что такое анкетные данные работника
Персональные данные работников: как работодателю не нарушить закон
У предпринимателя хранится стандартная информация о работниках: имя, контакты, номер паспорта, прошлые места работы. Такая информация — персональные данные людей. Собирать, хранить и удалять её нужно по правилам из закона.
Если персональные данные хранить неправильно, бизнес оштрафует Роскомнадзор. В ещё худшей ситуации личная информация утечёт к банкам, конкурентам и бывшим супругам работников. Тогда к штрафу добавится обязанность компенсировать моральный вред.
Чтобы избежать штрафов и судов, нужно один раз настроить работу с персональными данными сотрудников. Хорошая новость в том, что это несложно сделать самостоятельно. Рассказываем как.
Основная информация о персональных данных:
Глава 14 Трудового кодекса РФ
Закон № 152-ФЗ О персональных данных
Положение об особенностях обработки персональных данных без средств автоматизации
Каких работодателей касаются правила о персональных данных
Каждый человек сам решает, что и кому сообщать о себе. Это его частная жизнь, она конфиденциальна.
Чтобы информация о частной жизни не распространялась, действуют правила работы с персональными данными. Это следует из ст. 2 Закона № 152-ФЗ.
Предприниматели и организации, заключившие хотя бы один трудовой договор, отвечают за утечку сведений о частной жизни работников. Считается, что работодатели — операторы персональных данных. Они собирают информацию, хранят её в кадровых документах, передают в налоговую и пенсионный фонд. Основание — ст. 3 и 7 Закона № 152-ФЗ.
Правила работы с персональными данными не изменятся, если число работников вырастет до десяти или двух тысяч по всей стране.
Бизнесу без наёмного персонала в этом плане меньше хлопот. За свои паспортные данные и номера банковских карт предприниматели отвечают сами. Требований нет, составлять документы не надо.
Что такое персональные данные работника
Персональные данные — это любая информация о человеке, из которой можно понять, о ком речь — ст. 3 Закона № 152-ФЗ.
Более ясного определения нет. Поэтому работодатели обязаны следить за всеми документами, где есть имена, даты рождения, адреса и подобные сведения о работниках.
Вот список для ориентира:
Кадровые документы — трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки, приказы об отпусках и выговорах, заявления на отпуск.
Копии документов от работника — паспорта, СНИЛСа, свидетельства о рождении детей.
Бухгалтерские документы — расчётные листы по зарплате и премиям. Любые сведения о зарплате — это в принципе персональные данные, они секретны. Так сказано в Письме Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681.
Фото работника — например, на пропуск.
Отпечатки пальцев — это биометрические персональные данные. Для них те же правила.
Неформальные документы — резюме, анкеты, характеристики, тесты на психологическую совместимость скорпиона и змееносца в активной фазе луны.
Новым ИП — год Эльбы в подарок
Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев
Что будет за нарушение закона о персональных данных
За утечку персональных данных и даже формальные ошибки работодатели отвечают по административной, гражданской и уголовной ответственности.
Административная ответственность: штрафы
Работу с персональными данными контролируют Роскомнадзор и прокуратура. С внеплановой проверкой приходят по жалобе работника, в том числе бывшего.
Штрафуют за избыточный сбор данных, отсутствие в кадровой документации согласия работника, утечку и отказ уточнить сведения по ст. 13.11 КоАП РФ. Размер штрафа — до 75 000 ₽.
Попасть на административную ответственность можно за сам факт нарушения закона. Проверяющие не будут разбираться, была ли реальная опасность, что мошенники оформят микрозайм по копии паспорта.
Компания использовала копии документов людей как черновики. Это незаконное распространение персональных данных. Прокуратура назначила штраф 25 000 ₽ — дело № 44а-1189/2018.
Гражданско-правовая ответственность: моральный вред работнику
Если по вине работодателя стали известны факты из частной жизни, работнику полагается компенсация морального вреда.
Дела о моральном вреде рассматривает суд по иску работника. Сумма компенсации зависит от последствий и бывает ощутимой.
