что такое оргштатные мероприятия по трудовому кодексу
Приложение. Рекомендации по проведению организационно-штатных мероприятий
Приложение
к письму МЧС России
от 5 февраля 2015 г. N 43-441-4
1. Организационно-штатные мероприятия, проводимые в отношении сотрудников ФПС ГПС
В ходе проведения организационно-штатных мероприятий сотрудники ГПС должны быть также уведомлены о проводимой реорганизации подразделений не позднее двух месяцев до завершения реорганизации подразделения.
Руководитель подразделения с каждым сотрудником ГПС обязан провести беседу по дальнейшему использованию сотрудника ГПС на службе в связи с реорганизацией подразделения, и предложить должности согласно новому штатному расписанию.
При представлении к назначению на должность в новой структуре необходимо обратить внимание на уровень образования сотрудников, соответствие квалификационным требованиям, предъявляемым к замещаемой должности и их возраст.
К назначению на должности руководящего состава необходимо, прежде всего, рассматривать кандидатуры сотрудников, находящихся в резерве руководящих кадров, имеющих достаточный опыт службы в данном направлении деятельности, перспективы по службе с учетом роста.
В соответствии со статьей 16 Положения о службе перемещение сотрудников ГПС производятся как на вышестоящую, нижестоящую, так и на равнозначную должности с их согласия.
При назначении на вышестоящие и нижестоящие должности необходимо провести аттестацию для определения служебного соответствия сотрудника предъявляемым требованиям.
Необходимо учесть, что при перемещении на нижестоящую должность по сокращению штатов с уменьшением должностного оклада сотрудникам, имеющим выслугу 15 и более лет (в календарном исчислении), сохраняется размер должностного оклада по ранее занимаемой должности.
Если сотрудник ГПС согласен продолжить службу по предложенной должности, то ему необходимо подать рапорт на имя начальника, имеющего право назначения на должность, о согласии с назначением по предложенной должности. Представление к назначению на должность оформляется в установленном порядке.
При подготовке проектов приказов о назначении следует обратить внимание на установление сотрудникам ГПС надбавок на текущий календарный год и сохранения установленных выплат.
В случае отказа продолжить службу сотруднику вручается уведомление о предстоящем увольнении со службы не позднее чем за два месяца до увольнения с указанием основания увольнения и выдается направление для освидетельствования на военно-врачебную комиссию. Согласно Положению о службе основанием для увольнения сотрудников ГПС в связи с ликвидацией и реорганизацией подразделений будет пункт «е» части 1 статьи 58 (по сокращению штатов).
Уведомления с подписью ознакомленного сотрудника приобщить к его личному делу в соответствии с номенклатурой назначения.
Если до момента ввода в действие нового штатного расписания сотрудник не дал согласие на назначение в новую структуру или не был уволен, то он освобождается от занимаемой должности и зачисляется в распоряжение начальника территориального органа МЧС России на срок не более двух месяцев. В срок нахождения сотрудника в распоряжении не засчитывается время освобождения от служебных обязанностей по болезни, пребывания в очередном и дополнительных отпусках. Сотрудник, зачисленный в распоряжение, исполняет должностные обязанности по прежней должности (при его согласии на это) либо выполняет поручения по службе начальника подразделения до решения вопроса о его назначении на другую должность либо увольнении.
По истечении срока нахождения сотрудника ГПС в распоряжении он должен быть представлен к увольнению со службы по сокращению штата (п. «е» части 1 ст. 58 Положения) по инициативе руководства (без рапорта сотрудника).
Увольнение по сокращению штатов может производиться в случае невозможности в результате проводимых организационно-штатных изменений дальнейшего использования высвободившихся сотрудников, при их отказе от перемещения по службе либо перемещения на службу в другую местность.
Также, сотрудникам ГПС, увольняемым со службы, в соответствии со статьей 46 Положения о службе по основаниям, предусмотренным пунктами «б» (по достижении предельного возраста), «в» (по выслуге срока службы, дающего право на пенсию), «е» (по сокращению штатов), «ж» (по болезни), «з» (ограниченному состоянию здоровья) части 1 статьи 58 Положения о службе, предоставляется по их желанию полный (вне зависимости от времени прослуженного в году увольнения) очередной ежегодный отпуск, а за неиспользованный в году увольнения очередной ежегодный отпуск и отпуск, предоставленный за исполнение обязанностей во вредных условиях и за особый характер службы, выплачивается денежная компенсация.
При этом необходимо учесть, что для применения в отношении сотрудников ГПС нормы статьи 127 ТК РФ о выплате денежной компенсации за вес неиспользованные отпуска правовых оснований не имеется. Согласно статье 46 Положения о службе очередной ежегодный отпуск сотруднику должен быть предоставлен в течение календарного года, или в исключительных случаях, в первом квартале следующего года. При соблюдении установленного действующим законодательством порядка предоставления отпуска у сотрудника к моменту увольнения со службы не должно быть неиспользованных отпусков за прошедшие календарные годы. Поэтому денежная компенсация сотруднику за неиспользованный отпуск при увольнении выплачивается только за неиспользованный отпуск в году увольнения.
