что такое план управления содержанием
Планирование проекта
План управления проектом
Процесс разработки плана управления проектом есть процесс документации действий, необходимых для определения, подготовки, интеграции и координации всех вспомогательных планов. Корректно составленный план управления проектом является основным источником информации о том, как проект будет планироваться, оцениваться, контролироваться и закрываться. План управления проектом обновляется и редактируется в рамках процесса осуществления интегрированного управления изменениями проекта (см. соответствующий раздел), для поддержки версионности документа рекомендуется использовать лист управления документом, шаблон которого представлен в табл. 1.6.
План управления проектом может быть либо резюмирующим, либо детализированным и состоять из одного или нескольких вспомогательных планов и прочих элементов.
План управления проектом рекомендуется разделять на 3 блока по характеру содержащейся в них информации.
Рассмотрению основных вспомогательных планов управления и элементов базовой линии проекта, равно как и описанию ключевых методов и процедур составления этих планов, посвящены отдельные разделы данной книги.
Формирование иерархической структуры проекта
Построение ИСР
Существуют два основных способа разработки ИСР : «сверху вниз» и «снизу вверх». Далее приводится описание подхода «сверху вниз».
Разработка ИСР станет более легким и осмысленным делом, если будет доступна следующая информация:
При выборе способа структурирования ИСР рекомендуется следовать принятому на предприятии или в отрасли стандарту, это позволит избежать сопротивления новому методу, которое неизбежно возникнет.
Для определения степени детализации ИСР нужна следующая информация:
ИСР со следующей детализацией:
Несмотря на уникальность каждого проекта, ИСР предыдущего проекта часто может служить шаблоном для нового. Например, большая часть проектов внедрения ИС в конкретной организации будет иметь одинаковые жизненные циклы, а потому и одинаковые или схожие результаты каждой фазы. Шаблон ИСР представляет собой древовидную структуру работ, детализированную до уровня пакетов работ, которую можно адаптировать под конкретные проекты в конкретной области приложения.
Определение содержания проекта
К информации, имеющей ключевое значение для составления описания содержания проекта, относятся:
В табл. 2.1 приведены требования к описанию содержания проекта: перечислены обязательные разделы с необходимыми рекомендациями и пояснениями к их наполнению. Аналогично уставу проекта для поддержания версионности разрабатываемого документа и отслеживания его статуса рекомендуется использовать лист управления документом, шаблон которого был приведен в разделе об уставе проекта.
Алгоритм управления содержанием проекта. Курс по управлению проектами, часть 6
Продолжение моего учебного курса по проектному управлению. Предыдущие материалы:
После того, как у вас готов устав, спонсор уже не будет (по-крайней мере, так должно быть с точки зрения методологии) вникать в подробности. Это не школа и не институт, и конкретные шаги, которые вы совершаете по проекту – это ваши проблемы, а спонсор ждет результата. За менеджером никто не бегает и не спрашивает, планирует он или нет, насколько хорошо он планирует. У вас в уставе все написано, тройственное ограничение заложено.
И методология говорит: дальнейшие шаги каждый менеджер может подстраивать под себя, как ему удобно. Действовать можно по-разному. Но большинство менеджеров в мире каким-то образом пришло к определенному алгоритму, который я здесь и рассказываю. И если использовать именно такой набор шагов, то шансов завершить проект успешно больше. А если использовать какой-нибудь другой алгоритм, то шансы на успех резко снижаются.
Первый шаг предлагаемого мною алгоритма – работа с содержанием. Этот этап состоит из трех шагов – собрать требования; сформировать концепцию и сделать иерархическую структуру.
Итак, следующий этап – это планирование содержанием. Напомним, что если много процессов планирования и немного контроля, то получится алгоритм, т.е. действия по шагам – первое, потом второе, потом третье. Например, при управлении качеством нет алгоритма, нет шагов. Но об этом позже. При планировании содержанием есть алгоритм и его необходимо использовать.
На этом этапе менеджеру необходимо разобраться, что делать прежде, чем приступить к планированию сроков и денег. Вопрос «Что делать?» первый, потому что пока мы не понимаем, что именно делать, мы не понимаем, сколько времени это займет, и сколько это будет стоить.
Работа с содержанием производится в три приема:
Итак, при планировании содержания необходимо выполнить три последовательных шага – собрать требования, написать концепцию, структурировать работу.
Если вас интересует тема «Управления проектами» и вы хотите самостоятельно подготовиться к экзамену на сертификат Project Management Professional, то приглашаем пройти новый видеокурс Ивана Селиховкина «Подготовка к экзамену РМР»
Управление интеграцией проекта. Управление содержанием проекта
Выходные документы процесса создания ИСР
Описание содержания проекта (обновления)
Иерархическая структура работ
Словарь ИСР
Базовый план по содержанию
План управления содержанием проекта (обновления)
Запрошенные изменения
В процессе создания ИСР могут появляться запрошенные изменения описания содержания проекта и его элементов, обрабатываемые в рамках процесса общего управления изменениями.
