что такое оптимизация управленческой работы
Методы, правила и примеры оптимизации бизнес‑процессов
Для того, чтобы оптимизировать бизнес-процессы, необходимо понять, что нужно улучшить: поднять продажи, снизить риски и расходы, повысить эффективность сотрудников и т.д. От этого будут зависеть дальнейшие шаги.
Что такое бизнес-процесс и зачем его описывать
Бизнес-процессом называют стандартный набор действий, который выполняется в компании для получения заданного результата. Алгоритм их совершенствования можно закрепить, а затем совершенствовать, снижая затраты и сокращая время выполнения.
Бизнес-процессы важно описать так, чтобы они действительно выполнялись. Если они не описаны, значит они и не выполняются.
Владельцы компании получают от формализации бизнес-процессов много преимуществ:
Для выявления сильных и слабых сторон бизнеса, его возможностей и угроз используется SWOT-анализ. С помощью него мы сможем определить риски и пути их предотвращения. При прогнозе негативных событий необходимо учитывать новые инфекции, стихийные бедствия, которые ранее не наблюдались. К примеру, в этом году всех нас затронул коронавирус. Кризис привел к потере платежеспособности и сложностям с получением финансовых ресурсов. Предприятия, которые заранее оценили риски возникновения непредвиденных обстоятельств, пережили ситуацию легче.
Сейчас компаниям приходится восстанавливаться после длительного простоя и создавать бизнес-модель, устойчивую к кризисным ситуациям. Для этого нужно внедрять новые подходы к работе.
Ошибки при создании бизнес-процессов
При создании бизнес-процессов следует избегать следующих ошибок:
С неприятным примером неотработанного бизнес-процесса столкнулась недавно моя сестра в санатории. Когда она заселилась, попросила фен. Фен ей так и не принесли. Но когда она уже возвращалась домой, ей позвонили и потребовали вернуть фен. Ответственные работники не отметили, что фен ей не давали и что он числился на предыдущей гостье. Сестре долго по телефону пришлось объяснять, что она ничего не забирала из санатория. Настроение у неё было испорчено из-за того, что процесс выдачи фенов в санатории не был отработан.
Категории бизнес-процессов
Процессы предприятия можно разделить на четыре категории:
Основные — процессы, вследствие которых компания зарабатывает деньги. Например, процесс производства холодильника, розничные продажи.
Вспомогательные. Например, управление финансами, управление персоналом, логистика.
Процессы управления. Например, стратегическое, тактическое и оперативное управление.
При описании процессов бизнеса необходимо определить ключевые параметры бизнеса, первый и последний шаги, цели процесса. Менеджер процесса отвечает за выполнение данной операции. Также нужно будет определить выходы и входы процесса. Процесс не зависит от организационной структуры управления, он может пересекать границы подразделений.
Предположим, фирма разрабатывает проект нефтехимического завода. В нем задействованы разные подразделения — отдел строительства, электротехнический отдел, сантехнический отдел и т.д. Каждый отдел отвечает за свою часть.
Настраиваем Контур.CRM под процессы компании и помогаем внедрить систему в бизнес
Правила описания процессов
Нужно помнить о том, что при описании бизнес-процессов важно:
Процессы разбивают на большее количество шагов для того, чтобы подробно описать все действия. Предположим, процессы должны происходить в удаленных филиалах компании. Или процессы выполняются массово и на них набирают людей с минимальным опытом.
Для того, чтобы подробно описать бизнес-процесс конкретного шага, мы его сначала выбираем, затем рисуем блок-схему процесса. Она не обязательно должна вписываться в стандарт, например, можно символически обозначать людей, предметы, оборудование. Затем делаем пошаговую презентацию, описываем процесс таблицей и текстом. Можно также включить фотографии, снять видеоролик.
Точки контроля на каждом этапе
Контроль выполнения бизнес-процессов должен быть выстроен оптимально, чтобы он не мешал работе, но и в то же время не давал упустить ситуацию.
Я часто замечаю, что на предприятиях достаточно много начальников в расчете на одного исполнителя и каждый из них своим избыточным контролем раздражает работников. Но чтобы понять, насколько правильно работники выполняют возложенные на них задачи, контроль тоже нужен. Например, сами работники контролируют друг друга или руководитель подразделения. Здесь важно не допустить перекоса в ту или иную сторону. Главное — понятно описать все процессы.