Скриншот трудового договора с размером зарплаты работника попал в интернет. Компания не уследила или не придала этому значения. По всей видимости, был резонансный спор, но правило секретности персональных данных действует и тут. Работник отсудил 25 000 ₽ — дело № 33-4172/13.
Уголовная ответственность
В тяжёлом случае утечки данных о человеке через СМИ, интернет или как-то ещё публично на руководителя заводят уголовное дело по ст. 137 УК РФ.
В уголовном деле смотрят на реальный вред личной и семейной жизни человека. Например, на ютуб слили видео с камер в офисе — так жена менеджера узнала об измене.
Наказание грозит вплоть до лишения свободы на четыре года. Но такие дела, конечно, редкость.
Не уследивших за персональными данными кадровика, бухгалтера и директора можно уволить и переложить на них убытки от штрафов. Посмотрите нашу статью про дисциплинарную и материальную ответственность работников.
Правила работы с персональными данными работника
Правила о персональных данных разбросаны по разным законам. Мы собрали их в один столбик и упростили:
🔐 Персональные данные работника обрабатывают только с его письменного согласия.
🔐 Персональные данные работника нельзя никому сообщать без его согласия — ст. 7 Закона № 152-ФЗ. Даже коллегам и членам семьи. Но есть исключения, связанные с угрозой жизни и здоровью. Например, врачам скорой помощи можно сказать про аллергию.
🔐 Работодатель берёт от работника только нужные для работы сведения — ст. 86 ТК РФ.
О политических взглядах, вероисповедании и сексуальной ориентации расспрашивать нельзя. Про здоровье можно выяснить только то, что нужно для конкретной рабочей функции.
🔐 Персональные данные получают у самого работника. Когда нужные сведения есть только у третьей стороны, с работника берут письменное согласие.
🔐 Работодатель на свои деньги обеспечивает физическую сохранность документов с персональными данными. Хранить документы в надёжном месте — одна из главных его обязанностей.
🔐 Данные о работнике должны быть точными и свежими. Работодатель обязан заменять, обновлять и удалять информацию по просьбе работника — ст. 5 Закона № 152-ФЗ.
🔐 Работник в любое время может получить бесплатно копию документов с персональными данными — ст. 89 ТК РФ.
🔐 В фирме назначают ответственного за персональные данные. Этого специалиста знакомят с правилами работы из закона.
Как настроить работу с персональными данными: инструкция
Чтобы законно собирать и хранить информацию о персонале, надо составить несколько скучных документов и кому-то поручить постоянную бумажную работу (возможно, самому себе). Это не так сложно, как кажется на первый взгляд.
1. Составьте и утвердите локальный нормативный акт — Положение о защите персональных данных работников.
Обычно положение дублирует закон. Знакомьте с ним письменно каждого работника. Подписи удобно собирать на обратной стороне положения.
2. Назначьте ответственного за персональные данные.
Так нужно в силу ст. 22.1 Закона № 152-ФЗ.
Назначенный человек будет отвечать за сбор согласий с работников и физическую защиту документов. Возьмите с него обязательство о неразглашении данных. Брать трудовые книжки, договоры и копии паспортов сможет только он.
ИП и организации с одним учредителем ответственным назначают себя.
3. Берите с каждого работника письменное согласие на обработку персональных данных.
Отсутствие согласия — популярный повод для штрафа. Отдельно оформлять согласие не надо, если пользуетесь типовой формой трудового договора для микропредприятия. В форме есть строка о согласии на обработку.
Если планируете получать сведения о человеке у третьих лиц, например, рекомендации с прошлых мест работы или справки о судимости, возьмите согласие и на это.
4. Храните документы с персональными данными в надёжном месте.
Критериев надёжности нет. Какие конкретно нужны меры безопасности и как не допустить утечку, решает работодатель. Это его право по ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ и п. 15 Положения.
Для хранения подойдёт сейф или ящик на замке. К такому месту не должно быть доступа у других людей, кроме ответственного за персональные данные.
Хранить информацию в электронном виде разрешено только на сервере в России по ст. 18 Закона № 152-ФЗ.
5. Уничтожайте персональные данные полностью.