Сотрудникам ГПС, увольняемым по другим основаниям, выплата денежной компенсации за неиспользованный ими отпуск в году увольнения со службы производится применительно к нормам трудового законодательства, а именно с учетом прослуженного времени в году увольнения (из расчета 1/12 часть ежегодного отпуска за каждый полный месяц службы).
В день увольнения со службы сотруднику ГПС производится выплата всех сумм, причитающихся от работодателя, ему выдается трудовая книжка и он должен быть ознакомлен с приказом об увольнении. Помимо этого сотруднику ГПС, уволенному со службы, необходимо выдать на руки заверенную выписку из приказа об увольнении, так как в соответствии со ст. 66 Положения о службе сотрудник имеет право на обжалование в месячный срок со дня получения выписки из приказа на руки.
Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо отказом от ее получения представителями соответствующего кадрового подразделения обязаны направить уволенному сотруднику уведомление (по почте заказным письмом) о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
2. Организационно-штатные мероприятия, проводимые в отношении работников
Если в ходе проведения мероприятий по реорганизации юридического лица сопровождается фактическим сокращением численности или штата работников организации, то у работодателя имеются основания для увольнения работников по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ (сокращение численности или штата работников).
Так, при принятии решения о сокращении численности или штата работников работодателю необходимо провести следующие действия:
1. Предупредить орган службы занятости населения об увольнении работников не позднее чем за два месяца до начала соответствующих мероприятий (т.е. до дня увольнения первого работника) и указать должность, профессию, специальность и квалификационные требования, условия оплаты труда каждого конкретного работника.
2. Уведомить в письменной форме выборный орган первичной профсоюзной организации, в случае если таковая имеется, не позднее, чем за два месяца до начала проведения соответствующих мероприятий (статья 82 ТК РФ).
3. Уведомить в письменной форме персонально каждого работника о предстоящем увольнении в связи с сокращением занимаемой должности не позднее, чем за два месяца до увольнения. Данный порядок уведомления распространяется также и на лиц, работающих в организации по совместительству. Если работник отказывается поставить свою подпись под уведомлением об увольнении, составляется акт.
4. Работодатель обязан в течение всего периода с момента уведомления об увольнении до принятия окончательного решения предлагать работнику в письменной форме другую имеющуюся у работодателя работу (как вакантную должность или работу, соответствующую квалификации работника, так и вакантную нижестоящую должность или нижеоплачиваемую работу), которую работник может выполнять с учетом его состояния здоровья. При этом работодатель обязан предлагать работнику все отвечающие указанным требованиям вакансии, имеющиеся у него в данной местности. Предлагать вакансии в других местностях работодатель обязан, если это предусмотрено коллективным договором, соглашениями, трудовым договором.
При этом необходимо учитывать преимущественное право некоторых категорий работников на оставление на работе при сокращении численности или штата работников (статья 179 ТК).
Кроме того, в соответствии со статьей 261 ТК РФ не допускается расторжение трудового договора по инициативе работодателя:
— с беременными женщинами;
— с женщинами, имеющими детей в возрасте до трех лет;
— с одинокими матерями, воспитывающими ребенка в возрасте до четырнадцати лет (ребенка-инвалида до восемнадцати лет);
— с другими лицами, воспитывающими указанных детей без матери.
5. В случае отказа от предложенных должностей трудовой договор с работником расторгается по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ. Следует отметить, что при увольнении по данной статье на работников распространяется действие гарантий, установленных частью 6 статьи 81 ТК РФ, а именно не допускается увольнение работника по инициативе работодателя в период его временной нетрудоспособности и в период пребывания в отпуске. Помимо этого, увольнение работников являющихся членами профсоюза производится с учетом мотивированного мнения выборного органа.
6. Кадровой службой издается проект приказа с указанием даты и основания увольнения. С приказом каждый работник должен быть ознакомлен под роспись. В случае отказа работника поставить свою подпись под приказом составляется соответствующий акт.
7. В день прекращения трудового договора (последний день работы) с работником производится окончательный расчет, т.е. выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя (статья 140 ТК РФ), в том числе и выходное пособие и компенсацию за все неиспользованные отпуска (ч. 1. ст. 127 ТК РФ), а также выдается трудовая книжка с внесенной записью об увольнении (статья 84.1 ТК РФ). При отказе работника получить трудовую книжку на руки составляется соответствующий акт. Если работник не прибыл в последний день работы или отказался получать трудовую книжку, то кадровой службой необходимо в тот же день по адресу места жительства работника направить уведомление (заказным письмом) с предложением явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (статья 84.1 ТК РФ).