Примеры оптимизации бизнес-процессов
Кризис — тот момент, когда наступает необходимость в оптимизации бизнес-процессов. Возьмем, к примеру, ресторанный бизнес.
В связи с самоизоляцией заведения не работали несколько месяцев. Когда им разрешили открывать летние веранды, сразу делать спонтанные большие закупки продуктов было нецелесообразно. Поэтому в целях оптимизации бизнес-процессов необходимо было определить минимальный объем запасов по каждой группе товаров. Это хозяйственные товары, продукты питания, алкогольные напитки и т.д.
Затем нужно было составить квартальные планы заказов с ежемесячной корректировкой. Заказы лучше разбить на мелкие партии, чтобы тратить меньше денег на складские запасы. В одном из ресторанов внедрение такой системы привело к высвобождению 10 % денежных средств.
Автоопределение категорий доходов и расходов, виртуальные счета для учета наличных, аналитика по проектам и подразделениям и другие инструменты для бизнеса.
Невыгодные бизнес-процессы можно найти в отчетах. Допустим, в отчете о прибылях и убытках. Сам по себе отчет не покажет, какие процессы на предприятии работают эффективно, а какие нет.
Рассмотрим пример предприятия, производящего станки.
Для чего нужна оптимизация управления предприятием
Что такое оптимизация управления и каковы ее функции оптимизации управления. На какие виды она подразделяется и какие задачи перед ней стоят? Какие методы используются для оптимизации?
Оптимизация управления предприятием – это процесс нахождения и введения в работу оптимального решения.
Основной задачей оптимизации управления организацией является выведение конечного результата управления объектом. Ее основная цель – повысить эффективность деятельности получить при этом наибольшую прибыль. А для достижения цели необходимо выявить и ликвидировать или исправить замедляющие факторы.
Виды оптимизации
Оптимизация управления предприятием может подразделяться на оптимизацию:
Проходит оптимизация в несколько этапов. Первоначально необходимо собрать всю информацию об управленческой системе. На основе собранных данных, подготавливается и разрабатывается система мер и рекомендаций, направленная на усовершенствование. Заключающим этапом является внедрение разработанных мер.
Оптимизация управления отдельными процессами
Оптимизация управления процессом осуществляется по определенным критериям: стоимости, продолжительности, количестве транзакций и т. д. Ее целями считается:
Основные задачи оптимизации управления зависят от цели, которую рассчитывает получить руководитель предприятия при решении этой задачи.
Оптимизация структуры управления
При изменении ситуации на рынке предприятиям необходимо подстраиваться, совершенствуя имеющуюся систему. Для правильной расстановки кадров используется оптимизация структуры управления, которая в своем анализе учитывает профессионализм сотрудников, их компетентность и т. д.
Структурные изменения способны решить такие задачи:
К первым признакам необходимости изменений на предприятии можно отнести:
Внимание: все выше перечисленные признаки могут привести к замедленному и некачественному принятию и исполнению решений, к появлению бесконтрольных аспектов деятельности, к нестабильной психологической обстановке в коллективе и т. д.
Вовремя оптимизированное управление позволит избежать всех этих негативных последствий.
Что дает оптимизация управления персоналом
Все организации имеют в своем плане счетов статью расходов на обслуживающий персонал, куда включена не только зарплата сотрудников, но и затраты на повышение квалификации, предоставление социальных льгот и т. д.
Оптимизация управления персоналом на основе всестороннего анализа позволяет сократить эти расходы не ущемляя при этом интересы работников.
Важно: выявить недостатки на какой-либо стадии производства или в какой-либо деятельности – еще не значит, что все сразу же наладится. Для восстановления прежнего функционирования понадобится разработать алгоритм действий, позволяющий исправить или направить ситуацию в этой сфере в нужное русло.
Методы, анализирующие управление
Для выявления наиболее оптимального решения используются различные методы оптимизации, учитывающие большинство факторов, влияющих на управление. Многим отдельным факторам, которые важны при принятии решений, невозможно дать количественную характеристику, а некоторые из них являются практически постоянными и не изменяются.