Отслужившие документы нельзя просто взять и выбросить в мусорное ведро или отправить на черновики. Нельзя даже хранить на всякий случай — это нарушение.
Ненужные резюме, заявления и копии паспортов уничтожают. Сделать это надо так, чтобы никто не смог посмотреть и взять данные из них. Такое требование прописано в п. 10 Положения. Пользуйтесь шредером или мелко порвите бумаги.
Аналогичное требование к удалению данных с сервера: чтобы не осталось копий.
6. Если нужно, уведомляйте Роскомнадзор.
По общему правилу работодатель не обязан сообщать Роскомнадзору о сборе и хранении персональных данных.
Однако при использовании информации о людях не только в кадрах и бухгалтерии, работодатель отправляет уведомление — ст. 22 Закона № 152-ФЗ.
Например, когда сообщает банку о заработке сотрудника или подтверждает визовому центру место работы. В обоих случаях это передача персональных данных. Надо уведомлять Роскомнадзор.
А при работе через сайт с именами и контактами клиентов, вам совершенно точно нужен важный документ — Политика конфиденциальности.
Сделали все документы? Пройдите самопроверку на сайте Роструда. Это бесплатно и штрафов за найденные нарушения не будет.
7. Исполняйте требования закона не только формально.
Работодатель в курсе личной жизни подчинённых. Он давал справку о доходах для кредита, видел больничный лист на ребёнка и знает о недавнем разводе администратора.
Постарайтесь никому не рассказывать о жизни работников. Так вы не нарушите закон.
Статья актуальна на 09.02.2021
Получайте новости и обновления Эльбы
Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур
Анкетные данные включают
Фамилию, имя, отчество (полностью в именительном падеже).
Адрес по прописке и фактический (если одинаковые, то указывают только по прописке). Пример: 656008, г. Барнаул, ул. Пушкина, д. 45, кв. 6.
Дата рождения (в формате 02.10.1990 или 2 октября 1990 года),
Гражданство (необязательно). Пример: Российская Федерация.
Контактный телефон (с указанием: служебный, домашний, мобильный. Если ищите работу в другом городе, то укажите код города, в котором вы находитесь. Пример: (385-2) 55-66-77 (дом.), (385-2) 44-45-46 (служ.), 8-905-000-0000 (моб.) Если указываете служебный телефон, то учтите, что коллеги или начальство могут оказаться в курсе того, что вы ищите работу, а также то, насколько вам удобно будет вести разговор с позвонившим о поиске работы).
Семейное положение. Варианты: замужем, разведена, не замужем (для лиц женского пола), холост, женат, разведен (для лиц мужского пола). Можно указать наличие детей и их возраст. Примеры: имею сына (14 лет) и дочь (8 лет). Или: детей нет.
Цель. Если Вы составляете резюме для конкретной организации, должности, то напишите: Соискание должности начальника отдела кадров. Если точно не знаете, какие вакансии есть в организации (или их точное название), то напишите: Соискание должности руководителя (вариант: специалиста) в сфере информационных технологий.
Образование. Указываете учебные заведения, в которых Вы обучались в прямом хронологическом порядке или в порядке значимости учебного заведения или направления обучения. Указывать общеобразовательное учреждение (школу) не нужно, если только это не единственное Ваше место учёбы. Указывайте только те учебные заведения, которые необходимы для занятия искомой должности. Пишите полное наименование учебного заведения, не используйте аббревиатуры. Укажите в скобках город, в котором находится учебное заведение (если Вы направляете резюме в другой город, регион или страну).
Пример: 2005–2009 гг. – ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет», агрономический факультет, специальность «садоводство», квалификация – агроном-садовод, диплом о высшем профессиональном образовании (можно указать номер диплома и дату выдачи);
2009 – 2011 гг. – ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет», центр дополнительного образования, переподготовка на базе высшего образования, специальность «экономика», квалификация – менеджер, диплом (номер, дата), объем – 510 часов;
01.05.2012 – 25.07.2012 – ГОУ ВПО «Алтайский государственный университет», курсы повышения квалификации для специалистов финансовой службы, удостоверение (можно указать номер и дату выдачи), объем 80 часов.
