что такое архивариус и его обязанности
Должностная инструкция архивариуса
В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.
Образец должностной инструкции архивариуса
I. Общие положения
II. Обязанности
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
Параметры составления документа
В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.
При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:
Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:
Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.
Общий раздел
Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:
Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.
Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.
Обязанности
Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.
Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.
Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.
Права
Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.
Ответственность
Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.
Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.
Что должен знать и уметь архивариус
Должностные обязанности архивариуса:
Что это за работник и чем он занимается
Архивариус — привычное название должности служащих архива по ЕКСД. Его должностные обязанности перечислялись длинным перечнем. Описание использовалось для разработки должностных инструкций в организациях и на предприятиях.
Требования к знаниям, образованию и квалификации архивариуса минимальные.
В связи с повсеместной цифровизацией изменились должностные обязанности и требования к архивариусу — специалист архива (в том числе электронного) выполняет более сложные задачи. Обязанности стали разнообразнее, они различны для организаций коммерческих и государственных. Последние обрабатывают большие данные, которыми стало сложно управлять, не только готовить их к хранению. Теперь информацией требуется обмениваться: например, работа архивариусом в суде состоит не только в подготовке данных к хранению и выдачи справок по личным обращениям, но и в передаче сведений в рамках межведомственного взаимодействия с использованием онлайн-формата.
Разработаны и приняты два профессиональных стандарта, в которых нет должности «архивариус», используется новая формулировка «специалист архива»: В профстандарте 07.009 это служащий по введению данных (ОКЗ 4132), в стандарте 07.012 — специалист, относящийся к административному (среднетехническому) персоналу (ОКЗ 3343).
Обратите внимание: работодатели обязаны применять профстандарты только в случаях, отдельно оговоренных в ФЗ РФ и отраслевых НПА (письмо Минтруда России от 04.04.2016 № 14-0/10/В-2253). Суть правила: стандарты необходимы, если требования к квалификации для выполнения определенной трудовой функции установлены Трудовым кодексом, федеральными законами или иными нормативно-правовыми актами (ФЗ 122).
Используйте бесплатно инструкцию по охране труда для архивариуса от экспертов КонсультантПлюс, чтобы избежать ошибок и штрафа по статье 5.27.1 КоАП РФ.
Архивариус: требования к работнику и основная функция
Оба стандарта предъявляют похожие требования в должности. Из таблицы видно, кто такой архивариус и его обязанности в современных субъектах хозяйствования.
Должностные обязанности
Специалисты востребованы в организациях: роль архивариуса в деятельности организации с большим документооборотом более значительна. Госучреждения, государственные фонды пенсионного и социального страхования, страховые и финансовые компании содержат целые подразделения со сложной структурой и подчиненностью.
В зависимости от структуры организации и объема данных, работодатель самостоятельно определяет функции архивариуса в организации, объем должностных обязанностей.
Профстандарт 07.009 используется в организациях, выполняющих оцифровку большого массива данных, в том числе за истекшие периоды времени. Должностные обязанности архивариуса электронного архива, занимающегося созданием графических образов документов электронного хранилища документов с использованием информационно-коммуникационных технологий, описаны в 3 разделе стандарта (функция 3.1). В должностной инструкции это выглядит следующим образом.
Профстандарт 07.012 больше подходит для организаций и крупных промышленных предприятий. У специалиста оцифровка (создание графических образов) является частью обязанностей. Ему необходимо знание промышленной документации, порядка и способов ее хранения. Должностные обязанности архивариуса на предприятии реализуются через более широкий спектр трудовых действий, сгруппированных в пять трудовых функций (раздел 3.1 стандарта).
Права и ответственность архивариуса
Для выполнения должностных функций сотрудник всегда наделяется полномочиями, имеет права и несет ответственность за их качественную реализацию. Эти разделы должностной инструкции не имеют особенностей. Текстовая часть выполнена в соответствии с законодательством. Заключительные положения содержат ссылку на использованные при разработке профстандарт, НПА и порядок ознакомления работника с ЛНА.
Специалист имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности специалиста архива.
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию специалиста архива.
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
Специалист несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение распоряжений и поручений директора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков их исполнения.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правила противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения специалист может быть привлечен, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива», утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Закончила Тверской государственный университет в 1987 году (тогда он назывался Калининский) по специальности «Экономика труда». Имеет степень кандидата экономических наук (научная специальность – Экономика и управление народным хозяйством).
Лайфхак: профессия архивариус кто это — плюсы и минусы, оплата труда
После реформ Петра I, 1720 года, во всех государственных органах появились архивы, а значит потребовался человек, который будет вести документооборот и следить за порядком в них. Появилась новая профессия — актуариус.
Специалист занимался написанием судебных актов, заносил готовые судебные акты в регистр. Со временем обязанности актуариуса вышли за рамки судебных дел, а само название профессии постепенно изменилось и стало называться архивариус.
Человек профессия которого называется архивариус(архивист) он же актуариус — это архивный работник, тот кто следит за порядком, правильным расположением и выдачей необходимых документов.