Все методы, независимо от направления, представляют собой сравнительный анализ количественных или числовых показателей. Их использование, становится возможным дать ответ на важные вопросы, возникающие у руководителей предприятий, такие как:
Методы, в зависимости от числа параметров, подразделяются на одномерные и многомерные. Они, в свою очередь, в зависимости от применения производных, подразделяются еще на несколько типов.
Для совершенствования не целого предприятия, а некоторых его направлений, применяются другие методы:
Наиболее подробную информацию о методах можно получить в компании «Арбор Прайм». Здесь квалифицированные специалисты, основываясь на своих знаниях и опыте, смогут предложить IT-услуги по автоматизации бизнеса, способные повысить эффективность деятельности предприятий, заводов и магазинов.
Обращение к автоматизации производственных процессов позволит предприятию получить большую прибыль, снизить зарплатные расходы с улучшением качества работ, заранее просчитать рентабельность любого заказа, снизить излишнюю трудоемкость и обезопасить хранение информации.
Оптимизация деятельности предприятия: как снизить издержки и получать больше прибыли
Успешный бизнес извлекает максимум прибыли при минимальных издержках.
Прибыль от бизнеса вас не удовлетворяет;
Клиенты уходят к конкурентам;
Наблюдается текучесть кадров;
Вам кажется, что вы много вкладываете и мало получаете:
попробуйте оптимизировать деятельность организации.
О том, кому и зачем нужна оптимизация деятельности предприятия; как использовать различные методы оптимизации, чтобы снизить затраты и получать больше прибыли, – рассказал директор антикризисной группы Сергей Стороженко.
Читайте до конца, и вы узнаете:
Зачем оптимизировать деятельность предприятия
Как определить, что компании нужна оптимизация
Несколько примеров неправильных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги
Какие методы оптимизации самые эффективные
Каких ошибок следует избегать, чтобы получить положительный результат
Кому доверить работу по оптимизации
Нет времени читать? – Задайте свой вопрос по оптимизации предприятия прямо сейчас и получите готовое решение от эксперта:
Хочу получить эффективный план оптимизации, чтобы увеличить прибыль
Зачем оптимизировать деятельность предприятия
Повышение эффективности до запланированного уровня финансовых показателей (и их дальнейший рост) – основная и конечная цель оптимизации деятельности предприятия.
Попутно, внедряя системные методы оптимизации, компания получает следующие выгоды:
Совершенствуется система управления, исключается дублирование функций
Повышается «прозрачность» внутренних организационных и производственных процессов
Снижается уровень эмоционального напряжения руководства и сотрудников
Повышается лояльность персонала
Растут показатели производительности труда
Обеспечивается экономия средств фонда заработной платы
Налаживаются системы коммуникации
Денежные средства распределяются рационально, с максимальной отдачей
оптимизировать деятельность целесообразно на любом этапе развития организации, и даже в том случае, если финансовое положение компании, на первый взгляд, не вызывает опасений:
Низкая эффективность бизнеса в полной мере не осознается
Компания часто способна годами приносить стабильную прибыль, но «сыплется» по всем показателям в момент наступления кризиса или негативных форс-мажорных обстоятельств.
Узнать, как поможет оптимизация в моем случае
Как определить, что компании нужна оптимизация
Компании жизненно необходима оптимизация деятельности в следующих случаях:
Налицо дефицит денежных средств, низкая платежеспособность
Просрочена кредиторская задолженность, есть угроза наступления банкротства
Низкая финансовая устойчивость, высокая вероятность возникновения проблем с погашением долговых обязательств в будущем
Финансовое положение организации зависит от внешних источников инвестиционных вливаний
Снижен нормативный уровень показателей ликвидности
Низкая рентабельность — вложенный капитал не окупается
Снижается чистый оборотный капитал (вплоть до отрицательных показателей оборотного капитала)
Возникают частые внутрикорпоративные конфликты
Математически точно оценить финансовую эффективность работы организации можно с помощью расчета специальных коэффициентов. Их более двухсот*.