Подтверждение содержания
Входной информацией процесса являются:
Процесс подтверждения содержания имеет нижеследующие результаты.
Принятые результаты поставки. Процесс подтверждения содержания документирует результаты поставки, которые прошли приемку. Непринятые результаты поставки документируются с указанием причин, по которым они не прошли приемку. Подтверждение содержания включает в себя сопроводительную документацию, полученную от Заказчика или Спонсора и подтверждающую факт приемки результатов поставки участниками проекта.
Запрошенные изменения. Запрошенные изменения могут появиться в ходе процесса подтверждения содержания и рассматриваются в ходе процесса общего управления изменениями.
Управление изменениями содержания
Процесс управления содержанием выполняет управление изменениями содержания проекта. Управление содержанием состоит в управлении изменениями содержания проекта. Управление содержанием проекта заключается в воздействии на факторы, создающие изменения содержания проекта, и контролировании производимого этими изменениями эффекта. Управление содержанием призвано обеспечить, чтобы все запрошенные изменения и рекомендованные корректирующие действия проходили через процесс общего управления изменениями.
Управление содержанием проекта используется также для управления текущими изменениями по мере их появления; оно интегрировано в остальные процессы управления. Неконтролируемые изменения часто называют также сдвигом содержания проекта. В любом проекте изменения неизбежны, поэтому необходим процесс управления изменениями.
Входная информация процесса:
Отчеты об исполнении дают информацию о выполнении проектных работ, в частности, о достигнутых промежуточных результатах.
Инструменты и методы
Система управления изменениями. Система управления изменениями содержания проекта (документально оформленная в плане управления содержанием проекта) определяет процедуры, посредством которых могут быть изменены содержание проекта и содержание продукта. Эта система включает в себя документацию, системы отслеживания и уровни одобрения, необходимые для одобрения изменений. Для контроля содержания проекта система управления изменениями содержания интегрируется с любой информационной системой общего управления проектом.
Анализ отклонений. Для оценки величины отклонений используются измерения эффективности проекта. Важные аспекты контроля содержания проекта включают в себя определение причины отклонений по сравнению с базовым планом по содержанию и принятие решения о необходимости корректирующих действий.
Система управления конфигурацией. Формальная система управления конфигурацией определяет процедуры для каждого состояния результатов поставки. Ее целью является обеспечение надлежащего рассмотрения и фиксации запрошенных изменений содержания проекта, перед тем как они будут обработаны в рамках процесса общего управления изменениями.
Выходы процесса
Описание содержания проекта (обновления). Если одобренные запросы на изменения влияют на содержание проекта, то описание содержания проекта редактируется, и в новую редакцию включаются эти одобренные изменения. Обновленное описание содержания проекта становится новым базовым планом проекта для будущих изменений.
Иерархическая структура работ (обновления). Если одобренные запросы на изменения влияют на содержание проекта, то ИСР редактируется и в новую редакцию включаются эти одобренные изменения.
Словарь ИСР (обновления). Если одобренные запросы на изменения влияют на содержание проекта, то словарь ИСР редактируется и в новую редакцию включаются эти одобренные изменения.
Базовый план по содержанию (обновления)
Запрошенные изменения. В результате управления содержанием проекта могут появляться запрошенные изменения, обрабатываемые для рассмотрения и распоряжения в соответствии с процессом общего управления изменениями.
Рекомендуемые корректирующие действия. Рекомендуемое корректирующее действие представляет собой любой рекомендованный шаг в целях приведения ожидаемой будущей эффективности проекта в соответствие с планом управления проектом и описанием содержания проекта.
Активы организационного процесса (обновления). Причины отклонений, логика выбора конкретного корректирующего действия и прочие виды накопленных знаний из системы управления изменениями содержания проекта документируются и обновляются в исторической базе данных активов организационного процесса.
Управление содержанием проекта
Управление содержание проекта: что это такое?
Управление содержанием проекта: процессы
Управление содержанием: входы
1. План управления проектом
План управления проектом содержит следующую информацию, используемую для управления содержанием:
2. Информация об исполнении работ
Информация об исполнении проекта, например данные о том, работа над какими результатами началась, о ее ходе и о том, по каким результатам работа уже закончена.
3. Документы по требованиям
4. Матрица отслеживания требований
5. Активы процессов организации
Активы процессов организации, которые могут оказывать влияние на процесс управления содержанием, включают в себя среди прочего:
Управление содержанием: инструменты и методы
1. Анализ отклонений
Измерения исполнения проекта используются для оценки величины отклонения от первоначального базового плана по содержанию. Важные аспекты управления содержанием проекта включают в себя определение причины и степени отклонения относительно базового плана по содержанию и принятие решений о необходимости корректирующих или предупреждающих действий.