Если в новом штатном расписании должность работника сохранена, то оснований для увольнения по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ не имеется. В этом случае изменяются лишь условия трудового договора (письмо Федеральной службы по труду и занятости от 05.02.2007 N 276-6-0).
Согласно статье 74 ТК РФ об изменениях условий трудового договора работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца.
Если работник согласен с теми изменениями, то трудовые отношения с ним продолжаются, трудовой договор не перезаключается, и в этом случае кадровая служба готовит проект дополнительного соглашения к трудовому договору и проект приказа о переводе на другую работу по унифицированной форме N Т-5, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В трудовой книжке производится запись о реорганизации юридического лица, с ссылкой на соответствующее решение, а затем делается запись о назначении работника на новую должность.
Если работник не согласен работать в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора, то работодатель обязан в письменной форме предложить ему другую имеющуюся у работодателя работу (см. пункт 4 раздела 2.1.). В случае письменного отказа работника от перевода на другую работу и его несогласия работать в связи с изменениями условий трудового договора, то работодатель вправе расторгнуть трудовой договор по пункту 7 части 1 статьи 77 ТК РФ.
ГАРАНТ:
По-видимому, в тексте предыдущего абзаца допущена опечатка. Вместо «см. пункт 4 раздела 2.1.» имеется в виду «см. пункт 4 раздела 2»
Согласно статье 75 ТК РФ в случае письменного отказа работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации, изменения подведомственности (подчиненности) юридического лица (работодателя) или при ее реорганизации трудовой договор прекращается по основанию, предусмотренному пунктом 6 части 1 статьи 77 ТК РФ.
При расторжении трудового договора в связи с ликвидацией (пункт 1 часть 1 статья 81 ТК РФ) либо сокращении численности или штата работников организации (пункт 2 часть 1 статья 81 ТК РФ) увольняемому работнику выплачиваются компенсации в соответствии со статьей 178 ТК РФ. А именно, увольняемому работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также за ним сохраняется средний месячный заработок на период трудоустройства, но не свыше двух месяцев со дня увольнения (с зачетом выходного пособия).
В исключительных случаях средний месячный заработок сохраняется за уволенным работником в течение третьего месяца со дня увольнения по решению органа службы занятости населения при условии, если в двухнедельный срок после увольнения работник обратился в этот орган и не был им трудоустроен.
В случае прекращения трудового договора в связи с отказом работника от продолжения работы в связи с изменением определенных сторонами условий трудового договора (пункт 7 части 1 статьи 77 ТК РФ) ему выплачивается выходное пособие в размере двухнедельного среднего заработка.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Составляем штатное расписание на 2021 год: правила, образцы
Штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
На практике штатное расписание необходимо и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Разберемся в аспектах подготовки и ведения документа: как правильно оформить штатное расписание на 2021 год всем правилам.
Стоит отметить, что при составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике.
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников и штатном расписании, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены постановлением кабинета министров СССР от 26.01.1991 № 10.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, насколько она обязательна. Ответ прост. Этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, и из этого ГИТ делает вывод об обязательности документа. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без этого документа работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке).
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще говоря, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Этому специалисту поможет в работе образец заполнения штатного расписания 2020: он наглядно показывает порядок ведения и заполнения документа.
Однако по факту теми специалистами, кто составляет штатное расписание в организации, ведет учет кадрового состава, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку штатное расписание представляет собой утвержденный высшим руководством нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Немаловажен вопрос, когда утверждается штатное расписание на следующий год и есть ли ограничения? Эту форму составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила, как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
Форма документа
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, описывающим организационную структуру компании и содержащим сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет — форма является рекомендательной. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать форму № Т-3 в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные. Вот так выглядит форма штатного расписания на 2020 год, утвержденная постановлением Госкомстата.
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово, как составить штатное расписание на 2021 год. Реквизиты формы оформляем, как показано на примере.
Наименование организации должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в бланке указывается в скобках, следом за полным.
Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ.
Период действия. Указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Заполняем графы, всего их 10.
Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ]).
Количество единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.).
Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.
В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
В строке «Итого» указывают общее количество штатных единиц и итогом сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы.
Подписи под проектом приказа ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Готовим приказ на утверждение
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести документ в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка следующим образом.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности (расписание — на постоянное хранение, а приказ — на 75 лет, см. пункты 19 и 71 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).
Аналогичным способом оформляем по всем правилам штатное расписание школы на 2021 год, заполняя все перечисленные позиции.
Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, например по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утверждаете распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа. В связи с развитием пандемии медицинские организации формируют временное штатное на основании приказа Минздрава от 19.03.2020 № 198н. Численность и структуру подразделения в них определяет руководитель, исходя из объемов медпомощи.
Как вносить изменения
Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник отказывается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.