* Показатели и формулы расчета, рекомендуемые для анализа платежеспособности и финансовой устойчивости, можно найти в «Методологических рекомендациях по проведению анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций», например, на сайте «КонсультантПлюс».
Если производить расчеты представляется для вас слишком трудоемкой задачей, определить, что компании нужна оптимизация, можно «интуитивно».
Например, по следующим признакам:
Решения в компании принимаются крайне медленно
Осуществление стандартных рабочих операций требует значительных временных затрат, согласований
Результаты реализации решений существенно расходятся с запланированными — со знаком «минус»
Те или иные аспекты деятельности предприятия слабо поддаются контролю, либо контроль неэффективен
В компании растёт психологическое напряжение, связанное с недостаточной урегулированностью прав, обязанностей, разделением сфер ответственности.
Кроме того, оптимизация деятельности необходима не только при наличии проблем в компании, но и в том случае, если руководство принимает решение:
Повысить экономические показатели, включая производительность предприятия
Усовершенствовать качество обслуживания
Повысить конкурентоспособность на рынке
Модернизировать отдельные бизнес-процессы компании
Расширить бизнес и сферы влияния
Разработать стратегический план усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.
Узнать у эксперта, нужна ли оптимизация бизнеса в моем случае
Несколько примеров неэффективных бизнес-процессов, которые «съедают» деньги
В числе причин неоправданных денежных затрат и снижения эффективности бизнеса — пороки структуры управления.
В компании зоны ответственности двух и более равноправных собственника совпадают или пересекаются. Часть распоряжений конфликтуют между собой: на следующий уровень управления поступают противоречивые команды руководителей («переводить полную оплату – переводить оплату частями», «нанять независимых внешних экспертов – обойтись силами штатных специалистов», и т. д.). В результате распоряжения выполняются с задержкой, дополнительные согласования требуют временных затрат, ухудшается эмоциональный климат в коллективе, возможны ухудшения во взаимоотношениях с клиентами и контрагентами. В случае конкуренции между партнерами, персонал разбивается на враждебно настроенные группировки, что негативно сказывается на работе компании.
В ходе аудита компании выяснилось, что накладные выписываются товароведами, затем документы направляются на проверку в отдел бухгалтерии, – два отдела выполняют одну и ту же работу.
Работники отдела продаж самостоятельно занимаются поиском товара по запросу клиента, вместо того, чтобы сразу передавать заказ в отдел снабжения
В организации более 40%
высокооплачиваемого времени директора затрачивалось на сдачу бухгалтерской отчетности, получение и отсылку документов по почте, получение платежных документов в банке и прочую работу, которую может выполнять неквалифицированный работник по доверенности.
Станочники завода по изготовлению летательных аппаратов 4 разряда ежедневно привлекаются на разгрузочно-погрузочные работы. Производство деталей на это время приостанавливается.
Менеджер по продажам компании-автодилера самостоятельно занимается составлением плана продаж, написанием коммерческих предложений и составлением отчетов результативности.
Контроль эффективности деятельности строительной организации руководство поручает недостаточно квалифицированным штатным сотрудникам. В результате компания теряет до 25-35% прибыли ежегодно.
Какие методы оптимизации самые эффективные
Вот наиболее эффективные методы, позволяющие увеличить прибыльность бизнеса**:
**Методы оптимизации деятельности предприятия весьма разнообразны и выбираются в зависимости от индивидуальных особенностей конкретной организации.
Снижение затрат достигается комплексом мер, в числе которых: оптимизация производства, работа с персоналом, налоговое планирование и оптимизация, пересмотр инвестиционных и операционных расходов, реструктуризация кредитного портфеля, автоматизация операций и другие.
Снижение затрат стоит начать с административных издержек. К примеру, можно существенно сэкономить на оплате корпоративной мобильной связи, предусмотреть ответственность за использование служебного автотранспорта в личных целях, исключить случаи хищение топлива с помощью привлечения охранной службы.
Еще одна весомая статья расходов – это аренда. Затраты на аренду могут достигать 50% всей суммы операционных расходов и более.
Сэкономить на аренде можно с помощью грамотного проведения переговоров с арендодателем. Например, представив сводную таблицу со списком аналогичных помещений с ценой существенно ниже заявленной в текущем договоре.
