис участвует непосредственно в управлении проектами, зависит от потребностей организации, и может меняться в процессе.
Само понятие «проектный офис» адаптируется под организацию, и в жизни может быть как группой методологов, так и группой РМов-айтишников под управлением руководителя портфеля ИТ-проектов. Главное – понимать, чем и с какой целью вы управляете. Золотого стандарта нет, есть разумное применение и адаптация лучших практик под себя.
Проектное управление в проектной организации: единство и борьба!
Как же найти ту самую золотую середину и создать эффективную корпоративную систему управления проектами в проектно-инжиниринговом бизнесе?
Рис.1 Классическая сильная матричная структура для проектной организации.
Рис.2 Специальные типы проектов в проектной организации.
1. Тендерные проекты на одну главу или раздел ПД. Такое бывает, когда Заказчику, например, требуется сделать только инженерные изыскания, хоть геологические, хоть геоклиматических или иные. В данном проекте прочие отделы не задействованы вообще или некоторые отдельные специалисты. Стоит ли на такой отдел выделять ГИПа, тем более, если это работа не в его квалификационном поле. Здесь, скорее всего, ГИПом надо назначать или самого начальника производственного отдела, или заместителя главного инженера по направлению (например, по изысканиям), или просто главного специалиста отдела, специализирующегося на таких задачах. Разумеется, для их работы следует прописать и соответствующие методологические особенности в Положении о проектном управлении в рамках СМК компании.
Малахов Владимир, Генеральный Директор АО «МособлГидропроект».
Но ГИП должен быть опытным волчарой, а не человеком «замещающим должность». Это по жизни, не для диплома.
Thượng Tá Quân Đội Nhân Dân Việt Nam
Стыдно, господа инженеры, у всех же был предмет экономика в институте, нешто прогуляли?
Подскажите пожалуйста, будет ли выгодней создать собственный проектный отдел
Thượng Tá Quân Đội Nhân Dân Việt Nam
Но забывают, что даже для маленькой шараги потребуются, кроме зарплаты, другие расходы:
1. Помещения 2. Коммунальные услуги 3. Мебель 4. Оргтехника 5. Компьютеры 6. Программное обеспечение 7. Нормативно-техническая документация 8. Налоги, налоги, налоги 9. И прочее, и прочее, и прочее. И немножко зарплаты.
Предполагается, что пунктами 1-8 можно пренебречь. А зарплату положить тыщ 5, да нет, можно и меньше.
Конечно же я уверен, что «там» такие вопросы тщательно прорабатываются. Вряд ли там берут работать «экономистов», делающих дипломы копипастом из Интернета. Хотя и там свои «инженеры-электрики» есть, считающие, что и субподрядчики «пусть имеют» свои отделы. А может проще и без всяких подрядчиков вообще обойтись? это ж какая экономия будет.
Проектировщик ВК. LISP-любитель.
При поиске на субподряд, конструктора заламывают процентов 75, а то и много больше за предоставленную работу. Причем очень сложно добиться от них исправлений, переделок и качества, при такой работе. Конечно же, иметь своих проектировщиков удобней и выгодней. Далеко не все проектировщики, работающие по найму за хорошие деньги, выпускают продукцию такого же качества. Бывает ниже среднего как по оформлению, так и по профессиональным критериям. Будьте очень осторожны при привлечении людей со стороны.
Зацепил за больное? Прощения не прошу. Извинения приношу лично вам, ShaggyDoc, ну ни как не ожидал вашего участия в этой ДИПЛОМНОЙ дискуссии, не Вас я подразумевал под «господами-инженерами», поскольку и Вас и себя ощущаю «товарищ-инженер». Эмоции.
И все-таки до сих пор удивляюсь, для ДИПЛОМА вы желаете, чтоб вам предоставили инфо из постов 2-8? До 10 сосчитайте.
Технологические карты
Формат dwg pdf