К 20 веку архивоведение стало самостоятельной дисциплиной, а работников стали называть архивисты.
Специалиста можно назвать заведующий архивом, должностная инструкция которого следить за документами и выдавать их по запросу.
Архивариус кто это, чем занимается
Его можно назвать хранителем архива. Любой человек теперь может найти нужную информацию в любое время. Крупные компании, государственные органы вынуждены сохранять дела. Если постоянно беспорядочно складывать все это на полки, чтобы найти документ, придется потратить много времени.
На помощь приходит архивариус, или архивист. Этот специалист дифференцирует каждое дело, создает систематичность для быстрого и легкого поиска нужной информации за короткий промежуток времени.
Специальность архивариус востребована на крупных предприятиях, которые занимаются научной деятельностью, а также в государственных компаниях, где подразумевается ведение архивов с сохранением нужной бумажной документации.
Профессия архивариус это что за профессия: должностные обязанности
Специалисты этой специальности имеют свои должностные обязанности, мы выделили список из 5 пунктов обязанностей, которые делает работник:
Помимо перечисленных основных обязанностей, к специальности предъявляют дополнительные должностные обязанности архивариуса на предприятии:
Бывает такое, что заказчик не знает точно, какие документы ему необходимо найти, тогда, архивист должен как можно тщательнее выяснить цель запроса, его темы, попытаться понять, что хочет увидеть заказчик на выходе, а потом систематизировать эти данные и начать работать.
Как получить профессию
Получить должность можно, окончив среднее специальное учреждение, либо высшее учебное заведение по специальности «документоведение и архивоведение». Обучение занимает около 4 — 5 лет — все зависит от выбранной формы обучения.
Подготовкой профессионалов по специальности занимается например, «Московский государственный институт русского языка имени Александра Сергеевича Пушкина», а также «Московский областной колледж искусств». Основными предметами обучения будут русский язык и информатика.
Получив диплом, можно работать не только архивариусом. Для трудоустройства будут доступны такие профессии:
Чтобы получить должность старшего архивариуса, будет необходимо высшее образование по специальности и пятилетний стаж работы при архивах.
Плюсы и минусы профессии
К плюсам можно отнести:
К минусам профессии относятся:
Требования к архивариусу
При приеме на работу к соискателю предъявляются достаточно серьезные требования.
Из профессиональных качеств выделяются: умение принимать, распределять, хранить, утилизировать материалы. Обязательное знание компьютера, умение работать с программами по систематизации и хранению данных. Необходимы знания при составлении отчетов, порядок составления документов, которые направляются для архивирования.
Кроме этого, для работы архивистом необходимы личные качества:
Старшему специалисту, кроме перечисленных требований, необходим трудовой стаж при архиве минимум 5 лет и законченное высшее образование.
Где работать
Специалисты требуются для работы при архивах крупных компаний, которые занимаются исследованиями, в государственные структуры, где есть свои бумажные документы, городские государственные госархивы, крупные организации с большим документооборотом, склады по хранению аудио и видео файлов.
Зарплата
Заработная плата зависит от региона, стажа работы, уровня организации. По Москве заработная плата специалиста составляет около 360000 рублей в год, а это около 30000 рублей ежемесячно. По регионам зарплата насчитывается от 16000 до 25000 рублей в месяц.
Тип занятости
Удаленно работать не получится. Для работы с документацией необходимо постоянное присутствие на рабочем месте. Частичная занятость тоже вряд ли подойдет. Обычно, архивисты работают полный рабочий день, все зависит от графика работы самой организации.
В чем заключается работа архивариуса: профессия, которая не требует специального образования
Положительные и отрицательные стороны
Как и любая другая профессия, она имеет свои положительные и отрицательные стороны и прежде чем определиться с ней, необходимо ознакомиться с этими плюсами и минусами.
Основное преимущество профессии архивариус заключается в том, что:
Без недостатков также не обходится:
Архивариус в больнице
Как и было отмечено выше, должность архивариуса есть на каждом государственном учреждении и предприятии. Если рассматривать обязанности архивариуса в больнице, то они ничем не отличаются от обязанностей на любом из предприятий. Должностные обязанности сотрудника данного уровня включают в себя работу по сохранности документов всех структурных подразделений больницы и обеспечения быстрого поиска их в случае необходимости, выдаче согласно официальных запросов необходимых справок и информаций.
В обязанности архивариуса больницы входят также такие обязанности как:
Архивариус больницы обязательно владеет знаниями всех нормативных и правовых актов, порядком приема и сдачи документов в архив. Ведет подготовку документации для постоянного и временного хранения.
Значимость архивариуса в суде
Должность архивариуса в суде также важна, как и на любом другом направлении деятельности. Здесь он также относится к категории технических специалистов. Чтобы понять, что делает архивариус в суде, достаточно ознакомиться с его должностными инструкциями. Они также включают в себя знание всех нормативных актов, а также приемом всех документов и приведение их в надлежащее состояние для хранения. Чаще всего, на эту должность назначают лицо, имеющее начальное профобразование. К стажу работы никаких требований не предъявляется. Сотрудник должен относиться к своим обязанностям со всей ответственностью. Он также составляет соответствующие отчеты, справки и многое другое. На работу его назначает руководитель предприятия, он же и увольняет.