Опыт работы.Оформляется в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. Если у Вас нет документально подтвержденных данных о работе в какой-либо организации, то указывать информацию целесообразно лишь в том случае, если опыт работы в этой организации, действительно, может стать Вашим плюсом при рассмотрении Вашей кандидатуры.
Опыт работы у Вас есть даже в том случае, если у Вас нет стажа работы. Если Вы проходили производственную практику во время учебы в учебном заведении, работали в стройотряде, были волонтером, состояли в какой-то общественной организации и т.п., то можете указать эту деятельность в данном блоке информации (если это имеет отношение к искомой должности).
В этом разделе следует указать: дату начала и окончания работы в организации, полное наименование организации, её местонахождение (населенный пункт, район, край или область), если Вы отправляете резюме в другой город, регион, страну. Укажите название должности и кратко выполняемые функции. Можно указать достижения на данной должности.
Пример: с 20.01.2012 по настоящее время – ООО «Алтайский букет» (г. Бийск, Бийский район, Алтайский край), начальник отдела обучения персонала. Функции: планирование и организация обучения, проведение аттестации персонала, разработка программ повышения квалификации. Достижения: внедрение системы оценки персонала «ФФФ» в организации, разработка 10 программ повышения квалификации менеджеров, обучено в учебном центре 120 специалистов и менеджеров.
Награды.Указываете те награды, которые документально подтверждены (т.е. есть в наличии медаль и удостоверение к ней, грамота и т.п.) и которые имеют отношение к искомой должности.
Пример: 2010 год – Почетная грамота Управления по образованию Алтайского края за организацию конкурса профессиональных знаний среди студентов ФГБОУ ВПО «Алтайский государственный аграрный университет».
Дополнительные сведения.Здесь можно указать наличие водительского удостоверения, личного автотранспорта (если планируете его использовать для работы), возможность командировок, владение иностранным языком (уровень). Также отразите в этом разделе свои личные (имеющие отношение к вакансии) и профессиональные качества.
Рекомендации(не обязательный раздел). Здесь можете указать людей, которые могут дать о Вас положительные отзывы как о профессионале. Это могут быть коллеги и начальство с предыдущих мест работы, Ваши преподаватели, учителя, партнеры по бизнесу. Если Вы указываете кого-то здесь, то предупредите человека об этом (что ему могут позвонить и попросить дать рекомендацию, как в устной, так и в письменной форме). Указать нужно следующее: ФИО (полностью), должность и место работы, контактный телефон.
Дата (составления резюме – в формате 00.00.0000, например 12.04.2013 или 00 месяц 0000 года, например, 12 апреля 2013 года)
Подпись.Поставьте личную подпись в печатном варианте резюме.
Пример резюме
Анкета при приеме на работу
Анкета для приема на работу — это документ с перечнем вопросов, который разрабатывают организации для получения информации о профессиональных и личных качествах кандидатов на вакантную должность. Чтобы опросник приносил пользу, а не тратил время HR и потенциального работника, составьте его с учетом нескольких простых рекомендаций.
Скачать бесплатно бланк анкеты при приеме на работу в государственные и муниципальные органы власти
Для чего нужны такие анкеты
Соискатели нередко недоумевают: для чего заполнять бланк анкеты для собеседования при приеме на работу, если ранее наниматель уже получил для ознакомления резюме. Высказывается мнение, что письменный опросник при трудоустройстве бесполезен, потому что его легко заменяет собеседование. Но нет, ни резюме, ни собеседование нельзя назвать полноценной заменой анкетированию. Поскольку в резюме кандидат старается представить себя в лучшем свете, иногда не указывает невыгодную информацию (временные места труда, наличие маленьких детей). Главная цель резюме — получение приглашения на собеседование. Что касается собеседования, это второй этап непосредственного знакомства нанимателя и будущего сотрудника, а первый — хорошо составленный опросник.
Какие выгоды получает компания перед собеседованием кандидата, используя анкеты:
Для соискателя этот документ не менее важен. Потенциальный сотрудник узнает многое о будущей занятости, и в нем часто содержатся вопросы, ответы на которые не представлены в резюме. Увильнуть от неудобного вопроса, не отвечая на него в опроснике, не получится: работодатель все равно его задаст.