Обязательно стоит воспользоваться законными методами налогового планирования и оптимизации. Оптимизация налогов позволяет снизить сумму отчислений до 50% и более.
Оптимизация организационной структуры
Оптимизация организационной структуры проводится с целью устранить противоречия и дублирование функций во внутрикорпоративных взаимодействиях, повысить прозрачность и эффективность рабочих процессов.
Упрощение организационной структуры приводит к повышению её управляемости. Сокращение неэффективных звеньев цепи управления – к снижению затрат.
Модернизация процессов производства
Оптимизация производственных процессов позволяет добиться улучшения показателей производительности труда, увеличить прибыль.
Это достигается с помощью: сокращения объёмов технологических потерь, внедрения безотходного производства, автоматизации операций, снижения непроизводственных простоев оборудования, повышения квалификации персонала, применения инноваций, результатов научно-технического прогресса и т. д.
Усиление и оптимизация контроля
Контроль – это необходимая комплексная функция в любой организации, которая позволяет своевременно обнаружить отклонения от плана, стимулировать качественное выполнение поставленных задач и рабочих процессов на всех уровнях.
Результат усиления и оптимизации контроля – выстраивание системы управления, основанной на инициативности и ответственности сотрудников, которая неизбежно приведет к повышению экономической эффективности.
Усиление маркетинговых коммуникаций
Невозможно переоценить роль оптимизации системы маркетинга в условиях конкурентной среды. Нестандартные маркетинговые решения позволяют многократно повысить спрос на услуги, увеличить объёмы сбыта товара, создать положительную репутацию на рынке и в бизнес-среде.
Для достижения максимального эффекта используются все доступные каналы маркетингового продвижения – оff-line и on-line рекламу, личный сайт, публикации в СМИ, проведение встреч и семинаров и т. д.
Какие методы оптимизации бизнеса помогут в моем случае?
Как оптимизация бизнес-процессов влияет на работу компании?
Прежде чем говорить о том, что такое оптимизация бизнес-процессов, давайте уточним, какие аспекты деятельности предприятия вообще можно отнести к данной категории. Более того, многие авторы используют этот термин без пояснений, как интуитивно понятный, хотя сами зачастую не слишком хорошо его понимают и заменяют альтернативными терминами вроде “бизнес-сущности”.
Итак, бизнес-процессом можно назвать регламентированную последовательность действий нескольких сотрудников, направленную на получение определённого результата, имеющего ценность для заказчика процесса (под заказчиком мы понимаем не только клиентуру, но и того сотрудника, который “принимает эстафету” дальнейшей работы с продуктами процесса). Мы говорим именно о нескольких сотрудниках, потому что действия работника всегда хотя бы косвенно связаны с результатами труда других участников процесса: продавец взаимодействует с поставщиками; штукатур — с каменщиками и т. п. Участие людей является обязательным признаком бизнес-процесса, поскольку полностью автоматизированная последовательность действий переходит в другую категорию процессов — технологических.
Следовательно, оптимизация бизнес-процессов компании (Business Process Optimization) — это комплекс мероприятий, направленных на усовершенствование отдельных направлений или всей деятельности организации.
В чём могут выражаться усовершенствования, какими методами они достигаются, расскажем в этой статье.
Наглядный пример оптимизации бизнес-процесса
Недостатки процесса:
Изучение бизнес-процесса специалистами-аналитиками позволило вдвое сократить время бизнес-процесса и на треть уменьшить использование бумажной документации:
Когда нужно проводить улучшение бизнес-процессов
Для некоторых предприятий оптимизация может оказаться весьма затратным мероприятием, поэтому, прежде чем принимать подобное решение, следует изучить ключевые точки деятельности компании.
Оптимизация целесообразна в следующих обстоятельствах:
Оптимизация бизнес-процессов: пошаговое руководство
Оптимизацию следует отличать от реинжиниринга бизнес-процессов. Реинжиниринг — это однократная революционная методика кардинального изменения деятельности организации, тогда как оптимизация носит эволюционный характер и применяется по мере необходимости и столько раз, сколько это понадобится.