Управление содержанием: выходы
1. Измерения исполнения работ
Измерения могут включать в себя сравнение запланированного и фактического технического исполнения либо другие измерения исполнения содержания. Данная информация документируется и передается заинтересованным сторонам проекта.
2. Обновления активов процессов организации
Активы процессов организации, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего:
3. Запросы на изменения
Анализ исполнения содержания может привести к появлению запроса на изменение базового плана по содержанию или других элементов плана управления проектом. Запросы на изменения могут включать в себя превентивные, корректирующие воздействия или исправление дефектов. Запросы на изменения обрабатываются с целью проведения проверки и представления в соответствии с процессом осуществления общего управления изменениями.
4. Обновления плана управления проектом
5. Обновления документов проекта.
Документы проекта, которые могут быть обновлены, включают в себя среди прочего:
Управление интеграцией проекта. Управление содержанием проекта
Уточнение (определение) содержания
Процесс уточнения (определения) содержания выполняет разработку подробного описания содержания проекта, которое будет основой для принятия будущих решений по проекту.
Команда проекта анализирует потребности, пожелания и ожидания участников проекта, проводит корректировку требований к разрабатываемой ИС. Допущения и ограничения анализируются на полноту, и при необходимости производится добавление дополнительных допущений и ограничений. Входными документами процесса определения содержания являются План управления содержанием проекта и Одобренные запросы на изменения.
Результат процесса определения содержания:
Рассмотрим результаты процесса определения содержания более подробно.
Описание содержания проекта
Описание содержания проекта, непосредственно или со ссылкой на другие документы, включает в себя следующее.
Определение содержания продукта. Описывает характеристики информационной системы, которые становятся более подробными на поздних фазах проекта по мере постепенного уточнения характеристик ИС.
Границы проекта. Определяют в целом то, что включается в проект, и явно указывают, что в него не входит, чтобы исключить ситуацию, когда участник проекта ошибочно считает некоторый результат, услугу или результат входящими в проект. При определении границ проекта необходимо привлекать к работе системного архитектора, консультантов по внедряемой ИС. Как показывает практика, наиболее «узким местом» в определении границ проекта по разработке и внедрению ИС являются разрабатываемые формы отчетов. Если в содержании проекта указать «Разработать отчеты» и не задать в качестве границ проекта количество разрабатываемых отчетов, их наименования, то проект может быть никогда не закончен: у Заказчика может возникать необходимость в получении все новых и новых отчетов. Необходимо задокументировать все решения, связанные с границами проекта.
Результаты поставки проекта. Результаты поставки включают в себя информационную систему, разработанную в ходе проекта, а также отчеты и документацию по управлению проектом.
Критерии приемки ИС. Задают порядок и критерии приемки ИС и представляют собой набор стандартов или правил, определяющих выполнение задачи с приемлемым уровнем качества. Разработка и соответственно приемка ИС происходит по этапам. Сдача-приемка этапов выполненных работ осуществляется по предъявлении ИС и комплектов соответствующей документации и завершается оформлением акта сдачи-приемки. Испытания ИС должны быть проведены на основании соответствующих программ и методик испытаний.
Допущения проекта. Перечисляет и описывает допущения проекта, связанные с его содержанием, и потенциальный эффект этих допущений в случае, если они окажутся ложными. Команда проекта периодически идентифицирует, документирует и утверждает допущения в рамках процесса планирования. Допущения, перечисляемые в подробном описании содержания проекта, обычно более многочисленны и описываются подробнее, чем допущения, перечисленные в Уставе проекта и предварительном описании содержания проекта.
Первоначальная организация проекта. На этом этапе определяются члены команды проекта и участники проекта, а также документально фиксируется организационная структура проекта.
Изначально сформулированные риски. Перечисляются известные риски.
Контрольные события расписания. Заказчик или исполняющая организация могут задать контрольные события и требуемые даты их выполнения. Эти даты могут быть обозначены в качестве ограничений на сроки.
Ограничение финансирования. Описывает все ограничения, наложенные на финансирование проекта, как на уровне его общей стоимости, так и в указанных временных рамках.
Требования к управлению конфигурацией проекта. Описывают уровень управления конфигурацией и изменениями, реализуемыми в проекте.
Спецификации проекта. Определяют спецификации, которым должен соответствовать проект.
План управления содержанием проекта (обновления)
Эта составляющая плана управления проектом может потребовать обновления, а именно включения одобренных запросов на изменение в результате процесса определения содержания.
В ходе процесса определения содержания могут вырабатываться запрошенные изменения, затрагивающие план управления проектом и его вспомогательные планы. Запрошенные изменения обрабатываются в рамках процесса общего управления изменениями.
Одним из основных моментов при определении содержания проекта является обеспечение максимальной устойчивости (сопротивляемости) к изменениям. Рекомендуется строить разработку содержания проекта по следующим принципам [ 11 ] :