Обычно шаблон анкеты для приема на работу содержит перечень обязательных пунктов (образование, предыдущие места работы, причины увольнения), которые позволяют оценить кандидата, его профессиональный уровень и личные качества более глубоко. Просматривая информацию, указанную в опроснике, наниматели обращают внимание даже на такие мелочи:
Одновременно HR оценивает эмоциональность и настроение, с которыми человек приходит на собеседование. Таким образом, анкета для приема на работу раскрывает социально-психологические характеристики соискателя, что упрощает отбор кандидатов.
Иногда опросник предлагают заполнить в электронном виде, но цель такой процедуры — исключительно сбор информации о потенциальном сотруднике.
Для кого обязательна
По Распоряжению Правительства РФ №667-р от 26.05.2005, анкета в обязательном порядке заполняется гражданами, желающими принять участие в конкурсах на замещение мест:
Во всех остальных случаях опросник в число обязательных для трудоустройства документов не входит (ст. 65 ТК РФ). Несмотря на это, многие предприятия разрабатывают собственный образец и используют его для оценки кандидата.
Какие вопросы содержит анкета
Форма включает от 10 до 30 пунктов, сведения по которым наниматель хочет получить от возможного работника. Среди них:
Если вы хотите, чтобы анкета работодателей была максимально информативна, вопросы следует формулировать ясно и лаконично. Тогда и ответы на них будут такими же.
Предприятия, для устройства в которые требуется заполнение подробного опросника (например, банковские структуры), должны заранее побеспокоиться о документировании добровольного характера предоставления персональных данных, для чего требуется получить письменное согласие кандидата, по статье 9, п. 4 ФЗ РФ №152 «О персональных данных».
Как грамотно составить анкету
Мы предлагаем несколько практических советов по составлению. Очень удобно, когда вопросы группируются по темам. Это облегчит труд обоих — и интервьюера, и интервьюируемого.
Поделите опросник на две части: общие вопросы — в одной части, узкоспециальные — во второй. Такое разделение облегчает использование единой формы опросника для большого предприятия, так как первая его часть одинакова для всех вакансий в любой цех или отдел предприятия.
Общие вопросы
В первой части обычно сначала идут стандартные пункты:
Образование
Далее задайте вопросы об образовании. Даже если вам не очень важна эта информация, мы рекомендуем спросить соискателя о его теоретической подготовке. Подскажите человеку, как заполнить анкету на работу, попросив назвать:
Если последний пункт важен непосредственно для занимаемой должности, рекомендуем проверить реальное владение языком на собеседовании, так как самооценка кандидатом своих языковых умений часто не соответствует реальному положению дел.
Цели трудоустройства
Затем задайте вопросы, позволяющие понять цели соискателя в отношении будущей занятости. Включите в анкетирование при приеме на работу вопросы, которые раскроют мотивы и цели претендента. Примеры таких вопросов:
Прекрасный способ понять личность заявителя — списки предпочтений. Предложите, например, ранжировать по степени важности список преимуществ, которые кандидат хотел бы иметь на этом рабочем месте:
Ранжируя такой список, потенциальный сотрудник раскроет предпочтения и тем самым раскроет себя. Имеет смысл предложить добавить собственный вариант в ранжированный список.
Состояние здоровья
Стоит ли в анкету для соискателя при приеме на работу включать вопросы о здоровье потенциального работника, каждый наниматель решает самостоятельно. Это достаточно скользкий вопрос, т.к. такие вопросы иногда приравнивают к вмешательству в частную жизнь. В то же время достаточно важными сведениями, которые повлияют на обязанности работодателя по отношению к сотруднику (предоставление льгот и т.д.), являются инвалидность и хронические заболевания, требующие регулярного стационарного лечения.
Мы предлагаем использовать такие тактичные формулировки:
«Нуждаетесь ли вы в особых условиях труда в связи с состоянием здоровья?»
«Нуждаетесь ли вы в дополнительных выходных для ухода за родственником?»