Описание бизнес-процессов
Прежде чем преобразовывать какие-либо процессы, их нужно описать и проанализировать. Описание бизнес-процессов включает всю последовательность действий работников в рамках процесса. Описание выражается в графическом и текстовом виде.
Как создать информативную модель бизнес-процесса? Профессионалы могут рассказать о критериях, методах и даже специальных языках описания, таких как нотация BPMN, которая считается одним из лучших языков моделирования и существенно упрощает работу проектировщиков.
Однако здесь мы рассмотрим основной алгоритм создания полной и понятной схемы.
Если полученная схема бизнес-процесса понятна даже несведущему в вашем бизнесе человеку, значит, работа по описанию процессов выполнена правильно.
Критерии оценки потребности в оптимизации
Имея в своём распоряжении наглядные схемы, мы можем оценить оптимальность бизнес-процессов и сделать выводы о необходимости их улучшения.
В свою очередь, параметры, по которым проводится оценка бизнес-процессов, тоже следует проанализировать. Так, качество конечного продукта проверяется через отзывы клиентов (рекламации). Промежуточные результаты оцениваются по уровню удобства выполнения следующей процедуры.
Эффективность управления бизнес-процессом оценивается с помощью системы качественных и количественных коэффициентов:
Принципы оптимизации
Методология и эффективные приёмы оптимизации
С чего начать оптимизацию бизнеса? При выборе комплекса методов оптимизации необходимо учитывать параметры, влияющие на целесообразность тех или иных мероприятий:
Основные методы улучшения бизнес-процессов
В зависимости от характера выявленных проблем на конкретном предприятии может применяться индивидуальный комплекс методик:
Способы оптимизации бизнес-процессов
Основные приёмы рационализации бизнес-процессов давно известны и с успехом применяются на предприятиях с различной спецификой производства.
Распространённые ошибки оптимизации
Одна из типичных ошибок оптимизации бизнес-процессов в организации — концентрация на психологически значимых, но объективно несущественных элементах деятельности. В результате степень решения проблем получается очень слабой, а зачастую и уходит в минус. Рассмотрим такую ситуацию. При обсуждении срыва сроков доставки менеджер утверждает, что строго придерживался регламента. Соответственно, руководство начинает модернизировать инструкции. Однако менеджер — не специалист-аналитик, он не может изучить начало и конец процесса, дать оценку работе смежных служб. Если бы эта работа была проделана, могло бы выясниться, что менять нужно не регламент, а, допустим, процесс “продажи”.
Другой недочёт внедрения изменений — интуитивная реорганизация процессов. Источники, по которым можно было бы изучить технологию оптимизации, часто написаны сложным, профессиональным языком и изобилуют непонятными формулами. Подобные “руководства” сложно применить к конкретной производственной обстановке.
И, наконец, самая частая ошибка, которая прослеживается практически в каждой организации, — личное участие высшего руководства в оптимизации. Не являясь специалистами в той или иной области, собственники и топ-менеджеры редко могут действительно грамотно рассчитать объёмы и характер необходимых изменений. Кроме того, они тратят на решение этих проблем своё время, которое могло бы быть использовано для реализации стратегических задач.
Внедрение рекомендаций по оптимизационным мероприятиям
В зависимости от масштаба эти работы могут занимать от шести-восьми недель и более.
На практике последовательность действий выглядит приблизительно так:
Работу можно считать оконченной, когда контролирующий орган отметит повышение эффективности деятельности (достижение запланированных показателей) на данном участке.
Заключение
Оптимизация бизнес-процессов — это сложная, многоплановая задача: невозможно за один приём выделить и проанализировать каждый из процессов предприятия, это кропотливый труд. Поэтому, приступая к внедрению новых, оптимизированных технологий, помимо описания целей и задач желательно установить конкретные временные рамки для проведения запланированных работ. Кроме того, необходимо позаботиться об обеспечении лояльности коллектива, для чего необходимо заблаговременно проводить с сотрудниками разъяснительную работу. Не следует забывать, что человеческие ресурсы являются основной ценностью компании и значимым фактором её успешности. Сознательное или бессознательное саботирование мероприятий по оптимизации может свести к нулю все усилия специалистов и высшего руководства организации.