С какими вопросами может столкнуться сотрудник архива
Профессия архивариуса в современном мире отходит на второй план, но пока она существует, многие задаются вопросом – а сложно ли работать архивариусом? Фактически в этой профессии нет ничего сложного. Физически эта работа не трудная, но существуют некоторые нюансы, которые могут подойти не всем. Человек, который уже наработал опыт, в своем архиве сможет найти любой документ. Он сориентируется среди этого множества бумаг. Единственным минусом в данном случае, может стать многолетняя пыль, на которую может быть спровоцирована аллергия.
В современном мире все идет к тому, что профессия архивариуса может быть замерена машинами, но пока нет ничего ценнее оригинальных документов. Архивариусами работают люди, которые привязаны к своей работе. Им чаще всего нравится работа с бумагами, прикасаться к документам, которые представляют живую историю.
Учитывая всю специфику работы архивариуса, есть люди, которым будет интересна такая должность. Молодежь, желающая связать свою дальнейшую деятельность с архивными документами, интересует вопрос о том, какие предметы надо сдавать на архивариуса. Эта профессия востребована во многих учреждениях, таких как больницы, банки, страховые компании, музеи, государственные структуры. Чтобы получить соответствующее образование, выпускники школ при поступлении в соответствующие ВУЗы обязаны сдавать родной язык, иностранный язык, историю и математику. Специальность данного уровня имеет гуманитарное направление, поэтому такие предметы как история, обществознание, родной язык, иностранный играют немаловажную роль. Эти базовые предметы не ограничены такими знаниями как основы информационной безопасности и защиты информации, также специалист данной сферы должен понимать принципы работы архивных и справочных электронных систем. Для получения квалификации архивариуса, можно пройти обучение не только в ВУЗе и колледже, а и на соответствующих курсах.
Должность архивариуса на предприятии с большим документооборотом довольно ответственна. Стандартная должностная инструкция архивариуса состоит из таких пунктов, как:
Для успешной работы архивариусом, необходимо знать основные нормативные документы, положения и инструкции по работе с архивом. Без знаний нормативно-правовой документации вообще невозможно работать в данном направлении. Без знаний по пользованию ПК также не обойтись, так как в современном мире обретает популярность электронный документооборот. Умение пользования современной офисной техникой также немаловажно. К такой технике относятся принтеры, сканеры, копировальные аппараты. Сотрудник архива должен обрабатывать большие объемы информации, предпочтительно иметь высшее образование, обладать чистой и грамотной речью. Также немаловажно умение составлять разнообразные отчеты и отчеты.
Правильно организованное рабочее место архивариуса гарантирует слаженность его работы. Поскольку основное направление деятельности этого должностного лица напрямую связано с архивными документами, то работа, без излишеств бумажная. На каждый принятый документ в соответствии с методическими указаниями заводятся сопроводительные карточки и многое другое. Изначально, архив предприятия или другой какой-либо организации, это помещение со стеллажами, хранящими информацию об исполненной документации. Поскольку в современном мире все сводится к тому, что информацию стремятся хранить в электронном виде, рабочее место специалиста должно быть оборудовано компьютером, сканером, копировальной техникой.
Работу с архивами нужно любить и чаще всего, на такие должности люди приходят по призванию. Существует множество учебных заведений, которые готовят сотрудников архивного дела. Можно окончить ВУЗы и даже колледжи где обучают на архивариуса. Сроки обучения по данной специальности обычно не долгие, но если человеку нравиться прикасаться к живой истории, эта профессия для него будет бесценной и, несмотря на заработную плату, которая здесь не отличается большими размерами. Многие сотрудники организаций оканчивают курсы архивного дела и развиваются в своей любимой профессии.
Несмотря на все положительные и отрицательные стороны профессии архивного работника, специалисты, которые определили для себя сферу занятости в данном направлении, преданы своем делу и чаще всего, увлечены им.
Prom-Nadzor.ru
Вы здесь
Должностная инструкция архивариуса
[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]
[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного
должностного лица, уполномоченного утверждать
должностную инструкцию]
Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
I. Общие положения
1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.
1.4. Архивариус должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;
— единую государственную систему делопроизводства;
— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
— порядок ведения учета и составления отчетности;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации технических средств;
— законодательство о труде Российской Федерации;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:
— положением об архиве;
— настоящей должностной инструкцией.
1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.
II. Должностные обязанности
2.1. Основными задачами архивариуса являются:
— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);
— создание справочного аппарата к ним;
— подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;
— осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;
2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:
— организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;
— принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;
— участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
— в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;
— подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;
— ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;
— участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
— следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;
— контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;
— выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
— участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;
— принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;
2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.
III. Права
Архивариус имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].