Личные качества
Один из болезненных пунктов первой части опросника — личные качества. Эти вопросы вызывают не только негативную реакцию анкетируемого, но и крайне неэффективны, так как человек редко в состоянии адекватно оценивать собственные достоинства и недостатки, особенно при приеме на работу. Использовать ранжирование списка малоэффективно, практичнее использовать метод устного интервью.
Опыт и навыки
Покончив с первой, общей, переходим ко второй, узкоспециальной части анкеты для заполнения, которую рекомендуем начать с получения информации об опыте работы. Структура этого раздела должна преследовать две цели:
Для получения релевантной информации о рабочих навыках требуется составить узкоспециализированный опросник. При заполнении вакансии водителя интересуются категорией и временем получения прав, опытом вождения. Если анкетируют программиста, задают вопросы о владении определенными языками программирования, конкретными программными продуктами, созданными соискателем.
Рекомендуем, чтобы этот раздел составил непосредственный начальник будущего сотрудника, который знает, как правильно заполнить анкету на работу хорошему специалисту. Это очень важный пункт опросника. Каким бы коммуникабельным и стабильным ни казался кандидат, если он не обладает необходимыми трудовыми навыками, он вряд ли справится с предлагаемым функционалом.
Рекомендации соискателю, как заполнять анкету на работу:
Допускается обращение за консультацией к сотруднику кадровой службы, если возникают вопросы по заполнению анкеты. Главное правило — честность. Рекомендуется сначала полностью прочитать все вопросы, а затем приступать к заполнению.
О чем нельзя спрашивать
Закон не позволяет работодателю включать в опросный лист все, что ему заблагорассудится. Темы, касающиеся религии, национальности, расы, происхождения, материального положения, не содержит ни один пример заполнения анкеты на работу, поскольку эти моменты сугубо личные. Если кандидат решит, что ему отказали из-за другой расы, национальности или религии, расценит этот отказ как нарушение равенства прав и свобод гражданина, вспомнит про статью 136 УК РФ или статью 64 ТК РФ, то обратится в суд. Выиграть такое дело организации непросто и недешево, потому рекомендуем избегать подобных тем при анкетировании и собеседовании.
Оптимальный объем анкеты
Документ должен быть достаточным, но не чрезмерным. А чтобы не отпугнуть потенциальных сотрудников, рекомендуем спрашивать тактично, минимизировать количество личных вопросов. Спрашивать имеет смысл лишь то, что имеет непосредственное отношение к будущей должности и предполагает возможность достоверного ответа.
Напомним, что закон обязывает кандидата на вакантное место предоставлять честные анкетные данные. В случае использования подложных документов наниматель вправе расторгнуть трудовой договор (статья 81 ТК РФ).
Как убедиться, что анкета правильно заполнена
Не существует универсального ответа на вопрос: как заполнить анкету, чтобы взяли на работу, все зависит от конкретной ситуации и работодателя. Больше шансов у того кандидата, который полностью соответствует требованиям вакансии, заполняет опросник аккуратно, полностью и без ошибок. Включение недостоверной информации и не существующих навыков легко проверяется и не вызывает доверия к соискателю.
В первую очередь проверьте наличие ответов на все поставленные вопросы. Следующим этапом является сверка предоставленных данных с данными паспорта, диплома и других документов. Третий этап — проверка подлинности предоставленных данных и документов.
Образец заполнения
Соискатель заполняет все пункты разборчивым почерком, стараясь избегать исправлений. Если человек затрудняется ответить на вопрос или не хочет этого делать, требовать ответ запрещено. Пример, как заполнять опросник:
Примерный заполненный образец анкеты кандидата на работу в организации.
Что происходит с опросником после заполнения? Сведения обо всех кандидатах вносят в базу данных предприятия (при наличии согласия лица на обработку персональных данных). При появлении новой вакансии у кандидата, не прошедшего отбор ранее, есть шанс снова попасть на собеседование. Вполне возможно, что вторая попытка окажется удачной. Если трудоустройство состоялось, опросный лист подшивается вместе с другими документами в личное дело сотрудника.